Đơn hàng bị thất lạc xử lý thế nào? 5 cách hạn chế mất hàng

Mất hàng khi vận chuyển là tình trạng không quá xa lạ trong kinh doanh online. Đặc biệt đối với các shop mới kinh doanh thì càng lúng túng, không biết nên xử lý thế nào khi gặp trường hợp này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn shop cách giải quyết khi có đơn hàng bị thất lạc, cùng tìm hiểu nhé!

1. Những rủi ro khi đơn hàng bị thất lạc đối với chủ shop

Việc đơn hàng không đến được tay người mua không chỉ gây gián đoạn vận hành mà còn kéo theo nhiều hệ lụy trực tiếp đến doanh thu và uy tín của cửa hàng. Dưới đây là những tác động tiêu cực mà shop phải đối mặt khi bưu kiện bị mất trong quá trình vận chuyển.

• Tổn thất về nguồn vốn: Khi kiện hàng thất lạc, shop không thể thu hồi vốn và lợi nhuận, đồng thời chịu mất trắng các chi phí đầu tư cho sản phẩm, vật tư đóng gói. Ngoài ra, việc thực hiện quy trình khiếu nại để nhận bồi hoàn từ phía vận chuyển thường mất nhiều thời gian, gây đọng vốn lưu động.
• Uy tín thương hiệu bị giảm sút: Trải nghiệm chờ đợi quá lâu mà không nhận được hàng khiến khách hàng thất vọng và dễ để lại những phản hồi tiêu cực trên trang bán hàng. Những đánh giá kém này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý mua sắm của các khách hàng tiềm năng và làm giảm tỷ lệ chốt đơn về lâu dài.
• Gánh chịu điểm phạt từ sàn thương mại điện tử: Tình trạng đơn hàng bị hủy do lỗi vận chuyển có thể khiến shop bị hệ thống ghi nhận điểm phạt hoặc tăng tỷ lệ đơn hàng không thành công. Nếu chỉ số này quá cao, gian hàng có nguy cơ bị giới hạn hiển thị hoặc mất đi các quyền lợi ưu tiên dành cho shop uy tín.

Xem thêm: Các rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa thường gặp

Hàng hóa thất lạc hay mất hàng có thể khiến shop bị ảnh hưởng đến uy tín, chi phí và thời gian. 

2. Shop nên làm gì khi đơn hàng bị thất lạc?

Khi phát hiện đơn hàng bị thất lạc, chủ shop cần lập tức kiểm tra lại mã vận đơn, đối chiếu các điều khoản bồi thường và liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để phối hợp tìm kiếm hoặc yêu cầu đền bù. Đồng thời, bạn cần chủ động liên lạc với khách hàng để thông báo tình hình, gửi lời xin lỗi chân thành và nhanh chóng hẹn ngày gửi lại sản phẩm mới nhằm bảo vệ uy tín cho shop.

Dưới đây là hướng dẫn các bước thực hiện khi đơn hàng bị thất lạc:

Bước 1: Kiểm tra vận đơn

Kiểm tra các vận đơn liên quan đến đơn hàng bị thất lạc. Nếu bị mất vận đơn có thể làm gián đoạn việc tra cứu, kéo dài thời gian giải quyết, đền bù hàng bị thất lạc. Ngoài ra, chủ shop cũng nên xem lại các điều khoản liên quan đến đền bù hàng bị thất lạc của bên vận chuyển để biết được sản phẩm của mình có nằm trong chính sách được bồi thường hay không.

Xem thêm: Cách tra mã vận đơn bưu điện bằng số điện thoại nhanh gọn

Bước 2: Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Chủ shop liên hệ với phía đơn vị vận chuyển để kiểm tra xem hàng hóa bị thất lạc như thế nào, có vận chuyển nhầm đến bưu cục nào không. Trường hợp không thể tìm thấy hàng thất lạc thì tùy theo chính sách của từng đơn vị vận chuyển mà chủ shop sẽ được bồi thường.

Đối với Giao Hàng Nhanh (GHN), trường hợp thất lạc hàng hóa xuất phát do lỗi của nhân viên GHN hoặc shipper làm mất hàng, GHN sẽ bồi thường đầy đủ theo đúng chính sách cho shop. (Xem chi tiết)

Bước 3: Liên hệ với khách hàng

Vì đơn hàng bị thất lạc, mất hàng nên hàng hóa sẽ không thể đến tay người nhận đúng thời gian dự kiến. Do đó, chủ shop cần chủ động liên lạc với khách hàng để giải thích tình hình, gửi lời xin lỗi và hẹn ngày gửi lại sản phẩm mới cho khách.

Shipper làm mất hàng thì phải làm sao? Chủ shop cần liên hệ khách hàng để gửi lời xin lỗi và đề xuất cách giải quyết hợp lý.

3. Để tránh tình trạng thất lạc đơn hàng, chủ shop cần làm gì?

Nhằm hạn chế tình trạng mất hàng, trước khi gửi hàng chủ shop cần chú ý điền đầy đủ thông tin  người nhận/người gửi, chọn giấy in chống nước, lưu thông tin vận đơn,... Cụ thể

• Điền đầy đủ thông tin trên đơn hàng: Bạn hãy điền chính xác mã vận đơn, địa chỉ người nhận và số điện thoại liên hệ. Việc thông tin rõ ràng giúp đơn vị vận chuyển giao hàng đúng địa chỉ, tránh thất lạc đáng tiếc.
• Chọn giấy in chống nước, khó phai: Nên sử dụng giấy in tem nhãn chất lượng cao, có khả năng chống nước và chống bong tróc. Điều này đảm bảo thông tin trên vận đơn luôn rõ nét trong suốt quá trình vận chuyển dài ngày.
• Lưu giữ thông tin vận đơn: Hãy chụp ảnh hoặc lưu lại mã vận đơn và thông tin gửi hàng kỹ càng. Đây là cơ sở quan trọng để bạn tra cứu hành trình và đối soát dễ dàng khi đơn hàng gặp sự cố.
• Kê khai giá trị hàng hóa trước khi gửi: Chủ shop nên kê khai giá trị hàng hóa chính xác, đặc biệt với các mặt hàng có giá trị cao. Thao tác này giúp bạn được hưởng chính sách đền bù thỏa đáng từ đơn vị vận chuyển nếu không may xảy ra mất mát.
• Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín: Hãy ưu tiên chọn đối tác vận chuyển chuyên nghiệp, cam kết thời gian giao hàng và có chính sách bồi thường minh bạch. Một đơn vị uy tín sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự an tâm cho shop.

Có thể thấy rằng, đơn hàng bị thất lạc ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh online của các shop. Hy vọng qua bài viết này, shop mới đã biết cách xử lý hàng hóa bị thất lạc và không còn bị lúng túng khi gặp phải tình trạng này nữa. Đồng thời, để hạn chế rủi ro mất hàng, shop cũng đừng quên áp dụng các mẹo được chia sẻ ở trên nhé.

Bài viết liên quan:

• Các vấn đề giao hàng thường gặp
• Bưu điện làm mất hàng phải làm sao?
• Cách hạn chế mất hàng khi bán hàng online