Đối soát vận chuyển là gì? Giải đáp thắc mắc về đối soát COD

Đối soát trong vận chuyển là một khâu quan trọng đối với những chủ shop kinh doanh online, nhằm kiểm soát đơn hàng thành công và đảm bảo tiền thu về chính xác. Vậy đối soát vận chuyển là gì? Tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây. 

1. Đối soát vận chuyển là gì?

Đối soát vận chuyển là quá trình đối chiếu các đơn hàng đã giao thành công cùng với số tiền thu hộ giữa chủ shop và đơn vị vận chuyển, sau khi trừ các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch.

Công thức tính tiền đối soát như sau:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) - Phí giao hàng - Phí bảo hiểm (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) - Phí lưu kho (nếu có) - Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) - Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) - Phí chuyển khoản.

Ngoài đối soát vận chuyển còn có hai khái niệm khác là:

• Đã đối soát: Đây là tình trạng đơn vị vận chuyển đã thực hiện đối soát với chủ shop. 
• Tình trạng đã giao hàng chưa đối soát: Đây là tình trạng đơn hàng đã giao thành công nhưng chưa thực hiện đối soát. 

2. Vì sao cần quản lý đối soát với đơn vị vận chuyển?

Khi chủ shop chọn dịch vụ thu hộ COD thì số tiền hàng hóa sẽ được đơn vị vận chuyển giữ lại và chuyển hoàn cho người bán sau khi đối soát. Chính vì vậy, việc quản lý đối soát trong vận chuyển rất quan trọng, giúp kiểm tra số tiền thu hộ có chính xác không để kịp thời xử lý và ngăn ngừa các vấn đề phát sinh như thất lạc hàng hóa, hàng hư hỏng,...

3. Những khó khăn của shop online khi đối soát

Quy trình đối soát trong vận chuyển vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm, ảnh hưởng đến quyền lợi của người bán như:

Chậm trễ trong đối soát

Một số đơn vị vận chuyển có quy trình đối soát chưa chặt chẽ, gây trì hoãn hay kéo dài thời gian đối soát. Điều này khiến chủ shop bị chậm trễ trong việc nhận lại tiền thu hộ và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là với các shop nhỏ. 

Sai sót trong đối soát

Số lượng đơn hàng càng lớn thì việc kiểm soát hàng hóa và tiền thu hộ càng khó khăn. Đôi khi đối tác vận chuyển có thể nhập sai số hoặc tính nhầm, nếu chủ shop không cẩn thận kiểm tra lại thì sẽ bị thất thoát tiền hoặc hàng hóa.  

Nhìn chung, những khó khăn mà chủ shop gặp phải trong khâu đối soát chủ yếu là do quy trình đối soát của đơn vị vận chuyển chưa thực sự tối ưu và chặt chẽ. Vì thế để hạn chế các rủi ro khi đối soát, tốt nhất là chủ shop nên chọn đối tác vận chuyển uy tín và có quy trình đối soát hiện đại. 

4. Đối soát COD GHN - phiên bản nâng cấp, nhiều tiện lợi

Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu Việt Nam, được nhiều chủ shop tin tưởng hợp tác. Thấu hiểu được khó khăn của người bán khi thực hiện đối soát vận chuyển, GHN đã cho ra mắt phiên bản nâng cấp tính năng đối soát COD để chủ shop kiểm soát chi phí dịch vụ phát sinh tốt hơn.

Theo đó, phiên bản nâng cấp tính năng đối soát COD của GHN sở hữu nhiều ưu thế như:

• Theo dõi cước phí phát sinh từ giai đoạn đầu tiên của đơn hàng, tối ưu lộ trình kinh doanh: Hệ thống của GHN sẽ cập nhật cước phí phát sinh trên mỗi đơn hàng và cấn trừ giá cước vào phiên đối soát tiếp theo một cách tự động.
• Chủ động tải phiếu thông tin chi tiết: Chủ shop có thể chủ động trong việc tải phiếu thông tin cước phí trên mỗi đơn hàng.
• Đối soát COD linh hoạt và nhanh chóng: Chủ shop có thể đối soát vận chuyển linh hoạt mỗi ngày tại https://sso.ghn.vn và tự điều chỉnh theo nhu cầu.

Hướng dẫn xem file đối soát COD của GHN TẠI ĐÂY. 

Đối soát vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả cùng phiên bản nâng cấp tính năng đối soát COD của GHN.

5. GHN giải đáp những thắc mắc về đối soát COD

Dưới đây là một số câu hỏi thắc mắc về phiên bản nâng cấp tính năng đối soát COD của GHN:

5.1. Trạng thái nào bị cấn trừ cước trên hệ thống?

Các trạng thái bị cấn trừ cước trên hệ thống gồm:

• Lấy hàng thành công.
• Nhập kho (trường hợp lưu kho có phát sinh chi phí như thay đổi thông tin hay khối lượng).
• Hoàn hàng.
• Chờ giao lại.

5.2. Shop có thể kiểm soát chi phí phát sinh trên từng đơn hàng được không?

Chủ shop hoàn toàn có thể kiểm soát chi phí phát sinh trên từng đơn hàng bằng cách vào mục Chi tiết tạm thu - thanh toán. Các thông tin về chi phí phát sinh, tài khoản thanh toán, cấn trừ COD (nếu có) đều được hiển thị rõ ràng và chi tiết.

5.3. Trạng thái đơn hàng trên file Excel tải về có phải là trạng thái cấn cước không?

Trạng thái đơn hàng trên file Excel không phải là trạng thái cấn cước, đó là trạng thái hiện tại của đơn hàng.

Bài viết trên là những thông tin giải đáp cho thắc mắc đối soát vận chuyển là gì. Có thể thấy, chủ shop vẫn gặp nhiều khó khăn trong quá trình đối soát, dẫn đến kinh doanh kém hiệu quả. Do đó, lựa chọn đối tác vận chuyển lớn, uy tín và có quy trình đối soát hiện đại là giải pháp tối ưu, giúp chủ shop đối soát chính xác, nhanh chóng, hạn chế rủi ro.