Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cho chủ shop
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Là một chủ kinh doanh, bạn đã biết cách xử lý đơn hàng để vận chuyển hàng hóa đến nơi thuận lợi hay chưa? Nếu chưa, hãy cùng Giao Hàng Nhanh (GHN) đọc qua bài viết dưới đây, để nắm rõ một quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiêu chuẩn, hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian lẫn chi phí. Đừng bỏ lỡ!
1. Quy trình xử lý đơn hàng là gì?
Xử lý đơn hàng là quá trình chủ shop tiếp nhận, xác thực thông tin của đơn đặt hàng, sau đó tiến hành gói hàng, vận chuyển, theo dõi và hoàn tất thanh toán với người mua.
Dựa trên quy mô cũng như hoạt động kinh doanh hiện tại, mỗi shop còn có thể thực hiện quá trình này một cách thủ công hoặc kết hợp với phần mềm chuyên nghiệp để nâng cao hiệu suất bán hàng.
Xử lý đơn hàng là một quy trình quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận chuyển và hoạt động kinh doanh của các shop online.
2. Tầm quan trọng khi xây dựng quy trình xử lý đơn hàng
Tuân theo quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp giúp các shop nhận được nhiều lợi ích như:
2.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi đã xây dựng được quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tự động hóa các bước, nhờ đó tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân công thực hiện những công việc này.
2.2. Theo dõi và kiểm soát hàng hóa dễ dàng
Thông qua quy trình xử lý đơn hàng, chủ shop còn dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình trạng hàng hóa thực tế, nắm rõ tình trạng hết hàng để có kế hoạch nhập hàng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Một quy trình xử lý đơn hàng khoa học, chuyên nghiệp giúp các shop dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa thực tế.
2.3. Tránh nhầm lẫn, sót đơn, thất thoát hàng hóa
Nếu doanh nghiệp biết cách xử lý hàng hóa tốt, điều này còn hạn chế sai sót không đáng có, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng như giao nhầm địa chỉ, sót đơn, thất lạc đơn hàng.
2.4. Đánh giá hiệu quả, có chiến lược kinh doanh phù hợp
Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng giúp các shop đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm. Từ đó, shop có thể xác định nhu cầu sử dụng hàng hóa của từng đối tượng khách hàng ở mỗi thời điểm khác nhau và thay đổi chiến lược bán hàng tốt hơn, giúp cải thiện doanh thu hằng ngày.
2.5. Tối ưu quá trình vận chuyển
Hoạt động xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển. Từ bước đầu tiên là khách hàng quyết định đặt hàng cho đến các bước gói hàng, vận chuyển, thậm chí là bước trả hàng nếu khách hàng không hài lòng. Nhờ nắm rõ các bước như vậy, các shop dễ dàng nhận ra sai sót và áp dụng cách khắc phục kịp thời, giúp quá trình vận chuyển được tối ưu, suôn sẻ hơn, qua đó nâng cao chất lượng kinh doanh.
3. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả thường được vận hành theo 5 bước sau đây:
3.1. Tiếp nhận thông tin đặt hàng
Đơn hàng có thể được tạo từ các kênh bán hàng khác nhau của doanh nghiệp như website, mạng xã hội (Facebook, Instagram), sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) hoặc thậm chí là gọi trực tiếp Hotline. Nếu số lượng đơn hàng ít, shop có thể ghi nhận và quản lý một cách thủ công. Tuy nhiên, đối với số lượng đơn hàng quá tải, tốt hơn là shop nên ứng dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp để tránh xảy ra tình trạng sót đơn.
Tham khảo: Top phần mềm quản lý đơn hàng dễ dùng dành cho shop
3.2. Xác nhận đơn hàng
Nhân viên phụ trách cần xác nhận thêm lần nữa thông tin liên quan đến đơn hàng như tên, số điện thoại, số lượng hàng hóa, hình thức thanh toán, địa chỉ - thời gian nhận hàng phù hợp. Sau đó, nhân viên shop kiểm tra tình trạng tồn kho hiện tại để chắc chắn sản phẩm khách hàng muốn mua vẫn còn và tiến hành thiết lập đơn hàng trên hệ thống (App/Website).
Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhân viên phụ trách có trách nhiệm xác nhận thêm lần nữa để đảm bảo quá trình vận chuyển thuận lợi và hiệu quả.
3.3. Đóng gói hàng hóa
Bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng là doanh nghiệp cần đóng gói sản phẩm đúng quy cách. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa trọn vẹn, tránh phát sinh vấn đề hư hỏng và tổn thất đối với đơn của khách hàng.
3.4. Vận chuyển hàng đến khách hàng
Có 2 cách vận chuyển đơn hàng đến khách hàng là lựa chọn đơn vị vận chuyển hoặc cửa hàng trực tiếp vận chuyển.
Đối với trường hợp lựa chọn đơn vị vận chuyển, bạn nên ưu tiên đơn vị uy tín, có ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình giao nhận để tối ưu hóa thời gian, chi phí lẫn chất lượng dịch vụ.
Xem ngay:
3.5. Nhận tiền thanh toán
Khi đơn hàng được giao đến nơi thành công, khách hàng thanh toán tiền cho nhân viên của shop hoặc thanh toán tiền với shipper của đơn vị vận chuyển (nếu chọn hình thức COD), kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, nếu không hài lòng với sản phẩm, khách hàng có thể yêu cầu trả hàng và hoàn tiền lại. Vì thế, chủ shop cần dự phòng và chuẩn bị trước chính sách phù hợp để xử lý tình huống này một cách hiệu quả.
Nếu đơn hàng được giao thành công, khách hàng thanh toán tiền cho shop, nhưng nếu khách hàng yêu cầu trả hàng thì chủ shop nên có chính sách hợp lý để giải quyết tình huống này.
3.6. Xử lý đơn hàng không thành công
Có nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng không giao được thành công như khách hàng dời ngày nhận hoặc không có nhu cầu nhận nữa.
- Đối với trường hợp khách hàng dời ngày, chủ shop nên liên hệ với khách hàng một lần nữa để xác nhận chính xác thời gian nhận được và thông báo lại cho đơn vị vận chuyển.
- Đối với trường hợp khách hàng hủy đơn hoàn toàn, lúc này đơn vị vận chuyển hoàn lại đơn hàng cho các shop trong thời gian sớm nhất.
Thông tin thêm: Chuyển hoàn là gì? Cách hạn chế đơn hàng chuyển hoàn
4. Giải pháp tối ưu quy trình xử lý đơn hàng cho các shop
Sau đây là một số biện pháp giúp các shop tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, tiết kiệm thời gian lẫn chi phí hiệu quả:
- Tối ưu khâu vận hành: Thay vì thuê số lượng lớn nhân viên để quản lý nhiều đơn hàng, các shop có thể triển khai phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Khi ấy, chỉ cần 1 nhân viên thao tác thuần thục trên phần mềm là đã có thể quản lý rất nhiều đơn ở mọi lúc, mọi nơi. Giải pháp này vừa giúp quy trình quản lý đơn hàng thuận tiện, vừa tiết kiệm chi phí thuê nhân sự.
- Tối ưu khâu xử lý đơn hàng: Thay vì xử lý đơn hàng thủ công, các shop có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho để phân loại và quản lý đơn hàng chặt chẽ. Khi ấy, hàng hóa cũng được xuất kho nhanh hơn, cắt giảm chi phí lưu kho đáng kể.
- Tối ưu khâu vận chuyển hàng: Thay vì thuê shipper tự do, nhiều shop lựa chọn hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín để tối ưu thời gian vận chuyển; đồng thời đảm bảo hàng hóa an toàn, còn nguyên vẹn khi giao đến người nhận.
Nhiều shop hiện nay đã hợp tác với đơn vị giao nhận uy tín để có giá cước phải chăng, tối ưu thời gian lẫn chất lượng dịch vụ.
GHN Express tích hợp phần mềm quản lý bán hàng - Giải pháp tối ưu cho các shop Nhiều shop online có xu hướng áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng và lựa chọn Giao Hàng Nhanh là đơn vị vận chuyển. Giải pháp “kép” giúp chủ shop có thể thực hiện nhiều thao tác trên cùng một nền tảng như chốt đơn - lên đơn hàng - giao hàng - theo dõi đơn hàng - đối soát tiền thu hộ. Đặc biệt ở khâu giao hàng, GHN tự hào là đơn vị giao hàng siêu nhanh: người nhận có thể nhận hàng chỉ trong 1 ngày (đối với đơn nội thành) và chỉ trong 1-2 ngày (đối với đơn liên tỉnh) nhờ vào hệ thống phân loại hàng hóa tự động 100%, hệ thống hơn 2000 bưu cục trên toàn quốc và đội ngũ shipper được đào tạo chuyên nghiệp.
Giao Hàng Nhanh ứng dụng hệ thống phân loại hàng hóa tự động, giúp tiết kiệm nhân lực và rút ngắn thời gian vận chuyển đáng kể, qua đó nâng cao trải nghiệm hài lòng của khách hàng. Các shop đang hợp tác với GHN cũng được hỗ trợ giá cước phải chăng, hợp lý. Đi cùng là nhiều ưu đãi hấp dẫn như miễn phí lấy hàng tận nơi, miễn phí giao lại 3 lần hoặc chiết khấu khi nạp xu, giúp các shop an tâm trải nghiệm dịch vụ mà không còn gánh nặng về tài chính. Mùa sale này, chủ shop hãy an tâm buôn bán, các bước xử lý và vận chuyển đơn hàng đã có GHN đảm nhận. Đăng ký sử dụng dịch vụ giao hàng của Giao Hàng Nhanh NGAY TẠI ĐÂY. |
Bài viết trên đây đã hướng dẫn chi tiết về quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng. Chủ shop hãy tham khảo để có thể xử lý hàng hóa chuyên nghiệp và hiệu quả, tối ưu thời gian - chi phí, cũng như giảm thiểu sai sót trong suốt quá trình vận chuyển.
