4 phương pháp tính giá hàng tồn kho chuẩn xác, dễ dùng

Bạn đang tìm cách tính giá hàng tồn kho để ước lượng tình hình kinh doanh đang lời hay lỗ, hoặc dự đoán mặt hàng nào bán chạy nhằm có kế hoạch nhập hàng hợp lý? Hãy theo dõi bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến, dễ hiểu và dễ áp dụng nhất.

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho hiểu đơn giản là toàn bộ các sản phẩm, nguyên vật liệu, hoặc hàng hóa mà shop đang lưu trữ để phục vụ việc bán hàng hoặc sản xuất trong thời gian tới. Hàng tồn kho được xem là phần tài sản ngắn hạn giúp shop duy trì hoạt động kinh doanh liên tục - có sẵn hàng để bán, hoặc đủ nguyên liệu để tạo ra sản phẩm và vận hành ổn định mỗi ngày.

2. Vì sao shop nên biết công thức tính hàng tồn kho?

Việc biết cách tính hàng tồn kho giúp chủ shop dễ dàng kiểm soát lượng hàng, giá vốn; cũng như tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng, tránh tình trạng thiếu - thừa. Từ đó hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và nâng cao lợi nhuận. Cụ thể là:

• Kiểm soát số lượng hàng hóa: Biết rõ mặt hàng đó còn số lượng bao nhiêu sẽ giúp shop tránh thiếu hụt khi bán chạy hoặc dư thừa gây tồn vốn. Nhờ vậy đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, giúp quá trình bán hàng và phục vụ khách hàng diễn ra suôn sẻ.
• Quản lý chi phí tốt hơn: Tính đúng tồn kho giúp shop kiểm soát giá vốn, biết sản phẩm đang mang lại bao nhiêu lợi nhuận. Việc này giúp cân đối giữa việc nhập đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hiệu quả nhất để tối đa hóa doanh thu.
• Tối ưu kế hoạch nhập hàng: Dựa vào số liệu tồn kho, bạn dễ dàng lên lịch nhập hàng hợp lý, hạn chế tồn đọng và không bị “cháy hàng” trong các dịp cao điểm.
• Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Số liệu rõ ràng giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn. Ví dụ như nhập thêm mặt hàng tiềm năng, thanh lý hàng cũ hoặc lên các chương trình kích cầu khi hàng tồn kho còn nhiều.

Shop nên biết công thức tính hàng tồn kho để tối ưu hóa dòng tiền, tránh lãng phí vốn vào hàng tồn kho quá nhiều hoặc bị mất doanh thu do thiếu hàng.

3. Các phương pháp tính giá hàng tồn kho nhanh chóng

Hiện nay có 4 phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phổ biến là giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước và nhập sau - xuất trước. Mỗi phương pháp có cách tính khác nhau, phù hợp với từng quy mô kinh doanh và đặc điểm của hàng hóa.

3.1. Tính giá hàng tồn kho theo giá nhập trước, xuất trước

Đây là phương pháp tính giá hàng tồn dựa trên nguyên tắc hàng hóa được nhập kho trước/ sản xuất trước sẽ được xuất bán trước. Theo đó, giá trị của hàng xuất kho được tính theo giá của những lô hàng nhập trước và thực hiện lần lượt đến khi chúng được xuất ra hết. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ bao gồm các lô hàng được nhập sau cùng, và tính theo giá nhập của những lô hàng đó.

Đối tượng áp dụng: Phương pháp phù hợp với các shop có hàng hóa dễ hỏng, có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm.

Ví dụ minh họa: Shop nhập 10 áo giá 100.000đ, sau đó nhập thêm 10 áo giá 120.000đ. Khi bán 10 chiếc đầu, shop sẽ tính giá vốn theo lô 100.000đ đầu tiên.

Ưu điểm:

• Có thể tính ngay giá vốn hàng xuất kho cho mỗi lần, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép và quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ thường gần sát với giá thị trường, giúp các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính có ý nghĩa thực tế hơn.

