Chi phí ẩn là gì? Các loại phí ẩn và cách tính nhanh

Trong kinh doanh, bên cạnh các chi phí hữu hình như tiền nhập hàng, chi phí marketing, lương nhân viên,... chủ shop online còn phải đối mặt với các loại chi phí “vô hình” khác, hay còn gọi là chi phí ẩn. Nếu không nhận diện và kiểm soát tốt, các khoản phí này có thể “bào mòn” lợi nhuận của shop một cách thầm lặng. Vậy chi phí ẩn là gì, có những loại nào và làm sao để kiểm soát hiệu quả? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Implicit Cost) là khoản chi phí cơ hội không được ghi nhận trong sổ sách kế toán và không đòi hỏi sự chi trả trực tiếp bằng tiền của shop. Về bản chất, đây là lợi ích bị bỏ lỡ khi người bán chọn sử dụng nguồn lực (vốn, tài sản, thời gian) cho mục đích này thay vì mục đích khác có khả năng sinh lời.

Ví dụ chi phí ẩn là một chủ shop sử dụng tầng 1 chính nhà mình làm kho chứa hàng thay vì lấy mặt bằng này cho thuê với giá 15 triệu đồng/tháng. Khoản tiền 15 triệu đồng bị bỏ lỡ mỗi tháng chính là chi phí ẩn của việc sử dụng mặt bằng đó để kinh doanh.

Xem thêm: Tìm hiểu chi phí biến đổi là gì?

Chi phí ẩn thường không được liệt kê cụ thể, chủ shop khi kinh doanh online cần lưu ý.

2. Các đặc điểm của chi phí ẩn

Chi phí ẩn thường không phải thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, không ghi nhận trong báo cáo tài chính nên khó xác định lời hay lỗ. Bên cạnh đó, chi phí ẩn là cơ sở giúp shop đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

• Chi phí ẩn không yêu cầu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
• Chi phí ẩn không được ghi nhận, hạch toán trong sổ sách kế toán hay báo cáo tài chính.
• Chi phí ẩn là các chi phí cơ hội bị bỏ lỡ khi lựa chọn một phương án kinh doanh bất kỳ.
• Việc xác định và đo lường chi phí ẩn thường khó khăn hơn các chi phí hiện hữu.
• Chi phí ẩn có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người bán đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược để tối đa hóa lợi nhuận.

3. Vì sao shop cần quan tâm và kiểm soát chi phí ẩn?

Kiểm soát chặt chẽ chi phí ẩn vô cùng quan trọng đối với chủ shop online. Vì đây là cơ sở cho shop đánh giá chính xác hiệu quả của một chiến lược kinh doanh bất kỳ, từ đó điều chỉnh hoặc tiếp tục áp dụng phù hợp. Hơn nữa, kiểm soát chi phí ẩn tạo điều kiện cho shop tối ưu hóa nhân lực, nguồn vốn.

• Đánh giá đúng lợi nhuận kinh doanh: Nhiều chủ shop lầm tưởng mình đang kinh doanh có lãi khi chỉ tính toán dựa trên các chi phí hữu hình. Tuy nhiên, khi cộng thêm các chi phí ẩn, có thể kết quả kinh doanh thực tế là hòa vốn, thậm chí là lỗ. Việc nhận diện các chi phí này giúp shop có cái nhìn chính xác hơn về tài chính và hiệu quả hoạt động.
• Đưa ra quyết định kinh doanh chính xác: Khi tính toán đầy đủ cả chi phí hiện và chi phí ẩn, chủ shop có cơ sở đưa ra quyết định chiến lược như định giá sản phẩm, mở rộng quy mô, hay đầu tư vào kênh bán hàng mới. Bởi, bỏ qua chi phí ẩn có thể dẫn đến quyết định sai lầm, gây tổn thất lâu dài.
• Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Nhận biết chi phí ẩn giúp chủ shop thấy rõ sự lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực chưa hiệu quả. Từ đó, shop tìm cách tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý nhân sự và sử dụng tài sản một cách thông minh hơn để gia tăng lợi nhuận.

