Kho bãi là gì? Vai trò, chức năng và cách quản lý hiệu quả

Kho bãi là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình lưu kho và vận chuyển hàng đến người nhận. Vậy cụ thể dịch vụ kho bãi là gì? Vai trò, chức năng và nên quản lý thế nào cho hiệu quả? Cùng tìm hiểu lời giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.  

1. Dịch vụ kho bãi là gì?

Dịch vụ kho bãi (tên khác là dịch vụ kho hàng) là nơi nhận nhiệm vụ tập kết, lưu trữ, bảo quản hàng hóa, nguyên liệu, bán thành phẩm,... từ khi hàng được sản xuất đến vận chuyển cho người nhận. Đây còn là ‘điểm giữa’ trong chu trình điều phối hàng hóa đến tay người nhận. Khi hàng hóa sản xuất đến kho sẽ qua các thủ tục như đóng gói, xử lý đơn hàng,... sau đó được gửi từ kho đến tay khách hàng. 

Dịch vụ kho bãi là nơi giúp hàng hóa của shop được lưu trữ và bảo quản an toàn trước khi giao đến tay khách hàng. 

2. Vai trò và chức năng của kho bãi

Để hiểu hơn về kho bãi, chủ shop đừng nên bỏ qua các vai trò và chức năng của dịch vụ này sau đây: 

2.1. Về vai trò

Việc quản lý kho bãi chuyên nghiệp sẽ giúp shop:

• Đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cho khách hàng. Dù trong trường hợp đơn đặt hàng có gia tăng một cách đột ngột. 

• Chủ động trong việc sắp xếp, lưu trữ hàng hóa, từ đó dễ dàng quản lý, tổng kết hàng hóa vào cuối năm. 

• Hỗ trợ quá trình vận chuyển thuận lợi, hàng hóa được phân loại giao đơn đúng địa chỉ người nhận. 

• Điểm tập kết, phân loại, lưu trữ và bảo quản hàng hóa với số lượng lớn.

• Quản lý số lượng hàng xuất - nhập dễ dàng thông qua hệ thống của kho.  

Xem thêm: Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?

2.2. Về chức năng

Khi ứng dụng dịch vụ kho bãi trong kinh doanh sẽ hỗ trợ shop thực hiện: 

• Lưu trữ đa dạng hàng hóa, từ thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu,... với số lượng lớn. 

• Bảo quản sản phẩm an toàn, đảm bảo giữ nguyên chất lượng, đặc biệt với mặt hàng nông sản, thực phẩm chế biến,... 

• Quản lý hàng hóa chặt chẽ, từ khâu nhập kho, sắp xếp, giám sát và xuất kho, giúp quá trình vận chuyển hàng hóa thuận lợi. 

• Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho hiệu quả, nhanh chóng thông qua hệ thống quản lý kho bãi.

• Địa điểm phân loại hàng hóa, đóng gói, xử lý đơn hàng trước khi giao cho người nhận. 

3. Phân loại kho bãi

Dưới đây là các loại hình kho bãi phổ biến hiện nay,  chủ shop dễ dàng lựa chọn dịch vụ phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình: 

3.1. Kho công cộng (Public Warehouse)

Kho công cộng là loại hình kho bãi cho thuê chung, thường được xây dựng với diện tích lớn tại các điểm gần nhà ga, bến cảng, khu công nghiệp,... Vì vậy, đây là loại hình kho bãi được nhiều đơn vị lựa chọn khi có nhu cầu lưu kho hàng hóa trong thời gian ngắn. Ngoài ra, dịch vụ kho bãi này giúp shop tối ưu chi phí, không gian lưu trữ hàng hóa cho đến khi tìm được ho bổ sung mới hoặc giao trực tiếp đến khách hàng. 

Kho công cộng là nơi hàng hóa của công ty, cửa hàng, đơn vị,... được tập trung tại một địa điểm, sau đó tiến hành phân loại và sắp xếp theo đúng mã hàng, khu vực quy định. 

3.2. Kho tư nhân (Private Warehouse)

Kho tư nhân hay còn được gọi là kho bãi độ quyền, có nhiệm vụ chính lưu trữ, bảo quản hàng hóa cho một cá nhân/đơn vị nhất định. Theo đó, hình thức kho bãi này thường được các shop có số lượng hàng hóa lớn, nhu cầu lưu kho cao, nghiêm ngặt sử dụng. Bởi ưu điểm của kho tư nhân là giúp chủ shop dễ dàng quản lý hàng tồn kho, chủ động trong khâu đóng gói và vận chuyển hàng đến người nhận. 

3.3. Kho CFS (Container Freight Station)

Đây là loại hình kho bãi chuyên dụng để tập kết, phân loại và bốc dỡ container. Kho CFS thường được các công ty, shop kinh doanh xuất nhập khẩu sử dụng khi các kiện hàng container đang chờ hoàn thành thủ tục hải quan. Ngoài ra, kho bãi này còn là địa điểm quá cảnh, trước khi vận chuyển hàng hóa đến nước thứ 3. 

3.4. Kho ngoại quan (Bonded Warehouse)

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi chuyên lưu giữ, bảo quản hàng hóa trong và ngoài nước đang hoàn thành thủ tục hải quan. Tại kho ngoại quan, chủ shop có thể thực hiện chuyển đổi hàng hóa 2 chiều giữa kho ngoại quan với cửa khẩu hoặc hai kho ngoại quan với nhau, giúp thủ tục xuất nhập khẩu đơn giản hóa hơn. 

Xem thêm: Kho ngoại quan là gì? Các ưu nhược điểm và quy định của kho

Kho ngoại quan là nơi lưu trữ các hàng hóa đang chờ hoàn thành thủ tục hải quan. 

3.5. Kho đông (Cold Warehouse)

Kho đông là kho được điều chỉnh nhiệt độ từ 25 độ C đến -18 độ C (hoặc có thể thấp hơn) để bảo quản các mặt hàng chuyên dụng như thực phẩm tươi sống, nông sản xuất khẩu,... Loại kho bãi này thường được làm từ các loại vật liệu cách nhiệt bao gồm tôn mạ kẽm, inox 430, inox 304,... cùng với hệ thống kiểm soát nhiệt độ hiện đại. Do đó, chi phí sử dụng kho đông thường khá cao, chỉ phù hợp với các loại hàng hóa cần cấp đông trong thời gian ngắn. 

3.6. Kho tự động (Automated Warehouse)

Kho tự động là loại hình kho bãi sử dụng phần mềm chuyên dụng, công nghệ thông minh, dây chuyền phân loại hàng hóa,... để quản lý, sắp xếp, di chuyển hàng hóa vào trong kho một cách chính xác. Khi sử dụng nhà kho tự động, chủ shop có thể dễ dàng quản lý kho bãi, tối ưu chi phí nhân công và tiết kiệm thời gian thực hiện quy trình lưu kho hàng hóa. 

3.7. Kho bảo thuế (Tax Suspension Warehouse) 

Kho bảo thuế có nhiệm vụ lưu trữ các hàng hóa, kiện hàng, vật tư,... đã hoàn thành thủ tục thông quan nhưng chưa thực hiện đóng thuế. Hiện nay, đa số các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu đều có kho bảo thuế. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ thường xuyên kiểm tra và giám sát hàng bảo thuế đến khi đơn vị hoàn tất thủ tục. 

3.8. Kho kiểm soát khí hậu (Climate-controlled Warehouse) 

Là kho bãi chuyên được sử dụng để lưu trữ và bảo quản các loại hàng hóa dễ hư hỏng. Kho kiểm soát khí hậu có hệ thống điều chỉnh khí hậu giúp kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, không khí,... đảm bảo hàng hóa giữ nguyên chất lượng và an toàn. 

Trong kho bãi kiểm soát khí hậu có hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm hiện đại, giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả. 

4. Một số loại chi phí kho bãi

Để quản trị kho bãi hiệu quả và tối ưu lợi nhuận bán hàng, chủ shop cần nắm rõ các loại chi phí sau:

• Chi phí quản lý: Là các loại phí liên quan đến việc quản trị kho bãi và đóng gói bao gồm hệ thống giám sát, nhân viên, bảo dưỡng máy móc, phần mềm quản lý,... 

• Chi phí bảo dưỡng: Đây là các khoản phí phát sinh giúp tư sửa, bảo dưỡng hệ thống quản lý, cơ sở vật chất,... Từ đó đảm bảo duy trì hoạt động của kho bãi luôn được trơn tru, an toàn cho hàng hóa. 

• Chi phí bảo hiểm: Là chi phí cần thiết giúp đảm bảo quyền lợi của chủ shop khi có vấn đề phát sinh như hư hỏng, mất mát hàng hóa. 

5. Cần lưu ý gì khi thuê và quản lý kho bãi?

Khi thuê và quản trị kho bãi, chủ shop cần lưu ý trong việc lựa chọn dịch vụ kho bãi chuyên nghiệp, sắp xếp hàng hóa hợp lý, sử dụng phần mềm quản lý. Cụ thể là: 

5.1. Lựa chọn kho bãi đạt chuẩn, có trang thiết bị hiện đại

Với những shop không đủ chi phí xây dựng kho bãi riêng, việc thuê dịch vụ kho ngoài là giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, lựa chọn dịch vụ kho đạt chuẩn với quy trình quản lý tối ưu và trang thiết bị hiện đại là rất quan trọng. Điều này đảm bảo hàng hóa của shop không bị thất thoát và luôn giữ nguyên chất lượng khi đến tay khách hàng.

5.2. Hàng hóa được phân loại hợp lý

Phân loại hàng hóa là một trong những lưu ý quan trọng ảnh hưởng nhiều đến việc quản trị kho bãi và đóng gói hàng hóa. Theo đó, hàng hóa cần được sắp xếp theo đúng mã hàng, lô,... hợp lý để chủ shop dễ dàng quản lý, truy xuất thường xuyên để đảm bảo đủ số lượng hàng cung ứng. 

5.3. Sử dụng phần mềm quản lý kho bãi

Phần mềm quản lý kho giúp chủ shop tự động hóa các hoạt động giám sát, cập nhật thông tin, từ đó giảm thiểu lỗi sai, và luôn nắm rõ tình hình hàng chính xác, kịp thời. Ngoài ra, phần mềm quản lý kho bãi còn giúp tối ưu thời gian ở những công đoạn thủ công như quét/nhập mã hàng, phân loại hàng theo lô,...  

Xem thêm: 12 phần mềm quản lý kho hàng chuẩn xác cho shop online

Đến đây, chắc hẳn chủ shop đã giải đáp được câu hỏi kho bãi là gì, cùng các lưu ý để quản lý kho hiệu quả. Mong rằng những thông tin trong bài viết trên giúp chủ shop lựa chọn được hình thức kho bãi phù hợp với hàng hóa kinh doanh, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Xem thêm: 

• Hiểu rõ quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả

• Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn, hạn chế thất lạc

• Lưu kho là gì? Tìm hiểu lợi ích dịch vụ, quy trình và chi phí