Chứng từ là gì? Chứng từ là bằng chứng pháp lý ghi nhận các giao dịch tài chính đã hoàn thành dưới hình thức điện tử hoặc giấy, được phân loại đa dạng bao gồm chứng từ khấu trừ thuế, biên lai, chứng từ tiền mặt và vật tư. Để đảm bảo giá trị pháp lý, nội dung bắt buộc của chứng từ phải có tên gọi, số hiệu, ngày lập, chữ ký các bên liên quan và cần tuân thủ nguyên tắc lập duy nhất một lần, rõ ràng, chính xác cho mỗi nghiệp vụ phát sinh.

Hiểu rõ chứng từ là gì không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong kế toán mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đảm bảo tính pháp lý. Các loại giấy tờ này đóng vai trò minh chứng cho mọi giao dịch kinh tế, vì vậy mời bạn cùng khám phá chi tiết các quy định về phân loại và lưu trữ trong bài viết dưới đây. 

1. Tìm hiểu chứng từ là gì?

Theo Điều 3, khoản 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in. (1)(2)

Xem thêm: Hồ sơ pháp lý dự án là gì?

Chứng từ là tài liệu phải có trong hoạt động của doanh nghiệp

Chứng từ là bằng chứng pháp lý ghi nhận thực tế các giao dịch tài chính đã hoàn thành của đơn vị.

2. Các hình thức chứng từ phổ biến

Để hiểu rõ hơn chứng từ là gì, bạn cần biết rằng hiện nay loại tài liệu này tồn tại dưới hai hình thức chính là chứng từ điện tử và chứng từ giấy. Dưới đây là thông tin chi tiết về đặc điểm của từng hình thức chứng từ phổ biến:

2.1 Chứng từ điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Hình thức này do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế, hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành. (1)

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì?

2.2 Chứng từ giấy

Chứng từ giấy là các tài liệu, văn bản hoặc vật mang tin vật lý ghi lại thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng chứng minh giao dịch, được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, kiểm tra, quyết toán thuế cũng như giải quyết các tranh chấp phát sinh trong kinh doanh.

3. Chứng từ bao gồm những loại nào?

Để dễ dàng đối soát và quản lý theo đặc thù kinh doanh, chứng từ được phân loại thành nhiều nhóm. Các tiêu chí phân loại chính dựa trên lĩnh vực quản lý nhà nước, công dụng, nghiệp vụ kinh tế và nội dung phát sinh. Cụ thể:

3.1 Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế

Trong lĩnh vực này, các loại giấy tờ tập trung vào việc xác nhận nghĩa vụ tài chính của cá nhân, doanh nghiệp với Nhà nước. Để biết cụ thể những loại chứng từ là gì, chủ shop tham khảo ngay dưới đây:

3.1.1 Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Đây là loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập ra để giao cho người nhận thu nhập sau khi đã trừ đi số tiền thuế phải nộp vào ngân sách. Nó là căn cứ quan trọng để người lao động thực hiện việc quyết toán thuế cuối năm với cơ quan chức năng. Các chủ shop có nhân viên cần đặc biệt chú ý lập loại giấy tờ này đúng quy định để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động của mình.

3.1.2 Biên lai

Biên lai là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí, bao gồm các loại chi tiết sau:

  • Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá.
  • Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
  • Biên lai thu thuế hải quan.

Biên lai là một loại chứng từ được sử dụng phổ biến

Biên lai là chứng từ gì? Đây là chứng từ ghi nhận thông tin về khoản thu thuế, phí, lệ phí theo quy định pháp luật.

3.2 Phân loại chứng từ theo hoạt động của doanh nghiệp

Để kinh doanh thuận lợi, doanh nghiệp thường phân loại hệ thống giấy tờ theo công dụng và nghiệp vụ kinh tế. Dưới đây là cách phân chia chứng từ cụ thể:

3.2.1 Phân loại theo công dụng

Dựa trên mục đích và công dụng sử dụng, giấy tờ kế toán được phân thành:

  • Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để truyền đạt chỉ thị, lệnh làm việc (ví dụ: lệnh chi, lệnh xuất kho).
  • Chứng từ chấp hành: Dùng để ghi nhận sự việc đã hoàn thành (ví dụ: phiếu xuất kho, phiếu chi).
  • Chứng từ thủ tục: Dùng để hợp thức hóa các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
  • Chứng từ liên hợp: Kết hợp nhiều công dụng trên cùng một mẫu giấy tờ duy nhất.

3.2.2 Phân loại theo nghiệp vụ kinh tế

Dựa trên các nghiệp vụ kinh tế tài chính, sổ sách được chia thành các nhóm chi tiết:

  • Chứng từ tiền mặt: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
  • Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý tài sản.
  • Chứng từ vật tư, hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
  • Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên.

3.2.3 Phân loại theo nội dung kinh tế phát sinh

Phân loại theo thời điểm và phương pháp ghi nhận nội dung kinh tế bao gồm:

  • Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế vừa phát sinh và hoàn thành.
  • Chứng từ tổng hợp: Dùng để tổng hợp số liệu từ nhiều chứng từ gốc cùng loại nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép sổ kế toán.

4. Nội dung chứng từ bao gồm những gì?

Chứng từ là yếu tố quyết định giá trị pháp lý, vì vậy phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy chuẩn của Nhà nước. Tùy vào loại chứng từ khấu trừ thuế hay biên lai mà các tiêu thức bắt buộc sẽ có sự khác biệt. Vậy nội dung trong chứng từ là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây:

4.1 Chứng từ khấu trừ thuế

Theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung bắt buộc có trong chứng từ khấu trừ thuế bao gồm:

  • Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp (người thực hiện khấu trừ).
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (người bị khấu trừ thuế).
  • Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế.
  • Số thuế đã khấu trừ, số thu nhập còn lại được nhận.
  • Chữ ký của người trả thu nhập (hoặc chữ ký số đối với hình thức điện tử). (1)(2)

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế theo quy định

Nội dung chứng từ cần tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP

4.2 Biên lai

Biên lai hợp lệ theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP cần đảm bảo các nội dung sau:

  • Tên loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số thứ tự biên lai.
  • Tên, mã số thuế của cơ quan thu phí, lệ phí.
  • Tên, mã số thuế hoặc số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp tiền.
  • Loại phí, lệ phí và số tiền phải nộp (được viết bằng số và bằng chữ).
  • Ngày, tháng, năm tiến hành lập biên lai.
  • Chữ ký của người thu tiền (hoặc chữ ký số nếu là biên lai điện tử). (1)(2)

Xem thêm: Hồ sơ dự thầu gồm những gì?

5. Nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ trong doanh nghiệp

Việc thiết lập và bảo quản hồ sơ kế toán cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc do Nhà nước ban hành nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Cụ thể, các chủ shop và doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện đúng các tiêu chuẩn được liệt kê chi tiết dưới đây:

  • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều bắt buộc phải lập chứng từ kế toán.
  • Chứng từ kế toán chỉ được lập duy nhất một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
  • Nội dung lập phải đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo đúng diễn biến thực tế.
  • Chữ viết trên giấy tờ phải rõ ràng, tuyệt đối không được tẩy xóa và không được viết tắt.
  • Số tiền được viết bằng chữ phải khớp hoàn toàn với số tiền được viết bằng số.
  • Hồ sơ phải được sắp xếp khoa học theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian và được bảo quản an toàn theo luật định.

Khi lựa chọn dịch vụ vận chuyển chứng từ của GHN, khách hàng hoàn toàn có thể an tâm tuyệt đối về sự chuyên nghiệp và an toàn. Dưới đây là những ưu điểm vượt trội mà giải pháp giao nhận này mang lại cho các chủ shop:

  • Tốc độ vận chuyển nhanh: GHN VN sử dụng Hệ thống phân loại tự động 100% với Độ chính xác 99.7% nhờ công nghệ Edge AI & Deep Insight. Công nghệ này giúp giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 3 giờ xuống chỉ còn 30 phút. Nhờ đó, đơn hàng được giao nhanh trong 24 giờ đối với đơn nội thành và 1 - 2 ngày đối với đơn liên tỉnh.
  • Cước phí Giao Hàng Nhanh linh hoạt: GHN Express cung cấp cước phí dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô kinh doanh khác nhau của chủ shop. Đặc biệt, giá dịch vụ chỉ từ 15.5K/đơn, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành.
  • Chủ động thời gian gửi chứng từ: Người bán có thể dễ dàng tạo đơn gửi tài liệu ngay trên website/app GHN bất cứ lúc nào. Shipper sẽ nhanh chóng đến tận nơi để lấy chứng từ theo đúng lịch hẹn mà bạn đã yêu cầu.

GHN hỗ trợ vận chuyển chứng từ uy tín, nhanh chóng

Chủ shop tối ưu vận hành qua việc chủ động lên đơn, GHN nhanh chóng lấy hàng tận nơi và đảm bảo giao hàng chính xác, đúng hạn.

  • Chính sách bảo mật và bồi thường rõ ràng: Các giấy tờ mang tính pháp lý luôn được GHN đóng gói cẩn thận, niêm phong nghiêm ngặt để tránh thất lạc hay lộ thông tin. Trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn, công ty luôn có điều khoản đền bù minh bạch và thỏa đáng cho khách hàng.
  • Theo dõi đơn GHN tiện lợi: Hệ thống theo dõi đơn hàng tiện lợi của GHN giúp khách hàng nắm được hành trình chứng từ và báo cáo ngay lập tức. Ban quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động vận chuyển để dễ dàng báo cáo cho chủ shop.

Ngoài ưu thế trong việc chuyển phát các chứng từ pháp lý, GHN còn là đơn vị vận chuyển hàng hóa siêu tốc được tin dùng bởi các shop online. Dịch vụ này không chỉ giúp tối ưu tỷ lệ giao đơn thành công, giảm thiểu rủi ro hoàn hàng mà còn nâng cao trải nghiệm hài lòng cho người mua. Dù là tài liệu mỏng nhẹ hay hàng hóa cồng kềnh, GHN đều cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện và hiệu quả.

>> Hãy nhanh tay đăng ký sử dụng dịch vụ của GHN tại đây để trải nghiệm giải pháp vận chuyển chuyên nghiệp ngay hôm nay!

Việc nắm vững khái niệm chứng từ là gì và các quy định về phân loại, lập, lưu trữ hồ sơ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch. Hy vọng những chia sẻ chi tiết trên sẽ giúp các chủ shop tự tin hơn trong việc xử lý giấy tờ kế toán để đảm bảo tính pháp lý và vận hành kinh doanh trơn tru.

Bài viết liên quan:

Tài liệu tham khảo:

  1. Chính phủ. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ. https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2020/10/123.signed_01.pdf. (Đã truy cập 07 05 2026)
  2. Chính phủ. Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2025/3/70-nd-cp.signed.pdf. (Đã truy cập 07 05 2026)

Câu hỏi thường gặp

Tôi muốn gửi chứng từ đến khách hàng, yêu cầu ký và thu hồi ngay có được không?
Được. Hiện nay Giao Hàng Nhanh (GHN) có hỗ trợ dịch vụ ký nhận 2 chiều cực kỳ tiện lợi cho các doanh nghiệp. Nhân viên GHN sẽ mang hồ sơ đến tận nơi giao cho khách hàng, chờ khách hàng ký tá tại chỗ theo đúng yêu cầu. Sau đó, shipper sẽ lập tức thu hồi bản gốc để chuyển ngược lại cho doanh nghiệp ngay nhằm đảm bảo tiến độ công việc.
Chứng từ giả là gì?
Theo Điều 3, khoản 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ giả là những tài liệu được in hoặc khởi tạo dựa trên mẫu chứng từ đã thông báo phát hành của đơn vị khác, hoặc bị trùng số ký hiệu và giả mạo dưới dạng điện tử. Việc sử dụng các loại chứng từ không hợp lệ này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính minh bạch và việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Chứng từ điện tử có thể chuyển thành chứng từ giấy không?
Theo Điều 7, khoản 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện tử chỉ có giá trị pháp lý để lưu giữ và ghi sổ kế toán. Loại chứng từ chuyển đổi này không có hiệu lực để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán theo quy định pháp luật hiện hành.