Xem thêm: Chi phí Marketing lý tưởng cho shop khi kinh doanh online

4. Các loại chi phí ẩn trong kinh doanh online và cách kiểm soát

Có rất nhiều loại chi phí ẩn mà shop có thể đối mặt như chi phí giao hàng, chi phí rủi ro, chi phí quy trình quản lý, chi phí tồn kho,... Dưới đây là thông tin chi tiết về từng khoản phí và cách để kiểm soát chúng:

4.1 Chi phí cho các vấn đề giao hàng

Chi phí giao hàng không chỉ đơn thuần là phí ship mà khách hàng trả. Ví dụ chi phí ẩn liên quan tới vận chuyển hàng hóa là:

• Chi phí đóng gói: Thùng carton, băng keo, túi nilon, giấy chèn,... Đây là những khoản nhỏ nhưng cộng dồn lại sẽ thành một con số đáng kể.
• Chi phí nhân công đóng gói: Thời gian và công sức nhân viên bỏ ra để chuẩn bị đơn hàng.
• Chi phí xử lý đơn hàng thất bại: Khi đơn hàng bị hoàn về, shop không chỉ mất doanh thu mà còn phải chịu phí vận chuyển hai chiều. Tỷ lệ hoàn hàng cao là một trong những “sát thủ” thầm lặng bào mòn lợi nhuận.
• Chi phí hư hỏng hàng hóa: Hàng hóa bị móp méo, vỡ hỏng trong quá trình vận chuyển cũng là một khoản lỗ không nhỏ.
• Chi phí khi khách từ chối nhận hàng: Đó là chi phí hoàn hàng ngược lại cho shop, chi phí cơ hội nếu mặt hàng đó không bán cho khách A thì sẽ bán cho khách B, chi phí đóng gói lần 2.
• Chi phí khi hàng giao chậm hoặc giao nhầm: Đó là chi phí cơ hội bán hàng (khách hàng chuyển sang mua shop khác), chi phí bồi thường, chi phí hoàn hàng về cho shop (giao sai hàng), chi phí khi hàng hóa thất lạc hoặc mất.

Cách kiểm soát: Để giảm thiểu phí ẩn này, shop nên lựa chọn một đơn vị vận chuyển uy tín, có quy trình giao nhận chuyên nghiệp và chính sách đền bù rõ ràng. Một dịch vụ giao hàng nhanh chóng, đáng tin cậy sẽ giúp giảm tỷ lệ hoàn hàng và đảm bảo hàng hóa đến tay khách an toàn.

Xem thêm: Chi phí bán hàng là gì? Cách tối ưu cho shop

4.2 Chi phí cho quy trình quản lý không chuyên nghiệp

Nếu quy trình quản lý thiếu chuyên nghiệp sẽ làm phát sinh các chi phí ẩn như:

• Lãng phí thời gian: Chủ shop và nhân viên mất quá nhiều thời gian cho việc ghi chép sổ sách, kiểm tra tin nhắn, đối soát đơn hàng,... Thời gian này đáng lẽ có thể dùng để chăm sóc khách hàng hoặc xây dựng chiến lược kinh doanh.
• Sai sót trong quản lý: Nhầm lẫn đơn hàng, giao sai sản phẩm, quên đơn của khách,... không chỉ làm mất lòng khách hàng mà còn tốn chi phí xử lý (đổi trả, đền bù).
• Thất thoát hàng hóa: Quản lý kho không tốt dẫn đến mất mát, hư hỏng hoặc hàng hết hạn sử dụng.
• Chi phí sử dụng không hết công suất tài sản: Shop tốn tiền xây dựng website bán hàng, trả các loại phí khi bán trên sàn TMĐT hàng tháng nhưng không tận dụng được hết tính năng, chính sách hỗ trợ.
• Chi phí do tuyển sai nhân viên, giao sai việc: Nhân viên gói sai sản phẩm hoặc nhầm kích thước, màu sắc; nhân viên kiểm tra sót đơn; nhân viên xử lý các khiếu nại của khách hàng không chuyên nghiệp;...
• Chi phí do sử dụng công nghệ cũ: Cách tính toán thủ công, không quản lý được đơn hàng đa kênh, không kiểm soát được lượng đơn lớn trong các ngày sale, sai sót trong tính tồn kho,...

4.3 Chi phí tồn kho hoặc chi phí thiếu hụt hàng hóa

Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả sẽ dẫn đến hai loại chi phí ẩn:

• Chi phí tồn kho: Hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây đọng vốn, tốn chi phí lưu kho (mặt bằng, điện, nước), và rủi ro hàng hóa bị lỗi thời, giảm giá trị.
• Chi phí thiếu hụt hàng hóa: Hết hàng đột ngột khi khách đang có nhu cầu sẽ khiến shop mất đi doanh thu và có thể mất luôn khách hàng vào tay đối thủ.

