11 cách quản lý kho hàng hiệu quả khi shop bán hàng đa kênh

Dù shop bán hàng online hay trực tiếp tại cửa hàng thì đều phải quản lý kho hàng sát sao mỗi ngày. Điều này giúp xây dựng kế hoạch nhập thêm hoặc thanh lý hàng hóa đúng thời điểm để hạn chế thâm hụt vốn tối đa. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng dễ dàng? Mời shop xem câu trả lời chi tiết trong bài viết sau.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa có trong kho. Nhờ vậy, chủ shop kịp thời cung cấp sản phẩm cho khách hàng khi có nhu cầu và tránh tình trạng một mặt hàng nào đó lưu kho quá lâu, ảnh hưởng đến doanh thu.

Cụ thể, công việc quản lý kho hàng bao gồm: 

• Lập kế hoạch bố trí từng sản phẩm ở từng vị trí thích hợp trong kho.

• Kiểm soát lượng hàng nhập kho và xuất kho hàng ngày.

• Nắm rõ số lượng hàng hóa tồn kho theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.

• Sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho dễ tìm kiếm khi cần thiết.

• Đảm bảo hàng hóa nằm đúng vị trí được định sẵn.

• Hoàn thiện những thủ tục xuất - nhập hàng hóa.

• Đảm bảo mỗi loại hàng hóa được bảo quản đúng cách.

Quản lý kho hàng là theo dõi, kiểm kê số lượng và tình trạng hàng hóa trong lúc nhập - xuất kho.

2. Vì sao shop phải quản lý hàng hóa chặt chẽ?

Tất cả các shop đều phải nắm rõ nghiệp vụ quản lý kho vì những lợi ích không thể phủ nhận sau: 

• Đảm bảo cung cấp hàng hóa ngay khi khách hàng có nhu cầu.

• Tiết kiệm chi phí lưu kho hàng tối đa.

• Hoàn thiện quy trình bán hàng chuyên nghiệp, tinh gọn.

• Đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất.

• Tối ưu hóa nguồn vốn, hạn chế vấn đề thất thoát vì không xử lý hàng tồn kho đúng lúc.

3. Quy trình quản lý kho hàng cơ bản

Quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa tiêu chuẩn gồm 7 bước đơn giản bên dưới:

• Bước 1: Nhập kho.

Nhập kho là bước nhận và kiểm tra số lượng, tình trạng, trọng lượng, kích thước của mỗi kiện hàng trước khi nhập vào kho hàng. Trong lúc làm việc với bên cung cấp, chủ shop nên yêu cầu họ gắn nhãn thông tin sản phẩm (lưu trữ dưới dạng mã QR hoặc mã vạch), giúp thuận tiện sắp xếp và phân bổ vị trí. 

Tham khảo: Hiểu rõ quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả

Nhập kho là đưa hàng hóa vào kho, đặt ở đúng vị trí quy định.

• Bước 2: Lưu kho.

Người bán có thể tham khảo một số tiêu chí như mặt hàng có lượt bán nhiều nhất hoặc cần thanh lý sớm nhất để xác định nơi đặt hàng hóa thích hợp. Điều này nhằm tối ưu thời gian di chuyển lấy hàng, đóng gói hàng. 

• Bước 3: Lấy hàng.

Trước khi xuất kho, hàng hóa phải được kiểm kê kỹ lưỡng bởi nhân viên quản lý kho. Do đó, người bán nên thực hiện bước thống kê số lượng, màu sắc, kích cỡ,... hàng hóa (theo từng đơn hàng hoặc theo nhóm hàng) để đảm bảo tính chính xác.

• Bước 4: Xuất kho.

Khi đã kiểm tra đủ số lượng và tình trạng hàng hóa đúng theo yêu cầu xuất kho, chủ shop có thể lấy hàng hóa ra khỏi kho. Sau đó, người bán thực hiện các bước đóng gói và vận chuyển đến người nhận theo địa chỉ, số điện thoại được cung cấp.

Xem thêm: Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn, hạn chế thất lạc

Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi kho, rồi vận chuyển đến khách hàng hoặc đại lý phân phối chính thức.

• Bước 5: Hoàn hàng (nếu có).

Đây là một bước không phải lúc nào cũng có trong quy trình quản lý xuất nhập kho. Điều đó chỉ xảy ra khi khách hàng cảm thấy sản phẩm không phù hợp với nhu cầu. Tùy theo chính sách của từng shop mà quá trình nhận hàng hoàn có sự khác biệt. Vậy nên, ngay từ lúc đặt hàng, chủ shop nên thông báo chính sách này rõ ràng để người mua nắm rõ thông tin.

• Bước 6: Kiểm kê hàng hóa trong ngày.

Sau khi hoàn tất những công việc cần làm kể trên, chủ shop cần thống kê lại tổng số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Đây là hoạt động nên thực hiện hàng ngày nhằm đảm bảo độ chính xác tối đa và dễ dàng đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.

• Bước 7: Thống kê và báo cáo.

Đây là cơ sở giúp chủ shop xây dựng kế hoạch nhập thêm hàng hóa hoặc thanh lý kịp thời. Nhờ thế, người bán tối ưu hóa nguồn vốn và hạn chế thâm hụt vì mất quá nhiều chi phí lưu kho.

Lập báo cáo hàng hóa theo ngày giúp quá trình theo dõi lượng hàng tồn kho định kỳ trở nên dễ dàng hơn.

4. Bật mí các cách quản lý kho hàng hóa tối ưu, hạn chế sai sót cho shop online

Không chỉ biết rõ quy trình quản lý kho, chủ shop đừng quên lưu lại cách quản lý kho hiệu quả bên dưới giúp hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi:

4.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc 5S

Giải pháp 5S là viết tắt của 5 bước Sort - Sàng lọc, Set - Sắp xếp, Shine - Sạch sẽ, Standardize - Săn sóc, Sustain - Sẵn sàng. Qua đó giúp người bán tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và xuất nhập kho nhanh chóng, chính xác.

4.2 Ứng dụng nguyên tắc bán hàng Nhập trước - Xuất trước

Một phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu khác là Nhập trước - Xuất trước. Cụ thể, những mặt hàng nào nhập trước bắt buộc phải xuất kho trước, tránh hết hạn hoặc hư hỏng. Thông thường, các loại hàng hóa phải tuân thủ nguyên tắc này thường có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng hóc,... Ví dụ, quần áo, bánh kẹo, đồ công nghệ dễ lỗi thời,...

Nhập trước - Xuất trước là nguyên tắc đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng.

4.3 Chủ động thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa phải duy trì trong kho. Nhờ vậy, chủ shop luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa cho khách khi cần. Xác định mức tồn kho không khó, chỉ cần dựa vào một số tiêu chí như số lượng đơn đặt hàng của khách trong tuần/tháng, lượng hàng tồn thực tế, thời gian nhập hàng trung bình,... 

Tham khảo: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Vì sao shop bán hàng nên nắm rõ?

4.4 Kiểm soát quy trình xuất kho - nhập kho kỹ càng

Chủ shop nên theo dõi số lượng hàng hóa xuất - nhập kho ở đơn online lẫn offline kỹ lưỡng. Qua đó nhằm hạn chế xảy ra sai sót tối đa, dẫn đến thất thoát không mong muốn. 

4.5 Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho

Hiện tại, cách quản lý kho hàng được nhiều shop đa kênh lựa chọn là sử dụng phần mềm hiện đại. Chỉ với một số thao tác nhập liệu đơn giản, người bán lẫn các nhân viên chịu trách nhiệm có thể kiểm soát lượng đơn ra - vào kho nhanh chóng, chính xác để có kế hoạch bán hàng tối ưu.

4.6 Đặt kho ở vị trí dễ quan sát

Phương pháp quản lý kho lý tưởng mà mọi chủ shop nên biết là chọn vị trí đặt kho phù hợp. Bởi lẽ, khi tiếp cận kho chứa hàng dễ dàng, người bán thuận lợi lấy hàng và vận chuyển đến người nhận trong thời gian sớm nhất. Ngoài ra, đây cũng là tiêu chí khiến khách hàng đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn.

4.7 Quản lý kho theo mã vạch sản phẩm

Mã vạch là “chìa khóa” giúp người bán/nhân viên quản lý kho nắm bắt nơi bảo quản hàng hóa nhanh chóng. Lý do là bằng cách sử dụng máy quét mã vạch, chủ shop đã đọc được mọi thông tin về sản phẩm và số lượng còn lại trong kho (hoặc đang vận chuyển). Đồng thời, shop cũng hạn chế nhập sai số liệu trên phần mềm quản lý.

Tham khảo: Cách tạo mã vạch sản phẩm giúp shop quản lý hàng hóa, tránh thất lạc

Mã vạch giúp chủ shop nắm thông tin sản phẩm trong kho cực nhanh.

4.8 Áp dụng mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) là một trong những cách quản lý hàng tồn kho chi phí thấp nhưng hiệu quả cao. Bởi, tất cả các bước nhập hàng - sắp xếp hàng - xuất kho đều được tối giản hóa sao cho ít nhân công, tiền bạc nhất và đảm bảo cung cấp hàng kịp lúc. 

Theo đó, một số nguyên tắc sử dụng Lean Manufacturing shop nên biết là hạn chế lãng phí tối đa, chuẩn hóa quy trình quản lý kho, áp dụng một quá trình nhập - xuất kho liên tục trong một khoảng thời gian nhất định,...

4.9 Phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC

ABC là một nguyên tắc phân bổ vị trí hàng hóa trong kho dễ ứng dụng. Cụ thể:

• A đại diện cho sản phẩm có giá trị cao nhưng bán chậm nên đặt ở khu vực trong cùng của kho hàng. 

• B là sản phẩm giá trị trung bình và tần suất bán trung bình, có thể sắp xếp ở giữa kho. 

• C là sản phẩm giá trị thấp, bán nhanh nên ưu tiên ở đầu kho.

4.10 Ứng dụng nguyên tắc FEFO

FEFO (viết tắt của First Expired First Out) là nguyên tắc quản lý kho hàng theo thứ tự sản phẩm nào hết hạn trước thì nên xuất kho trước. Tương tự Xuất trước - Nhập trước, cách thức này giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa hư hỏng dẫn đến hụt vốn tối đa. Ví dụ, nếu A có hạn sử dụng 5 ngày, B có hạn dùng 2 ngày thì tất nhiên chủ shop ưu tiên đẩy mạnh tốc độ bán món hàng B trước A.

Nguyên tắc FEFO đảm bảo bảo quản hàng hóa luôn còn hạn, tránh hư hỏng.

4.11 Giảm số lượng hàng tồn kho lâu ngày bằng nguyên tắc JIT

JIT (viết tắt của Just In Time) là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho lý tưởng nếu chủ shop muốn tăng doanh thu nhanh chóng. Cách thực hiện rất đơn giản, người bán nghiên cứu nhu cầu khách hàng kỹ càng, sau đó cân nhắc nhập món hàng hợp ý họ và xây dựng chiến lược kích cầu sử dụng phù hợp.

Tóm lại, quản lý kho hàng hóa là một bước quan trọng khi chủ shop muốn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra mượt mà nhất. Vì thế, người bán hãy thử áp dụng ngay những cách kiểm soát xuất - nhập kho tối ưu kể trên để luôn cung cấp hàng kịp thời cho khách nhé.

Xem thêm: 

• Kho bãi là gì? Vai trò, chức năng và cách quản lý hiệu quả
• Kho ngoại quan là gì? Các ưu nhược điểm và quy định của kho
• Phân loại hàng hoá là gì? Nguyên tắc & quy trình thực hiện