Phân loại hàng hoá là gì? Nguyên tắc & quy trình thực hiện

Phân loại hàng hóa là bước quan trọng trong quản lý kinh doanh, quyết định đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của shop. Sắp xếp khoa học không chỉ giúp tối ưu không gian kho bãi, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Vậy làm thế nào để phân loại, phân phối hàng hóa hiệu quả? Cùng khám phá các phương pháp và công cụ hỗ trợ ngay sau đây!

1. Phân loại hàng hóa là gì?

Phân loại hàng hóa là quá trình phân nhóm hàng hóa theo các tiêu chí nhất định, thường dựa trên đặc điểm, cấu tạo, công dụng,... Theo đó mỗi nhóm hàng hóa có quy cách đóng gói và thuộc tính riêng để đặt tên gọi, mã số để phục vụ cho nhu cầu buôn bán, vận chuyển,...

2. Lợi ích khi shop biết cách phân loại hàng hóa đúng cách

Phân loại, phân phối hàng hóa mang lại các lợi ích thiết thực dành cho shop như tối ưu hóa kho bãi, tiết kiệm chi phí kinh doanh, đảm bảo quá trình vận hành mượt mà cũng như cải thiện trải nghiệm mua sắm khách hàng.

• Tối ưu hóa kho bãi: Phân loại giúp sắp xếp hàng hóa khoa học, tận dụng tối đa không gian kho, dễ dàng tìm kiếm và quản lý, giảm thiểu thất thoát, hư hỏng. 
• Tiết kiệm chi phí kinh doanh: Phân loại hàng hóa hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tránh lãng phí do tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng, từ đó giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và nhân sự.
• Đảm bảo vận hành cửa hàng mượt mà: Nhân viên dễ dàng tìm kiếm, lấy hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác, góp phần tăng năng suất lao động và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.
• Cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng: Hàng hóa được trưng bày khoa học, dễ tìm kiếm giúp khách hàng thuận tiện lựa chọn sản phẩm, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng sự hài lòng khi mua sắm.

Xem thêm: Các bước tìm hàng trong kho nhanh chóng, chuẩn xác

Phân loại hàng hóa khoa học giúp shop tối ưu không gian, tiết kiệm chi phí, vận hàng cửa hàng suôn sẻ và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. 

3. Các nguyên tắc phân loại hàng hóa shop không thể bỏ qua

Để đảm bảo việc phân chia hàng hóa khoa học, tận dụng tối đa không gian và kinh doanh hiệu quả, bạn cần tuân theo các nguyên tắc phân loại theo đặc điểm vật lý, tính chất hàng và tiêu chuẩn quốc tế.

3.1 Phân loại hàng theo đặc điểm vật lý

Đây là cách thức cơ bản trong việc phân phối hàng hóa và quản lý kho, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và thuận tiện cho việc vận chuyển cũng như xử lý hàng hóa. Các tiêu chí phân loại hàng hóa theo đặc điểm vật lý là: 

• Kích thước: Bao gồm chiều dài hàng hóa như gỗ, ống nhựa , thanh sắt,... chiều rộng như tấm ván, pallet,...
• Khối lượng: Gồm có hàng nhẹ như giấy, vải, bông,... và hàng có khối lượng nặng hơn như máy móc, nguyên liệu thô,... 
• Hình dạng: Phân loại theo hình dạng các kiện hàng như hình khối (hộp, thùng,...), hình trụ (ống, cuộn, bình chứa,...), hình tròn (bóng, bánh xe,...).

3.2 Phân loại hàng hóa dựa trên tính chất

Tính chất hàng hóa cũng là 1 đặc điểm để phân phối hàng hóa theo trình tự, ảnh hưởng trực tiếp đến hình thức bảo quản và vận chuyển. Cụ thể:

• Hàng hóa dễ vỡ, hư hỏng: Đây thường là những thực phẩm tươi sống như rau củ, thịt cá, trái cây, dược phẩm,... phải bảo quản trong điều kiện nhiệt độ lạnh thích hợp. 
• Hàng hóa nguy hiểm: Loại hàng hóa này có nguy cơ gây hại cho con người hoặc môi trường như thuốc sâu, chất nổ, chất dễ cháy,... 
• Hàng có giá trị cao: Trang sức, vàng bạc, đồ điện tử,... được xếp vào nhóm những sản phẩm hàng hóa có giá trị cao, dễ bị hoán đổi, đánh cắp. 

Bạn có thể dựa theo tính chất hàng hóa để phân loại và sắp xếp chuẩn chỉnh, đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt, vận chuyển suôn sẻ. 

3.3 Dựa trên quy định và tiêu chuẩn quốc tế để phân loại hàng

Việc phân loại hàng hóa dựa trên quy định và tiêu chuẩn quốc tế là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh diễn ra thuận lợi. Trong đó bao gồm hệ thống mã số HS và các tiêu chuẩn quốc tế ISO, mã HS cung cấp ngôn ngữ chung cho việc phân loại hàng hóa trên toàn cầu. 

Bên cạnh đó, việc tuân thủ nguyên tắc phân loại theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) cũng mang lại nhiều lợi ích. Ví dụ, ISO 9001 về quản lý chất lượng giúp shop đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, trong khi ISO 14001 về quản lý môi trường hướng đến hoạt động sản xuất bền vững, giảm thiểu tác động đến môi trường. 

Xem thêm: Cập nhật quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO mới nhất

4. Những công cụ hỗ trợ phân loại hàng hóa chuẩn xác, nhanh chóng

Các công cụ hỗ trợ việc phân loại, quản lý kho hàng hóa hữu ích được sử dụng phổ biến hiện nay gồm mã HS, phần mềm quản lý hàng hóa và mã Barcode.

• Mã HS: Hệ thống mã số trong thương mại quốc tế, giúp xác định chính xác chủng loại hàng hóa, từ đó áp dụng đúng thuế suất, chính sách và quy định xuất nhập khẩu.
• Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa: Các phần mềm như Sapo, KiotViet, Nhanh.vn,... tích hợp tính năng phân loại hàng hóa tự động theo nhiều tiêu chí (nhóm hàng, mã vạch, nhà cung cấp,...), giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý.
• Quét mã Barcode: Công nghệ quét mã vạch cho phép nhận diện nhanh chóng, chính xác thông tin sản phẩm (tên, mã, số lượng,...) từ đó phân loại hàng hóa tự động, hỗ trợ kiểm kho, xuất nhập hàng và quản lý kho bãi hiệu quả. 

Tham khảo: TOP 12 phần mềm quét mã vạch sản phẩm uy tín, không thể bỏ qua

Sử dụng mã vạch để kiểm tra thông tin sản phẩm tiện lợi và phân loại hàng hóa dễ dàng. 

5. Phân loại, phân phối hàng hóa cực dễ cùng Giao Hàng Nhanh

Đơn vị vận chuyển Giao Hàng Nhanh không chỉ giao hàng nhanh chóng trong 24 giờ (nội thành) và 1 - 2 ngày (HN-SG) mà còn hỗ trợ shop phân loại hàng hóa tiện lợi. Theo đó, web/app GHN tự thiết kế và phát triển theo nhu cầu của khách hàng, tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý đơn hàng, quản lý cửa hàng, đối soát COD,... Giúp chủ shop dễ dàng phân loại sản phẩm hiện có trong kho và theo sát tình hình giao nhận hàng hóa cho khách online.

Hơn thế, người bán có thể phân quyền nhất định cho những nhân viên còn lại, đảm bảo quá trình bán hàng và ship hàng diễn ra thuận lợi.

App GHN tích hợp đa dạng tính năng giúp shop quản lý kho, cửa hàng hiệu quả. 

Không chỉ vậy, GHN còn “chiều lòng” shop với nhiều quyền lợi như:

• Cước phí GHN hợp lý: Bảng giá giao hàng của GHN chỉ từ 15.500 VNĐ/đơn hàng thường, 4.000 VNĐ/kg cho đơn hàng nặng, cồng kềnh (20kg đầu tiên). 
• Miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại: Chủ shop có thể tiết kiệm chi phí giao hàng nhờ dịch vụ lấy hàng tận nơi sau 3 giờ shop lên đơn hoặc theo lịch hẹn, cùng dịch vụ giao lại 03 lần nếu khách hàng chưa nhận hàng. 
• Có chính sách đền bù GHN thỏa đáng: GHN cam kết bồi thường lên đến 5 triệu đồng nếu xảy ra hư hỏng, thất lạc đơn hàng trong quá trình vận chuyển. 
• Hỗ trợ giải đáp thắc mắc nhanh chóng: Đội ngũ nhân viên GHN túc trực hàng ngày để hỗ trợ kịp thời các thắc mắc, vấn đề đơn hàng nhanh gọn cho shop. 

Shipper GHN làm việc chuyên nghiệp, đến lấy hàng tận nơi và giao tận tay khách hàng nhanh chóng. 

Bên cạnh đó, GHN VN hiện còn cung cấp dụng vụ giao hàng doanh nghiệp, mang đến giải pháp vận chuyển chuyên biệt không thu hộ cho các mặt hàng hồ sơ chứng từ, ấn phẩm truyền thông, quà tặng,... Với quy trình vận hành hiện đại, GHN đảm bảo hàng được giao nhanh và an toàn đến tận tay người nhận. Tìm hiểu chi tiết TẠI ĐÂY.

>> Kinh doanh không còn khó khi có Giao Hàng Nhanh cùng đồng hành! Đăng ký ngay để trải nghiệm dịch vụ giao hàng shop nhé!

Có thể thấy việc phân loại hàng hóa là vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ cửa hàng nào. Đây là kỹ năng giúp shop tối ưu kho bãi, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nếu chưa có kinh nghiệm phân phối hàng hóa thì có thể lựa chọn đơn vị GHN để đơn giản hóa quy trình quản lý kho, vận chuyển dễ dàng. 

Bài viết liên quan:

• Cách nhập kho theo từng loại hàng hóa
• Cập nhật ý nghĩa trạng thái đơn hàng của Giao Hàng Nhanh
• Các vấn đề giao hàng thường gặp mà shop mới cần theo dõi