Quản lý kho là gì? 18 cách quản lý hiệu quả shop nên biết

Dù shop bán hàng online hay trực tiếp tại cửa hàng thì đều phải quản lý kho hàng sát sao mỗi ngày. Điều này giúp xây dựng kế hoạch nhập thêm hoặc thanh lý hàng hóa đúng thời điểm để hạn chế thâm hụt vốn tối đa. Vậy quản lý kho là gì và làm thế nào để quản lý kho dễ dàng, đạt hiệu quả cao? Mời shop xem câu trả lời chi tiết trong bài viết sau.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa có trong kho. Nhờ vậy, chủ shop kịp thời cung cấp sản phẩm cho khách hàng khi có nhu cầu và tránh tình trạng một mặt hàng nào đó lưu kho quá lâu, ảnh hưởng đến doanh thu.

Quản lý kho là theo dõi, kiểm kê số lượng và tình trạng hàng hóa trong lúc nhập - xuất kho.

2. Vì sao shop cần biết cách quản lý kho hàng?

Biết cách quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu chi phí lưu kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, tối ưu hóa nguồn vốn và đảm bảo quá trình bán hàng không bị gián đoạn.

2.1. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết. Việc nắm rõ số lượng và tình trạng hàng hóa giúp chủ shop kịp thời xử lý hàng tồn lâu ngày, giảm thiểu rủi ro thất thoát vốn do hết hạn hoặc hư hỏng.

Tham khảo:

• Giải đáp hàng tồn kho là gì?
• Phương pháp tính giá hàng tồn kho chuẩn xác

2.2. Tối ưu chi phí lưu kho

Nắm rõ cách quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu kho không cần thiết như phí bảo quản hàng hóa lâu ngày, chi phí nhân công quản lý, hay chi phí liên quan đến hàng tồn kho kém chất lượng. Bằng việc tối ưu hóa không gian và quy trình, shop sẽ tiết kiệm được một khoản đầu tư đáng kể.

2.3. Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng

Một quy trình quản lý hàng hóa tối ưu giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, lấy hàng và đóng gói. Điều này đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng về tốc độ giao hàng. Việc giao hàng kịp thời không chỉ nâng cao sự hài lòng mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng lòng trung thành.

2.4. Tối ưu hóa nguồn vốn

Khi hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ, chủ shop có thể đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý hàng tồn kịp thời. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn vốn lưu động, tránh việc vốn bị chôn vào hàng hóa tồn kho quá lâu hoặc phải chịu chi phí lãi vay khi cần nhập hàng gấp.

Có thể bạn quan tâm: Cách xả hàng tồn kho cuối năm giúp thu hồi vốn

2.5. Đảm bảo quá trình bán hàng không bị gián đoạn

Với một quy trình quản lý khoa học, shop sẽ luôn đảm bảo đủ lượng hàng cần thiết để phục vụ các đơn đặt hàng. Nhờ đó, quá trình bán hàng không bị gián đoạn do thiếu hụt sản phẩm đột xuất, giữ vững uy tín và doanh thu.

Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp hoạt động bán hàng diễn ra mượt mà và shop đảm bảo doanh thu vào ổn định.

3. Các công việc chính của quản lý kho hàng

Những công việc chính của quản lý kho hàng bao gồm quản lý hoạt động xuất nhập kho, sắp xếp hàng hóa khoa học, theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng,...

• Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa: Người quản lý thực hiện đối chiếu chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập), kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho.

• Sắp xếp hàng hóa: Nhân viên kho bố trí kho khoa học, dễ tìm kiếm, đồng thời áp dụng các tiêu chuẩn an toàn và phòng cháy chữa cháy.

• Theo dõi tồn kho: Bộ phận quản lý hàng hóa cập nhật liên tục số lượng hàng xuất nhập, duy trì mức tồn kho tối ưu (tránh thiếu hoặc thừa hàng).

• Xử lý đơn hàng: Người quản lý phối hợp với các bộ phận khác để xuất hàng nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu.

• Kiểm kê định kỳ: Nhân viên kho thực hiện kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với sổ sách, hệ thống một cách thường xuyên.