Cách kiểm soát: Shop cần dự báo nhu cầu thị trường để có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Đồng thời, việc hợp tác với một đơn vị vận chuyển có tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh cũng giúp giảm lượng hàng tồn kho cần thiết và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách.

Xem thêm: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho chuẩn xác

4.4. Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội được định nghĩa là giá trị của lợi ích tiềm năng doanh nghiệp phải từ bỏ khi quyết định lựa chọn một phương án kinh doanh này thay vì một phương án khác. Đây được coi là chi phí ẩn bởi không bao giờ xuất hiện trong sổ sách kế toán hay các hóa đơn thực tế, khiến nhà quản lý dễ dàng “lờ đi” sự tồn tại của nó trong quá trình ra quyết định.

Cách kiểm soát: Chủ shop nên thực hiện phân tích so sánh giữa lợi nhuận thực tế đạt được và mức lãi suất hoặc lợi ích tối đa từ các lựa chọn thay thế. Điều này nhằm đảm bảo nguồn vốn luôn được đặt vào nơi hiệu quả nhất.

4.5. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao là sự phân bổ dần giá trị của các loại máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải theo thời gian sử dụng do sự hao mòn vật lý hoặc lạc hậu về công nghệ. Khoản mục này mang tính chất ẩn vì nó không gây ra dòng tiền chi ra trực tiếp hàng ngày, dẫn đến việc doanh nghiệp dễ lầm tưởng về mức lợi nhuận thực tế nếu không tính toán kỹ lưỡng.

Cách kiểm soát: Cách kiểm soát tốt nhất khoản chi phí ẩn về khấu hao tài sản là thiết lập bảng trích khấu hao định kỳ và lập quỹ dự phòng tái đầu tư. Qua đó, chủ shop luôn sẵn sàng tài chính cho việc thay thế tài sản khi cần thiết.

Khấu hao tài sản nếu không được ước tính kỹ lưỡng có thể trở thành khoản chi phí ẩn.

4.6. Chi phí rủi ro

Chi phí rủi ro bao gồm tổn thất tài chính phát sinh ngoài dự kiến từ các sự kiện như hàng hóa hỏng hóc, mất mát hoặc thay đổi đột ngột trong chính sách vận hành của sàn thương mại điện tử. Nhìn chung, các khoản này thường không nằm trong kế hoạch ngân sách ban đầu và chỉ được nhận diện khi hậu quả đã xảy ra, gây ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận cuối cùng.

Cách kiểm soát: Người bán có thể kiểm soát mục này bằng cách trích lập quỹ dự phòng rủi ro để dự trù kinh phí dễ dàng. Kết hợp với việc xây dựng kịch bản ứng phó khẩn cấp để giảm thiểu thiệt hại tối đa.

Xem thêm: Những rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa thường gặp

4.7. Chi phí làm thêm giờ của nhân viên

Đây là khoản chi phí lương thưởng phát sinh khi nhân viên làm việc vượt khung giờ quy định. Điều này thường đến từ quy trình vận hành thiếu hiệu quả hoặc sự quá tải trong quản lý nguồn lực. Bản chất của chi phí này nằm ở chỗ thường bị nhầm lẫn với chi phí nhân sự thông thường, trong khi thực tế nó phản ánh sự lãng phí về năng suất và sức lao động.

Cách kiểm soát: Để kiểm soát phí làm thêm giờ của nhân viên, người bán cân nhắc chuẩn hóa lại quy trình làm việc. Đồng thời, shop ứng dụng công nghệ tự động hóa nhằm tối ưu hóa thời gian làm việc của đội ngũ.

4.8. Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi phát sinh từ việc doanh nghiệp không khai thác hết công suất của mặt bằng, máy móc hoặc để nhân viên rơi vào tình trạng thiếu việc làm thường xuyên. Lý do chúng được xếp vào nhóm chi phí ẩn là shop phải chi trả các khoản phí duy trì cố định như tiền thuê hay khấu hao hàng tháng mà không thu lại được giá trị tương xứng.

