Chi phí bán hàng là gì? 5 điều cần nắm rõ để tối ưu chi phí

Chi phí bán hàng là khái niệm cơ bản mà mọi chủ shop mới nên nắm rõ, nhằm có giải pháp thu hồi vốn nhanh nhưng vẫn đảm bảo phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Vậy chính xác chi phí bán hàng là gì? Hãy để bài viết sau giải đáp chi tiết cho bạn nhé!

1. Tìm hiểu chi phí bán hàng là gì?

Hiểu đơn giản, chi phí bán hàng là khái niệm sử dụng để chỉ tất cả khoản phí phát sinh trong toàn bộ quá trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ, chi phí thuê nhân công, chi phí mua phần mềm quản lý bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo dưỡng (với các mặt hàng công nghệ, gia dụng…), chi phí quảng cáo…

Nắm rõ những khoản phí bán hàng kể trên giúp chủ shop xác định vốn ban đầu thuận lợi và tính toán doanh thu trong tương lai hiệu quả. Qua đó, người bán có thể điều chỉnh phương pháp kinh doanh linh hoạt để đạt doanh số cao nhất.

2. Chi phí bán hàng bao gồm những khoản nào?

Sau đây là tất cả chi phí cơ bản nhất trong hoạt động bán hàng, dù là hình thức online hay offline:

2.1 Chi phí nhân công

Chi phí nhân công (hay chi phí lao động) là khoản tiền người bán phải chuẩn bị hàng tháng, dành cho việc chi trả tiền lương, tiền phúc lợi và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.

2.2 Chi phí dụng cụ bán hàng

Chi phí dụng cụ bán hàng phản ánh tất cả chi phí về công cụ, máy móc, trang thiết bị cần thiết, để phục vụ cho việc mua bán sản phẩm thuận lợi.

2.3 Chi phí bao bì, nguyên vật liệu

Chi phí bao bì, nguyên vật liệu là khoản chi cho vật liệu, bao bì với mục đích sản xuất ra thành phẩm được đóng gói chỉn chu. Ngoài ra, loại phí này còn bao gồm cả chi phí đầu tư các thiết bị an ninh để bảo quản tài sản hiện có tại shop.

2.4 Chi phí khấu hao

Chi phí khấu hao là khoản tiền ước lượng cho sự sụt giảm giá trị của vật tư, trang thiết bị ở cửa hàng sau một thời gian sử dụng.

2.5 Chi phí bảo hành

Chi phí bảo hành là khoản phí sử dụng cho mục đích bảo hành sản phẩm/dịch vụ khi phát sinh lỗi (có thể là phí gửi đến hàng sửa chữa, phí hoàn tiền, phí đổi sản phẩm mới…).

2.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dịch vụ mua ngoài là tổng hợp tất cả khoản phí phục vụ cho hoạt động bán hàng như thuê kho, thuê nhân công bốc vác hàng hóa, hoa hồng cho đại lý phân phối, thuê đơn vị vận chuyển…

2.7 Chi phí phát sinh khác

Ngoài các khoản như trên, chủ shop nhất định phải có thêm một khoản dự trù khác. Bao gồm chi phí tiếp khách, chi phí quảng bá sản phẩm, chi phí thiết kế hình ảnh…

Cân đối các khoản trong chi phí bán hàng giúp shop kinh doanh online thành công.

3. Công thức tính chi phí bán hàng

Vậy làm thế nào tính toán chính xác khoản tiền cần chuẩn bị? Chủ shop có thể tham khảo công thức bên dưới:

Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí dụng cụ + Chi phí bao bì + Chi phí khấu hao + Chi phí bảo hành + Chi phí phát sinh.

4. Cách phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp dễ bị nhầm lẫn với nhau, vì cả hai đều là yếu tố có tác động đến khả năng vận hành ở thời điểm mới bắt đầu.

Do đó, chủ shop phải phân biệt rạch ròi hai khái niệm để có thể phân bổ nguồn vốn chuẩn xác nhất:

• Chi phí bán hàng: Đây là khoản phí liên quan trực tiếp và gián tiếp đến việc tạo ra doanh thu (từ bán sản phẩm hoặc dịch vụ). Cụ thể, chi phí bán hàng trực tiếp là những chi phí phát sinh tại thời điểm bán sản phẩm và dịch vụ (chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển…). Còn chi phí bán hàng gián tiếp là những chi phí phát sinh trước hoặc sau khi bán hàng được thực hiện (tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí tiếp khách…).
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là khoản phí cố định, không liên quan đến việc sản xuất hay bán sản phẩm, dịch vụ mà phát sinh trong quá trình vận hành cửa hàng/doanh nghiệp. Ví dụ như tiền thuê nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền mua bảo hiểm và đóng thuế cho nhân viên…

5. Các thắc mắc liên quan về chi phí bán hàng

Xoay quanh chi phí bán hàng, các shop mới còn rất nhiều câu hỏi cần giải đáp như:

5.1 Làm sao để tiết kiệm chi phí bán hàng online?

Với những ai vốn ít, kinh doanh trực tuyến trên sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội là một lựa chọn đầy tiềm năng. Theo đó, ngoài tiết kiệm tiền thuê mặt bằng, tiền trang trí nội thất…, người bán còn có thể:

- Tiết kiệm chi phí vận chuyển:

Shop ưu tiên lựa chọn đơn vị vận chuyển có bảng giá phải chăng, thiết kế theo đặc điểm từng shop. Đồng thời, đơn vị đó nên tạo các chương trình ưu đãi hơn cho shop duy trì lượng đơn lớn, ổn định.

- Tối ưu chi phí quản lý, vận hành: 

Một số phương pháp tối ưu hóa chi phí hoạt động của cửa hàng là quản lý chi tiêu sát sao với thời gian thực, cân chỉnh các chi phí bán hàng linh hoạt theo mỗi tháng, lựa chọn giá thuê mặt bằng/kho phù hợp với tình hình tài chính…

Lúc này, người bán hãy cân nhắc sử dụng các biện pháp về công nghệ, chẳng hạn như sử dụng phần mềm quản lý hiện đại để tối ưu quy trình bán hàng, dễ dàng kiểm soát chi phí, lên kế hoạch tài chính và thu hồi công nợ rõ ràng. Không chỉ vậy, sử dụng phần mềm còn giúp shop dễ dàng xem tình trạng đơn hàng đã thanh toán hay chưa và tìm kiếm thông tin đơn hàng (như ngày tạo đơn, công ty giao nhận, mã đơn hàng…) thuận tiện, từ đó hạn chế tối đa tình trạng sai sót.

5.2 Có những quy định nào về chi phí bán hàng cần nắm?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về phân loại chi phí bán hàng vào tài khoản 911 (các tài khoản cấp 2) giúp kiểm soát thuận tiện như sau:

• Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên.
• Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì.
• Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
• Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ.
• Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành.
• Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác.

5.3 Chi phí về BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên có phải là chi phí bán hàng không?

Khoản phí mua BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên không nằm trong chi phí bán hàng, mà thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp.

5.4 Lệ phí môn bài có phải là chi phí bán hàng không?

Lệ phí môn bài (hay thuế môn bài) là loại thuế kinh doanh mà chủ shop phải nộp cho cơ quan thẩm quyền mỗi năm, dựa trên vốn điều lệ/vốn đầu tư. Vì thế, khoản lệ phí này không thuộc nhóm chi phí bán hàng, mà nằm ở khoản phí quản lý doanh nghiệp.

Hy vọng qua chia sẻ kể trên, người bán có góc nhìn tổng quan nhất về khái niệm chi phí bán hàng. Qua đó tối ưu hóa khoản chi hiệu quả nhất để thu hồi vốn nhanh hơn.

Xem thêm:

• Chi phí kinh doanh là gì và cách tối ưu cho chủ shop?
• Chi phí ẩn là gì? Các loại chi phí ẩn trong kinh doanh online
• Chi phí biến đổi là gì? Tại sao shop cần lưu ý khi kinh doanh?
• Chi phí sản xuất là gì? Làm sao để tối ưu chi phí sản xuất?