Nhược điểm:

• Không phản ánh chính xác chi phí hiện tại, do doanh thu hiện tính được tạo ra bởi giá bán của vật tư, hàng hóa có từ cách đó rất lâu.
• Nếu chủ shop kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa, sản phẩm cùng với lưu lượng nhập xuất liên tục, sẽ gặp khó khăn khi áp dụng công thức tính giá cũng như việc hạch toán sẽ tăng lên đáng kể.

3.2. Công thức tính giá hàng tồn kho theo giá đích danh

Phương pháp giá đích danh dựa trên giá thực tế của từng mặt hàng/ lô hàng; khi shop bán sản phẩm nào thì sẽ lấy đúng giá của sản phẩm/ lô hàng đó để tính.

Đối tượng áp dụng: Phù hợp nhất với các doanh nghiệp có ít mặt hàng, hàng giá trị lớn, hoặc hàng hóa dễ nhận diện có mã số riêng như đồng hồ, trang sức, laptop, xe máy. Shop theo mô hình bán hàng order cũng có thể áp dụng.

Ví dụ minh họa: Shop đồng hồ nhập 3 mẫu với 3 mức giá khác nhau và bán chiếc nào thì tính đúng giá chiếc đó.

Ưu điểm: 

• Độ chính xác cao nhất trong tất cả các phương pháp và tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Vì giá trị hàng tồn kho mang đi bán được tính đúng với giá doanh thu tương ứng.
• Dễ kiểm soát lợi nhuận thực tế của từng mặt hàng.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi quản lý hàng tồn kho chặt chẽ, theo dõi chi tiết từng lô hàng, không phù hợp với shop có lượng hàng lớn.
• Cần hệ thống quản lý chi tiết mới áp dụng hiệu quả, không phù hợp với shop có hàng tồn kho đa dạng về chủng loại, và biến động xuất nhập kho liên tục.

Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đích danh giúp phản ánh chính xác chi phí thực tế của từng mặt hàng.

3.3. Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền

Bình quân gia quyền là phương pháp tính dựa trên giá trị trung bình của của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính cho cả kỳ dự trữ hoặc sau mỗi lần nhập hàng, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi shop.

(1) Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Công thức tính bằng cách chia tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ cho tổng số lượng tồn kho đầu kỳ và số lượng hàng nhập trong kỳ.

• Ưu điểm: Dễ thực hiện, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ.
• Nhược điểm: Không phản ánh chính xác giá trị xuất kho tại thời điểm phát sinh, có thể không đáp ứng được nhu cầu của các báo cáo kế toán khác.

(2) Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập

Sau mỗi lần nhập hàng, tính lại đơn giá bình quân cho số lượng hàng tồn kho ngay trước lần xuất kho tiếp theo.

• Ưu điểm: Giá trị xuất kho được tính toán chính xác tại mỗi thời điểm phát sinh.
• Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian tính toán vì phải thực hiện sau mỗi lần nhập.
• Đối tượng áp dụng: Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền thường phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa, hàng hóa có giá ít biến động hoặc có thể luân chuyển thường xuyên.

Việc tính hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền giúp giảm thiểu biến động giá cả.

3.4. Cách tính hàng tồn kho nhập sau, xuất trước

Phương pháp tính giá hàng tồn kho này dựa trên giả định hàng hóa nhập kho sau/ sản xuất sau sẽ được xuất bán trước. Điều này có nghĩa, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng; giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.

Đối tượng áp dụng: Cách thức tính giá hàng tồn kho nhập sau - xuất trước mang tính minh họa, hầu như không phổ biến và không được áp dụng tại Việt Nam.

Ví dụ minh họa: Shop nhập 10 đôi giày giá 200.000đ, sau đó nhập thêm 10 đôi giá 250.000đ. Khi bán 10 đôi, shop sẽ tính giá theo lô 250.000đ nhập sau.

Ưu điểm:

• Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị mới nhất, có lợi trong thời kỳ giá tăng.
• Khi giá cả tăng, có thể làm tăng giá vốn, giảm lợi nhuận và cuối cùng là giảm thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Phương pháp này không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng.
• Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách có thể thấp hơn giá trị thực tế trên thị trường.

Nhìn chung, để chọn được cách tính giá hàng tồn kho phù hợp, chủ shop cần hiểu nguyên tắc hoạt động của từng phương pháp, trường hợp nào nên áp dụng và ưu - nhược điểm của chúng. Bảng dưới đây sẽ tóm lược nhanh 4 phương pháp phổ biến nhất hiện nay:

4. Một số lưu ý khác khi tính giá hàng tồn kho

Sau khi nắm rõ các phương pháp tính giá hàng tồn kho, chủ shop cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng để quản lý kho hiệu quả, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí:

• Kiểm kê hàng hóa định kỳ để đảm bảo số liệu tồn kho chính xác.
• Cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho giúp theo dõi nhập - xuất tự động.
• Phân loại hàng hóa theo nhóm, hạn sử dụng hoặc đặc tính sản phẩm.
• Ghi chép đầy đủ thông tin lô hàng, ngày nhập - xuất để dễ tính giá vốn.
• Lập báo cáo tồn kho định kỳ để theo dõi biến động hàng hóa.

Ngoài những lưu ý trên, quan trọng hơn hết chủ shop tập trung kinh doanh online nên cân nhắc liên kết với đơn vị vận chuyển hỗ trợ kiểm soát hàng hóa và đơn hàng trực tuyến. Qua đó giúp thống kê hàng tồn kho và tính giá chính xác, tránh nhầm lẫn hay thất thoát.

GHN Express - Giao siêu nhanh, giá siêu tốt, trải nghiệm mượt mà! Với hơn một thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, công ty Giao Hàng Nhanh (GHN) tự hào là đối tác đáng tin cậy của hàng nghìn shop online và doanh nghiệp cả nước. Khi chọn GHN làm đơn vị chuyển, shop hoàn toàn có thể yên tâm bởi: App/web quản lý đơn hiện đại: Hệ thống quản lý trên website/app GHN VN được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng nên shop dễ tạo đơn, theo dõi và tra cứu đơn GHN mọi lúc mọi nơi. Đi cùng chính sách đối soát COD linh hoạt tất cả các ngày trong tuần giúp shop xoay vòng vốn nhanh chóng. Dễ dàng liên kết với các phần mềm quản lý kinh doanh: Web/app GHN VN dễ dàng tích hợp với các nền tảng quản lý bán hàng phổ biến để đồng bộ và xử lý đơn hàng tự động. Điều này giúp shop theo dõi hoạt động kinh doanh đa kênh một cách liền mạch và tiết kiệm thời gian. Cước phí minh bạch, tiết kiệm: Công ty GHN cung cấp giá cước cạnh tranh, được thiết kế tối ưu cho shop online mà không lo phát sinh phụ phí ẩn. Trong đó, đơn thông thường đồng giá 15.5K/đơn, còn đơn nặng ký hoặc cồng kềnh chỉ 4.000 đồng/kg (20kg đầu tiên). Thời gian hoàn thành đơn nhanh chóng: GHN sở hữu hệ thống phân loại tự động 100% và mạng lưới hơn 2.000 bưu cục Giao Hàng Nhanh phủ sóng toàn quốc giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, hạn chế giao chậm tối đa. Nhờ đó, các đơn hàng nội thành giao xong chỉ trong 24 giờ, còn đơn liên tỉnh chỉ cần 1 - 2 ngày. Kết hợp hệ thống theo dõi vị trí đơn đúng thời gian thực, cho phép shop và khách hàng theo dõi hành trình đơn hàng GHN 24/7. Giao Hàng Nhanh đồng hành cùng shop giao mọi đơn với cước phí tốt trong thời gian sớm nhất. >> Còn chần chờ gì mà không đăng ký tài khoản GHN ngay hôm nay để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển siêu tốc và chuyên nghiệp!

Trên đây bài viết đã chia sẻ các phương pháp tính giá hàng tồn kho chuẩn xác, dễ áp dụng. Shop hãy lưu lại để thực hiện khi cần, giúp tính giá vốn chính xác và hỗ trợ quyết định nhập - xuất hàng hợp lý, giảm thất thoát và tối ưu lợi nhuận kinh doanh hiệu quả.