Cách kiểm soát: Cách kiểm soát hiệu quả là thường xuyên rà soát hiệu suất sử dụng tài sản giúp đưa ra phương án thay thế hoặc tận dụng thích hợp. Còn với mặt bằng, chủ shop cân nhắc cho thuê lại diện tích thừa để có thêm vòng vốn. Song song, shop điều chỉnh quy mô nhân sự linh hoạt theo nhu cầu thực tế của thị trường.

Chi phí nhàn rỗi nhưng không sinh lời được xem là chi phí ẩn, có thể ảnh hưởng tới lợi nhuận thực tế của shop.

5. Cách tính chi phí ẩn

Cách tính chi phí ẩn không có công thức chung cố định, nhưng có thể tiếp cận bằng hai phương pháp là định lượng và định tính.

5.1. Phương pháp định lượng

Phương pháp này quy đổi các chi phí ẩn thành giá trị tiền tệ cụ thể để đo lường và so sánh. Ví dụ, nếu chủ shop sử dụng mặt bằng nhà mình để kinh doanh thay vì cho thuê với giá 10 triệu/tháng, thì chi phí ẩn định lượng được ước tính là 10 triệu đồng/tháng.

5.2. Phương pháp định tính

Phương pháp này dùng để đánh giá các chi phí ẩn không thể quy ra tiền, chẳng hạn như sự sụt giảm tinh thần của nhân viên hay uy tín thương hiệu. Ví dụ, một quy trình làm việc phức tạp hay sai sót gây căng thẳng cho nhân viên, làm giảm hiệu suất và sự sáng tạo. Đây là một chi phí định tính khó đo đếm nhưng ảnh hưởng lâu dài đến hiệu quả bán hàng.

Xem thêm: Cách tính phần trăm giảm giá để tối ưu lợi nhuận

6. Sự khác biệt của chi phí ẩn và chi phí hiện

Chi phí ẩn và chi phí hiện là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt nhưng lại dễ nhầm lẫn. Chi phí hiện là khoản chi tiêu thực tế bằng tiền shop phải trả, được ghi chép rõ ràng trên sổ sách kế toán. Trong khi đó, chi phí ẩn là chi phí cơ hội, không liên quan đến dòng tiền chi ra và không được ghi nhận trong báo cáo tài chính.

7. Cách giảm chi phí ẩn hiệu quả

Chủ shop nên chủ động kiểm soát các chi phí ẩn để tăng lợi nhuận bằng các giải pháp đơn giản như chuẩn hóa quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ khi quản lý bán hàng, đào tạo nhân sự chuyên nghiệp, lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng,...

• Tối ưu hóa mọi quy trình từ nhập hàng, quản lý kho, chốt đơn đến đóng gói, giao hàng giúp người bán loại bỏ các bước thừa thãi, giảm lãng phí thời gian và nhân lực.
• Sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, CRM... tạo điều kiện cho shop tự động hóa công việc, giảm thiểu sai sót do con người và có dữ liệu chính xác để phân tích.
• Nâng cao kỹ năng cho nhân viên giúp cửa hàng tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ sai sót và giảm chi phí làm thêm giờ.
• Định kỳ kiểm tra lại tất cả các khâu trong quy trình vận hành giúp chủ shop phát hiện các điểm lãng phí và chi phí ẩn mới phát sinh.
• Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết và dự báo nhu cầu thị trường tạo điều kiện cho người bán tối ưu hóa việc nhập hàng, giảm chi phí tồn kho và chi phí thiếu hụt hàng hóa.

Chủ shop cân nhắc tối ưu lại quy trình làm việc, chủ động ứng dụng công nghệ hiện đại và theo dõi doanh thu thường xuyên để hạn chế chi phí ẩn tối đa.

Bài viết trên đây là các thông tin giải đáp cho thắc mắc chi phí ẩn là gì. Nhìn chung, trong kinh doanh online có rất nhiều loại chi phí ẩn, nếu kiểm soát tốt thì sẽ không quá ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý doanh thu và chi phí. Với các loại chi phí ẩn khi kinh doanh online kể trên, hãy trở thành đối tác của GHN để an tâm kinh doanh và không ngại chi phí ẩn nhé!

Bài viết liên quan:

• Giá vốn hàng bán là gì và cách tính giá vốn chuẩn
• Điểm hòa vốn là gì và cách tính điểm hòa vốn?
• Doanh số bán hàng khác gì với doanh thu không?