• Quản lý nhân sự kho: Người quản lý kho hàng thực hiện giám sát, hướng dẫn nhân viên kho thực hiện công việc theo đúng quy trình.

• Báo cáo và phân tích: Bộ phận quản lý cung cấp thông tin về tình trạng kho cho cấp trên để có kế hoạch sản xuất, mua hàng phù hợp.

4. Quy trình quản lý kho hàng cơ bản

Quy trình quản lý hàng tiêu chuẩn bao gồm 7 bước gồm Nhập kho, lưu kho, lấy hàng, xuất kho, hoàn hàng (nếu có), kiểm kê hàng hóa trong ngày, thống kê và báo cáo định kỳ. Cùng tham khảo chi tiết quy trình quản lý hàng cơ bản ngay dưới đây:

• Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước nhận và kiểm tra số lượng, tình trạng, trọng lượng, kích thước của mỗi kiện hàng trước khi nhập vào kho hàng. Trong lúc làm việc với bên cung cấp, chủ shop nên yêu cầu họ gắn nhãn thông tin sản phẩm (lưu trữ dưới dạng mã QR hoặc mã vạch), giúp thuận tiện sắp xếp và phân bổ vị trí.

Nhập kho là đưa hàng hóa vào kho, đặt ở đúng vị trí quy định.

• Bước 2: Lưu kho

Người bán có thể tham khảo một số tiêu chí như mặt hàng có lượt bán nhiều nhất hoặc cần thanh lý sớm nhất để xác định nơi đặt hàng hóa thích hợp. Điều này nhằm tối ưu thời gian di chuyển lấy hàng, đóng gói hàng.

• Bước 3: Lấy hàng

Trước khi xuất kho, hàng hóa phải được kiểm kê kỹ lưỡng bởi nhân viên quản lý. Do đó, người bán nên thực hiện bước thống kê số lượng, màu sắc, kích cỡ,... hàng hóa (theo từng đơn hàng hoặc theo nhóm hàng) để đảm bảo tính chính xác.

• Bước 4: Xuất kho

Khi đã kiểm tra đủ số lượng và tình trạng hàng hóa đúng theo yêu cầu xuất kho, chủ shop có thể lấy hàng hóa ra khỏi kho. Sau đó, người bán thực hiện các bước đóng gói và vận chuyển đến người nhận theo địa chỉ, số điện thoại được cung cấp.

Xem thêm: Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn, hạn chế thất lạc

Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi kho, rồi vận chuyển đến khách hàng hoặc đại lý phân phối chính thức.

• Bước 5: Hoàn hàng (nếu có)

Đây là một bước không phải lúc nào cũng có trong quy trình quản lý xuất nhập kho. Điều đó chỉ xảy ra khi khách hàng cảm thấy sản phẩm không phù hợp với nhu cầu. Tùy theo chính sách của từng shop mà quá trình nhận hàng hoàn có sự khác biệt. Vậy nên, ngay từ lúc đặt hàng, chủ shop nên thông báo chính sách này rõ ràng để người mua nắm rõ thông tin.

• Bước 6: Kiểm kê hàng hóa trong ngày

Sau khi hoàn tất những công việc cần làm kể trên, chủ shop cần thống kê lại tổng số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Đây là hoạt động nên thực hiện hàng ngày nhằm đảm bảo độ chính xác tối đa và dễ dàng đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.

• Bước 7: Thống kê và báo cáo

Đây là cơ sở giúp chủ shop xây dựng kế hoạch nhập thêm hàng hóa hoặc thanh lý kịp thời. Nhờ thế, người bán tối ưu hóa nguồn vốn và hạn chế thâm hụt vì mất quá nhiều chi phí lưu kho.

Lập báo cáo hàng hóa theo ngày giúp quá trình theo dõi lượng hàng tồn kho định kỳ trở nên dễ dàng hơn.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, hạn chế sai sót

5. Các phương pháp hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả

Để quản lý hàng hóa trong kho tối ưu, chủ shop có thể thử áp dụng những phương pháp đơn giản như 5S, Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Hết hạn trước - Ra trước (FEFO), ABC, Xuất kho đúng lúc (JIT),... Mỗi cách thức quản lý kho có các đặc điểm, ưu điểm riêng mà shop có thể tìm hiểu chi tiết bên dưới:

5.1. Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc 5S

Giải pháp 5S là viết tắt của 5 bước Sort - Sàng lọc, Set - Sắp xếp, Shine - Sạch sẽ, Standardize - Săn sóc, Sustain - Sẵn sàng. Qua đó, người bán tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và xuất nhập kho nhanh chóng, chính xác.

5.2. Ứng dụng nguyên tắc bán hàng Nhập trước - Xuất trước (First in - First out)

Một phương pháp quản lý kho hàng tối ưu khác là Nhập trước - Xuất trước. Cụ thể, những mặt hàng nào nhập trước bắt buộc phải xuất kho trước, tránh hết hạn hoặc hư hỏng. Thông thường, các loại hàng hóa phải tuân thủ nguyên tắc này thường có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng hóc,... Ví dụ, quần áo, bánh kẹo, đồ công nghệ dễ lỗi thời,...

5.3. Phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC

ABC là một nguyên tắc phân bổ vị trí hàng hóa trong kho dễ ứng dụng giúp chủ shop thuận tiện lấy sản phẩm khi có đơn. Cụ thể, A đại diện cho sản phẩm có giá trị cao nhưng bán chậm nên đặt ở khu vực trong cùng của kho hàng. B là sản phẩm giá trị trung bình và tần suất bán trung bình, có thể sắp xếp ở giữa kho. Còn C là sản phẩm giá trị thấp, bán nhanh nên ưu tiên ở đầu kho.

Xem ngay: Nguyên tắc và quy trình thực hiện phân loại hàng hóa

ABC là nguyên tắc giúp người bán sắp xếp hàng hóa trong kho và lấy đơn cho khách hàng nhanh chóng khi cần.

5.4. Ứng dụng nguyên tắc FEFO (First Expired - First Out)

FEFO (viết tắt của First Expired First Out) là nguyên tắc quản lý kho hàng theo thứ tự sản phẩm nào hết hạn trước thì nên xuất kho trước. Tương tự Xuất trước - Nhập trước, cách thức này giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa hư hỏng dẫn đến hụt vốn tối đa. Ví dụ, nếu A có hạn sử dụng 5 ngày, B có hạn dùng 2 ngày thì tất nhiên chủ shop ưu tiên đẩy mạnh tốc độ bán món hàng B trước A.

5.5. Giảm số lượng hàng tồn kho lâu ngày bằng nguyên tắc JIT (Just-In-Time)

JIT (viết tắt của Just In Time) là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho lý tưởng nếu chủ shop muốn tăng doanh thu nhanh chóng. Cách thực hiện rất đơn giản, người bán nghiên cứu nhu cầu khách hàng kỹ càng, sau đó cân nhắc nhập món hàng hợp ý họ và xây dựng chiến lược kích cầu sử dụng phù hợp.

5.6. Phương pháp quản lý hàng tồn kho LIFO (Last in - First out)

Nguyên tắc xuất nhập kho LIFO phù hợp với các loại hàng hóa có thể lưu kho dài ngày (ví dụ: vật liệu xây dựng). Trong lúc chờ đợi xuất kho, người bán thuận tiện cập nhật lại giá bán sao cho tương ứng với nhu cầu thị trường, đảm bảo lợi nhuận tốt nhất.

5.7. Quản lý kho theo mã vạch sản phẩm

Mã vạch là “chìa khóa” giúp người bán/nhân viên quản lý kho nắm bắt nơi bảo quản hàng hóa nhanh chóng. Lý do là bằng cách sử dụng máy quét mã vạch, chủ shop đã đọc được mọi thông tin về sản phẩm và số lượng còn lại trong kho (hoặc đang vận chuyển). Đồng thời, shop cũng hạn chế nhập sai số liệu trên phần mềm quản lý.

Tham khảo: Cách tạo mã vạch sản phẩm giúp shop quản lý hàng hóa

Mã vạch giúp chủ shop nắm thông tin sản phẩm trong kho cực nhanh.

5.8. Áp dụng mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing (sản xuất tinh gọn) là một trong những cách quản lý hàng tồn kho chi phí thấp nhưng hiệu quả cao. Bởi, tất cả các bước nhập hàng - sắp xếp hàng - xuất kho đều được tối giản hóa sao cho ít nhân công, tiền bạc nhất và đảm bảo cung cấp hàng kịp lúc.

Theo đó, một số nguyên tắc sử dụng Lean Manufacturing shop nên biết là hạn chế lãng phí tối đa, chuẩn hóa quy trình quản lý kho, áp dụng một quá trình nhập - xuất kho liên tục trong một khoảng thời gian nhất định,...

5.9. Áp dụng quy tắc 80/20 quản lý hàng hóa trong kho

Quy tắc kiểm tra hàng hóa 80/20 tạo điều kiện cho người bán tận dụng tối đa vòng đời giá trị của mỗi sản phẩm. Trong đó, chủ shop hiểu đơn giản 80/20 là 80% lợi nhuận đến từ 20% số lượng hàng hóa trong kho. Vì vậy, người bán cần kiểm kê danh sách sản phẩm bán được và không bán được chi tiết mỗi tuần, mỗi tháng để chọn danh sách hàng phải nhập định kỳ hợp lý.

5.10. Nguyên tắc Push/Pull System

Phương pháp Push/Pull System giúp shop cân đối lượng hàng tồn trong kho dựa trên nhu cầu thị trường. Với Push, hàng hóa được nhập khi kế hoạch bán hàng phát “tín hiệu” khách hàng cần, không nhất thiết phải đợi đến lúc có đơn (nghĩa là nhập sẵn). Còn Pull, hàng hóa chỉ được nhập nếu khách hàng nhấn đặt mua.

6. Cách quản lý kho hiệu quả, hạn chế sai sót cho shop online

Bên cạnh áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp, người bán nên thử kết hợp với những bí quyết hữu ích như xây dựng quy trình xuất nhập kho tối ưu, thiết lập mức tồn kho hợp lý, sử dụng phần mềm hỗ trợ thông minh,... Cùng tìm hiểu chi tiết các cách quản lý hàng trong kho hiệu quả bên dưới để bán hàng diễn ra thuận lợi:

6.1. Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho

Hiện tại, cách quản lý kho hàng được nhiều shop đa kênh lựa chọn là sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại. Chỉ với một số thao tác nhập liệu đơn giản, người bán lẫn các nhân viên chịu trách nhiệm có thể kiểm soát lượng đơn ra - vào kho nhanh chóng, chính xác để có kế hoạch bán hàng tối ưu.

6.3. Chủ động thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa phải duy trì trong kho. Nhờ vậy, chủ shop luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa cho khách khi cần. Xác định mức tồn kho không khó, chỉ cần dựa vào một số tiêu chí như số lượng đơn đặt hàng của khách trong tuần/tháng, lượng hàng tồn thực tế, thời gian nhập hàng trung bình,...

Tham khảo: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Vì sao shop nên nắm rõ?

6.4. Kiểm tra kho hàng định kỳ

Việc giám sát tồn kho theo thời gian thực giúp chủ shop nắm được chính xác số lượng hàng hóa đang có trong kho tại mọi thời điểm, thay vì chỉ dựa vào kiểm kê thủ công định kỳ. Nhờ sự chính xác này, shop sẽ giảm thiểu được rủi ro hết hàng đột xuất hoặc tồn kho dư thừa, từ đó tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.

6.5. Đặt kho ở vị trí dễ quan sát

Phương pháp quản lý kho lý tưởng mà mọi chủ shop nên biết là chọn vị trí đặt kho phù hợp. Bởi lẽ, khi tiếp cận kho chứa hàng dễ dàng, người bán thuận lợi lấy hàng và vận chuyển đến người nhận trong thời gian sớm nhất. Ngoài ra, đây cũng là tiêu chí khiến khách hàng đưa ra quyết định mua sắm nhanh hơn.

Người bán hãy cân nhắc kỹ vị trí đặt kho hàng giúp thuận tiện nhập xuất hàng hóa khi cần.

6.6. Lên kế hoạch thanh lý hàng hóa tồn kho thông minh

Khi báo cáo quản lý kho hàng hiển thị số lượng hàng tồn kho chạm mức tối đa, người bán nên tiến hành các kế hoạch thanh lý phù hợp. Điều này giúp shop xoay vòng vốn hiệu quả, tránh lỗ vốn. Một số giải pháp hỗ trợ xả kho nhanh chóng là tặng kèm với sản phẩm mới, bán theo combo, ký gửi,...

Bạn có biết: 12 cách xả hàng tồn kho cuối năm giúp thu hồi vốn nhanh

6.7. Tuân thủ quy định an toàn về kho bãi

Người bán nếu tự vận hành kho riêng cần đảm bảo tất cả tiêu chí an toàn, phòng cháy chữa cháy. Nổi bật trong đó là giữ khoảng cách từ đỉnh kiện hàng đến trần nhà và kệ hàng, trang bị đầy đủ bình cứu hỏa cũng như đào tạo kỹ năng an toàn cho nhân viên kho.

6.8. Đào tạo nhân sự quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Người bán nên trang bị đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên ở kho giúp hàng hóa lưu thông ra, vào kho thuận lợi và tránh thất thoát. Ngoài ra, người bán cũng đừng quên hướng dẫn nhân viên vận hành thành thạo các phần mềm quản lý kho (nếu có).

Chủ shop nên đào tạo chuyên môn chỉn chu cho nhân sự kho để quản lý hàng hóa hiệu quả.

7. Các lỗi thường gặp khi quản lý hàng hóa và hướng giải quyết

Khi quản lý hàng hóa, chủ shop có thể gặp phải một số vấn đề như số liệu thực tế và trên phần mềm lưu trữ không giống nhau, thất thoát sản phẩm nhưng chưa rõ nguyên nhân, không gian kho thiếu tính logic,... Người bán hãy tham khảo đề xuất xử trí phù hợp cho từng vấn đề bên dưới:

• Số liệu tồn kho không khớp thực tế: Dữ liệu trên hệ thống và thực tế tồn kho không giống nhau thường do sai sót khi nhập liệu, quên ghi chép vào sổ chứng từ, chưa xuất hóa đơn,... Để giảm thiểu tối đa vấn đề này, người bán cần đào tạo nhân viên kho chuyên nghiệp và sử dụng phần mềm hỗ trợ thông minh, thao tác sử dụng đơn giản.
• Không rõ nguyên nhân thất thoát vật tư: Quy trình nhập xuất hàng hóa thiếu minh bạch hoặc việc ghi chép bị sai sót có thể dẫn tới thất thoát không rõ nguyên nhân. Vì thế, chủ shop cân nhắc các phương pháp kiểm kê sản phẩm định kỳ, lắp camera an ninh và xây dựng quy trình xuất nhập kho tối ưu.
• Một số loại hàng hóa tồn kho lâu ngày: Hàng tồn kho lâu ngày có khả năng đến từ dự báo nhu cầu mua sắm chưa chuẩn, chất lượng hàng hóa kém hoặc định giá không phù hợp. Do đó, người bán nên chú ý tính toán kế hoạch bán hàng thông minh, chọn nguồn cung uy tín và định giá hợp lý.
• Không gian trong kho chưa được tối ưu: Không gian kho chưa tối ưu có thể vì lối đi quá rộng, chọn sai kệ chứa hàng hay quy trình xếp hàng hóa thiếu rõ ràng. Để khắc phục, chủ shop hãy thử tham khảo các nguyên tắc bố trí kệ hàng, chọn kệ đựng hàng khác và thiết lập nguyên tắc, quy trình lưu kho chi tiết.

Tóm lại, việc nắm vững cách quản lý kho hàng là chìa khóa để shop online vận hành ổn định và tối ưu lợi nhuận. Từ việc hiểu rõ quy trình đến áp dụng các nguyên tắc tiên tiến, chủ shop sẽ kiểm soát được dòng chảy hàng hóa, giảm thiểu rủi ro thất thoát và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bài viết liên quan:

• Kho bãi là gì? Vai trò, chức năng và cách quản lý hiệu quả
• Kho ngoại quan là gì? Các ưu nhược điểm và quy định của kho
• Những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả