Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và cách quản lý hiệu quả cho shop

Nhân sự là một phần không thể thiếu trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. Thế nhưng quản lý thế nào mới thành công, mang lại hiệu quả doanh số tốt nhất không phải shop nào cũng nắm rõ, nhất là các shop vừa gia nhập thị trường đầy cạnh tranh. Hãy để bài viết sau đây chia sẻ một số nghệ thuật quản lý nhân sự hữu ích giúp shop dễ dàng đạt được những mục tiêu kinh doanh mong muốn nhé!

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (hay quản trị nhân sự) là quy trình theo dõi, kiểm soát tất cả nhân viên ở nhiều phương diện khác nhau trong quỹ thời gian làm việc, nhằm đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. 

Theo đó, các công việc quản lý nhân sự phổ biến nhất gồm:

• Tìm và tuyển người phù hợp với từng vị trí cần thiết.

• Đào tạo nhân viên kỹ lưỡng về quy trình bán hàng. 

• Quản lý hiệu suất làm việc theo hệ thống KPI và đề xuất thưởng - phạt.

• Tổ chức hoạt động gắn kết cho nhân viên. 

Xem thêm: Làm sao để quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả?

2. Tại sao shop cần quản lý nhân sự tốt?

Nắm rõ cách quản lý nhân sự tối ưu mang lại nhiều lợi ích nổi bật cho mọi shop như:

• Tăng năng suất làm việc, hiệu quả bán hàng cao: 

Quản trị nhân sự chặt chẽ giúp chủ shop thấu hiểu mong muốn của nhân viên để xây dựng môi trường làm việc thân thiện, lành mạnh. Nhờ thế, họ có thêm động lực nỗ lực làm việc vì shop, tự tin thể hiện điểm mạnh của bản thân giúp cửa hàng thu về doanh thu ổn định, có cơ hội mở rộng thêm nhiều chi nhánh hơn trong tương lai.

• Hạn chế rủi ro sai sót: 

Nhân viên bán hàng có khả năng mắc sai sót trong lúc tính toán số lượng sản phẩm, ghi chép doanh số hàng ngày. Vậy nên, quản lý nhân viên hiệu quả tạo điều kiện cho chủ shop hạn chế tình trạng thất thoát, đảm bảo mọi số liệu minh bạch, từ đó đánh giá hiệu suất làm việc của họ chính xác hơn.

Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên kỹ lưỡng sẽ tránh thâm hụt hàng hóa, doanh số bất ngờ.

• Nhân viên gắn bó với shop lâu dài:

Khi được đánh giá kết quả bán hàng chuẩn xác, qua đó thưởng - phạt thích hợp, nhân viên thêm phần tin tưởng với khả năng quản lý của chủ shop. Qua đó, tỷ lệ nhân sự chọn đồng hành cùng cửa hàng lâu dài cao hơn nên người bán sẽ không mất nhiều thời gian, công sức đào tạo lại.

3. Quy trình quản lý nhân sự bán hàng tối ưu

Chủ shop dễ dàng xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho riêng mình với 4 bước cơ bản sau:

3.1. Bước 1: Lập hệ thống quản lý thông tin nhân viên

Người bán nên lấy đầy đủ dữ liệu cơ bản về nhân viên như thông tin cá nhân, vị trí, hiệu suất làm việc tại shop trong ít nhất 3 -  6 tháng trở lại đây (hoặc ở shop cũ), tiền lương, số năm kinh nghiệm… Nhờ vậy có thể theo dõi sự phát triển, nỗ lực của từng người theo thời gian một cách thuận lợi cũng như hỗ trợ bảo mật thông tin tuyệt đối, bảo vệ quyền lợi tối đa.

3.2. Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý

Mỗi vị trí trong hoạt động bán hàng đều có những yêu cầu nhất định. Do thế, người bán đừng quên lựa chọn cách thức tuyển dụng, quy cách đào tạo và chính sách đãi ngộ thích hợp để tìm được nhân sự phù hợp nhanh chóng. 

Chẳng hạn, nhân viên chốt đơn trên các kênh online không nhất thiết phải có ngoại hình, nhưng bắt buộc thuần thục kỹ năng giao tiếp, thấu hiểu tâm lý khách hàng và giữ tinh thần chuyên nghiệp, tận tình chăm sóc khách. Còn nhân viên bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, ngoài các yêu cầu tương tự nhân viên trực page, thì yếu tố ngoại hình là một điểm cộng và lương theo giờ có thể nhỉnh hơn một chút.

Tùy tính chất công việc mà chủ shop chọn lựa tiêu chí tuyển dụng thích hợp.

3.3. Bước 3: Phân bổ công việc hợp lý

Để giúp nhân viên hiểu rõ mình nên đóng góp như thế nào cho shop, người bán hãy mô tả rõ ràng và phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên. Ngoài ra, việc chuyên môn hóa cho mỗi người như thế sẽ tạo điều kiện cho chủ shop nhìn nhận sự tiến bộ của nhân sự thuận lợi.

3.4. Bước 4: Đặt KPI và tiêu chuẩn đánh giá cho nhân viên

Khi nhân viên bán hàng đã làm quen với tất cả đầu việc cần thiết, chủ cửa hàng có thể bắt đầu áp dụng hệ thống KPI phân loại hiệu suất làm việc, với các mục tiêu trong công việc thích hợp cho hướng phát triển của shop. Bên cạnh đó, chủ shop hãy thiết lập chế độ khen thưởng hoặc phạt hợp lý để kích thích tinh thần của nhân viên.

Xem thêm: Gợi ý các phần mềm đánh giá KPI bán hàng hiệu quả

4. Cách quản lý nhân sự hiệu quả shop nên áp dụng

Không chỉ hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự kể trên, người bán nên lưu lại thêm một số nghệ thuật quản lý nhân sự hữu ích cho shop mới được đề xuất bên dưới:

4.1. Chủ shop nên trau dồi các kỹ năng cần thiết

Bản thân người bán cần học hỏi, rèn luyện kỹ năng quản lý nhân sự mỗi ngày bao gồm kỹ năng bán hàng, giao tiếp, giải quyết vấn đề, quản trị cảm xúc, tư duy phản biện… Điều này giúp chủ shop thấu hiểu công việc của nhân viên, biết rõ điểm mạnh - điểm yếu của mỗi người, nhờ thế theo dõi, quản lý họ tối ưu, mang lại nhiều lợi ích tốt cho đôi bên.

Để quản trị nhân sự tốt, người bán nên tự trau dồi kiến thức, kỹ năng mềm thiết yếu.

4.2. Luôn tôn trọng và công bằng với nhân viên

Bất kỳ vị trí nào trong cửa hàng, từ nhân viên đóng gói, nhân viên bán hàng đến nhân viên thu ngân hay quản lý cửa hàng, đều giữ một vai trò quan trọng trong quy trình tiếp cận, tư vấn, bán sản phẩm và chăm sóc sau mua của shop. Vì vậy, chủ shop hãy đối xử bình đẳng, tử tế và trao quyền lợi phù hợp với công sức đóng góp từ từng nhân sự, qua đó họ cảm thấy đây là môi trường lành mạnh để làm việc, cống hiến.

4.3. Có thưởng và phạt phân minh 

Xây dựng chính sách thưởng và phạt hợp lý giúp nhân viên luôn trong tâm thế bán hàng chuyên nghiệp, nhiệt tình và sẵn sàng đồng hành cùng shop lâu dài. Cụ thể hơn, khi nhân viên đạt cột mốc KPI đã đặt ra, người bán phải trao thưởng đúng như lời hứa, chủ động khen thưởng trước những người còn lại để khích lệ tinh thần. Ngược lại, lúc nhân viên vi phạm các nội quy đặt ra (như đi trễ, bỏ việc giữa chừng, thái độ không tốt với khách hàng…) thì tất nhiên cần phạt nhằm mục đích răn đe.

Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả không thể thiếu chính sách thưởng - phạt phù hợp.

4.4. Giám sát công việc và điều chỉnh kịp lúc

Không có hệ thống quản trị nhân sự nào là hoàn hảo nên chủ shop hãy theo dõi hiệu quả thường xuyên, lắng nghe chia sẻ của nhân viên và điều chỉnh khối lượng công việc kịp thời. Qua đó không gây quá nhiều áp lực cho mỗi nhân sự nhưng vẫn đảm bảo họ có điều kiện thể hiện tất cả điểm nổi bật của mình.

4.5. Dùng phần mềm quản lý nhân sự 

Phần mềm quản lý nhân sự là một trong các công cụ hỗ trợ người bán quản trị “tất tần tật” dữ liệu về nhân viên một cách trực quan, hiệu quả nhất. Bởi lẽ, chỉ bằng một số thao tác tải app, nhập liệu đơn giản, chủ shop có thể nắm số lượng, chất lượng của từng nhân viên để theo dõi và đánh giá hiệu suất nhanh chóng, chính xác. 

Mời shop khám phá những ứng dụng quản lý nhân sự nổi tiếng hiện nay tại đây!

Trên đây là các gợi ý cách quản trị nhân sự dễ áp dụng cho shop mới. Nhưng người bán đừng quên chủ động đầu tư thêm phần mềm quản lý đơn hàng và doanh thu, có thể đồng bộ dữ liệu chính xác đến app quản lý nhân sự giúp theo dõi, kiểm soát doanh số của từng nhân viên chính xác hơn.