Quản lý đơn hàng là gì? Những cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng, đồng thời tác động trực tiếp đến chi phí và doanh thu của cửa hàng. Việc shop quản lý và xử lý đơn hàng kém hiệu quả sẽ phát sinh nhiều rủi ro, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Làm cách nào để shop biết cách quản lý đơn đặt hàng hiệu quả? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Quản lý đơn hàng là gì? 

Quản lý đơn hàng là một quy trình bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin đặt hàng, xử lý đơn hàng đến khi khách hàng nhận được sản phẩm và bao gồm cả dịch vụ hậu mãi. Quy trình này được shop xây dựng nhằm đảm bảo hàng hóa được xuất đi đúng theo yêu cầu đã thỏa thuận trước đó về các yếu tố bao gồm giá cả, số lượng, mẫu mã, chất lượng, thời gian giao hàng,… Điều này giúp người mua cảm thấy hài lòng về sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đảm bảo uy tín cho shop.

Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp hạn chế rủi ro để gia tăng lợi nhuận kinh doanh cho cửa hàng.

2. Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu

Quy trình quản lý và xử lý đơn hàng khác nhau tùy vào đặc thù kinh doanh của từng shop. Tuy nhiên, một quy trình quản lý vận đơn thông thường sẽ bao gồm 4 bước sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Giai đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng chính là khi người mua đặt hàng và lựa chọn thành công hình thức thanh toán trên các website, sàn thương mại điện tử, điện thoại,...

Bước 2: Xác nhận đơn hàng

Khi nhận được thông tin đặt hàng từ người mua, shop sẽ xác nhận đơn hàng và thông báo cho khách hàng qua email, website, điện thoại,... Ví dụ, khi đặt hàng trên website, người mua sẽ nhận được thông báo xác nhận đặt hàng thành công qua trang web và địa chỉ gmail đã đăng ký trước đó. Lúc này, hệ thống sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng.

Bước 3: Xử lý rồi hoàn tất đơn hàng

Tiếp theo, nhân viên sẽ tiến hành xử lý và hoàn tất đơn hàng theo 2 giai đoạn chính, bao gồm:

- Chuẩn bị hàng và đóng gói

Khi nhận được thông tin đơn hàng, nhân viên sẽ lấy hàng từ kho để tiến hành đóng gói, lập phiếu xuất kho để giao cho bộ phận vận chuyển. Lưu ý, shop nên phân loại hàng hóa trong kho theo màu sắc, chủng loại và kích thước để tiết kiệm thời gian trong khâu chuẩn bị và lấy hàng.

Xem thêm:

Quy chuẩn đóng gói sản phẩm, hàng hóa khi vận chuyển

Hướng dẫn đóng gói hàng hóa an toàn và hiệu quả

- Vận chuyển hàng

Sau khi đóng gói xong, nhân viên sẽ giao hàng cho bộ phận shipper của shop hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển. Lúc này, shop cần xuất hóa đơn và dán nhãn vận chuyển, đồng thời thông tin tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật thường xuyên trên website, gmail, trang thương mại điện tử,... tùy vào phương thức đặt hàng của khách hàng.

Bước 4: Xử lý các hoạt động sau khi bán hàng

Dịch vụ hậu mãi là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng mà shop không thể bỏ qua. Cụ thể, shop sẽ liên hệ với khách hàng để đảm bảo họ hài lòng với sản phẩm và dịch vụ bên mình. Trong trường hợp người mua muốn đổi trả, shop sẽ tiến hành cập nhật lại thông tin trong khâu nhập - xuất kho rồi gửi lại hàng hóa theo mong muốn của khách hàng.

Người bán nên liên hệ với khách hàng để đảm bảo họ không gặp vấn đề gì về sản phẩm bên mình.

3. Các yếu tố cần lưu ý để quản lý đơn hàng hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả cho quy trình quản lý hàng hóa, shop cần lưu ý một số yếu tố sau:

3.1. Quản lý tồn kho

Tồn kho là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý vận đơn nhằm đánh giá tình trạng kinh doanh của shop. Chính vì vậy, shop cần kiểm kho thường xuyên và cập nhật chính xác lên hệ thống quản lý để hạn chế tối đa sai lệch về tồn kho. Đồng thời, shop nên đồng bộ các thông tin liên quan đến tồn kho trên các nền tảng bán hàng khác nhau để hạn chế tình trạng không đủ hàng hóa để cung ứng cho khách hàng.

3.2. Phân loại đơn hàng

Việc phân loại đơn hàng hiệu quả sẽ giúp đảm bảo tiến độ xử lý và giao hàng đến tay người mua. Tình trạng giao hàng chậm hơn dự kiến sẽ ảnh hưởng đến uy tín của shop trong mắt khách hàng. Chính vì vậy, shop cần phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình xử lý và vận chuyển đến khách hàng diễn ra nhanh nhất có thể.

