Một quy trình giao hàng chuyên nghiệp sẽ giúp shop tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, nhân sự và công sức. Vậy một quy trình giao nhận sản phẩm đúng chuẩn sẽ gồm những bước nào? Mời bạn cùng khám phá chi tiết quy trình giao và nhận hàng chuyên nghiệp mới nhất trong bài viết sau.
1. Quy trình giao nhận hàng hóa là gì?
Quy trình giao và nhận hàng hóa là tập hợp các bước, từ tiếp nhận, kiểm tra, vận chuyển và giao hàng đảm bảo an toàn, đúng thời gian, số lượng và chất lượng theo thỏa thuận. Đây là một khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng hiện nay và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.
Việc xây dựng quy trình giao và nhận hàng hóa chuyên nghiệp vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo quá trình vận hành của shop được suôn sẻ.
2. Cập nhật quy trình giao hàng hiệu quả từ A - Z mới nhất
Quy trình giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp bao gồm 4 bước: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng, chuẩn bị hàng và vận chuyển, giao hàng tại điểm đến và hoàn tất các công việc sau khi giao hàng. Cụ thể:
2.1. Bước 1 - Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Đây là bước khởi đầu, shop cần cẩn thận để đảm bảo đơn hàng chính xác, hạn chế sai sót ngay từ đầu. Ở bước này, shop sẽ:
- Tiếp nhận đơn hàng từ các kênh: Website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, cửa hàng trực tiếp,...
- Kiểm tra thông tin đơn hàng: Sản phẩm, số lượng; thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại); phương thức thanh toán (COD, chuyển khoản, ví điện tử);...
- Xác nhận đơn hàng với khách (qua SMS, email hoặc điện thoại).
- Chuyển đơn hàng sang bộ phận kho/vận hành.
2.2. Bước 2 - Chuẩn bị hàng và vận chuyển
Trong quy trình giao hàng, bước này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng giao hàng. Vì thế các hoạt động cần làm ở bước này gồm có:
- Kiểm tra tồn kho và xuất hàng.
- Đóng gói sản phẩm đúng quy cách, đồng thời dán nhãn đơn hàng và mã vận đơn rõ ràng.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.
- Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển
- Cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống.
2.3. Bước 3 - Giao hàng tại điểm đến
Đối với quy trình giao nhận hàng hóa, bước này vô cùng quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của người mua. Cụ thể:
- Nhân viên giao hàng liên hệ khách trước khi giao.
- Giao hàng đúng địa chỉ, đúng người nhận.
- Thu tiền (nếu là COD).
- Người mua kiểm tra hàng hóa (nếu được phép).
- Xác nhận giao hàng thành công trên hệ thống.
2.4. Bước 4 - Hoàn tất các công việc sau khi giao hàng
Dựa vào kết quả của bước này, shop sẽ có thêm dữ liệu để nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí tốt hơn. Trong đó shop sẽ thực hiện các hoạt động:
- Đối soát đơn hàng và tiền thu hộ.
- Cập nhật trạng thái hoàn tất/hoàn hàng (nếu có).
- Xử lý các trường hợp phát sinh: Giao không thành công hoặc đổi/trả hàng
- Lưu trữ dữ liệu đơn hàng.
- Thu thập phản hồi từ khách hàng.
Một quy trình giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp cần có các bước rõ ràng và liên kết với nhau.
3. Quy trình vận chuyển tại Giao Hàng Nhanh gồm những bước nào?
Quy trình giao hàng từ chủ shop đến khách hàng của GHN bao gồm 6 bước cơ bản: đăng nhập hoặc đăng ký, tạo đơn hàng, lấy hàng, theo dõi tình trạng đơn hàng, giao hàng và nhận tiền thu hộ.
3.1. Bước 1 - Đăng nhập hoặc đăng ký
Shop có thể đăng nhập hoặc tạo tài khoản GHN bằng cách sử dụng app GHN trên iOS/Android hoặc truy cập website https://sso.ghn.vn/. Nếu đã có tài khoản, chỉ cần nhập số điện thoại và mật khẩu để đăng nhập; nếu chưa có tài khoản, chọn Đăng ký và điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Trường hợp quên mật khẩu, shop có thể chọn “Quên mật khẩu” để nhận mã OTP và khôi phục tài khoản.
3.2. Bước 2 - Tạo đơn hàng
Sau khi đăng nhập thành công trên app/website, shop có thể tạo đơn hàng mới bằng cách vào mục “Quản lý đơn hàng”, chọn nút dấu cộng màu đỏ trên app hoặc “Lên đơn hàng” trên website. Tiếp theo, điền đầy đủ thông tin địa chỉ lấy hàng, thông tin đơn hàng (khối lượng, kích thước, tên và giá trị hàng hóa), lựa chọn “Bên thanh toán phí vận chuyển”, sau đó cập nhật tài khoản ngân hàng để nhận tiền COD (xác thực bằng OTP nếu là lần đầu). Cuối cùng, nhấn “Tạo đơn” để hoàn tất.
Xem thêm: Cách tạo đơn hàng các đơn vị vận chuyển
3.3. Bước 3 - Lấy hàng
Sau khi tạo đơn, shipper GHN sẽ đến địa chỉ lấy hàng đã đăng ký trên app hoặc website trong thời gian sớm nhất. Chủ shop tiến hành bàn giao và kiểm tra kiện hàng cẩn thận cùng shipper trước khi hàng được đưa về kho GHN. Đặc biệt, GHN không thu phí lấy hàng tận nơi, giúp chủ shop tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển và tối ưu hiệu quả giao hàng đến khách.
3.4. Bước 4 - Theo dõi tình trạng đơn hàng
GHN tiếp nhận hàng hóa từ shipper, thực hiện phân loại theo quy định và bắt đầu vận chuyển. Tất cả quy trình giao nhận hàng hóa đều được cập nhật liên tục trên app hoặc website GHN. Nhờ đó, chủ shop dễ dàng quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng.
3.5. Bước 5 - Giao hàng
GHN giao hàng cho người nhận, thu tiền hộ COD (nếu có) theo yêu cầu của người gửi. Trong trường hợp người nhận chưa thể nhận hàng ở lần giao đầu tiên, dịch vụ GHN hỗ trợ cho chủ shop thêm 2 lần giao lại hoàn toàn miễn phí trước khi hoàn trả. Điều này vừa giúp cải thiện tỷ lệ giao hàng thành công, vừa tối ưu hóa chi phí giao nhận tối đa cho chủ shop.
3.6. Bước 6 - Nhận tiền thu hộ
Sau khi thanh toán tổng chi phí vận chuyển, GHN hoàn trả tiền thu hộ cho người gửi thông qua tài khoản ngân hàng được cung cấp xuyên suốt các ngày trong tuần.
4. Lưu ý gì để giao nhận hàng hóa an toàn, nhanh chóng, tối ưu chi phí?
Để quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ, shop nên hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín, cung cấp thông tin đơn hàng chính xác, đóng gói hàng hóa cẩn thận và theo dõi hành trình đơn hàng sát sao. Chi tiết như sau:
4.1. Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín
Việc chọn đơn vị vận chuyển rất quan trọng bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa.
Giao Hàng Nhanh (GHN VN) là đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp tại Việt Nam, cung cấp giải pháp giao nhận toàn diện cho cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh online, với dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả.
- Giao hàng siêu nhanh: Thời gian giao hàng được tối ưu, toàn trình tối đa 5 ngày giúp đáp ứng tốt nhu cầu giao nội thành và liên tỉnh.
- Giá cước tiết kiệm: Đơn hàng thường giá chỉ từ 15.5K, ngoài ra còn có bảng giá GHN ưu đãi dành cho các shop thường xuyên có đơn hàng lớn hàng tháng.
- Hệ thống bưu cục rộng lớn: Mạng lưới bưu cục phủ khắp toàn quốc, thuận tiện gửi và nhận hàng. Khám phá danh sách bưu cục GHN gần đây mới nhất.
- Đối soát COD linh hoạt từ Thứ 2 - Thứ 6: Chuyển hoàn tiền thu hộ nhanh chóng, rõ ràng, giúp shop dễ kiểm soát.
- Tích hợp trên đa nền tảng: Hỗ trợ kết nối với website, sàn thương mại điện tử và phần mềm bán hàng, giúp shop quản lý đơn hàng hiệu quả, ít sai sót.
>> Truy cập https://sso.ghn.vn/ và đăng ký tài khoản ngay hôm nay để tận hưởng những đặc quyền chỉ có tại GHN.
Với GHN, shop an tâm với quy trình nhận và giao hàng chuyên nghiệp, đảm bảo sự chính xác cao.
4.2. Cung cấp thông tin đơn hàng chính xác
Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo đơn hàng được vận chuyển hiệu quả là cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin người nhận, bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết (phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Ngoài ra, các thông tin về đơn hàng như số lượng, kích thước, khối lượng và giá trị hàng hóa cũng cần được điền chính xác. Thông tin chuẩn xác không chỉ giúp nhân viên giao hàng tìm đúng địa chỉ mà còn tránh các tình huống giao nhầm, giao chậm hoặc phát sinh chi phí bổ sung do thiếu dữ liệu.
4.3. Đóng gói hàng hóa cẩn thận
Việc đóng gói đúng cách giúp bảo vệ hàng hóa trong suốt quy trình giao nhận hàng hóa. Chủ shop nên sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với từng loại sản phẩm, như hộp carton, túi khí, màng co, hoặc giấy lót chống va đập. Các sản phẩm dễ vỡ nên có nhãn cảnh báo rõ ràng và được lót đệm kỹ lưỡng. Đóng gói cẩn thận không chỉ giảm rủi ro hư hỏng, mất mát mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng, đồng thời giúp tối ưu chi phí vận chuyển, tránh phải gửi lại hoặc bồi thường khi hàng hỏng.
GHN đồng hành cùng shop giao hàng đến tay người mua đúng hẹn và nguyên vẹn.
Quy trình giao nhận hàng hóa hiệu quả không chỉ giúp đơn hàng được vận chuyển nhanh chóng, an toàn mà còn tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Vì thế, shop nên cố gắng xây dựng quy trình giao hàng chuyên nghiệp ngay từ ban đầu, đồng thời hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo đơn hàng đến tay người mua an toàn và nguyên vẹn.
Bài viết liên quan:
