Chi phí biến đổi là gì? Công thức tính và cách tối ưu

Chi phí biến đổi là một trong những loại phí mà bạn cần nắm rõ để cân đối tài chính và tối ưu hoạt động kinh doanh. Vậy chi phí biến đổi là gì? Cách tính và cách kiểm soát loại phí này thế nào? Tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Chi phí biến đổi là gì?

Chi phí biến đổi (biến phí) được hiểu là khoản chi thay đổi tỷ lệ thuận với khối lượng sản xuất và doanh thu của shop. Chẳng hạn như: chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí thuê nhân công, chi phí vận chuyển,...

Chi phí biến đổi tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm sản xuất và doanh thu thực tế.

Tìm hiểu thêm: Chi phí ẩn là gì?

2. Đặc điểm cơ bản của chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi sở hữu những đặc tính riêng giúp phân biệt với chi phí cố định. Đó là tỷ lệ thuận với sản lượng sản phẩm sản xuất ra và doanh thu thực tế và có thể bằng 0 nếu không phát sinh đơn hàng.

Để hiểu sâu hơn về cách loại phí này vận hành, mời shop xem chi tiết các phân tích bên dưới:

• Tỷ lệ thuận với sản lượng: Tổng chi phí biến đổi tăng lên khi shop tăng số lượng đơn hàng. Điều này có nghĩa là quy mô kinh doanh càng lớn thì tổng mức biến phí shop phải chi trả càng cao.
• Bằng 0 khi shop không bán được hàng: Nếu trong một khoảng thời gian nhất định shop không phát sinh hoạt động sản xuất hay bán hàng, chi phí biến đổi hoàn toàn biến mất. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với chi phí cố định.
• Chi phí đơn vị ổn định: Dù tổng chi phí thay đổi theo sản lượng nhưng tính trên một đơn vị sản phẩm thì chi phí biến đổi thường giữ ở mức không đổi. Ví dụ, chi phí bao bì cho một chiếc áo vẫn là 2.000 VNĐ dù shop bán 10 hay 100 chiếc.
• Tính linh hoạt cao: Chủ shop có thể điều chỉnh chi phí biến đổi nhanh chóng qua việc thay đổi quy mô nhập hàng hoặc sản xuất. Khả năng này giúp người bán thích ứng tốt với biến động thất thường của nhu cầu thị trường.

3. Các yếu tố ảnh hưởng chi phí biến đổi trong kinh doanh online

Có rất nhiều yếu tố tác động trực tiếp khiến chi phí biến đổi dao động liên tục trong quá trình vận hành shop online. Điển hình như: quy mô sản xuất, giá thành nguyên vật liệu, lương nhân viên, chi phí vận chuyển,...

• Mức độ sản xuất: Khi mức độ sản xuất tăng thì chi phí biến đổi cũng tăng. Đặc biệt là vào những ngày lễ, nhu cầu mua sắm tăng cao sẽ kéo theo mức độ sản xuất tăng lên.
• Giá thành nguyên vật liệu: Giá thành nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng bởi thị trường, nếu mức giá tăng thì chi phí biến đổi cũng tăng và ngược lại. 
• Lương nhân viên: Lương nhân viên sẽ có sự thay đổi tùy thuộc vào thị trường hoặc chính sách tăng lương định kỳ. Nếu lương nhân viên tăng thì chi phí biến đổi tăng và ngược lại. 
• Chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển ảnh hưởng bởi các yếu tố như thị trường, địa chỉ nhận hàng, đơn vị vận chuyển, loại sản phẩm. Nếu chi phí vận chuyển tăng thì chi phí biến đổi sẽ tăng và ngược lại. 
• Các yếu tố khác: Chi phí quảng cáo, chi phí mua trang thiết bị, chi phí thuê kho hàng (nếu lượng hàng quá lớn),... cũng là những yếu tố tác động đến chi phí biến đổi.

Xem thêm: Chi phí sản xuất và cách tối ưu

Sự thay đổi của chi phí biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố.

4. Vì sao shop nên biết cách tính chi phí biến đổi?

Xác định chính xác chi phí biến đổi đóng vai trò “sống còn” trong việc ra quyết định kinh doanh và quản trị rủi ro. Dưới đây là lý do cụ thể mà shop cần đặc biệt quan tâm đến chỉ số này:

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Hiểu rõ biến phí giúp shop nhận ra những khâu đang lãng phí, từ đó cải tiến quy trình sản xuất và giảm chi phí trên mỗi sản phẩm. Khi quy trình được tối ưu, biên độ lợi nhuận được mở rộng đáng kể dù giá bán không đổi.
• Hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng đúng đắn: Dựa vào biến phí, shop có thể tính toán được điểm hòa vốn để quyết định số lượng hàng cần nhập vào mỗi kỳ. Điều này giúp hạn chế tình trạng tồn kho, gây đọng vốn hoặc thiếu hàng.
• Định giá sản phẩm dễ dàng: Chi phí biến đổi là căn cứ quan trọng nhất để thiết lập mức giá bán đảm bảo có lãi sau khi trừ đi chi phí trực tiếp. Nếu không nắm vững con số này, shop rất dễ rơi vào tình trạng “bán nhiều nhưng không thấy tiền”.
• Dự báo lợi nhuận chính xác: Bằng cách theo dõi sự thay đổi của biến phí theo doanh thu, chủ shop có thể dự đoán lợi nhuận ròng trong kịch bản kinh doanh. Đây là công cụ đắc lực giúp xây dựng chiến lược tăng trưởng dài hạn cho cửa hàng.

5. Cách tính chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm

Công thức tính chi phí biến đổi:

Ví dụ: Tháng 8 là thời điểm bạn bán được 300 đơn hàng (nhiều nhất) với tổng doanh thu là 700 triệu. Còn tháng 4 là thời điểm bán bán được 100 đơn hàng (ít nhất) với tổng doanh thu là 250 triệu. 

=> Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị = (700 - 250)/(300 - 100) = 2.25 triệu. 

6. Giải pháp tối ưu chi phí biến đổi dành cho shop online

Để gia tăng lợi nhuận, shop cần có những chiến lược cụ thể nhằm giảm thiểu tối đa các khoản biến phí phát sinh như thương lượng giá với nhà cung cấp, tối ưu chi phí vận chuyển, cắt giảm chi phí nguyên vật liệu,.... Hãy cùng điểm qua giải pháp thực tế giúp shop vận hành tối ưu hơn:

6.1 Thương lượng giá thông minh với nhà cung cấp

Shop nên chủ động đàm phán dựa trên số lượng hàng nhập lớn hoặc cam kết hợp tác lâu dài để nhận mức chiết khấu tốt nhất. Việc giảm được dù chỉ một khoản nhỏ chi phí đầu vào cũng giúp tổng biến phí giảm đáng kể khi quy mô đơn hàng tăng lên.

6.2 Tối ưu chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng

Bạn nên chọn các đơn vị vận chuyển có mức cước phí thấp, có nhiều chính sách ưu đãi về giá để tiết kiệm chi phí giao hàng. Điều này giúp shop đưa đơn tới khách nhanh chóng với chi phí hợp lý nhất.

6.3 Sử dụng công nghệ tự động, thay thế việc thủ công

Đầu tư các công nghệ hiện đại giúp shop xử lý các đầu việc nhanh hơn, tiết kiệm cả chi phí và thời gian. Ví dụ, vào dịp sale thì lượng đơn hàng sẽ tăng đột biến, thay vì thuê thêm nhân viên xử lý đơn hàng và trả lương theo giờ thì shop có thể dùng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm này có thể cập nhật và xử lý các đơn hàng liên tục, kể cả khối lượng đơn khủng giúp shop giảm chi phí thuê nhân viên.

6.4 Làm hài lòng khách hàng để tiết kiệm chi phí quảng cáo

Trải nghiệm mua sắm hài lòng là cách giúp khách hàng có thiện cảm với shop, tăng khả năng quay lại mua hàng và giới thiệu shop với người thân, bạn bè. Để khách hàng có trải nghiệm mua hàng tốt, shop nên chú ý đến tốc độ giao hàng, gói hàng cẩn thận, đẹp mắt hoặc có chính sách ưu đãi với khách đã từng mua hàng.

6.5 Quản lý kho hàng hiệu quả

Ứng dụng phần mềm quản lý kho giúp shop theo dõi sát sao lượng hàng tồn và tránh thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình lưu trữ. Khi kho hàng được sắp xếp khoa học, chi phí nhân công và thời gian xử lý đơn hàng cũng được giảm thiểu tối đa.

6.6 Cắt giảm chi phí nguyên vật liệu

Shop nên thường xuyên tìm kiếm các nguồn hàng thay thế có chất lượng tương đương nhưng giá thành thấp hơn để tối ưu chi phí. Đồng thời, việc tái sử dụng hoặc giảm bớt các phụ kiện đóng gói không cần thiết cũng là một cách tiết kiệm thông minh.

6.7 Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Tăng cường đào tạo tay nghề cho nhân viên và áp dụng máy móc hiện đại giúp nâng cao năng suất và giảm tỷ lệ hàng lỗi. Một quy trình sản xuất trơn tru sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí điện năng, thời gian và nhân công trực tiếp trên mỗi sản phẩm.

Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu được chi phí biến đổi là gì, cách tính và cách tối ưu. Nhìn chung, thị trường kinh doanh online ngày càng cạnh tranh và khó khăn, GHN thấu hiểu được điều này và không ngừng mang đến nhiều chính sách tối ưu hỗ trợ shop kinh doanh tốt hơn. Đăng ký sử dụng dịch vụ giao hàng của GHN ngay tại https://sso.ghn.vn/register/ để có chính sách vận chuyển phù hợp, an tâm kinh doanh lâu dài!

Bài viết liên quan:

• Giá vốn hàng bán là gì và cách tính giá vốn chuẩn
• Điểm hòa vốn là gì và cách tính điểm hòa vốn?
• Doanh số bán hàng khác gì với doanh thu không?

1. Thư viện Pháp luật. Chi phí biến đổi là gì? Ví dụ về chi phí biến đổi trong doanh nghiệp. https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/ho-tro-phap-luat/tai-chinh/57027/chi-phi-bien-doi-la-gi-vi-du-ve-chi-phi-bien-doi-trong-doanh-nghiep (đã truy cập 26 05 2026)