Chi phí kinh doanh là gì? Cách tính & tối ưu cho chủ shop

Chủ shop, đặc biệt là nhà bán hàng mới nên hiểu rõ các loại chi phí kinh doanh để biết cách kiểm soát và tối ưu lợi nhuận thu được hàng tháng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng GHN tìm hiểu chi tiết về chi phí hoạt động trong kinh doanh nhé. 

1. Tìm hiểu chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là các khoản phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để vận hành và tạo nên doanh thu. Bao gồm tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, tiền sửa chữa và bảo trì, tiền thuế, tiền thuê nhà xưởng, tiền mua thiết bị,...

Để đạt được doanh thu và lợi nhuận mong muốn, doanh nghiệp cần phải biết cách kiểm soát chi phí kinh doanh, cắt giảm những khoản không cần thiết và tập trung đẩy mạnh khoản phí quan trọng. 

Biết cách quản lý chi phí trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. 

Xem thêm: Tìm hiểu thêm chiến lược chi phí thấp là gì?

2. Các loại chi phí kinh doanh

Một số chi phí hoạt động kinh doanh cơ bản là giá vốn nhập hàng, chi phí bán hàng (lương nhân viên, phí bốc dỡ hàng hóa,...), chi phí quản lý shop và chi phí hoạt động tài chính khác.

2.1. Chi phí hoạt động kinh doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh có liên quan đến hoạt động sản xuất, mua bán hàng hóa, tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Đây là chi phí quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Cụ thể gồm: 

• Giá vốn hàng bán: Là giá mua thực tế của hàng hóa bán ra trong kỳ. Với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán là giá thành sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Còn với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán là giá mua sản phẩm bán ra và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra. 
• Chi phí bán hàng: Đây là chi phí liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ như tiền lương nhân viên, phụ cấp lương, phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, tiền hoa hồng cho đại lý, phí quảng bá sản phẩm,...
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là phí dùng để quản lý các hoạt động chung của doanh nghiệp, không liên quan đến sản xuất hay bán sản phẩm như tiền thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý, thưởng nhân viên, chi phí hỗ trợ giáo dục,...
• Chi phí hoạt động tài chính: Đây là khoản phí cho việc đầu tư tài chính để dùng nguồn vốn hợp lý, tăng doanh thu cho doanh nghiệp như chiết khấu thanh toán cho người mua, chi phí cho vay và vay vốn, khoản dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán,...

2.2 Chi phí khác

Chi phí khác gồm các khoản phí phát sinh do sự kiện hoặc nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động tạo ra doanh thu, chẳng hạn như:

• Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định kể cả giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán (nếu có).
• Tiền phạt do vi phạm hợp đồng và chi phí thu tiền phạt vi phạm hợp đồng.
• Chi phí thu hồi nợ đã xóa sổ.
• Giá trị tổn thất của tài sản sau khi bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính, khoản bồi thường. 

3. Hướng dẫn cách tính chi phí kinh doanh chuẩn xác

Cách tính chi phí kinh doanh là phép cộng tất cả chi phí hỗ trợ hoạt động bán hàng. Cụ thể công thức như sau:

Trong đó: Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí khấu hao và phân bổ + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác + (Chênh lệch thành phẩm, sản phẩm dở dang đầu kỳ - cuối kỳ).

Ví dụ minh họa:

Giả sử shop A trong tháng 05/2026 phát sinh các khoản chi sau:

• Chi phí vật liệu (giá vốn nhập hàng, bao bì):150.000.000 VNĐ.
• Chi phí nhân công (lương nhân viên bán hàng, quản lý, thưởng): 40.000.000 VNĐ.
• Chi phí khấu hao và phân bổ (máy tính, quầy kệ, phần mềm quản lý): 5.000.000 VNĐ.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài (thuê mặt bằng, điện nước, internet,...): 22.000.000 VNĐ.
• Chi phí bằng tiền khác (văn phòng phẩm, tiếp khách, chi phí lặt vặt): 3.000.000 VNĐ.
• Chênh lệch hàng tồn kho (thành phẩm dở dang đầu kỳ - cuối kỳ): 0 VNĐ (shop bán hàng sẵn có, không tự sản xuất).

Dựa trên công thức được cung cấp, ta có chi phí kinh doanh = 150.000.000 + 40.000.000 + 5.000.000 + 22.000.000 + 3.000.000 = 220.000.000 VNĐ

4. Lợi ích khi chủ shop biết cách quản lý chi phí kinh doanh

Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh hiệu quả giúp người bán tối ưu lợi nhuận, hạn chế tổn thất tối đa. Đồng thời, đây là cách cho shop lên kế hoạch kinh doanh phù hợp dễ dàng.

4.1. Tối đa hóa lợi nhuận

Kiểm soát chi phí hợp lý, phân bổ nguồn tiền vào đúng vào các hoạt động kinh doanh giúp shop thu về lợi nhuận ở mức tối đa. Hơn nữa, chủ shop có thể xoay vòng vốn kịp thời để nhập hàng đúng lúc.

4.2. Giảm tối đa tổn thất

Quản lý chi phí kinh doanh tốt hỗ trợ shop hạn chế các khoản phát sinh ngoài kế hoạch và đánh giá tình hình tài chính dễ dàng. Nhờ đó, người bán kịp thời điều chỉnh phí bất hợp lý để giảm tổn thất tối đa.

Biết cách quản lý chi phí trong kinh doanh sẽ hạn chế được tối đa tổn thất. 

4.3. Hoạch định kế hoạch kinh doanh

Kiểm soát chi phí kinh doanh tốt, đặc biệt là các khoản đầu vào có thể dự trù tạo điều kiện cho shop lập kế hoạch kinh doanh phù hợp. Không chỉ vậy, đây là cách hỗ trợ shop định giá sản phẩm hợp lý để thu về nguồn lợi nhuận lớn.

4.4. Dự báo doanh số và lao động

Việc quản lý và tính toán chính xác về chi phí kinh doanh cũng tạo cơ hội cho shop dự báo được doanh số đạt được và lượng lao động cần thuê trong tương lai. Điều này đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi, mượt mà.

5. Bí quyết giúp chủ shop tối ưu hóa chi phí kinh doanh hiệu quả

Có rất nhiều cách tối ưu mọi chi phí kinh doanh tối đa để tăng lợi nhuận như tiết kiệm phí vận chuyển, giảm chi phí quảng cáo, cải thiện kỹ năng tư vấn - chăm sóc khách hàng của nhân viên,... Tùy theo nhu cầu và tình hình kinh doanh thực tế, người bán chọn giải pháp phù hợp.

5.1. Tiết kiệm chi phí giao hàng

Nếu kinh doanh online, giao hàng là một khâu quan trọng, bao gồm các loại phí như phí vận chuyển nội thành/ngoại thành, phí giao lại nếu khách hàng đổi trả sản phẩm, phí hoàn hàng nếu giao thất bại. Do đó, để tiết kiệm chi phí giao hàng bạn nên ưu tiên chọn đơn vị vận chuyển uy tín và có mức cước phí hợp lý, nhiều chính sách ưu đãi.

5.2. Tối ưu chi phí quảng cáo (marketing)

Đối với chi phí quảng cáo, ngoài các hoạt động tốn nhiều phí, chủ shop có thể tối ưu chi phí bằng cách mở rộng các hình thức marketing khác. Ví dụ như tạo các trang mạng xã hội, triển khai SEO,... Ngoài ra, việc chăm sóc tệp khách hàng trung thành cũng giúp shop kinh doanh hiệu quả và dễ có thêm khách hàng mới hơn, thay vì chỉ tập trung vào tiếp thị thu hút khách hàng tiềm năng. 

5.3. Giảm thiểu chi phí tài chính

Chủ shop nên xem xét lại các khoản vay và hợp đồng bảo hiểm để loại bỏ những khoản phí phát sinh hoặc không cần thiết. Bên cạnh đó, khi lựa chọn nhà cung cấp đầu vào, shop cũng nên so sánh giá cả và lựa chọn đối tác có mức phí phù hợp với mình nhất. 

5.4. Nâng cao kỹ năng của nhân viên

Hiệu suất của nhân viên cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí kinh doanh. Vì thế, shop nên giao cho nhân viên những công việc phù hợp với năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng của mình. Từ đó hiệu suất công việc tăng lên và shop vận hành cũng tốt hơn. 

5.5. Đầu tư công nghệ hiện đại trong quản lý

Ứng dụng các công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý chuyên nghiệp, máy in, máy quét,... giúp các quy trình làm việc trở nên nhanh và đơn giản hơn, giảm thiểu các sai sót, tối ưu chi phí quản lý, chi phí nhân sự. 

5.6. Theo dõi ngân sách và điều chỉnh

Việc thường xuyên theo dõi ngân sách giúp shop biết được cụ thể tình hình kinh doanh. Từ đó shop sẽ có sự điều chỉnh và xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp để tăng doanh thu, giảm phí phát sinh, sử dụng nguồn tiền hiệu quả. 

Nhìn chung, chi phí kinh doanh là một yếu tố quan trọng, quyết định phần lớn đến doanh thu của shop. Nếu quản lý chi phí trong kinh doanh đúng cách sẽ giúp shop thu về lợi nhuận tối đa. Do vậy, hãy thử áp dụng các bí quyết tối ưu chi phí kinh doanh gợi ý ở trên cho shop mình nhé.

Bài viết liên quan:

• Giá bán là gì và công thức tính
• Hướng dẫn cách định giá sản phẩm cho người mới kinh doanh
• Những chiến lược giá hiệu quả cho kinh doanh online