Không đơn thuần là câu chuyện “đếm hàng cuối ngày”, hiện nay nhiều nhà bán hàng đã triển khai quy trình quản lý kho hàng bài bản theo tiêu chuẩn ISO để tối ưu hoạt động, giảm thiểu chi phí và hạn chế thất thoát hàng hóa. Vậy quy trình quản lý kho theo ISO thực hiện thế nào và cần lưu ý gì khi áp dụng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
1. Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là gì?
Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là áp dụng quy trình được chuẩn hóa quốc tế vào hoạt động kho bãi để kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất, lưu trữ, vận chuyển hàng hóa. Việc này giúp kho vận hành hiệu quả hơn, giảm sai sót, tối ưu chi phí và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
Tiêu chuẩn ISO là viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization), bao gồm các quy tắc được xây dựng và ban hành nhằm đảm bảo các quy trình, sản phẩm và dịch vụ đạt mức chất lượng, tính an toàn và hiệu quả nhất quán trên toàn cầu.
2. Vì sao nên áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO?
Áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ tối ưu vận hành, giảm rủi ro đến cải thiện chất lượng dịch vụ. Dưới đây là các điểm nổi bật:
- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động: Quy trình từ nhập - lưu - xuất được chuẩn hóa hoàn toàn, các bộ phận chỉ cần làm theo từng bước thiết lập sẵn mà không phải chờ phê duyệt thủ công. Qua đó giúp kho vận hành trơn tru và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Giảm thiểu sai sót & thất thoát: Với quy định rõ ràng và biểu mẫu minh bạch, người quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ từng khâu. Điều này giúp giảm lỗi nhập liệu, sai sót sổ sách và thất thoát hàng hóa.
- Nâng cao chất lượng và sự hài lòng khách hàng: Triển khai quy trình quản lý kho hàng theo ISO giúp đơn hàng được xử lý chính xác và đúng hạn. Khi đó khách hàng sẽ có trải nghiệm ổn định hơn và tăng sự tin tưởng vào thương hiệu.
- Kiểm soát tồn kho chính xác: Hệ thống đo lường và cung cấp các báo cáo tồn kho, xuất nhập kho chính xác. Dựa vào đó, nhà bán hàng biết chính xác số lượng thực tế, hạn chế tồn kho ảo và cân đối nhu cầu nhập hàng hiệu quả.
Áp dụng ISO trong quản lý kho giúp cho nhà bán hàng dễ dàng quản lý hàng tồn kho, quá trình nhập xuất kho, luân chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
- Tăng cường tuân thủ & minh bạch: Quy trình quản lý kho hàng ISO yêu cầu tài liệu hóa mọi hoạt động. Vì thế kho hàng sẽ có hồ sơ, chứng từ đầy đủ, dễ dàng kiểm tra - đối chiếu - kiểm toán khi cần.
- Tiết kiệm chi phí & Nguồn lực: Việc sắp xếp khoa học, giảm sai sót và tự động hóa nhiều bước kho vận giúp người bán rút gọn quy trình quản lý, tránh phát sinh phí nhân sự, rủi ro tồn kho… Qua đó góp phần cắt giảm chi phí vận hành và tận dụng tối đa nguồn lực hiện có.
- Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu chính xác, minh bạch giúp người bán đưa ra các quyết định về mua hàng, sản xuất hay chiến lược bán hàng hiệu quả hơn. Chưa kể, họ nắm được tiến độ cùng hiệu quả làm việc của nhân viên để đưa ra định hướng cải thiện quy trình tối ưu hơn.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động theo “ngôn ngữ chung” của thị trường quốc tế mà còn tạo điều kiện để cải tiến tối ưu. Qua đó góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
3. Cập nhật quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO mới nhất
Quy trình quản lý hàng theo chuẩn ISO gồm các hoạt động chính là: nhập kho, lưu trữ & bảo quản, xuất kho, và kiểm kê & báo cáo. Mỗi phần được xây dựng theo các bước rõ ràng từ tiếp nhận đầu vào đến cập nhật dữ liệu, nhờ đó giúp hạn chế sai sót, tối ưu tồn kho và nâng cao dịch vụ khách hàng.
3.1 Quy trình nhập kho
Quá trình theo dõi các hoạt động nhập kho gồm các bước sau:
- Bước 1: Bộ phận kho hoặc mua hàng thông báo kế hoạch nhập kho (thời gian, số lượng, loại hàng) đến các bộ phận liên quan và xin phê duyệt.
- Bước 2: Nhân viên kho tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra thực tế số lượng, chất lượng, mã hàng, bao bì, hạn sử dụng… đối chiếu với đơn đặt hàng/phiếu yêu cầu. Nếu phát hiện lỗi hay sai sót, nhân viên vận hành cần lập biên bản để trình cấp trên giải quyết.
- Bước 3: Sau khi kiểm tra, nhân viên kho lập các chứng từ cần thiết (Phiếu nhập kho, Biên bản nhập kho) theo mẫu quy định. Khi phiếu nhập kho đã được ký duyệt, hàng hóa sẽ được chính thức nhập vào kho.
3.2 Quy trình Lưu trữ & Bảo quản
Tùy vào tính chất của hàng hóa sẽ có một quy định khác nhau về việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản vật tư hàng hóa trong kho. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản:
- Phân loại hàng hóa theo mã hàng, quy cách, hạn sử dụng, tình trạng, vị trí kệ, nhiệt độ/độ ẩm yêu cầu.
- Ưu tiên sắp xếp hàng hóa thường xuyên xuất kho hoặc nặng ở vị trí dễ lấy.
- Duy trì khoảng cách hợp lý giữa các kệ hàng và lối đi để đảm bảo an toàn khi vận chuyển.
- Áp dụng nguyên tắc bảo quản riêng cho từng loại hàng. Ví dụ hàng thực phẩm/ dược phẩm cần để nơi khô ráo, tránh ánh sáng, ẩm mốc.
- Sử dụng bao bì chống sốc hoặc kệ để tránh hàng bị hư hỏng do va đập, trầy xước.
- Chú ý các biện pháp phòng chống côn trùng và động vật gây hại, giúp bảo vệ hàng hóa không bị hư hại.
Người bán nên sử dụng đầy đủ vật liệu chống sốc để bảo quản cho hàng dễ vỡ hoặc có cạnh sắc.
3.3 Quy trình xuất kho
Quá trình xuất hàng hóa trong kho sẽ trải qua các bước sau:
- Bước 1: Bộ phận sản xuất hoặc bán hàng lập đề nghị xuất kho bao gồm chi tiết các thông tin về loại hàng, số lượng và mục đích sử dụng. Sau đó gửi phiếu đề nghị đến kế toán kho và người kiểm tra hàng hóa
- Bước 2: Nhân viên kho kiểm kê số lượng, chủng loại hàng hóa có sẵn trong kho. Đối chiếu với yêu cầu và duyệt đề nghị xuất kho nếu đủ điều kiện.
- Bước 3: Thủ kho thực hiện sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa cho quá trình xuất kho. Đồng thời cùng người nhận hàng (có thể là bộ phận sử dụng hoặc khách hàng) kiểm tra và xác nhận số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa khi xuất kho.
3.4 Quy trình Kiểm kê & Báo cáo
Quy trình kiểm kê và báo cáo vật tư hàng hóa trong kho gồm các bước sau:
- Bước 1: Bộ phận chịu trách nhiệm sẽ thông báo lịch kiểm kê hàng hóa định kỳ (3-6 tháng/lần) hoặc đột xuất cho bộ phận kho và lập biên bản kiểm kê.
- Bước 2: Nhân viên tiến hành kiểm đếm, cân đo số lượng, đối chiếu tình trạng thực tế của từng mặt hàng. Ghi nhận kết quả kiểm đếm vào biên bản kiểm kê (thực tế).
- Bước 3: Sau khi kiểm kê, các bên sẽ xem xét biên bản và xử lý các vấn đề như thừa, thiếu, hỏng hóc hàng. Quá trình này cũng bao gồm việc cập nhật các sổ sách, điều chỉnh số lượng hoặc đưa ra các quyết định về việc xử lý hàng tồn dư trên hệ thống.
- Bước 4: Lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê (số lượng, giá trị, các vấn đề phát sinh) gửi các bộ phận liên quan.
4. Lưu ý gì khi quản lý kho hàng theo chuẩn ISO?
Khi quản lý kho theo chuẩn ISO, nhà bán hàng lưu ý nên chuẩn hóa quy trình (nhập, xuất, tồn kho, kiểm kê), tài liệu hóa mọi hoạt động, kiểm soát chất lượng chặt chẽ, sắp xếp kho theo FIFO/FEFO, lưu trữ hồ sơ đầy đủ… để đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và tuân thủ các yêu cầu theo tiêu chuẩn. Cụ thể là:
- Mọi hoạt động nhập - lưu - xuất - kiểm kê cần được xây dựng thành quy trình thống nhất ngay từ đầu, tránh làm theo thói quen cá nhân.
- Các biểu mẫu, hướng dẫn, quy định kho phải được ghi chép, lưu trữ và cập nhật rõ ràng theo yêu cầu ISO.
- Phân công rõ ràng trách nhiệm của từng vị trí (thủ kho, kế toán kho, quản lý) để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
- Số liệu trên hệ thống phải khớp với thực tế; mọi phát sinh đều cần được cập nhật kịp thời.
- Tuân thủ nguyên tắc lưu kho như FIFO/FEFO, quy định về hạn sử dụng, điều kiện bảo quản theo từng loại hàng.
- Thực hiện kiểm kê theo kế hoạch để phát hiện sớm sai lệch và xử lý kịp thời.
- Nhân viên cần được hướng dẫn rõ về quy trình ISO, biểu mẫu và cách xử lý tình huống phát sinh.
- Ưu tiên kết hợp triển khai cùng phần mềm quản lý kho để giảm thao tác thủ công và tăng độ chính xác.
Người bán nên thường xuyên rà soát, đánh giá và điều chỉnh quy trình quản lý để phù hợp với thực tế vận hành.
Có thể thấy, việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp, nhà bán lẻ, các shop kiểm soát hàng hóa chặt chẽ mà còn tối ưu vận hành, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Để hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý kho, các shop nên kết hợp quy trình ISO với các ứng dụng quản lý kho hiện đại, giúp tự động hóa và cập nhật dữ liệu chính xác theo thời gian thực.
Hơn hết, tương tự trong khâu giao hàng đến tay người mua, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng, giúp shop tiết kiệm thời gian, nhân sự và đảm bảo trải nghiệm mua sắm trọn vẹn. Đơn cử như Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong những đối tác vận chuyển hàng đầu tại Việt Nam, được hàng trăm nghìn chủ shop tin tưởng lựa chọn.
Với hệ thống công nghệ hiện đại và mạng lưới rộng khắp, GHN cam kết mang đến dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu của người bán hàng:
- Giao hàng nhanh, đúng hẹn: GHN sở hữu hệ thống phân loại tự động 100%, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. Nhờ đó, các đơn hàng nội thành được giao chỉ trong 24 giờ, đơn hàng liên tỉnh chỉ từ 1-2 ngày.
- Đối soát COD linh hoạt: Hợp tác cùng GHN, người bán thuận lợi đối soát COD tất cả các ngày trong tuần để kịp thời xoay vòng vốn. Thông tin được cập nhật liên tục cho từng đơn hàng, bao gồm cả dữ liệu của các kỳ trước, giúp shop kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
- Hệ thống bưu cục rộng lớn: Mạng lưới bưu cục GHN phủ sóng cả nước, kể cả những huyện đảo xa xôi, giúp người bán dễ dàng gửi hàng bất kỳ đâu.
- Bảng giá hợp lý: GHN cung cấp bảng giá cước phí cạnh tranh, chỉ từ 15.5k/ đơn, phù hợp với mọi quy mô kinh doanh.
- Nhiều tiện ích đi kèm: GHN cung cấp nhiều chính sách hỗ trợ thiết thực như miễn phí giao lại 3 lần, miễn phí thu hộ COD cũng như các công cụ như Cảnh báo bom hàng, Giao thất bại - Thu tiền,... giúp giảm phí phát sinh do bom hàng/hoàn hàng.
Lên đơn với GHN, shop yên tâm hàng đến tay người mua đúng hẹn và nguyên vẹn với cước phí siêu rẻ.
>> Đăng ký tài khoản GHN tại https://sso.ghn.vn/v2/ssoLogin để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Nguồn tham khảo:
ISO. Management system standards. https://www.iso.org/management-system-standards.html (đã truy cập 06 02 2026)
Bài viết liên quan:
