Hướng dẫn quy trình nhập kho chi tiết, quản lý kho hiệu quả

1. Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là các bước đưa hàng hóa lưu trữ vào kho đúng quy chuẩn, đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và phân loại mã hàng. Nhờ đó chủ shop dễ dàng kiểm soát hàng hóa nhập kho, giúp hoạt động buôn bán diễn ra suôn sẻ. 

Quy trình nhập kho hàng hóa là quá trình đưa và phân loại hàng hóa vào kho, đảm bảo đúng số lượng và mã hàng như trong phiếu nhập kho.

2. Tại sao cần nhập kho hàng hóa đúng quy trình?

Khi nắm rõ quy trình nhập kho hàng hóa, bạn nhận được những lợi ích thiết thực như dữ liệu hàng hóa chính xác, kiểm soát chất lượng hàng hóa đầu vào, tối ưu không gian lưu trữ,... Chi tiết như sau: 

• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng hóa: Quy trình chuẩn giúp đối chiếu khớp số lượng và chủng loại hàng thực tế với các chứng từ, hóa đơn đi kèm ngay từ đầu. Điều này ngăn chặn sai sót về số liệu tồn kho, giúp cho các bộ phận kế toán và kinh doanh dễ dàng theo dõi.
• Kiểm soát chất lượng hàng hóa đầu vào: Thông qua các bước kiểm tra nghiêm ngặt trong quy trình, bạn có thể phát hiện kịp thời các sản phẩm lỗi, hỏng hóc hoặc không đạt tiêu chuẩn trước khi đưa vào lưu trữ. Việc loại bỏ hàng kém chất lượng từ khâu nhập giúp giảm thiểu rủi ro khiếu nại từ khách hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu.
• Tăng cường hiệu quả khai thác diện tích kho: Quy trình chuẩn hướng dẫn nhân viên sắp xếp hàng hóa vào các vị trí đã định sẵn một cách khoa học dựa trên đặc tính sản phẩm. Sự ngăn nắp này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và tìm kiếm, lấy hàng sau này trở nên nhanh chóng hơn.
• Giảm thiểu thất thoát và lãng phí: Việc ghi nhận chi tiết thời điểm và người thực hiện nhập kho giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Quy trình chặt chẽ cũng hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng do cách bảo quản không đúng ngay từ lúc mới vào kho.
• Tối ưu hóa thời gian và năng suất lao động: Khi mọi nhân viên đều tuân thủ các bước thực hiện nhất quán, sự phối hợp giữa các bộ phận sẽ trở nên nhịp nhàng và giảm bớt các thao tác thừa. Điều này giúp rút ngắn thời gian giải phóng phương tiện vận chuyển, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của cả hệ thống kho vận.

3. Quy trình nhập kho cho đơn hàng vận chuyển

Đối với các đơn hàng của shop kinh doanh online, khi có lệnh phát đơn từ chủ shop, đơn vị vận chuyển tiến hành nhập kho như sau: 

- Bước 1: Lấy hàng tại shop

Shop lên đơn hàng, shipper sẽ đến địa chỉ/kho của shop cung cấp trên App/website. Sau đó, chủ shop kiểm tra đủ số lượng kiện hàng, cách đóng gói và bàn giao lại cho shipper.  

- Bước 2: Đưa hàng về kho tổng để phân loại

Shipper sẽ mang hàng về bưu cục gần shop nhất, sau đó xe chuyên dụng sẽ vận chuyển đơn hàng đến kho phân loại. Từ đây, đơn hàng sẽ rẽ nhánh đi nhiều điểm khác nhau để giao cho khách. 

- Bước 3: Giao hàng cho khách

Hàng hóa sau khi phân loại sẽ được gửi đến kho hàng của đơn vị vận chuyển gần với khách hàng của shop nhất. Đơn hàng tiếp tục được phân loại và gửi đến các bưu cục gần người nhận, đến nơi, shipper tại đây sẽ gửi đến tận địa chỉ của khách hàng.

Tham khảo thêm: Quy trình bán hàng online chi tiết dành cho người mới bắt đầu 

Quy trình nhập kho hàng vận chuyển chuyên nghiệp giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và đủ số lượng khi đến tay khách hàng. Giao Hàng Nhanh (GHN) là đơn vị vận chuyển có thể đáp ứng quy trình nhập kho chuyên nghiệp ở trên, nhiều dịch vụ hữu ích đi kèm, đảm bảo giao nhận đơn hàng nhanh chóng, an toàn. Cụ thể là:

• Tại GHN Express, shipper sẽ đến tận shop lấy hàng miễn phí sau 3 giờ kể từ khi phát đơn hoặc theo lịch hẹn của shop. Nhờ đó chủ shop tiết kiệm chi phí, thời gian gửi hàng đến tận kho hàng của đơn vị vận chuyển. 

• Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh đầu tư hệ thống phân loại 100% tự động, xử lý đến 2 triệu đơn/ ngày, đảm bảo giao đơn nhanh và chính xác. 

• Giao hàng đến khách hàng nhanh trong 24 giờ (nội thành), 1 - 2 ngày (Hà Nội - Sài Gòn). Cước phí Giao Hàng Nhanh siêu tiết kiệm chỉ từ 15,5K/đơn.

• Có nhiều tính năng hỗ trợ shop như Cảnh Báo Bom Hàng, Giao Thất Bại - Thu Tiền,... giúp tăng tỷ lệ đơn hàng thành công, tối ưu lợi nhuận từng đơn hàng. 

GHN có hệ thống phân loại hàng hóa chuyên nghiệp, đảm bảo quá trình phân loại hàng nhập kho nhanh chóng, chuẩn xác, giao đơn đến người nhận đúng giờ - đúng hàng. 

>> Đăng ký trở thành đối tác của GHN TẠI ĐÂY để trải nghiệm dịch vụ giao nhận chất lượng, quy trình nhập kho chuyên nghiệp, hàng hóa shop bảo đảm an toàn, đủ số lượng.  

4. Cách nhập kho theo từng loại hàng hóa

Nhập kho nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm,... có quy trình các bước khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

4.1. Quy trình nhập kho ISO

Nếu shop kinh doanh hàng hóa cần quy định nhập kho theo chuẩn ISO thì cần thực hiện các bước sau: 

• Bước 1: Nhân viên thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của chủ shop 

Khi hết hàng, quản lý kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa, thống kê lại số lượng và lập phiếu yêu cầu mua thêm hàng hóa. Sau đó, quản lý kho sẽ gửi bản yêu cầu đó cho chủ shop để xét duyệt và bắt đầu quy trình. 

• Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập kho trong phiếu yêu cầu với thực tế.

Sau khi nhận được thông báo nhập kho, quản lý liên hệ với các bên cung ứng hàng hóa để nhập hàng, chốt số lượng mã hàng cần nhập và giá như trong phiếu yêu cầu. Khi hàng hóa đến kho, quản lý kiểm tra đủ số lượng mã hàng đã nhập, từ số lượng đến chất lượng, sau đó đóng dấu và xác nhận trên hệ thống. 

• Bước 3: Lập bản chứng từ và hoàn tất

Quản lý lập chứng từ, chuyển giao cho chủ shop hoặc bộ phận kế toán (nếu có) để kiểm tra và hạch toán.

4.2. Quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệu

Đối với các shop bán hàng kết hợp với tự sản xuất thì đừng bỏ qua quy trình nhập kho nguyên vật liệu sau đây:

• Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho hàng

Xây dựng kế hoạch nhập kho cho các nguyên vật liệu dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho hiện tại. Kế hoạch gồm thông tin loại nguyên vật liệu, nhà cung cấp, số lượng, thời gian giao hàng và được thể hiện ở dạng phiếu yêu cầu nhập kho hàng hoặc thông báo cho bộ phận kho. 

• Bước 2: Tiếp nhận thông tin nguyên vật liệu

Bộ phận mua hàng thông báo bộ phận kho về nguyên vật liệu sắp được giao (thời gian, nhà cung cấp, số lượng, chứng từ liên quan) để sắp xếp không gian lưu trữ.

• Bước 3: Tiếp nhận hàng và kiểm tra chứng từ

Nhân viên kho nhận hàng hóa cùng các chứng từ đi kèm như phiếu giao hàng, hóa đơn,... Sau đó sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu thông tin với kế hoạch nhập kho. 

• Bước 4: Kiểm tra hàng hóa

Hàng hóa sẽ được kiểm tra kỹ về số lượng, chất lượng, quy cách đóng gói. Nếu có sai lệch về chất lượng, số lượng sẽ lập biên bản ghi nhận thông tin này.

Có thể bạn quan tâm: Chia sẻ tips sắp xếp kho hiệu quả bạn nên áp dụng ngay

Hàng hóa được kiểm tra và phân loại kỹ trước khi nhập kho.

• Bước 5: Lập phiếu nhập kho

Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, nhân viên kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Trong phiếu cần điền đầy đủ thông tin như số phiếu nhập kho, ngày nhập, nhà cung cấp, người giao hàng, thông tin từng loại nguyên vật liệu, ghi chú nếu có,... 

• Bước 6: Nhập kho hàng và lưu trữ

Hàng hóa sẽ được đưa vào khu vực lưu trữ, sắp xếp khoa học để tìm kiếm, kiểm kể và xuất kho dễ dàng. 

• Bước 7: Cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho

Thông tin nguyên vật liệu sẽ được cập nhật vào phần mềm quản lý kho hàng để thuận tiện trong việc kiểm soát tồn kho.

4.3. Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm

Quy trình nhập kho hàng thành phẩm thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Vận chuyển hàng thành phẩm đến kho

Hàng hóa thành phẩm sẽ được xuất xưởng và tập kết tại kho chứa, sau đó quản lý kho tiến hành kiểm tra và bắt đầu thủ tục nhập kho. 

• Bước 2: Kiểm hàng và sắp xếp vào kho chứa 

Quản lý kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, dưới sự theo sát của chủ shop. Nếu đảm bảo theo các yêu cầu, hàng hóa sẽ được tập kết trong kho. 

• Bước 3: Tạo phiếu và phê duyệt nhập kho

Chủ shop sẽ lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán tiến hành (nếu có), sau đó ký xác nhận khi đã kiểm tra kỹ lưỡng. 

• Bước 4: Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào thẻ kho

Phiếu nhập kho gửi lại cho quản lý tiến hàng điền thông tin hàng hóa thành phẩm như ngày nhập kho, số lượng, vị trí lưu trữ vào thẻ kho trên hệ thống.

Gợi ý: Kho trung chuyển hàng hóa là gì? Những lưu ý bạn nên ghi nhớ

4.4. Quy trình nhập kho vật tư

Tương tự với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho vật tư cũng được thực hiện theo các bước dưới đây: 

• Bước 1: Lập bản mẫu hàng vật tư nhập kho

Quản lý kho thống kê đủ số lượng, chi phí và loại vật tư cần nhập. Sau đó gửi lên cho chủ shop ký duyệt. 

• Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Sau khi lệnh nhập kho được phát đi, chú shop tiến hành lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán thực hiện (nếu có). Phiếu nhập kho sẽ sao chép thành nhiều bản để gửi cho quản lý kho và lưu trữ. 

• Bước 3: Tiến hành nhập kho vật tư 

Có được phiếu nhập kho, thủ kho bàn giao hàng mua cho nhân viên kho để sắp xếp và tiến hành kiểm tra lại số lượng. 

Hàng hóa đi qua mã quét tự động, đưa đến khu vực phù hợp, lúc này nhân viên kho chỉ cần phân loại và sắp xếp. 

• Bước 4: Cập nhật thông tin trên hệ thống 

Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành xác nhận rồi ghi vào thẻ kho và cập nhật thông tin vật tư trên hệ thống. Sau đó, kế toán hoặc chủ shop chuyển tiền cho đối tác và ghi vào sổ hạch toán hàng nhập.

5. Các lưu ý khi nhập kho là gì?

Khi nhập kho bạn cần kiểm tra kỹ chứng từ, quy định sẵn vị trí lưu trữ, sử dụng phần mềm quản lý kho, cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý,... để tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa. 

• Kiểm tra kỹ đối chiếu chứng từ và thực tế: Trước khi dỡ hàng, nhân viên kho phải đối chiếu số lượng, chủng loại và mã hàng trên vận đơn với hàng hóa thực tế giao đến. Việc phát hiện sớm các sai lệch giúp doanh nghiệp kịp thời lập biên bản xác nhận với đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp.
• Kiểm soát tình trạng bao bì và niêm phong: Cần quan sát kỹ tình trạng bên ngoài của kiện hàng để phát hiện các dấu hiệu móp méo, ẩm ướt hoặc niêm phong bị rách. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về việc hàng hóa bị xâm phạm hoặc hư hỏng cần kiểm định lại trước khi ký nhận.
• Quy định vị trí sắp xếp hàng hóa khoa học: Hàng hóa sau khi nhập phải được đưa vào đúng khu vực lưu trữ đã được quy hoạch dựa trên tần suất xuất hàng và đặc tính sản phẩm. Cách sắp xếp ngăn nắp này không chỉ giúp tối ưu không gian mà còn tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và kiểm kê định kỳ sau này.
• Ứng dụng công nghệ hiện đại: Sử dụng các công nghệ tiên tiến như thống kê hàng hóa nhập, thông báo khi hàng hóa sắp hết,... nhờ đó giúp shop tối ưu chi phí thuê nhân viên, tăng hiệu suất làm việc. 
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Để tối ưu quy trình nhập hàng, tiết kiệm thời gian, chủ shop có thể ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý kho. Với phần mềm này, chủ shop có thể lập phiếu nhập kho nhanh chóng, gửi phiếu nhập cho nhân viên dễ dàng trên phần mềm, đối chiếu số lượng hàng hóa nhập dễ dàng,...

• Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý ngay lập tức: Mọi thông tin về lô hàng mới nhập cần được ghi nhận vào phần mềm quản lý kho hoặc thẻ kho ngay khi hoàn tất bốc xếp. Việc cập nhật kịp thời giúp nắm bắt được lượng tồn kho thực tế để điều phối kế hoạch bán hàng hiệu quả.
• Nâng cao năng lực nhân sự: Bạn nên đào tạo đội ngũ nhân viên kho nắm rõ quy trình nhập kho, đảm bảo quá trình thực hiện thông suốt, tránh tình trạng sai sót số liệu, chất lượng bị ảnh hưởng.
• Đảm bảo an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy: Quá trình nhập kho phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, từ việc sử dụng xe nâng đến cách chồng xếp hàng hóa không quá chiều cao cho phép. Đồng thời, lối đi và khu vực quanh thiết bị cứu hỏa phải luôn thông thoáng để sẵn sàng ứng phó trong các tình huống khẩn cấp.