Hướng dẫn cách tìm hàng trong kho nhanh chóng, chính xác

Đã bao giờ shop gặp tình trạng mất rất nhiều thời gian tìm và kiểm tra hàng hóa trong kho nhưng vẫn xảy ra sai sót chưa? Nếu có, đừng quá lo lắng vì đây là vấn đề khá thường gặp ở các cửa hàng kinh doanh online có số lượng hàng hóa không ngừng tăng cao, thường xảy ra do chưa hiểu rõ các bước tìm hàng hóa trong kho thông minh. Mời người bán khám phá cách xác định vị trí sản phẩm chuẩn xác trong bài viết này nhé!

1. Tìm hàng trong kho - Nỗi lo chung của nhiều shop online

Đôi khi, tìm kiếm một sản phẩm trong kho hàng lại trở thành một “cơn ác mộng” nếu shop cùng lúc kinh doanh nhiều loại hàng hóa nhưng lại chưa biết cách quản lý khoa học. Bởi, điều này dẫn đến nhiều vấn đề ảnh hưởng tới doanh thu và uy tín của shop. Điển hình như: thất thoát hàng hóa, đóng gói đơn sai sót, giảm hiệu suất làm việc của cửa hàng,...
Để giải quyết triệt để nỗi lo này, chủ shop hãy xem chi tiết các bước tìm hàng trong kho nhanh gọn ở phần tiếp theo của bài viết này.

Xem thêm: Tổng hợp các cách quản lý kho hàng hiệu quả

Tìm kiếm hàng hóa trong kho sao cho nhanh và chuẩn là điều nhiều shop quan tâm.

2. Các bước tìm hàng trong kho nhanh gọn, chuẩn xác

Cách tìm hàng ở kho rất đơn giản gồm kiểm tra tình trạng hàng hóa từ hệ thống quản lý, lên danh sách sản phẩm muốn lấy, thiết kế kế hoạch tìm mặt hàng phù hợp và luôn kiểm tra đủ hàng trước khi rời đi.

2.1 Bước 1: Kiểm tra hàng tồn kho trên hệ thống quản lý hàng hóa

Trước khi đến kho, chủ shop hoặc nhân viên đều nên kiểm tra số lượng và vị trí hàng hóa trên phần mềm quản lý kho. Qua đó giúp xác định mặt hàng có tồn kho không, tránh lãng phí thời gian tìm kiếm sản phẩm đã hết hàng hoặc sai vị trí.

2.2 Bước 2: Tổng hợp danh sách sản phẩm cần tìm

Người lấy hàng cân nhắc liệt kê đầy đủ sản phẩm muốn lấy cho một hoặc nhiều đơn hàng theo một trật tự khoa học (ví dụ: theo vị trí kệ hàng gần nhau hoặc cùng một khu vực lưu trữ hàng hóa). Điều này giúp tối ưu hóa thời gian, nhân lực và quãng đường di chuyển trong kho.

2.3 Bước 3: Lấy hàng theo thứ tự kệ phù hợp

Chủ shop hoặc nhân viên chịu trách nhiệm lần lượt lấy hàng theo lộ trình đã nghiên cứu. Thông thường, người bán ưu tiên lấy hàng theo thứ tự vị trí kệ gần nhất đến xa nhất và theo một chiều nhất định (từ trong ra ngoài hoặc từ ngoài vào trong). Nhờ vậy hạn chế việc di chuyển lặp lại trong cùng một khu vực để tiết kiệm đáng kể thời gian tìm hàng.

2.4 Bước 4: Kiểm tra lại sản phẩm trước khi rời khỏi kho

Sau khi đã lấy đủ các mặt hàng, chủ shop hoặc nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu lần cuối về số lượng và chủng loại sản phẩm. Từ đó đảm bảo đơn hàng được đóng gói chính xác, tránh hoàn hàng do nhầm lẫn và không phải trở lại kho lần nữa vì thiếu hoặc sai sót.

Người bán hoặc nhân viên hãy kiểm kê lại hàng hóa trước khi rời khỏi kho.

3. Gợi ý một số phương thức tìm hàng trong kho phổ biến

Bên cạnh nắm rõ các bước kể trên, chủ shop hãy lưu lại các phương pháp tìm hàng hữu ích, tối ưu thời gian và công sức như: lấy theo đơn lẻ, lô hàng, theo khu vực hoặc từng đợt. Cụ thể:

3.1 Lấy hàng theo đơn lẻ (Single order picking)

Đây là phương thức dễ áp dụng nhất, trong đó người bán hoặc nhân viên lấy hàng cho từng đơ một cách độc lập từ đầu đến cuối để giảm thiểu sai sót tối đa. Phương pháp này thường phù hợp với shop quy mô nhỏ, lượng đơn không quá lớn hàng ngày hoặc đơn hàng có tính chất đặc biệt (giá trị cao, dễ vỡ).

3.2 Lấy hàng theo lô (Batch picking)

Cách tìm hàng trong kho này cho phép nhân viên cùng lúc lấy một hoặc một vài mặt hàng nhất định với số lượng lớn, sau đó mới phân loại, chia ra nhiều đơn hàng và đóng gói. Điều này nhằm giảm số lần di chuyển đến cùng một vị trí trong kho, tối ưu hóa thời gian lấy hàng tổng thể.

3.3 Lấy hàng theo khu vực (Zone picking hay Pick-and-pass)

Thông thường, một kho hàng sẽ chia thành nhiều khu vực khác nhau. Mỗi nhân viên trong shop sẽ phụ trách lấy hàng trong khu vực của mình. Đơn hàng được luân chuyển từ khu vực này sang khu vực khác cho đến khi đầy đủ tất cả các mặt hàng theo yêu cầu của khách. Đây là cách làm rất hiệu quả cho các kho hàng lớn với nhiều chủng loại sản phẩm.

3.4 Lấy hàng theo đợt (Wave picking)

Phương thức này kết hợp giữa lấy hàng theo lô và theo khu vực. Khi ấy, đơn hàng được nhóm lại thành từng đợt dựa trên một số tiêu chí như thời gian giao hàng hoặc vị trí lưu trữ sản phẩm. Kế đến, những đợt đóng gói hàng hóa được xử lý vào những khung thời gian cụ thể giúp shop quản lý nguồn lực và thời gian lấy hàng tốt hơn.

Xem thêm: Các dịch vụ kho vận phổ biến hiện nay

Lấy hàng theo đợt giúp người bán giảm thiểu thời gian lấy hàng và rút ngắn quy trình bàn giao kiện cho bên vận chuyển.

4. Chia sẻ thêm kinh nghiệm quản lý kho tối ưu

Kết hợp với cách tìm hàng và lấy hàng thông minh đã đề cập, chủ shop hãy lưu lại bí quyết quản lý sản phẩm hiệu quả như: sắp xếp theo nguyên tắc hợp lý, sử dụng phần mềm hỗ trợ, chọn đơn vị vận chuyển uy tín,... 

• Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc phù hợp: Sắp xếp tất cả sản phẩm theo các nguyên tắc như Nhập trước Xuất trước - FIFO (First In, First Out) hoặc tần suất bán chạy giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ và tìm hàng trong kho nhanh chóng. Bên cạnh đó, chủ shop chú ý đánh dấu vị trí mỗi mặt hàng rõ ràng để tối ưu hóa quá trình lấy hàng.
• Luôn đặt mức hàng tồn kho lý tưởng: Người bán đừng quên xác định số lượng hàng tồn kho nhất định cho từng mặt hàng để tránh hết hàng đột ngột hoặc tồn đọng quá nhiều. 
• Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại: Chủ shop hãy đầu tư một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại giúp theo dõi số lượng và tình trạng hàng hóa chuẩn xác theo thời gian thực. Từ đó, shop có kế hoạch nhập hàng hoặc thanh lý kịp thời.
• Liên kết với đơn vị vận chuyển uy tín: Shop sử dụng dịch vụ từ một bên vận chuyển tin cậy có thể kiểm soát số lượng hàng hóa và tình trạng đơn hàng đúng theo thời gian thực, thuận tiện xử lý vấn đề phát sinh nếu có. Ngoài ra, nếu bán hàng đa kênh, người bán nên thường xuyên đồng bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý đơn của bên vận chuyển với phần mềm kinh doanh của mình để đảm bảo tính chính xác.

>> Ngoài các cách kể trên, người bán có thể tìm hiểu thêm những kinh nghiệm lưu kho hàng hóa khoa học tại đây!

5. Giao Hàng Nhanh cùng shop quản lý kho hiệu quả

Đối với shop bán hàng online, quản lý hàng tồn kho tốt là yếu tố then chốt, quyết định tới lợi nhuận hàng tháng. Bởi lẽ, điều này quyết định khả năng đáp ứng đơn hàng kịp thời, tối ưu chi phí lưu kho và quan trọng nhất là tạo dựng uy tín với khách hàng. 
Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển Giao Hàng Nhanh (GHN), chủ shop an tâm đơn vị đã phát triển web/app GHN VN hiện đại, có khả năng đồng bộ dữ liệu từ kho và các kênh bán hàng khác với nhau nhanh chóng, chuẩn xác. Đặc biệt, phần mềm quản lý đơn hàng của GHN còn có thể liên kết với những phần mềm quản lý kinh doanh thuận lợi để kiểm soát tồn kho và lên đơn dễ dàng.
Bên cạnh đó, GHN còn mang lại nhiều quyền lợi khác giúp shop tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ:

• Cước phí tốt: Bảng giá GHN hợp lý và cạnh tranh (đồng giá 15.5K/đơn thông thường và 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên của đơn nặng ký/cồng kềnh), cùng với nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn định kỳ giúp shop tối ưu chi phí vận hành và tăng lợi nhuận trên mỗi đơn hàng.

• Giao hàng nhanh: Với mạng lưới hơn 2.000 bưu cục GHN rộng khắp và quy trình xử lý - phân loại tự động 100%, sản phẩm đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất - 24 giờ đơn nội thành hoặc 1 đến 2 ngày đơn liên tỉnh. 
• Nhiều quyền lợi miễn phí: Chủ shop được hưởng nhiều dịch vụ miễn phí như miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại 2 lần, miễn phí sử dụng tính năng Cảnh báo bom hàng và miễn phí lưu kho. Nhờ vậy, người bán tiết kiệm đáng kể chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận.
• Đối soát COD linh hoạt: Công ty GHN có chu kỳ đối soát tiền thu hộ linh hoạt (tất cả các ngày trong tuần) nên chủ shop xoay vòng vốn hiệu quả.

>> Mời shop đăng ký ngay để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp cùng GHN!
Nhìn chung, để tối ưu hóa quy trình bán hàng online và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, nắm vững cách tìm hàng trong kho là điều shop không thể bỏ qua. Hy vọng rằng các bước đề xuất trong bài viết cùng với việc tận dụng những phương thức lấy hàng thông minh giúp chủ shop giảm thiểu tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Bài viết liên quan:

• Phí lưu kho là gì và cách tính chi phí lưu kho
• Cách quản lý kho bãi hiệu quả
• Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa