Chi phí bán hàng là gì, gồm những gì? Cách hạch toán chi tiết

Chi phí bán hàng là khái niệm cơ bản mà mọi chủ shop mới nên nắm rõ, nhằm có giải pháp thu hồi vốn nhanh nhưng vẫn đảm bảo phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Vậy chính xác chi phí bán hàng là gì? Hãy để bài viết sau giải đáp chi tiết cho bạn nhé!

1. Tìm hiểu chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng (Selling Expenses) là toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến người tiêu dùng. Khoản chi phí này bao gồm các chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến khâu tiếp thị, chào hàng, đóng gói, bảo quản, vận chuyển và bảo hành sản phẩm. Quản lý và tối ưu hóa chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng giúp shop vừa gia tăng doanh số, vừa bảo vệ được biên lợi nhuận thuần trong kinh doanh.

Xem thêm: Chi phí ẩn là gì? Các loại chi phí ẩn trong kinh doanh online

Chi phí bán hàng là tất cả khoản phí phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng.

Ví dụ về chi phí bán hàng:

Dưới đây là các khoản được tính vào khoản phí bán hàng của một cửa hàng kinh doanh điện thoại di động:

• Chi phí nhân viên: Tiền lương cứng, tiền thưởng doanh số (hoa hồng) chi trả cho đội ngũ nhân viên tư vấn tại cửa hàng và các nhân viên thuộc phòng kinh doanh.
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị: Ngân sách chi ra để chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội (Facebook, Google), chi phí thuê người nổi tiếng (KOLs) review sản phẩm và chi phí in ấn tờ rơi, banner quảng cáo.
• Chi phí vận chuyển, đóng gói: Chi phí mua hộp carton, xốp chống sốc để đóng gói điện thoại và phí thuê các đơn vị giao hàng để chuyển máy đến tận nhà cho khách.
• Chi phí bảo hành: Khoản tiền chi ra để mua linh kiện thay thế hoặc sửa chữa miễn phí cho khách hàng khi máy gặp sự cố trong thời gian còn hạn bảo hành.

2. Chi phí bán hàng gồm những gì?

Chi phí buôn bán hàng cơ bản bao gồm phí nhân công, phí dụng cụ bán hàng, phí bao bì, phí khấu hao, phí bảo hành,... Chi tiết như sau:

2.1 Chi phí nhân công

Chi phí nhân công (hay chi phí lao động) là khoản tiền người bán phải chuẩn bị hàng tháng, dành cho việc chi trả tiền lương, tiền phúc lợi và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Khoản này bao gồm toàn bộ tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng mang tính chất tiền lương chi trả cho nhân viên bộ phận bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, nó còn bao gồm các khoản trích theo lương do doanh nghiệp chịu tính vào chi phí như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).

2.2 Chi phí dụng cụ bán hàng

Chi phí dụng cụ bán hàng phản ánh tất cả chi phí về công cụ, máy móc, trang thiết bị cần thiết, để phục vụ cho việc mua bán sản phẩm thuận lợi. Nội dung này bao gồm giá trị của các công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ trực tiếp cho khâu tiêu thụ sản phẩm như kệ trưng bày, tủ kính, xe đẩy hàng, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,... Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn, chi phí này sẽ được tính thẳng vào chi phí bán hàng trong kỳ hoặc phân bổ dần nếu có giá trị lớn.

2.3 Chi phí bao bì, nguyên vật liệu

Chi phí bao bì, nguyên vật liệu là khoản chi cho vật liệu, bao bì với mục đích sản xuất ra thành phẩm được đóng gói chỉn chu. Ngoài ra, loại phí này còn bao gồm cả chi phí đầu tư các thiết bị an ninh để bảo quản tài sản hiện có tại shop. Cụ thể, đây là chi phí vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như vật liệu dùng để gói hàng, đóng hộp (băng keo, xốp nổ, màng co, túi nilon, thùng carton). Nó cũng bao gồm chi phí cho các nguyên vật liệu phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thiết bị an ninh hoặc các công cụ bảo quản hàng hóa tại kho bán hàng.

2.4 Chi phí khấu hao

Chi phí khấu hao là khoản tiền ước lượng cho sự sụt giảm giá trị của vật tư, trang thiết bị ở cửa hàng sau một thời gian sử dụng. Đây là chi phí khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng quản lý và sử dụng, chẳng hạn như nhà kho chứa thành phẩm, cửa hàng trưng bày, phương tiện xe tải vận chuyển hàng đi giao,... Việc hạch toán đúng chi phí khấu hao giúp thu hồi lại vốn đầu tư tài sản cố định để tái đầu tư khi tài sản hết giá trị sử dụng.

2.5 Chi phí bảo hành

Chi phí bảo hành là khoản phí sử dụng cho mục đích bảo hành sản phẩm/dịch vụ khi phát sinh lỗi (có thể là phí gửi đến hàng sửa chữa, phí hoàn tiền, phí đổi sản phẩm mới…). Khoản chi phí này dùng để phản ánh các chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp đã bán nhưng vẫn đang trong thời hạn cam kết bảo hành với khách hàng. Cửa hàng thường sẽ tiến hành trích trước một khoản chi phí bảo hành sản phẩm theo tỷ lệ ước tính trên doanh thu bán hàng của kỳ đó để chủ động nguồn tài chính phục vụ khách hàng khi có sự cố phát sinh.

2.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dịch vụ mua ngoài là tổng hợp tất cả khoản phí phục vụ cho hoạt động bán hàng như thuê kho, thuê nhân công bốc vác hàng hóa, hoa hồng cho đại lý phân phối, thuê đơn vị vận chuyển… Nó bao gồm các chi phí phát sinh trả cho các đơn vị độc lập bên ngoài cung cấp dịch vụ như tiền thuê cửa hàng, tiền điện, tiền nước, tiền dịch vụ viễn thông/Internet tại bộ phận bán hàng. Ngoài ra, tiền chi trả cho các công ty chuyển phát nhanh, chi phí thuê kho bãi lưu kho và các khoản tiền hoa hồng chi trả cho các đại lý hoặc đối tác tiếp thị liên kết cũng được tính vào mục này.

2.7 Chi phí phát sinh khác

Ngoài các khoản như trên, chủ shop nhất định phải có thêm một khoản dự trù khác. Bao gồm chi phí tiếp khách, chi phí quảng bá sản phẩm, chi phí thiết kế hình ảnh… Đây là những chi phí phát sinh ngoài các danh mục kể trên nhưng liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng. Bên cạnh đó, các khoản chi cho việc thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, chi phí làm bao bì mẫu và các khoản chi phí đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên bán hàng cũng được phân loại vào nhóm chi phí này.

Xem thêm: Cách tính chi phí cơ hội đơn giản cho shop

Cân đối các khoản trong chi phí bán hàng giúp shop kinh doanh online thành công.

3. Công thức tính chi phí bán hàng là gì?

Để tính toán chính xác khoản tiền cần chuẩn bị khi kinh doanh, chủ shop có thể tham khảo cách tính chi phí bán hàng như sau:

4. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Dựa trên chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) là tài khoản loại 6 dùng để tập hợp toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Dưới đây là phân tích chi tiết về kết cấu, nội dung phản ánh và cách hạch toán của tài khoản này:

4.1. Kết cấu của Tài khoản 641

Tài khoản 641 tuân theo nguyên tắc kết cấu chung của các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ kế toán.

Bên Nợ: 

• Tập hợp các chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ (bao gồm lương nhân viên, khấu hao, dịch vụ mua ngoài, bao bì...).
• Phần trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa hoặc công trình xây lắp vào chi phí bán hàng.

Bên Có:

• Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ (ví dụ: tiền thưởng, chiết khấu thương mại được hưởng từ dịch vụ mua ngoài; nguyên vật liệu, bao bì dùng không hết nhập lại kho).
• Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tính lợi nhuận vào cuối kỳ kế toán.

Số dư: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

4.2. Nội dung phản ánh (Các tài khoản cấp 2)

Tài khoản 641 được chia làm 8 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng yếu tố chi phí:

• TK 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các khoản trích bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) theo lương của nhân viên bộ phận bán hàng.
• TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, bao bì xuất dùng trực tiếp cho khâu đóng gói, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm.
• TK 6413 - Chi phí dụng cụ bán hàng: Phản ánh giá trị của các công cụ, dụng cụ (như kệ trưng bày, máy in hóa đơn, xe đẩy...) phục vụ cho quá trình bán hàng.
• TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng cho khâu tiêu thụ (nhà kho, showroom, xe tải chở hàng...).
• TK 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng để hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp đã cam kết với khách hàng.
• TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí thuê ngoài phục vụ bán hàng như tiền điện, nước, internet, tiền thuê kho bãi, tiền hoa hồng đại lý, chi phí thuê đơn vị vận chuyển (shipper).
• TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí hợp pháp bằng tiền phát sinh ngoài các mục trên (chi phí tiếp khách bộ phận bán hàng, chi phí hội chợ triển lãm, chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng...).

4.3. Cách hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản

Quy trình hạch toán kế toán Tài khoản 641 được thực hiện qua các bút toán tiêu biểu sau:

• Khi phát sinh chi phí nhân viên bộ phận bán hàng:

  • Nợ TK 641 (6411) - Chi phí bán hàng
  • Có TK 334 - Phải trả người lao động (Tiền lương, thưởng)
  • Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)

• Khi xuất kho nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ phục vụ bán hàng:

  • Nợ TK 641 (6412, 6413) - Chi phí bán hàng
  • Có TK 152, 153 - Nguyên liệu, vật liệu / Công cụ, dụng cụ

• Khi trích khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán hàng:

  • Nợ TK 641 (6414) - Chi phí bán hàng
  • Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định

• Khi có chi phí dịch vụ mua ngoài hoặc chi phí bằng tiền phát sinh (quảng cáo, tiền điện nước...):

  • Nợ TK 641 (6417, 6418) - Chi phí bán hàng (Giá chưa có thuế)
  • Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331 - Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng / Phải trả cho người bán

• Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:

  • Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
  • Có TK 641 - Chi phí bán hàng (Tổng số tiền kết chuyển sau khi trừ các khoản ghi giảm)