Tham khảo: Delay giao hàng là gì? Cách xử trí khi báo delay giao hàng

3.3. Quản lý vận chuyển

Khi xác nhận thông tin đơn hàng, shop sẽ tiến hành đóng gói và giao cho bên vận chuyển. Lúc này, người bán cần kiểm tra chính xác các thông tin liên quan như thời gian giao hàng mà khách có thể nhận. Sau đó, shop cần theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên để tránh bị lạc đơn hay quá thời gian giao hàng cho khách. Để đảm bảo hàng hóa được giao đến người mua đúng thời điểm và hạn chế tối đa tình trạng hư hại, các chủ shop nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp.

Chủ shop nên lựa chọn hợp tác với đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để đảm bảo tình trạng hàng hóa khi đến tay khách hàng.

Dành cho bạn: Thời gian chuyển phát nhanh bao lâu đến tay người nhận?

4. Điểm danh những cách giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Nhờ vào sự phát triển của công nghệ 4.0, các shop hiện nay thường ưu tiên quản lý đơn hàng thông qua công cụ Excel hoặc các ứng dụng thông minh. Mỗi phương thức quản lý sẽ có những ưu điểm và nhược điểm phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng shop, cụ thể:

Chủ shop có thể quản lý vận đơn thông qua Excel hoặc App tùy vào từng quy mô kinh doanh.

Đặc biệt, Giao Hàng Nhanh hiện nay đã tích hợp trên nhiều app quản lý đơn hàng. Nhờ đó mà chủ shop thao tác thuận tiện, chủ động quản lý nhiều đơn hàng trên cùng nền tảng.

Sau đây là gợi ý một số app đang là đối tác của Giao Hàng Nhanh mà chủ shop có thể tham khảo:

Pancake: Pancake là phần mềm hỗ trợ quản lý trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ do doanh nghiệp Việt Nam phát triển. Bên cạnh quản lý tin nhắn và bình luận, hỗ trợ toàn bộ quy trình bán hàng (chốt đơn, tra cước phí), thống kê thông số toàn diện, phần mềm này còn giúp chủ shop quản lý số lượng sản phẩm, hàng tồn kho, tạo website bán hàng chuyên nghiệp,...

TPOS: Với những shop kết hợp bán hàng livestream và bán hàng tại cửa hàng thì TPOS là phần mềm không nên bỏ qua. Với bán hàng livestream, TPOS hỗ trợ in hóa đơn có đầy đủ thông tin của khách hàng, cảnh báo bom hàng, quản lý số lượng hàng hóa ngay lúc livestream,... Với hình thức bán tại cửa hàng, phần mềm này hỗ trợ quản lý kho, thu chi, ca bán hàng,...

HARAVAN: Haravan là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp Omnichannel (bán hàng đa kênh). Khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của HARAVAN, chủ shop sẽ được hỗ trợ đa dạng tính năng như: quản lý tồn kho đa kênh, Messenger Chatbot Marketing, kết nối đồng bộ với các sàn thương mại điện tử,...

Nhanh.vn: Nhanh.vn hỗ trợ shop thanh toán, in hóa đơn nhanh và chính xác. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn cung cấp đến shop đa dạng hình thức thanh toán (chuyển khoản, quét mã QR, MoMo,...), đồng bộ và kết nối các kênh bán hàng, quản lý kho hàng và nguồn nhân lực.

Sapo Express: Sapo Express giúp mọi trạng thái đơn hàng được tự động cập nhật và quản lý tập trung ngay trên phần mềm này. Hơn thế nữa, Sapo Express còn giúp chủ shop tự động tính và hiển thị phí giao hàng, đối soát tiền COD nhanh chóng và xử lý nhanh các yêu cầu phát sinh. 

KiotViet: KiotViet là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ AVR Việt Nam. Với phần mềm quản lý bán hàng, KiotViet giúp chủ shop quản lý hàng hoá không giới hạn số lượng, giám sát hàng tồn kho, tích hợp nhiều thiết bị,...

Trustsales: Đây là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí, có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với tất cả các thiết bị. Vì thế, Trustsales rất phù hợp với những shop nhỏ với mức tài chính khiêm tốn. 

Có thể thấy, quản lý đơn hàng là quy trình vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của từng shop. Quy trình này nếu thực hiện hiệu quả sẽ giúp chủ shop dễ dàng quản lý mọi hoạt động kinh doanh, đồng thời tiết kiệm chi phí để gia tăng lợi nhuận khi bán hàng. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp chủ shop nắm rõ được tầm quan trọng của khâu quản lý đơn đặt hàng để lựa chọn được cách thực hiện phù hợp và hiệu quả nhất!