Hiểu rõ quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Xây dựng một quy trình nhập kho chuẩn, đầy đủ các bước, không chỉ giúp chủ shop quản lý hàng hóa dễ dàng mà còn đẩy nhanh quá trình hoàn thành đơn hàng. Nếu chủ shop chưa biết bắt đầu xây dựng quy trình nhập hàng hóa vào kho thế nào cho hiệu quả, phù hợp với mô hình kinh doanh, thì bài viết sau sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết. Xem ngay! 1. Quy trình nhập kho là gì và tại sao cần thực hiện đúng chuẩn?Quy trình nhập kho là các bước đưa hàng hóa lưu trữ vào kho đúng quy chuẩn, đảm bảo đủ số lượng, chất lượng và phân loại mã hàng. Nhờ đó chủ shop dễ dàng kiểm soát hàng hóa nhập kho, giúp hoạt động buôn bán diễn ra suôn sẻ. Khi nắm rõ quy trình nhập khi hàng hóa, chủ shop còn nhận được những lợi ích thiết thực như:
Quy trình nhập kho hàng hóa là quá trình đưa và phân loại hàng hóa vào kho, đảm bảo đúng số lượng và mã hàng như trong phiếu nhập kho. 2. Quy trình nhập kho cho đơn hàng vận chuyểnĐối với các đơn hàng của shop kinh doanh online, khi có lệnh phát đơn từ chủ shop, đơn vị vận chuyển tiến hành nhập kho như sau: - Bước 1: Lấy hàng tại shop Shop lên đơn hàng, shipper sẽ đến địa chỉ/kho của shop cung cấp trên App/website. Sau đó, chủ shop kiểm tra đủ số lượng kiện hàng, cách đóng gói và bàn giao lại cho shipper. - Bước 2: Đưa hàng về kho tổng để phân loại Shipper sẽ mang hàng về bưu cục gần shop nhất, sau đó xe chuyên dụng sẽ vận chuyển đơn hàng đến kho phân loại. Từ đây, đơn hàng sẽ rẽ nhánh đi nhiều điểm khác nhau để giao cho khách. - Bước 3: Giao hàng cho khách Hàng hóa sau khi phân loại sẽ được gửi đến kho hàng của đơn vị vận chuyển gần với khách hàng của shop nhất. Đơn hàng tiếp tục được phân loại và gửi đến các bưu cục gần người nhận, đến nơi, shipper tại đây sẽ gửi đến tận địa chỉ của khách hàng.
Quy trình nhập kho hàng vận chuyển chuyên nghiệp giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và đủ số lượng khi đến tay khách hàng. Giao Hàng Nhanh (GHN) là đơn vị vận chuyển có thể đáp ứng quy trình nhập kho chuyên nghiệp ở trên, nhiều dịch vụ hữu ích đi kèm, đảm bảo giao nhận đơn hàng nhanh chóng, an toàn. Cụ thể là:
GHN có hệ thống phân loại hàng hóa chuyên nghiệp, đảm bảo quá trình phân loại hàng nhập kho nhanh chóng, chuẩn xác, giao đơn đến người nhận đúng giờ - đúng hàng. >> Đăng ký trở thành đối tác của GHN TẠI ĐÂY để trải nghiệm dịch vụ giao nhận chất lượng, quy trình nhập kho chuyên nghiệp, hàng hóa shop bảo đảm an toàn, đủ số lượng. 3. Quy trình nhập kho ISONếu shop kinh doanh hàng hóa cần quy định nhập kho theo chuẩn ISO thì cần thực hiện các bước sau: - Bước 1: Nhân viên thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của chủ shop Khi hết hàng, quản lý kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa, thống kê lại số lượng và lập phiếu yêu cầu mua thêm hàng hóa. Sau đó, quản lý kho sẽ gửi bản yêu cầu đó cho chủ shop để xét duyệt và bắt đầu quy trình. - Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập kho trong phiếu yêu cầu với thực tế. Sau khi nhận được thông báo nhập kho, quản lý liên hệ với các bên cung ứng hàng hóa để nhập hàng, chốt số lượng mã hàng cần nhập và giá như trong phiếu yêu cầu. Khi hàng hóa đến kho, quản lý kiểm tra đủ số lượng mã hàng đã nhập, từ số lượng đến chất lượng, sau đó đóng dấu và xác nhận trên hệ thống. - Bước 3: Lập bản chứng từ và hoàn tất Quản lý lập chứng từ, chuyển giao cho chủ shop hoặc bộ phận kế toán (nếu có) để kiểm tra và hạch toán. 4. Quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệuĐối với các shop bán hàng kết hợp với tự sản xuất thì đừng bỏ qua quy trình nhập kho nguyên vật liệu sau đây: - Bước 1: Đề xuất nhập nguyên liệu Khi xưởng sản xuất bắt đầu thiếu vật liệu sản xuất, quản lý xưởng sẽ thông báo đến chủ shop. Sau đó sẽ thực hiện bản báo cáo các thông tin gồm: nguyên vật liệu, số lượng, chi phí ước tính,... gửi lên chủ shop duyệt. - Bước 2: Sắp xếp hàng hóa trong kho Chủ shop ký duyệt, bản đề xuất hàng hóa sẽ gửi đến quản lý kho để đối chiếu số lượng nguyên liệu trong kho, liên hệ với đơn vị cung ứng để đặt hàng. Sau đó chốt số lượng, mã hàng và chi phí theo đúng như bàn đề xuất. - Bước 3: Hàng hóa nhập kho và đối chiếu Quản lý kho đơn vị cung cấp gửi đến kho, quản lý thực hiện kiểm kê lại số lượng và chất lượng. Trong trường hợp, mã hàng nào có số lượng và chất lượng không đảm bảo, quản lý lập biên bản và tiến hành thông báo lại với đơn vị cung ứng. - Bước 4: Tạo phiếu nhập kho hàng Các giấy tờ bản đề xuất nhập kho, bản kiểm tra nhập kho sẽ được quản lý ký và gửi cho chủ shop/bộ phận kế toán nếu có. Họ sẽ thực hiện đối chiếu lại thông tin và in phiếu nhập kho. - Bước 5: Hoàn tất quy trình nhập kho hàng hóa Nguyên vật liệu được sắp xếp theo khu vực và cập nhật thông tin lên hệ thống. Quản lý xưởng muốn lấy hàng hóa để sản xuất sẽ lên kho làm phiếu xuất và đưa về xưởng.
Trước khi nhập kho hàng hóa nguyên liệu, quá trình phân loại rất quan trọng nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng hàng. 5. Quy trình nhập kho hàng hoá thành phẩmQuy trình nhập kho hàng thành phẩm thực hiện các bước như sau: - Bước 1: Vận chuyển hàng thành phẩm đến kho Hàng hóa thành phẩm sẽ được xuất xưởng và tập kết tại kho chứa, sau đó quản lý kho tiến hành kiểm tra và bắt đầu thủ tục nhập kho. - Bước 2: Kiểm hàng và sắp xếp vào kho chứa Quản lý kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, dưới sự theo sát của chủ shop. Nếu đảm bảo theo các yêu cầu, hàng hóa sẽ được tập kết trong kho. - Bước 3: Tạo phiếu và phê duyệt nhập kho Chủ shop sẽ lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán tiến hành (nếu có), sau đó ký xác nhận khi đã kiểm tra kỹ lưỡng. - Bước 4: Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào thẻ kho Phiếu nhập kho gửi lại cho quản lý tiến hàng điền thông tin hàng hóa thành phẩm vào thẻ kho trên hệ thống.
6. Quy trình nhập kho vật tưTương tự với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho vật tư cũng được thực hiện theo các bước dưới đây: - Bước 1: Lập bản mẫu hàng vật tư nhập kho Quản lý kho thống kê đủ số lượng, chi phí và loại vật tư cần nhập. Sau đó gửi lên cho chủ shop ký duyệt. - Bước 2: Lập phiếu nhập kho Sau khi lệnh nhập kho được phát đi, chú shop tiến hành lập phiếu nhập kho hoặc bộ phận kế toán thực hiện (nếu có). Phiếu nhập kho sẽ sao chép thành nhiều bản để gửi cho quản lý kho và lưu trữ. - Bước 3: Tiến hành nhập kho vật tư Có được phiếu nhập kho, thủ kho bàn giao hàng mua cho nhân viên kho để sắp xếp và tiến hành kiểm tra lại số lượng. Hàng hóa đi qua mã quét tự động, đưa đến khu vực phù hợp, lúc này nhân viên kho chỉ cần phân loại và sắp xếp. - Bước 4: Cập nhật thông tin trên hệ thống Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành xác nhận rồi ghi vào thẻ kho và cập nhật thông tin vật tư trên hệ thống. Sau đó, kế toán hoặc chủ shop chuyển tiền cho đối tác và ghi vào sổ hạch toán hàng nhập. 7. Cách tối ưu quy trình nhập kho hàng hóaDưới đây là một số cách giúp chủ shop tối ưu quy trình nhập kho hàng hóa hiệu quả:
Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn chủ shop quy trình nhập kho chi tiết. Mong rằng qua bài viết này, chủ shop có thể xây dựng quy trình nhập kho hàng hóa tối ưu cho shop của mình, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí kinh doanh hiệu quả. |
Tham khảo thêm: