Dù shop bán hàng online hay trực tiếp tại cửa hàng thì đều phải quản lý kho hàng sát sao mỗi ngày. Điều này giúp xây dựng kế hoạch nhập thêm hoặc thanh lý hàng hóa đúng thời điểm để hạn chế thâm hụt vốn tối đa. Vậy quản lý kho là gì và làm thế nào để quản lý kho dễ dàng, đạt hiệu quả cao? Mời shop xem câu trả lời chi tiết trong bài viết sau.
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là hoạt động theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa có trong kho. Nhờ vậy, chủ shop kịp thời cung cấp sản phẩm cho khách hàng khi có nhu cầu và tránh tình trạng một mặt hàng nào đó lưu kho quá lâu, ảnh hưởng đến doanh thu.
2. Các công việc chính của quản lý kho hàng
Những công việc chính của quản lý kho hàng bao gồm quản lý hoạt động xuất nhập kho, sắp xếp hàng hóa khoa học, theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng,...
- Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa: Người quản lý thực hiện đối chiếu chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập), kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho.
- Sắp xếp hàng hóa: Nhân viên kho bố trí kho khoa học, dễ tìm kiếm, đồng thời áp dụng các tiêu chuẩn an toàn và phòng cháy chữa cháy.
- Theo dõi tồn kho: Bộ phận quản lý cập nhật liên tục số lượng hàng xuất nhập, duy trì mức tồn kho tối ưu (tránh thiếu hoặc thừa hàng).
- Xử lý đơn hàng: Người quản lý phối hợp với các bộ phận khác để xuất hàng nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu.
- Kiểm kê định kỳ: Nhân viên kho thực hiện kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với sổ sách, hệ thống một cách thường xuyên.
- Quản lý nhân sự kho: Người quản lý thực hiện giám sát, hướng dẫn nhân viên kho thực hiện công việc theo đúng quy trình.
- Báo cáo và phân tích: Bộ phận quản lý cung cấp thông tin về tình trạng kho cho cấp trên để có kế hoạch sản xuất, mua hàng phù hợp.
Quản lý kho là theo dõi, kiểm kê số lượng và tình trạng hàng hóa trong lúc nhập - xuất kho.
3. Vì sao shop cần biết cách quản lý kho hàng?
Biết cách quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu chi phí lưu kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, tối ưu hóa nguồn vốn và đảm bảo quá trình bán hàng không bị gián đoạn.
3.1. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý kho hàng hiệu quả giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết. Việc nắm rõ số lượng và tình trạng hàng hóa giúp chủ shop kịp thời xử lý hàng tồn lâu ngày, giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn do hết hạn hoặc hư hỏng.
Tham khảo:
3.2. Tối ưu chi phí lưu kho
Nắm rõ cách quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết như phí bảo quản hàng hóa lâu ngày, chi phí nhân công quản lý, hay chi phí liên quan đến hàng tồn kho kém chất lượng. Bằng việc tối ưu hóa không gian và quy trình, shop sẽ tiết kiệm được một khoản đầu tư đáng kể.
3.3. Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng
Một quy trình quản lý hàng tối ưu giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, lấy hàng và đóng gói. Điều này đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng về tốc độ giao hàng. Việc giao hàng kịp thời không chỉ nâng cao sự hài lòng mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng lòng trung thành.
3.4. Tối ưu hóa nguồn vốn
Khi hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ, chủ shop có thể đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý hàng tồn kịp thời. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn vốn lưu động, tránh việc vốn bị chôn vào hàng hóa tồn kho quá lâu hoặc phải chịu chi phí lãi vay khi cần nhập hàng gấp.
Có thể bạn quan tâm: Cách xả hàng tồn kho cuối năm giúp thu hồi vốn
3.5. Đảm bảo quá trình bán hàng không bị gián đoạn
Với một quy trình quản lý khoa học, shop sẽ luôn đảm bảo đủ lượng hàng cần thiết để phục vụ các đơn đặt hàng. Nhờ đó, quá trình bán hàng không bị gián đoạn do thiếu hụt sản phẩm đột xuất, giữ vững uy tín và doanh thu.
4. Quy trình quản lý kho hàng cơ bản
Quy trình quản lý hàng tiêu chuẩn bao gồm 7 bước gồm Nhập kho, lưu kho, lấy hàng, xuất kho, hoàn hàng (nếu có), kiểm kê hàng hóa trong ngày, thống kê và báo cáo định kỳ. Cùng tham khảo chi tiết quy trình quản lý hàng cơ bản ngay dưới đây:
- Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước nhận và kiểm tra số lượng, tình trạng, trọng lượng, kích thước của mỗi kiện hàng trước khi nhập vào kho hàng. Trong lúc làm việc với bên cung cấp, chủ shop nên yêu cầu họ gắn nhãn thông tin sản phẩm (lưu trữ dưới dạng mã QR hoặc mã vạch), giúp thuận tiện sắp xếp và phân bổ vị trí.
Nhập kho là đưa hàng hóa vào kho, đặt ở đúng vị trí quy định.
- Bước 2: Lưu kho
Người bán có thể tham khảo một số tiêu chí như mặt hàng có lượt bán nhiều nhất hoặc cần thanh lý sớm nhất để xác định nơi đặt hàng hóa thích hợp. Điều này nhằm tối ưu thời gian di chuyển lấy hàng, đóng gói hàng.
- Bước 3: Lấy hàng
Trước khi xuất kho, hàng hóa phải được kiểm kê kỹ lưỡng bởi nhân viên quản lý. Do đó, người bán nên thực hiện bước thống kê số lượng, màu sắc, kích cỡ,... hàng hóa (theo từng đơn hàng hoặc theo nhóm hàng) để đảm bảo tính chính xác.
- Bước 4: Xuất kho
Khi đã kiểm tra đủ số lượng và tình trạng hàng hóa đúng theo yêu cầu xuất kho, chủ shop có thể lấy hàng hóa ra khỏi kho. Sau đó, người bán thực hiện các bước đóng gói và vận chuyển đến người nhận theo địa chỉ, số điện thoại được cung cấp.
Xem thêm: Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn, hạn chế thất lạc
Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi kho, rồi vận chuyển đến khách hàng hoặc đại lý phân phối chính thức.
- Bước 5: Hoàn hàng (nếu có)
Đây là một bước không phải lúc nào cũng có trong quy trình quản lý xuất nhập kho. Điều đó chỉ xảy ra khi khách hàng cảm thấy sản phẩm không phù hợp với nhu cầu. Tùy theo chính sách của từng shop mà quá trình nhận hàng hoàn có sự khác biệt. Vậy nên, ngay từ lúc đặt hàng, chủ shop nên thông báo chính sách này rõ ràng để người mua nắm rõ thông tin.
- Bước 6: Kiểm kê hàng hóa trong ngày
Sau khi hoàn tất những công việc cần làm kể trên, chủ shop cần thống kê lại tổng số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Đây là hoạt động nên thực hiện hàng ngày nhằm đảm bảo độ chính xác tối đa và dễ dàng đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.
- Bước 7: Thống kê và báo cáo
Đây là cơ sở giúp chủ shop xây dựng kế hoạch nhập thêm hàng hóa hoặc thanh lý kịp thời. Nhờ thế, người bán tối ưu hóa nguồn vốn và hạn chế thâm hụt vì mất quá nhiều chi phí lưu kho.
Lập báo cáo hàng hóa theo ngày giúp quá trình theo dõi lượng hàng tồn kho định kỳ trở nên dễ dàng hơn.
5. Cách quản lý kho hàng hiệu quả, hạn chế sai sót cho shop online
Để quản lý kho sản phẩm hiệu quả, bạn cần sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc 5S, ứng dụng nguyên tắc Nhập trước - Xuất trước, thiết lập mức tồn kho…. Cùng tìm hiểu chi tiết các cách quản lý hàng trong kho hiệu quả bên dưới để bán hàng diễn ra thuận lợi:
5.1. Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc 5S
Giải pháp 5S là viết tắt của 5 bước Sort - Sàng lọc, Set - Sắp xếp, Shine - Sạch sẽ, Standardize - Săn sóc, Sustain - Sẵn sàng. Qua đó giúp người bán tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và xuất nhập kho nhanh chóng, chính xác.
5.2. Ứng dụng nguyên tắc bán hàng Nhập trước - Xuất trước
Một phương pháp quản lý kho hàng tối ưu khác là Nhập trước - Xuất trước. Cụ thể, những mặt hàng nào nhập trước bắt buộc phải xuất kho trước, tránh hết hạn hoặc hư hỏng. Thông thường, các loại hàng hóa phải tuân thủ nguyên tắc này thường có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng hóc,... Ví dụ, quần áo, bánh kẹo, đồ công nghệ dễ lỗi thời,...
Nhập trước - Xuất trước là nguyên tắc đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng.
5.3. Chủ động thiết lập mức tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa phải duy trì trong kho. Nhờ vậy, chủ shop luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa cho khách khi cần. Xác định mức tồn kho không khó, chỉ cần dựa vào một số tiêu chí như số lượng đơn đặt hàng của khách trong tuần/tháng, lượng hàng tồn thực tế, thời gian nhập hàng trung bình,...
Tham khảo: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Vì sao shop nên nắm rõ?
5.4. Kiểm soát quy trình xuất kho - nhập kho kỹ càng
Cách quản lý kho hiệu quả tiếp theo chủ shop cần quan tâm là kiểm soát quy trình xuất kho - nhập kho ở đơn online lẫn offline kỹ lưỡng. Cách này nhằm hạn chế xảy ra sai sót tối đa, dẫn đến thất thoát không mong muốn.
Giao Hàng Nhanh có app/web quản lý đơn, kho hàng hiện đại, nhiều tính năng hữu ích Khi shop sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa có liên kết cùng dịch vụ vận chuyển Giao Hàng Nhanh (GHN), chủ shop an tâm thông tin đơn hàng được cập nhật liên tục, chuẩn xác. Chẳng hạn như số lượng, loại hàng, thông tin khách hàng,... Điều này giúp chủ shop cân nhắc nhập hàng và thanh lý hiệu quả, đảm bảo xoay vòng vốn tối ưu. Bên cạnh đó, với web/app GHN hiện đại, người bán dễ dàng đối soát COD linh hoạt tất cả các ngày trong tuần. Nhờ vậy, chủ shop đủ vốn lấy hàng và xuất hàng trong kho thích hợp nên hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, mượt mà. Không những vậy, shop còn theo dõi tình trạng đơn hàng sát sao giúp xử lý vấn đề phát sinh kịp thời, giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng về kho tối đa.
Chủ shop thuận tiện đối soát COD khi cần thiết để xoay vòng vốn lấy hàng kịp thời. Ngoài ra, Giao Hàng Nhanh còn được nhiều shop kinh doanh online tin chọn bởi các ưu điểm nổi bật như:
|
5.5. Kiểm tra kho hàng định kỳ
Việc giám sát tồn kho theo thời gian thực giúp chủ shop nắm được chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho tại mọi thời điểm, thay vì chỉ dựa vào kiểm kê thủ công định kỳ. Nhờ sự chính xác này, shop sẽ giảm thiểu được rủi ro hết hàng đột xuất hoặc tồn kho dư thừa, từ đó tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
5.6. Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho
Hiện tại, cách quản lý kho hàng được nhiều shop đa kênh lựa chọn là sử dụng phần mềm hiện đại. Chỉ với một số thao tác nhập liệu đơn giản, người bán lẫn các nhân viên chịu trách nhiệm có thể kiểm soát lượng đơn ra - vào kho nhanh chóng, chính xác để có kế hoạch bán hàng tối ưu.
Đồng bộ thông tin hàng hóa cực dễ khi liên kết app/web GHN với phần mềm quản lý kho Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh hiện là đối tác tin cậy của nhiều phần mềm quản lý kho nổi tiếng. Điển hình như Sapo, Nhanh.vn, KiotViet,... Chỉ cần một số thao tác tích hợp đơn giản, sau đó lọc thông tin phù hợp, chủ shop đã nắm bắt thông tin hàng hóa trong kho chính xác, dễ dàng. Nhờ vậy, người bán vận hành cửa hàng ổn định, đạt doanh thu mong ước trong thời gian ngắn nhất. >> Kiểm soát đơn hàng online - offline không khó khi có GHN đồng hành. Hãy nhanh tay đăng ký tài khoản để trải nghiệm tất cả quyền lợi tuyệt vời này nhé! |
5.7. Đặt kho ở vị trí dễ quan sát
Phương pháp quản lý kho lý tưởng mà mọi chủ shop nên biết là chọn vị trí đặt kho phù hợp. Bởi lẽ, khi tiếp cận kho chứa hàng dễ dàng, người bán thuận lợi lấy hàng và vận chuyển đến người nhận trong thời gian sớm nhất. Ngoài ra, đây cũng là tiêu chí khiến khách hàng đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn.
5.8. Quản lý kho theo mã vạch sản phẩm
Mã vạch là “chìa khóa” giúp người bán/nhân viên quản lý kho nắm bắt nơi bảo quản hàng hóa nhanh chóng. Lý do là bằng cách sử dụng máy quét mã vạch, chủ shop đã đọc được mọi thông tin về sản phẩm và số lượng còn lại trong kho (hoặc đang vận chuyển). Đồng thời, shop cũng hạn chế nhập sai số liệu trên phần mềm quản lý.
Mã vạch giúp chủ shop nắm thông tin sản phẩm trong kho cực nhanh.
Tham khảo: Cách tạo mã vạch sản phẩm giúp shop quản lý hàng hóa
5.9. Áp dụng mô hình Lean Manufacturing
Mô hình Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) là một trong những cách quản lý hàng tồn kho chi phí thấp nhưng hiệu quả cao. Bởi, tất cả các bước nhập hàng - sắp xếp hàng - xuất kho đều được tối giản hóa sao cho ít nhân công, tiền bạc nhất và đảm bảo cung cấp hàng kịp lúc.
Theo đó, một số nguyên tắc sử dụng Lean Manufacturing shop nên biết là hạn chế lãng phí tối đa, chuẩn hóa quy trình quản lý kho, áp dụng một quá trình nhập - xuất kho liên tục trong một khoảng thời gian nhất định,...
5.10. Phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC
ABC là một nguyên tắc phân bổ vị trí hàng hóa trong kho dễ ứng dụng. Cụ thể:
- A đại diện cho sản phẩm có giá trị cao nhưng bán chậm nên đặt ở khu vực trong cùng của kho hàng.
- B là sản phẩm giá trị trung bình và tần suất bán trung bình, có thể sắp xếp ở giữa kho.
- C là sản phẩm giá trị thấp, bán nhanh nên ưu tiên ở đầu kho.
5.11. Ứng dụng nguyên tắc FEFO
FEFO (viết tắt của First Expired First Out) là nguyên tắc quản lý kho hàng theo thứ tự sản phẩm nào hết hạn trước thì nên xuất kho trước. Tương tự Xuất trước - Nhập trước, cách thức này giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa hư hỏng dẫn đến hụt vốn tối đa. Ví dụ, nếu A có hạn sử dụng 5 ngày, B có hạn dùng 2 ngày thì tất nhiên chủ shop ưu tiên đẩy mạnh tốc độ bán món hàng B trước A.
Nguyên tắc FEFO đảm bảo bảo quản hàng hóa luôn còn hạn, tránh hư hỏng.
5.12. Giảm số lượng hàng tồn kho lâu ngày bằng nguyên tắc JIT
JIT (viết tắt của Just In Time) là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho lý tưởng nếu chủ shop muốn tăng doanh thu nhanh chóng. Cách thực hiện rất đơn giản, người bán nghiên cứu nhu cầu khách hàng kỹ càng, sau đó cân nhắc nhập món hàng hợp ý họ và xây dựng chiến lược kích cầu sử dụng phù hợp.
Tóm lại, việc nắm vững cách quản lý kho hàng là chìa khóa để shop online vận hành ổn định và tối ưu lợi nhuận. Từ việc hiểu rõ quy trình đến áp dụng các nguyên tắc tiên tiến, chủ shop sẽ kiểm soát được dòng chảy hàng hóa, giảm thiểu rủi ro thất thoát và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Xem thêm:
