9 cách quản lý cửa hàng để shop ra đơn nhiều, tối ưu vốn
- Ngày đăng:
- Tip bán hàng
Bên cạnh quản lý nhân sự, chủ shop không thể quên bước quản lý cửa hàng sát sao hàng ngày nhằm hạn chế các khoản thâm hụt vốn lớn, bất ngờ cũng như đảm bảo hoạt động bán hàng tại shop diễn ra thuận lợi, ổn định. Vậy cách quản lý cửa hàng bán lẻ như thế nào là chuẩn? Hãy để bài viết sau giúp người bán giải đáp thắc mắc nhé!
1. Quản lý cửa hàng là gì?
Quản lý cửa hàng là toàn bộ quy trình theo dõi, kiểm kê, quản lý tất cả hoạt động trong cửa hàng. Bao gồm như xuất - nhập hàng, kiểm tra hàng hóa tồn kho, chốt đơn, đóng gói sản phẩm, vận chuyển... Theo đó, người đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý cửa hàng có thể là chính chủ shop hoặc thêm một/một vài người khác hỗ trợ.
2. Các công việc cần làm khi quản lý cửa hàng
Những đầu việc cơ bản liên quan đến quản lý cửa hàng gồm:
2.1. Quản lý các nhân viên khác
Nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng giúp hoạt động bán hàng mượt mà, mang về doanh thu như mong đợi. Vì thế, người bán nên có kế hoạch quản lý nhân sự chặt chẽ sao cho vừa đáp ứng tốt những mong muốn của họ, vừa tối ưu chi phí.
2.2. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
Không chỉ quản trị nhóm nhân sự hiện có tại shop, chủ shop đừng quên thiết lập quy trình tuyển dụng - đào tạo nhân viên mới. Qua đó giúp mỗi nhân viên đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và vận hành cửa hàng suôn sẻ.
Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng cực chuẩn
Shop bắt buộc đào tạo nhân viên mới kỹ lưỡng về toàn bộ quy trình làm việc giúp đảm bảo hiệu quả bán hàng.
2.3. Theo dõi và giám sát các hoạt động kinh doanh bán hàng
Bên cạnh những công việc liên quan đến nhân viên, chủ shop còn nên quan tâm đến các hoạt động bán hàng như tìm khách hàng tiềm năng, tư vấn sản phẩm, chốt đơn, lên đơn, vận chuyển và chăm sóc sau mua. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp của cửa hàng trong mắt người tiêu dùng và đảm bảo tiết kiệm thời gian, công sức kinh doanh hàng hóa nhưng vẫn bảo đảm có lời.
2.4. Tổng kết và đánh giá hiệu quả bán hàng
Định kỳ mỗi tuần/tháng/quý/năm, người bán hãy tổng hợp tất cả số liệu quan trọng (như số lượng hàng bán ra, số lượng hàng nhập vào, số lượng hàng tồn kho, doanh số…). Nhờ thế dễ dàng đánh giá chiến lược kinh doanh hiện đang áp dụng đã thực sự phù hợp hay chưa và có kế hoạch bán hàng thích hợp hơn trong năm tiếp theo.
2.5. Giải quyết khiếu nại của khách hàng
Quản lý cửa hàng không những gắn liền với nhân sự, hàng hóa và doanh thu, mà còn bao gồm quản trị khách hàng từ lúc biết đến sản phẩm, thương hiệu đến khi chốt đơn, nhận hàng và trải nghiệm. Theo đó, người bán nên sẵn sàng hỗ trợ người mua hết mình cả trước khi mua sắm lẫn khi dùng nhằm tạo thiện cảm tốt đẹp để tăng tỷ lệ mua hàng trở lại.
Xem thêm:
Người bán nên tiếp nhận và xử lý mọi vấn đề phát sinh từ đơn hàng nhanh chóng để khách hàng thêm phần tin tưởng.
3. Cách quản lý cửa hàng và chuỗi cửa hàng hiệu quả
Dù là cửa hàng nhỏ lẻ hay một chuỗi cửa hàng lớn, chủ shop đều có thể cân nhắc áp dụng thử những gợi ý sau đây để quản lý bán hàng tốt hơn:
3.1. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Hoạt động bán hàng bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau nên thực hiện ghi chép thủ công dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến tổng doanh thu thực tế. Vì vậy, người bán hãy mạnh dạn đầu tư phần mềm quản lý, tích hợp đầy đủ yếu tố (như nhân sự, khách hàng, hàng hóa, đơn hàng, thu - chi…) giúp theo dõi, đối soát dữ liệu nhanh chóng, chuẩn xác.
Theo đó, chủ shop hãy tận dụng các phiên bản dùng thử miễn phí của các app để nhận định đâu là sản phẩm thích hợp nhất với nhu cầu, mong muốn của mình. Đồng thời, shop nên suy nghĩ kỹ càng về quyền nhập liệu, chỉnh sửa cho từng nhân viên hợp lý để hỗ trợ thống kê, đánh giá hiệu quả bán hàng.
Đồng bộ thông tin trên tất cả kênh bán nhanh - gọn cùng Giao Hàng Nhanh Nếu shop hiện đang sử dụng dịch vụ vận chuyển của Giao Hàng Nhanh (GHN) thì có thể tích hợp thông tin bán hàng trên app/web với những phần mềm quản lý kinh doanh mà đơn vị là đối tác thân thiết. Chẳng hạn như TPos, KiotViet, Pancake, Nobita.pro… Nhờ vậy, chủ shop tiết kiệm thời gian chuyển đổi, đồng bộ dữ liệu nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao để nắm doanh số chi tiết trên mọi kênh bán, cửa hàng chính xác. |
3.2. Quản lý cửa hàng với camera từ xa
Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng đơn giản nhất là đầu tư camera. Hiện tại, chủ shop thuận tiện mua sắm hệ thống camera quan sát chuyên dụng để lắp trực tiếp trước và trong bán hàng giúp theo dõi hoạt động mua sắm hàng ngày hiệu quả. Cũng như nhận diện các hành vi lừa đảo, lấy trộm hay gian lận của nhân viên bán hàng/khách hàng hỗ trợ quá trình điều tra dễ dàng hơn.
Cần lưu ý rằng người bán nên lắp đặt camera ở vị trí có thể nhìn bao quát toàn bộ hoạt động trong cửa hàng và kho hàng. Thêm vào đó hãy lựa chọn thương hiệu uy tín, bảo dưỡng thường xuyên nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động tốt nhất.
Xem thêm: Giới thiệu các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp
3.3. Quản lý hàng hóa với Excel
Người bán có thể sử dụng phần mềm tính toán miễn phí Microsoft Excel (sẵn có trên máy tính hoặc điện thoại) để ghi chép lại toàn bộ số liệu về hàng hóa, doanh số vào những ngày đầu kinh doanh. Điều ấy giúp tối ưu chi phí kinh doanh tối đa và dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng mới hoặc thanh lý hàng tồn kho nhanh chóng.
Để quản lý bán hàng bằng Excel thuận tiện và ít sai sót, chủ shop nên dành thời gian tìm hiểu kiến thức cơ bản về phần mềm (nhất là một số hàm cơ bản như SUM (tính tổng), IF (đặt điều kiện), AVERAGE (trung bình)...) và chủ động nhập dữ liệu định kỳ trong một khung giờ mỗi ngày.
Tận dụng các công thức tính toán miễn phí trên Excel giúp chủ shop tiết kiệm chi phí quản lý cửa hàng.
3.4. Tối ưu quy trình vận hành kinh doanh
Thêm một cách quản lý cửa hàng bán lẻ thông dụng, được nhiều shop áp dụng là đơn giản hóa và đồng bộ hóa quy trình vận hành kinh doanh. Cụ thể, người bán nên thiết lập thời gian làm việc, quy trình phục vụ - chăm sóc khách hàng, chính sách mua hàng, chương trình khuyến mãi… theo từng quý/năm càng chi tiết, minh bạch đến tất cả nhân viên càng tốt, giúp đảm bảo tính công bằng.
Theo đó, chủ shop chủ động lắng nghe ý kiến của nhân viên lâu năm để xây dựng những quy chuẩn làm việc hợp lý và sẵn sàng thay đổi linh hoạt khi cần thiết nhé.
3.5. Chọn đối tác uy tín, hỗ trợ bán hàng
Vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Vậy nên, lựa chọn dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp để đồng hành lâu dài, hỗ trợ cải thiện trải nghiệm của người mua hết sức cần thiết.
Trong đó, nếu shop vừa bán hàng online và offline thì chủ shop nên lựa chọn đơn vị cam kết thời gian giao hàng và có mức phí tiết kiệm nhằm tạo thiện cảm với người tiêu dùng và tối ưu chi phí kinh doanh.
Chọn Giao Hàng Nhanh - Nhận dịch vụ giao nhận GIÁ TỐT, GIAO NHANH Xuyên suốt nhiều năm đồng hành cùng hơn 100.000 shop và doanh nghiệp, Giao Hàng Nhanh (GHN) cực kỳ thấu hiểu mong muốn của người bán và tự tin mang lại chất lượng dịch vụ vận chuyển tận tâm với các ưu đãi sau:
Đơn ở đâu, có GHN đến đó giao hàng siêu tốc, siêu tiết kiệm.
>> Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh hiện có rất nhiều quyền lợi hữu ích cho chủ shop, đừng ngần ngại đăng ký tài khoản ngay hôm nay nhé! |
3.6. Chú trọng đào tạo nhân viên
Nhân viên là “gương mặt đại diện” cho chủ shop nói riêng, chuỗi cửa hàng nói chung trong việc tiếp cận, chăm sóc khách hàng. Do vậy, đào tạo nhân sự bài bản với thái độ làm việc tích cực, tỉ mỉ giúp chiều lòng người mua dễ dàng, cải thiện thiện cảm và tăng khả năng chốt đơn thành công.
Ngoài am hiểu sâu sắc quy trình tư vấn - bán hàng cho khách, mỗi nhân sự đều phải nắm rõ sứ mệnh, mục đích hoạt động của shop và tất cả mô tả công việc gắn với vị trí hiện tại. Nhờ thế, họ có thể làm việc thật tốt, chăm chỉ theo đúng quyền lợi, phúc lợi nhận được.
3.7. Tạo sự kết nối với các chi nhánh cửa hàng
Nếu shop có nhiều cửa hàng online lẫn offline đang hoạt động cùng lúc thì việc gắn kết tất cả chi nhánh một cách chặt chẽ vô cùng cần thiết. Vì điều đó tạo điều kiện cho chủ shop quản lý doanh số, hàng hóa thuận tiện hơn, cũng như đánh giá ưu điểm - hạn chế của từng nơi hiệu quả để thuận lợi đồng bộ chiến lược bán hàng ở nơi có doanh thu tốt cho nơi có doanh thu thấp hơn.
Gợi ý cho shop mới một số cách tạo kết nối giữa mọi shop với nhau là thực hiện luân chuyển nhân viên từ cửa hàng này sang cửa hàng khác định kỳ, tạo điều kiện cho nhân sự được trao đổi và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, cập nhật địa chỉ tất cả các shop trên mọi kênh bán online…
3.8. Lưu dữ liệu tập trung trên một nền tảng
Một trong những cách quản lý chuỗi cửa hàng chặt chẽ, chính xác nhất là lưu trữ toàn bộ số liệu, dữ liệu tập trung trên một ứng dụng/phần mềm duy nhất. Hoặc có thể tích hợp các nền tảng quản lý riêng biệt cùng nhau nhằm đảm bảo thông tin được đồng bộ hóa liên tục, tránh thiếu sót trong lúc tổng hợp, đối soát định kỳ.
Vì tất cả thông tin quan trọng đều được lưu trữ ở một nơi duy nhất nên người bán hãy lựa chọn phần mềm/app quản trị tin cậy, bảo mật tốt nhằm hạn chế mất cắp qua mạng.
GHN hỗ trợ shop lưu trữ mọi dữ liệu hàng hóa, COD, nhân viên, đơn hàng… trên một giao diện web trực quan, dễ dùng.
3.9. Thường xuyên đánh giá độ hiệu quả và điều chỉnh phù hợp
Cách quản lý cửa hàng hiệu quả cuối cùng mà shop nhất định phải lưu lại là chủ động đánh giá tính khả thi và tỷ lệ thành công của phương pháp quản trị hiện tại. Từ đó, người bán có thể cân nhắc thay đổi chiến lược kịp thời, tránh lãng phí vốn quá nhiều nhưng không mang lại hiệu quả cao như mong muốn.
Theo đó, để đánh giá khách quan hơn, chủ shop đừng ngần ngại lắng nghe chia sẻ chân thực từ tất cả nhân viên định kỳ mỗi quý hoặc mỗi năm một lần. Đồng thời xem kỹ càng mọi báo cáo doanh số theo thời gian giúp nhận định tình hình kinh doanh chính xác hơn.
Đến đây, chắc hẳn các shop đã có những gợi ý quản lý cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng sao cho tiết kiệm, tối ưu chi phí đầu tư. Đừng quên đón đọc thêm các nội dung tiếp theo từ Giao Hàng Nhanh trong thời gian tới để có thêm kiến thức bán hàng hữu ích, hoàn toàn miễn phí nhé!Các chủ đề liên quan:
