Hàng tồn kho là gì? Làm thế nào để quản lý tồn kho hiệu quả?

Hàng tồn kho quá nhiều là nỗi lo lớn của hầu hết các shop mới kinh doanh. Bởi nếu không kịp thời thanh lý thì kho của chủ shop không đủ sức chứa những sản phẩm/nguyên vật liệu mới và khả năng lỗ vốn rất cao. Cùng tìm hiểu hàng tồn kho là gì và cách quản lý hàng tồn kho tối ưu trong bài viết sau nhé!

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (Inventory) là các loại tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp được lưu trữ, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, dùng để phục vụ cho việc buôn bán hoặc sản xuất, tạo ra thành phẩm vào thời gian tới.

2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho có thể được phân chia theo chủng loại gồm nguyên loại thô, thành phẩm, hàng bán thành phẩm, hoặc phân loại theo đặc điểm hàng hóa như hàng hóa mua về để bán, thành phẩm đang gửi đi bán, sản phẩm dở dang, nguyên liệu đợi sản xuất,... Việc phân loại này sẽ giúp người bán dễ dàng quản lý và tìm được hướng xử lý phù hợp.

2.1 Theo chủng loại hàng hóa

Bao gồm:

• Nguyên liệu thô (tức nguyên liệu chưa sản xuất thành thành phẩm hoàn chỉnh).
• Hàng bán thành phẩm (tức nguyên liệu thô đang trong quá trình sản xuất thành thành phẩm).
• Hàng thành phẩm (tức thành phẩm cuối cùng, có thể bán ra thị trường).
• Hàng tồn kho (tức hàng hóa chưa bán được hoặc các nguyên vật liệu dự trù cho các vấn đề phát sinh).

2.2 Theo đặc điểm hàng hóa

Bao gồm:

• Hàng hóa mua về để bán (gồm hàng hóa sẵn có trong khô, hàng đang trên đường về kho, hàng đang gửi đến khách và hàng đang gửi đến nơi gia công).
• Thành phẩm hoặc nguyên liệu đang gửi đi bán.
• Sản phẩm chưa được sản xuất hoàn chỉnh.
• Nguyên liệu, vật liệu đợi sản xuất.
• Công cụ, dụng cụ cần thiết cho việc sản xuất đang tồn kho hoặc đang gửi đi gia công.

Ví dụ: 

• Hàng tồn kho của shop kinh doanh quần áo bao gồm nguyên vật liệu (như vải, chỉ may, dây thun…), thành phẩm (như áo, quần…), sản phẩm đang may dở dang…
• Hàng tồn kho của shop kinh doanh đồ gia dụng (như tủ lạnh, máy giặt,  máy xay sinh tố…) bao gồm các sản phẩm hiện có ở kho, đang nhập về kho và đang giao cho khách.

Có thể thấy, nắm rõ hàng tồn kho gồm những gì như trên tạo điều kiện cho người bán phân loại hàng hóa dễ dàng để theo dõi số lượng và cân nhắc xuất - nhập kho phù hợp.

Xem thêm: 5 cách xả hàng tồn kho cuối năm giúp thu hồi vốn nhanh chóng

3. Vai trò của hàng tồn kho

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh như đảm bảo cung ứng hàng liên tục, giảm chi phí vận hành, đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng, kịp thời ứng phó với biến động thị trường,... Cụ thể: 

• Cung ứng hàng hóa liên tục: Hàng tồn kho giúp cửa hàng duy trì nguồn nguyên liệu và sản phẩm luôn sẵn sàng để quá trình sản xuất, bán hàng không bị gián đoạn. Điều này giúp bạn tránh mất đi các cơ hội kinh doanh quan trọng và giữ vững uy tín đối với khách hàng.
• Tối ưu chi phí vận hành: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh như tiền thuê kho bãi, bảo hiểm và hạn chế rủi ro hàng bị hư hỏng. Qua đó, bạn có thể tối ưu hóa vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và cải thiện lợi nhuận đáng kể.
• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý đảm bảo cửa hàng luôn có đủ sản phẩm để cung cấp ngay lập tức khi thị trường có nhu cầu. Sự chuẩn bị này không chỉ giúp nâng cao mức độ hài lòng của người tiêu dùng mà còn gia tăng sức cạnh tranh cho thương hiệu.
• Ứng phó với biến động thị trường: Hàng tồn kho giúp dự phòng trước những rủi ro về thiếu hụt nguồn cung hoặc sự biến động bất thường của giá cả nguyên vật liệu. Nhờ vậy, bạn có thể chủ động hơn trong các kế hoạch sản xuất và kinh doanh dài hạn mà không quá phụ thuộc vào tình hình thị trường tức thời.
• Nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng: Quản lý tốt lượng hàng dự trữ giúp cân đối giữa các khâu mua hàng, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Sự phối hợp đồng bộ này góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn bộ hệ thống chuỗi cung ứng.

4. Quản lý hàng tồn kho là gì? Vì sao cần biết cách quản lý?

Quản lý tồn kho là quá trình giám sát, kiểm soát tất cả hoạt động nhập, xuất, lưu trữ nguyên vật liệu và sử dụng thành phẩm nhằm đảm bảo hàng luôn sẵn sàng khi cần, tối ưu chi phí lưu kho và hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa. 

Lựa chọn phương thức quản lý tối ưu là bí quyết đơn giản giúp shop tối đa hóa lợi ích, giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty bởi vì: 

• Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho thông minh: Quản trị hàng tồn kho sát sao tạo điều kiện cho nhân viên/chủ shop dễ tìm thấy mặt hàng cần thiết ngay khi có đơn và không bị thất lạc hàng hóa. Nhờ thế, người bán tiết kiệm thời gian lẫn chi phí tối đa. 
• Tránh hàng tồn đọng: Chủ shop thực hiện kiểm soát số lượng hàng tồn kho liên tục sẽ giảm bớt tình trạng dư thừa/thiếu hàng. Qua đó, người bán hàng có giải pháp kích thích khách hàng mua hàng nhiều (lúc hàng tồn kho còn đầy) hoặc nhập hàng kịp thời (lúc hàng sắp hết).
• Đầu cơ số lượng hàng hóa phù hợp: Nắm được nhu cầu mua sắm của khách hàng ở sản phẩm nào nhiều nhất - ít nhất giúp chủ shop xác định và lưu trữ lượng hàng hóa nhất định trong kho phù hợp. Nhờ vậy, shop đảm bảo đáp ứng kịp thời, tránh nguy cơ “cháy hàng” (nhất là ở mùa sale cao điểm hàng tháng hoặc dịp Lễ, Tết).
• Dự phòng hàng tồn kho: Điều này vô cùng cần thiết vì nhằm tránh tình trạng “khan hiếm”, làm giá thành tăng cao. Từ đó, chủ shop luôn giữ mức giá bình ổn nhất cho khách mua hàng.

5. Giải pháp quản lý và giảm hàng tồn kho tối đa, dễ thực hiện

Để quản lý tồn kho hiệu quả bạn cần kiểm kê hàng thường xuyên, sử dụng mã vạch, trang bị phần mềm chuyên nghiệp, tính toán vòng quay tồn kho,... Sau đây là các giải pháp chi tiết:

5.1 Nắm rõ những thông tin cần thiết

Để kiểm soát hàng hóa tồn kho thuận lợi, chủ shop có thể dựa vào những câu hỏi sau:

• Số lượng hàng tồn trong kho bao nhiêu là hợp lý?
• Nên kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào là hiệu quả nhất (như ghi chép thủ công hay lưu trữ trực tuyến)?
• Diện tích kho hàng hiện tại có đủ đáp ứng số lượng hàng tồn kho hay không? 
• Máy móc, thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất hiện có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất hiện tại không? 
• Khách hàng có yêu cầu như thế nào về hàng hóa lưu kho tạm thời? 
• Chi phí quản lý hàng còn tồn kho bao nhiêu?

Xem thêm: Chi phí kinh doanh là gì và cách tối ưu cho chủ shop?

5.2 Thường xuyên kiểm kê hàng hóa trong kho

Cách quản lý hàng tồn kho chuẩn xác nhất là định kỳ kiểm kê số lượng, loại hàng hóa đang có. Điều này  tạo điều kiện cho người bán định hướng chiến lược kinh doanh phù hợp thời gian tới (như đẩy mạnh bán các sản phẩm tồn kho nhiều hay sắp đến hạn, nhập về kho mặt hàng sắp hết/đang bán chạy…). Nhờ vậy, cửa hàng thuận lợi thu hồi vốn trong thời gian ngắn, hạn chế thâm hụt ngân sách vì kho tồn hàng quá nhiều.

Kiểm soát lượng hàng tồn kho kỹ lưỡng sẽ hạn chế nguy cơ lỗ vốn.

Xem thêm: Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?

5.3 Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại được nhiều shop kinh doanh online lựa chọn là sử dụng mã vạch cho tất cả hàng hóa. Qua đó, chủ shop nắm rõ thông tin sản phẩm (như tên sản phẩm, nơi sản xuất, số lượng…), vị trí hàng hóa, tình trạng hàng hóa (còn bao nhiêu, đã bán bao nhiêu…) chỉ qua thao tác quét mã nhanh chóng. 

5.4 Trang bị phần mềm quản lý

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho tân tiến, thực hiện trực tuyến hoàn toàn trên cả điện thoại, máy tính, máy tính bảng… mọi lúc, mọi nơi (như TPos, Haravan, Nhanh.vn…). Nhờ đó, người bán có thể kiểm kê số lượng, theo dõi tình trạng thuận lợi theo thời gian thực mà không mất nhiều nhân công, tiền bạc.

5.5 Tính toán vòng quay hàng tồn kho

Xác định được vòng quay tồn kho giúp đánh giá tốc độ luân chuyển hàng hóa, từ đó nhận diện được những mặt hàng đang bị ứ đọng hoặc có tốc độ tiêu thụ nhanh để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng kịp thời. Việc duy trì chỉ số này ở mức tối ưu không chỉ giúp giải phóng dòng tiền bị "đóng băng" mà còn giảm thiểu tối đa các chi phí lưu kho và rủi ro giảm giá trị sản phẩm.

5.6 Hiểu rõ cách tính giá hàng tồn kho

Biết cách tính giá hàng hóa tồn kho giúp bạn kiểm soát số lượng hàng tốt hơn, quản lý chi phí hiệu quả, sắp xếp lịch nhập hàng hợp lý cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác. Tùy đặc điểm hàng hóa và quy mô kinh doanh, bạn có thể sử dụng các cách tính như nhập trước - xuất trước, giá đích danh, bình quân gia quyền hoặc nhập sau - xuất trước.

Xem thêm: Các phương pháp tính giá hàng tồn kho

5.7 Giao hàng siêu tốc

Tâm lý thường gặp của hầu hết khách hàng đặt hàng online là muốn có hàng càng sớm càng tốt. Vì thế, shop hãy lựa chọn dịch vụ vận chuyển có tốc độ giao hàng “siêu nhanh”, có thể giao luôn trong ngày với các đơn nội thành để kích thích nhu cầu mua sắm. Qua đó giúp shop bớt hàng tồn trong thời gian ngắn mà không phải đầu tư chiến lược quảng cáo quá nhiều.

5.8 Áp dụng chương trình khuyến mãi

Khi thống kê thành công tất cả sản phẩm tồn kho lâu, chưa thể bán hết từ đợt nhập hàng trước, chủ shop cân nhắc tổ chức những chương trình ưu đãi phù hợp. Chẳng hạn như Mua 1 Tặng 1, Giảm giá đồng loạt 30%, Giảm giá 40% cho tổng hóa đơn trên 500K, tặng voucher freeship cho lần mua hàng tiếp theo… Từ đó, shop thanh lý hết toàn bộ mặt hàng tồn đọng, tránh lỗ vốn.

Xem thêm: 8 ý tưởng chương trình khuyến mãi độc đáo

Mong rằng chia sẻ trong bài viết mang lại góc nhìn tổng quan nhất về hàng tồn kho cho các chủ shop. Có thể thấy, tối ưu hóa loại hàng này càng tốt thì tỷ lệ hoàn vốn nhanh càng cao và hoạt động kinh doanh càng dễ ổn định sớm, nên hãy lưu lại nội dung kể trên để áp dụng khi cần thiết nhé!

Nguồn tham khảo:

1. Thư viện pháp luật. Hàng tồn kho là gì? Phương pháp nào xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ? 22 02 2024. https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/hang-ton-kho-la-gi-phuong-phap-nao-xac-dinh-gia-tri-hang-ton-kho-cuoi-ky-138019449.html (truy cập 06 03 2026)
2. Will Kenton. What Is Inventory? Definition, Types, and Examples. 11 10 2025. https://www.investopedia.com/terms/i/inventory.asp (truy cập 06 03 2026)

Xem thêm: 

• Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?
• Kinh doanh theo mạng: Tổng hợp 8 điều shop mới cần biết
• Kênh phân phối là gì? Các kênh phân phối hiệu quả hiện nay