Hiểu rõ quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả

1. Quy trình nhập kho là gì và tại sao cần thực hiện đúng chuẩn?

Quy trình nhập kho là các bước đưa hàng hóa lưu trữ vào kho đúng quy chuẩn, đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và phân loại mã hàng. Nhờ đó chủ shop dễ dàng kiểm soát hàng hóa nhập kho, giúp hoạt động buôn bán diễn ra suôn sẻ. 

Khi nắm rõ quy trình nhập khi hàng hóa, chủ shop còn nhận được những lợi ích thiết thực như: 

• Quy trình nhập kho chuẩn chỉnh giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót.

• Kiểm soát được số lượng hàng nhập hiệu quả.

• Hạn chế được rủi ro thất lạc và mất mát hàng hóa, giảm thiểu tối đa thiệt hại cho chủ shop. 

• Quy trình nhập kho chuẩn sẽ phân chia đầu việc cho nhân viên rõ ràng, chủ shop khai thác nguồn nhân lực hiệu quả. 

• Quy trình nhập chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu thời gian xuất hàng, đảm bảo hàng hóa đóng gói đúng phân loại, chất lượng cho khách hàng. 

• Cập nhật các hàng hóa mới, số lượng hàng tồn kho, từ đó đưa ra kế hoạch khuyến mãi, quảng cáo phù hợp để bán hàng. 

Quy trình nhập kho hàng hóa là quá trình đưa và phân loại hàng hóa vào kho, đảm bảo đúng số lượng và mã hàng như trong phiếu nhập kho. 

2. Quy trình nhập kho cho đơn hàng vận chuyển

Đối với các đơn hàng của shop kinh doanh online, khi có lệnh phát đơn từ chủ shop, đơn vị vận chuyển tiến hành nhập kho như sau: 

- Bước 1: Lấy hàng tại shop

Shop lên đơn hàng, shipper sẽ đến địa chỉ/kho của shop cung cấp trên App/website. Sau đó, chủ shop kiểm tra đủ số lượng kiện hàng, cách đóng gói và bàn giao lại cho shipper.  

- Bước 2: Đưa hàng về kho tổng để phân loại

Shipper sẽ mang hàng về bưu cục gần shop nhất, sau đó xe chuyên dụng sẽ vận chuyển đơn hàng đến kho phân loại. Từ đây, đơn hàng sẽ rẽ nhánh đi nhiều điểm khác nhau để giao cho khách. 

- Bước 3: Giao hàng cho khách

Hàng hóa sau khi phân loại sẽ được gửi đến kho hàng của đơn vị vận chuyển gần với khách hàng của shop nhất. Đơn hàng tiếp tục được phân loại và gửi đến các bưu cục gần người nhận, đến nơi, shipper tại đây sẽ gửi đến tận địa chỉ của khách hàng.

Tham khảo thêm: Quy trình bán hàng online chi tiết dành cho người mới bắt đầu 

Quy trình nhập kho hàng vận chuyển chuyên nghiệp giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và đủ số lượng khi đến tay khách hàng. Giao Hàng Nhanh (GHN) là đơn vị vận chuyển có thể đáp ứng quy trình nhập kho chuyên nghiệp ở trên, nhiều dịch vụ hữu ích đi kèm, đảm bảo giao nhận đơn hàng nhanh chóng, an toàn. Cụ thể là:  

• Tại GHN Express, shipper sẽ đến tận shop lấy hàng miễn phí sau 3 giờ kể từ khi phát đơn hoặc theo lịch hẹn của shop. Nhờ đó chủ shop tiết kiệm chi phí, thời gian gửi hàng đến tận kho hàng của đơn vị vận chuyển. 

• Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh đầu tư hệ thống phân loại 100% tự động, xử lý đến 2 triệu đơn/ ngày, đảm bảo giao đơn nhanh và chính xác. 

• Giao hàng đến khách hàng nhanh trong 24 giờ (nội thành), 1 - 2 ngày (Hà Nội - Sài Gòn), đặc biệt là dịch vụ X2 NHANH shipper Ahamove giao đơn nhanh trong ngày (nội thành Sài Gòn và Hà Nội). Cước phí Giao Hàng Nhanh siêu tiết kiệm chỉ 15,5K/đơn hàng nhẹ và 4K/kg đơn hàng nặng (áp dụng cho 20kg đầu tiên). 

• Có nhiều tính năng hỗ trợ shop như Cảnh Báo Bom Hàng, Giao Thất Bại - Thu Tiền,... giúp tăng tỷ lệ đơn hàng thành công, tối ưu lợi nhuận từng đơn hàng. 

GHN có hệ thống phân loại hàng hóa chuyên nghiệp, đảm bảo quá trình phân loại hàng nhập kho nhanh chóng, chuẩn xác, giao đơn đến người nhận đúng giờ - đúng hàng. 

>> Đăng ký trở thành đối tác của GHN TẠI ĐÂY để trải nghiệm dịch vụ giao nhận chất lượng, quy trình nhập kho chuyên nghiệp, hàng hóa shop bảo đảm an toàn, đủ số lượng.  

3. Quy trình nhập kho ISO

Nếu shop kinh doanh hàng hóa cần quy định nhập kho theo chuẩn ISO thì cần thực hiện các bước sau: 

- Bước 1: Nhân viên thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của chủ shop 

Khi hết hàng, quản lý kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa, thống kê lại số lượng và lập phiếu yêu cầu mua thêm hàng hóa. Sau đó, quản lý kho sẽ gửi bản yêu cầu đó cho chủ shop để xét duyệt và bắt đầu quy trình. 

- Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập kho trong phiếu yêu cầu với thực tế.

Sau khi nhận được thông báo nhập kho, quản lý liên hệ với các bên cung ứng hàng hóa để nhập hàng, chốt số lượng mã hàng cần nhập và giá như trong phiếu yêu cầu. Khi hàng hóa đến kho, quản lý kiểm tra đủ số lượng mã hàng đã nhập, từ số lượng đến chất lượng, sau đó đóng dấu và xác nhận trên hệ thống. 

- Bước 3: Lập bản chứng từ và hoàn tất

Quản lý lập chứng từ, chuyển giao cho chủ shop hoặc bộ phận kế toán (nếu có) để kiểm tra và hạch toán. 

4. Quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệu

Đối với các shop bán hàng kết hợp với tự sản xuất thì đừng bỏ qua quy trình nhập kho nguyên vật liệu sau đây:

- Bước 1: Đề xuất nhập nguyên liệu 

Khi xưởng sản xuất bắt đầu thiếu vật liệu sản xuất, quản lý xưởng sẽ thông báo đến chủ shop. Sau đó sẽ thực hiện bản báo cáo các thông tin gồm: nguyên vật liệu, số lượng, chi phí ước tính,... gửi lên chủ shop duyệt. 

- Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho 

Chủ shop ký duyệt, bản đề xuất hàng hóa sẽ gửi đến quản lý kho để đối chiếu số lượng nguyên liệu trong kho, liên hệ với đơn vị cung ứng để đặt hàng. Sau đó chốt số lượng, mã hàng và chi phí theo đúng như bàn đề xuất. 

- Bước 3: Hàng hóa nhập kho và đối chiếu 

Quản lý kho đơn vị cung cấp gửi đến kho, quản lý thực hiện kiểm kê lại số lượng và chất lượng. Trong trường hợp, mã hàng nào có số lượng và chất lượng không đảm bảo, quản lý lập biên bản và tiến hành thông báo lại với đơn vị cung ứng. 

- Bước 4: Tạo phiếu nhập kho hàng 

Các giấy tờ bản đề xuất nhập kho, bản kiểm tra nhập kho sẽ được quản lý ký và gửi cho chủ shop/bộ phận kế toán nếu có. Họ sẽ thực hiện đối chiếu lại thông tin và in phiếu nhập kho. 

- Bước 5: Hoàn tất quy trình nhập kho hàng hóa

Nguyên vật liệu được sắp xếp theo khu vực và cập nhật thông tin lên hệ thống. Quản lý xưởng muốn lấy hàng hóa để sản xuất sẽ lên kho làm phiếu xuất và đưa về xưởng.

Có thể bạn quan tâm: Chia sẻ tips sắp xếp kho hiệu quả bạn nên áp dụng ngay

Trước khi nhập kho hàng hóa nguyên liệu, quá trình phân loại rất quan trọng nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng hàng. 

5. Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩm

Quy trình nhập kho hàng thành phẩm thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Vận chuyển hàng thành phẩm đến kho 

Hàng hóa thành phẩm sẽ được xuất xưởng và tập kết tại kho chứa, sau đó quản lý kho tiến hành kiểm tra và bắt đầu thủ tục nhập kho. 

- Bước 2: Kiểm hàng và sắp xếp vào kho chứa 

Quản lý kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, dưới sự theo sát của chủ shop. Nếu đảm bảo theo các yêu cầu, hàng hóa sẽ được tập kết trong kho. 

- Bước 3: Tạo phiếu và phê duyệt nhập kho

Chủ shop sẽ lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán tiến hành (nếu có), sau đó ký xác nhận khi đã kiểm tra kỹ lưỡng. 

- Bước 4: Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào thẻ kho

Phiếu nhập kho gửi lại cho quản lý tiến hàng điền thông tin hàng hóa thành phẩm vào thẻ kho trên hệ thống. 

Gợi ý: Kho trung chuyển hàng hóa là gì? Những lưu ý bạn nên ghi nhớ

6. Quy trình nhập kho vật tư

Tương tự với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho vật tư cũng được thực hiện theo các bước dưới đây: 

- Bước 1: Lập bản mẫu hàng vật tư nhập kho

Quản lý kho thống kê đủ số lượng, chi phí và loại vật tư cần nhập. Sau đó gửi lên cho chủ shop ký duyệt. 

- Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Sau khi lệnh nhập kho được phát đi, chú shop tiến hành lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán thực hiện (nếu có). Phiếu nhập kho sẽ sao chép thành nhiều bản để gửi cho quản lý kho và lưu trữ. 

- Bước 3: Tiến hành nhập kho vật tư 

Có được phiếu nhập kho, thủ kho bàn giao hàng mua cho nhân viên kho để sắp xếp và tiến hành kiểm tra lại số lượng. 

Hàng hóa đi qua mã quét tự động, đưa đến khu vực phù hợp, lúc này nhân viên kho chỉ cần phân loại và sắp xếp. 

- Bước 4: Cập nhật thông tin trên hệ thống 

Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành xác nhận rồi ghi vào thẻ kho và cập nhật thông tin vật tư trên hệ thống. Sau đó, kế toán hoặc chủ shop chuyển tiền cho đối tác và ghi vào sổ hạch toán hàng nhập. 

7. Cách tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa

Dưới đây là một số cách giúp chủ shop tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa hiệu quả: 

• Nâng cao năng lực nhân sự: Chủ shop nên đào tạo đội ngũ nhân viên kho nắm rõ quy trình nhập kho, đảm bảo quá trình thực hiện thông suốt, tránh tình trạng sai sót số liệu, chất lượng bị ảnh hưởng. 

• Ứng dụng công nghệ hiện đại: Sử dụng các công nghệ tiên tiến như thống kê hàng hóa nhập, thông báo khi hàng hóa sắp hết,... nhờ đó giúp shop tối ưu chi phí thuê nhân viên, tăng hiệu suất làm việc. 

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Để tối ưu quy trình nhập hàng, tiết kiệm thời gian, chủ shop có thể ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý kho. Với phần mềm này, chủ shop có thể lập phiếu nhập kho nhanh chóng, gửi phiếu nhập cho nhân viên dễ dàng trên phần mềm, đối chiếu số lượng hàng hóa nhập dễ dàng,... 

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn chủ shop quy trình nhập kho chi tiết. Mong rằng qua bài viết này, chủ shop có thể xây dựng quy trình nhập kho hàng hóa tối ưu cho shop của mình, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí kinh doanh hiệu quả.