Phí lưu kho là gì? Cách tính và tối ưu cho shop online

Đối với shop bán hàng online, chi phí lưu kho là một trong những khoản chi ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, nhưng thường bị “ngó lơ”. Nếu chủ shop chưa biết cách kiểm soát và tối ưu chi phí này thì rất khó xoay vòng vốn kịp thời, dẫn tới hoạt động kinh doanh gián đoạn. Bài viết này giúp shop hiểu rõ chi phí lưu kho là gì, cách tính chuẩn xác và tiết kiệm tối đa. Xem ngay!

1. Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho là khoản chi phát sinh khi shop lưu trữ hàng hóa tại một địa điểm trước lúc bán cho người mua. Nếu không được quản lý tốt, khoản tiền này có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí hoạt động, trở thành gánh nặng tài chính cho shop online.

Chi phí lưu kho là khoản tiền sử dụng cho mục đích bảo quản hàng hóa trước khi bán cho người mua.

2. Phí lưu kho gồm những khoản nào?

Chi phí lưu kho thường gồm nhiều khoản nhỏ như: vốn nhập hàng, phí vận chuyển, phí vận hành, thuê nhân sự,... Cụ thể:

• Chi phí vốn: Đây là khoản chi lớn nhất trong tổng chi phí lưu kho, bao gồm chi phí cơ hội khi nhập hàng thay vì đầu tư vào các hoạt động có thể sinh lời khác (ví dụ: quảng cáo). Ngoài ra, chi phí vốn cũng gồm lãi hàng tháng nếu shop sử dụng vốn vay ngân hàng để mua hàng tồn kho.
• Chi phí dịch vụ hàng tồn kho: Đây là chi phí duy trì và bảo vệ hàng hóa. Chẳng hạn như: chi phí bảo hiểm, thuế tài sản và chi phí đầu tư hệ thống quản lý kho bãi. 
• Chi phí vận chuyển: Tất cả các chi phí liên quan đến việc di chuyển, sắp xếp hàng hóa trong kho đều được tính vào phí lưu kho bãi. Ví dụ: chi phí thuê nhân công bốc xếp, chi phí sử dụng các thiết bị nâng hạ chuyên dụng, chi phí quản lý quá trình nhập/xuất kho,...
• Chi phí vận hành: Đây là khoản chi trực tiếp để duy trì hoạt động kho bãi. Bao gồm tiền thuê kho bãi, phí điện nước, phí bảo trì thiết bị và tiền lương cho nhân viên giữ kho.

Xem thêm: Quy trình hoạt động và các loại chi phí CFS

3. Hướng dẫn ước tính chi phí lưu kho hàng hóa chuẩn xác

Có nhiều phương pháp để ước tính chi phí lưu kho như: dựa trên số lượng hàng, kích thước hoặc thể tích kiện, số lượng pallet,...

3.1 Dựa trên số lượng pallet

Công thức này được áp dụng khi shop sử dụng hệ thống kệ chứa hàng hoặc thuê kho bãi tính phí theo đơn vị pallet để bảo quản tốt các mặt hàng kích thước và khối lượng lớn, đồng nhất.

Chi phí lưu kho = Số lượng pallet x Chi phí lưu trữ 1 pallet / đơn vị thời gian x Thời gian

Ví dụ: Shop A thuê kho lưu trữ 50 pallet hàng hóa khoảng 3 ngày. Chi phí lưu trữ 1 pallet trong 1 ngày là 50.000 VNĐ/ngày. Chi phí lưu kho là 50 x 50.000 x 3 = 7.500.000 VNĐ.

Chi phí lưu kho các mặt hàng kích thước lớn thường được tính theo số lượng pallet.

3.2 Dựa trên thể tích kiện hàng

Nếu shop kinh doanh hàng hóa cồng kềnh hoặc đa dạng kích thước, cần tối ưu không gian 3 chiều thì nên cân nhắc thuê dịch vụ kho bãi tính phí theo mét khối.

Chi phí lưu kho = Thể tích kiện hàng x Đơn giá lưu trữ / m3 / đơn vị thời gian x Thời gian

Ví dụ: Shop B thuê kho lưu trữ 1 tuần cho 20 kiện hàng với mỗi kiện kích thước 1m x 1m x 1m. Đơn giá lưu trữ là 100.000/m3/tuần. Chi phí lưu kho là 20 x 100.000 = 2.000.000 VNĐ.

3.3 Dựa trên diện tích hàng hóa

Trường hợp người bán có các mặt hàng sở hữu diện tích sàn lớn nhưng chiều cao lại thấp, hãy cân nhắc thuê kho tính theo mét vuông (m2) để tiết kiệm chi phí.

Chi phí lưu kho = Tổng diện tích chiếm dụng x Đơn giá lưu trữ / m2 / đơn vị thời gian x Thời gian

Ví dụ: Shop C có 10 kiện hàng với tổng diện tích chiếm dụng là 20m2. Đơn giá thuê kho là 30.000 VNĐ/m2/tháng. Chi phí lưu kho là 20 x 30.000 = 600.000 VNĐ.

3.4 Dựa trên số lượng hàng hóa

Nếu tất cả kiện hàng đều đồng nhất về kích thước và khối lượng, chủ shop có thể sử dụng dịch vụ thuê kho tính theo số lượng hàng hóa.

Chi phí lưu kho = Tổng số lượng sản phẩm x Đơn giá lưu trữ / sản phẩm / đơn vị thời gian x Thời gian

Ví dụ: Shop D muốn lưu kho 500 kiện hàng có kích thước, khối lượng như nhau trong 2 ngày. Đơn giá lưu trữ 1 kiện trong 1 ngày là 50.000 VNĐ. Chi phí lưu kho là 500 x 50.000 x 2 = 50.000.000 VNĐ.

Nếu các kiện hàng đều có cùng kích thước và khối lượng thì chi phí lưu kho được tính theo tổng số lượng hàng hóa.

3.5 Dựa trên số lượng thùng đựng hàng

Cách tính chi phí lưu kho bãi này phù hợp với loại hàng hóa được đóng gói tiêu chuẩn theo từng thùng, carton và dễ dàng xếp chồng lên nhau.

Chi phí lưu kho = Số lượng thùng x Đơn giá lưu trữ / thùng / đơn vị thời gian x Thời gian

Ví dụ: Shop E muốn lưu trữ tạm 150 thùng hàng trong 1 tuần. Đơn giá lưu kho được áp dụng là 5.000 VNĐ/thùng/ngày. Chi phí lưu kho là 150 x 5.000 x 7 = 5.250.000 VNĐ.

4. Làm thế nào tiết kiệm chi phí lưu kho bãi tối đa?

Để tối ưu chi phí lưu kho, chủ shop nên liên kết với đơn vị vận chuyển hỗ trợ bảo quản hàng hóa trong lúc đợi giao, sắp xếp hàng hóa thông minh, đóng gói cẩn thận cũng như luân chuyển hàng hóa linh động.

4.1 Liên kết với đơn vị vận chuyển hỗ trợ lưu kho hàng hóa

Hợp tác với đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, có cung cấp dịch vụ lưu kho (Fulfillment) là giải pháp hiệu quả giúp shop giảm gánh nặng kinh tế như khi tự lý quản lý kho bãi. Khi ấy, shop chỉ cần tập trung vào bán hàng; còn việc lưu trữ, đóng gói và giao hàng sẽ được bên thứ ba đảm nhận, tối ưu đáng kể chi phí cố định hàng ngày.

Giao Hàng Nhanh cung cấp dịch vụ Fulfillment uy tín cùng nhiều ưu đãi cho shop online Giao Hàng Nhanh (GHN) sở hữu hệ thống kho bãi rộng rãi, thoáng mát và được trang bị nhiều công nghệ hiện đại - điển hình như hệ thống phân loại tự động 100%. Điều này đảm bảo quá trình xử lý hàng hóa nhanh chóng, chính xác cũng như lưu kho an toàn, nguyên vẹn. Hơn nữa, công ty GHN nỗ lực giảm thiểu sai sót tối đa và tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự cho shop để hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất với cước phí hợp lý. >> Mời shop tìm hiểu thêm về dịch vụ Fulfillment của GHN tại đây! Không chỉ vậy, công ty Giao Hàng Nhanh còn chinh phục lòng tin của hơn 400.000 khách hàng trong nhiều năm qua bằng những quyền lợi siêu tốt như sau: Cước phí minh bạch, không phát sinh phụ phí: Phí vận chuyển và phụ phí khác được niêm yết rõ ràng trên website. Trong đó, đơn hàng GHN thông thường chỉ từ 15.5K/đơn, còn đơn nặng ký/cồng kềnh áp dụng 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên.  Miễn phí nhiều quyền lợi hấp dẫn: Chọn giao hàng qua GHN, chủ shop được miễn phí lấy đơn tận nhà, giao lại 2 lần, sử dụng tính năng Cảnh báo bom hàng,... Điều này giúp tiết kiệm phí vận hành hàng tháng tối đa. Đối soát COD linh hoạt: Người bán thuận lợi đối soát COD tất cả các ngày trong tuần để kịp thời xoay vòng vốn hiệu quả. Bồi thường hợp lý khi xảy ra hư hỏng hoặc thất thoát: Nếu đơn hàng bị hư hỏng hoặc thất thoát đến từ lỗi GHN, đơn vị sẵn sàng bồi thường đến 5 triệu đồng với quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch. Đội ngũ shipper tận tâm: Tất cả nhân viên Giao Hàng Nhanh đều được đào tạo chuyên môn bài bản, kinh nghiệm thực chiến dày dặn giúp shop tạo thiện cảm với khách hàng dễ dàng. Giao Hàng Nhanh nỗ lực hoàn thành đơn siêu tốc với cước phí hợp lý để shop thu về lợi nhuận cao nhất. >> Ngay hôm nay, shop hãy đăng ký dịch vụ GHN để tối ưu chi phí vận hành và lưu kho nhé!

4.2 Sắp xếp hàng hóa thông minh để tận dụng mọi khoảng trống trong kho

Người bán cân nhắc áp dụng một số nguyên tắc sắp xếp kho khoa học như FIFO (First-In, First-Out) hoặc FEFO (First-Expired, First-Out). Qua đó không chỉ giúp quản lý hạn sử dụng sản phẩm chuẩn xác, mà còn tối ưu không gian lưu trữ để giảm chi phí vận hành kho bãi.

4.3 Đóng gói hàng hóa phù hợp

Đóng gói hàng hóa thông minh có thể giúp người bán giảm diện tích/thể tích thực của hàng hóa. Từ đó, shop tối ưu chi phí thuê kho bãi tối đa, tránh thâm hụt vốn. Ví dụ: sử dụng bao bì mềm hoặc đóng gói chân không cho các sản phẩm may mặc.

4.4 Luân chuyển hàng hóa trong kho hợp lý

Thường xuyên kiểm kê số lượng, tình trạng và có kế hoạch luân chuyển hàng hóa phù hợp hỗ trợ người bán giảm thời gian xử lý đơn, đồng thời đẩy nhanh việc bán các mặt hàng cũ để tránh lỗi thời hoặc hết hạn. Nhờ vậy, chủ shop giảm thiểu chi phí rủi ro phát sinh từ hàng tồn kho đáng kể.

Người bán lên kế hoạch sắp xếp, bố trí và luân chuyển vị trí hàng hóa trong kho thông minh để hạn chế tồn kho lâu ngày.

4.5 Tối ưu quy trình đặt và xử lý đơn

Tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ lúc tư vấn để khách hàng đặt đơn đến khi hàng được đóng gói và giao đi góp phần rút ngắn thời gian sản phẩm trong kho và giảm lượng hàng tồn kho dự trữ. Khi ấy, chủ shop cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho và bán hàng thông minh để dự báo nhu cầu mua hàng của người dùng chính xác, từ đó chỉ nhập lượng hàng vừa đủ, giảm chi phí vốn bị chôn trong hàng tồn kho.

5. Một số lưu ý quan trọng khi tính toán phí lưu kho bãi

Khi tính toán chi phí lưu kho, chủ shop lưu ý phải phân loại tất cả khoản chi rõ ràng, xác định chính xác công thức phù hợp với đặc điểm hàng hóa, cập nhật số lượng sản phẩm liên tục,...

• Luôn phân loại chi phí để không bỏ sót bất kỳ khoản chi nào cho việc lưu kho hàng hóa.
• Xác định rõ đơn vị tính để so sánh ưu điểm và hạn chế của từng phương pháp, từ đó chọn phương án kho phù hợp.
• Thường xuyên kiểm tra và cập nhật đơn giá lưu kho để luôn phản ánh chính xác chi phí thực tế.
• Tính toán thời gian lưu kho cẩn thận nhằm hạn chế phát sinh quá nhiều phụ phí ẩn.
• Đọc kỹ thông tin trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của shop khi sử dụng dịch vụ thuê kho.

Nhìn chung, hiểu rõ chi phí lưu kho và biết cách tính toán chuẩn xác vô cùng quan trọng, có thể giảm gánh nặng tài chính hàng tháng hiệu quả cho shop. Vì thế, người bán hãy kiểm soát chặt chẽ các khoản chi này giúp  tối đa hóa lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Bài viết liên quan:

• Kho vận là gì? Lợi  ích khi sử dụng dịch vụ kho vận
• Quy trình xuất kho hàng hạn chế thất lạc
• Cách tìm hàng trong kho dễ dàng, nhanh chóng