Hiểu rõ quy trình xuất nhập kho giúp chủ shop kiểm soát hàng hóa hiệu quả, từ đó tối ưu vòng quay hàng tồn kho. Tuy nhiên, shop mới kinh doanh có thể gặp khó khăn khi thiết lập các bước quản lý kho, dẫn tới tốn kém nhiều thời gian và chi phí nhưng chưa hiệu quả. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết sau để có thêm kinh nghiệm xuất kho và nhập kho khoa học nhé!
1. Quy trình xuất nhập kho là gì?
Quy trình xuất kho và nhập kho là chuỗi hoạt động quản lý, kiểm soát hàng hóa ra - vào kho lưu trữ một cách chặt chẽ nhằm hạn chế sai sót tối đa. Toàn bộ quá trình này đều được giám sát bởi chủ shop hoặc nhân viên kho và cập nhật thông tin liên tục lên hệ thống quản lý kinh doanh.
Quy trình nhập kho và xuất kho rõ ràng giúp shop quản lý kho hàng hiệu quả.
2. Lợi ích nhận được khi shop nắm rõ quy trình nhập kho và xuất kho
Xây dựng quy trình nhập xuất kho hàng hóa minh bạch, khoa học giúp người bán quản lý hàng hóa thuận lợi, tránh thất thoát và rút ngắn thời gian xử lý đơn.
- Kiểm soát hàng hóa hiệu quả: Tất cả sản phẩm ra hoặc vào kho đều được ghi chú lại. Nhờ vậy, người bán nắm rõ mặt hàng nào bán chạy để nhập thêm và hàng hóa nào không bán được để thanh lý.
- Tối ưu nguồn vốn sẵn có: Nhờ minh bạch quy trình xuất nhập hàng hóa trong kho, thời gian, công sức lấy và giao hàng cũng như sắp xếp sản phẩm trở nên đơn giản hơn nhiều. Thêm nữa, hàng hóa không phải lưu kho quá lâu ngày khiến shop hụt vốn.
- Có thể bàn giao đơn hàng nhanh chóng: Khi xác định số lượng và vị trí hàng hóa chính xác, chủ shop thuận tiện lên đơn, đóng gói rồi bàn giao cho bên vận chuyển trong thời gian sớm nhất. Điều này giúp rút ngắn thời gian vận chuyển tối đa để tăng tỷ lệ nhận đơn.
3. Quy trình nhập xuất kho hàng hóa
Các bước nhập xuất kho diễn ra tuần tự từ khâu lập kế hoạch, nhận hàng, xuất hóa đơn, kiểm tra và đối chiếu thông tin với thực tế đến cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý kinh doanh.
3.1 Các bước xuất hàng hóa đơn giản
Sơ đồ quy trình nhập xuất kho bắt đầu từ công đoạn yêu cầu xuất hàng, phê duyệt, kiểm tra hàng hóa tồn kho, lập phiếu xuất kho, bắt đầu xuất hàng và kết thúc khi cập nhật dữ liệu.
Minh họa các bước xuất hàng khỏi kho
3.1.1 Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Chủ shop hoặc nhân viên bán hàng lên đơn theo yêu cầu từ khách hàng trên các kênh bán online và nhập thông tin này vào phiếu yêu cầu xuất kho. Người bán lưu ý phải kiểm tra dữ liệu loại hàng hóa và số lượng cẩn thận để hạn chế sai sót.
3.1.2 Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho
Nhân viên kho xác nhận yêu cầu lấy hàng từ chủ shop/nhân viên bán hàng. Nếu thấy số liệu chưa hợp lý thì hai bên cần thống nhất lại với nhau để đảm bảo tính chính xác.
3.1.3 Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho
Nhân viên kho tiến hành kiểm tra số lượng và hàng hóa tồn kho theo yêu cầu trên phiếu. Trường hợp thiếu hàng, nhân viên phải thông báo cho shop trong thời gian sớm nhất để tìm hướng xử lý (ví dụ: nhập thêm hoặc đề xuất khách hàng cân nhắc sản phẩm khác).
3.1.4 Bước 4: Lập phiếu xuất kho và hoàn thiện các hóa đơn, thủ tục cần thiết
Bước tiếp theo trong quy trình xuất nhập kho là nhân viên kho chuẩn bị đủ số lượng hàng hóa theo phiếu thông tin. Sau đó, nhân viên lập phiếu xuất kho và đối chiếu thông tin với dữ liệu chủ shop/nhân viên bán hàng gửi đến.
3.1.5 Bước 5: Xuất kho
Nhân viên kho bàn giao hàng hóa cho chủ shop/nhân viên bán hàng theo lịch hẹn. Trước khi hàng hóa rời kho, hai bên phải xác nhận tình trạng hàng hóa cẩn thận. Khi ấy, nhân viên kho có thể chụp ảnh hoặc quay video lại để thuận lợi xử lý vấn đề phát sinh sau này.
3.1.6 Bước 6: Cập nhật thông tin hàng hóa lên hệ thống quản lý
Nhân viên kho tiến hành cập nhật số lượng và tình trạng hàng hóa sau bàn giao lên hệ thống. Chủ shop/nhân viên bán hàng có thể dựa vào những dữ liệu này để tư vấn cho khách chính xác.
Xem thêm: Quy trình xuất kho hàng hạn chế thất lạc
3.2 Quy trình nhập kho hàng hóa tối ưu
Quy trình nhập hàng tối ưu gồm các bước lập kế hoạch, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ hàng hóa, lập phiếu nhập kho, nhập kho, sắp xếp rồi cập nhật hệ thống.
Sơ đồ nhập hàng về kho đơn giản
3.2.1 Yêu cầu nhập kho
Chủ shop điền phiếu yêu cầu nhập kho theo mẫu. Nhân viên kho tiếp nhận thông tin này để sắp xếp lại kho, chuẩn bị vị trí đặt hàng phù hợp.
3.2.2 Lập phiếu nhập kho
Chủ shop lập phiếu yêu cầu nhập kho theo mẫu. Người bán đảm bảo kiểm kê thông tin hàng hóa (số lượng, màu sắc, kích cỡ,...) chính xác để tránh thâm hụt vốn vì nhập sản phẩm chưa cần thiết.
3.2.3 Nhập kho
Bên cung cấp đưa hàng hóa đến kho theo lịch hẹn. Chủ shop có thể theo dõi toàn bộ quá trình này trên hệ thống quản lý đơn trực tuyến.
3.2.4 Nhận lại phiếu nhập kho và kiểm tra số lượng hàng hóa
Nhân viên kho hoặc chủ shop đọc thông tin trên phiếu nhập kho cẩn thận. Sau đó, nhân viên/người bán kiểm kê số lượng và chất lượng hàng hóa thật kỹ để hạn chế sai sót.
3.2.5 Ghi thẻ kho
Nhân viên kho ghi chép lại toàn bộ thông tin đơn hàng nhập vào kho chi tiết là một bước không thể thiếu trong quy trình xuất nhập kho. Điều này giúp chủ shop nắm rõ số lượng hàng hóa tồn kho, hạn sử dụng để lên kế hoạch bán hàng tối ưu. Kế đến, nhân viên/chủ shop chỉ định vị trí lưu trữ hàng hóa để bên cung cấp hỗ trợ sắp xếp.
3.2.6 Nhập liệu mới trên hệ thống
Nhập liệu lên hệ thống là bước cuối cùng và bắt buộc trong lưu đồ quy trình nhập xuất kho để đảm bảo tính đồng bộ. Quan trọng nhất, nhân viên đảm bảo dữ liệu thực tế, thẻ kho và phần mềm phải đồng nhất.
4. Chia sẻ kinh nghiệm quản lý xuất nhập kho hiệu quả
Để kiểm soát hàng hóa trong kho tốt nhất, chủ shop hãy xây dựng quy trình xuất/nhập hàng thông minh, sắp xếp sản phẩm khoa học, kiểm kê định kỳ và có kế hoạch xử lý hàng tồn.
- Xây dựng quy trình xuất nhập kho bài bản: Dù quy mô bán hàng lớn hay nhỏ, người bán đều cần thiết kế các bước xuất hàng, nhập hàng khoa học để tránh thiếu hụt hoặc quá tải hàng hóa, dẫn tới tốn kém nhiều chi phí, nhân lực.
- Sắp xếp kho thông minh, khoa học: Chủ shop nên thiết kế vị trí đặt hàng theo nguyên tắc phù hợp (ví dụ: 5S, Nhập trước - Xuất trước,...) giúp lấy hàng dễ dàng.
- Kiểm tra hàng hóa thực tế cẩn thận: Khi nhập hoặc xuất kho xong, nhân viên kho cùng chủ shop hãy kiểm tra lại số lượng, tình trạng hàng hóa cẩn thận, đảm bảo thông tin trên phiếu và lượng hàng thực tế trùng khớp.
Xem thêm: Cách tìm hàng trong kho nhanh gọn
Kiểm kê hàng hóa trước và sau khi nhập kho cẩn thận giúp shop hạn chế thất thoát.
- Cập nhật dữ liệu kho liên tục: Bất kỳ sản phẩm nào nhập kho hay xuất kho đều phải được ghi chú lại và cập nhật lên phần mềm quản lý kho hàng để giảm thiểu sai sót tối đa.
- Hạn chế để người lạ ra vào kho: Chỉ chủ shop và nhân viên kho mới được phép vào kho để kiểm kê hàng hóa, qua đó hạn chế nguy cơ thất thoát.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại: Người bán cân nhắc đầu tư phần mềm quản lý kho thông minh để tiết kiệm thời gian, công sức kiểm soát hàng hóa ở kho.
5. Giao Hàng Nhanh cùng shop quản lý kho thông minh
Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh (GHN) hiện là đối tác vận chuyển thân thiết của hơn 400.000 shop online và dễ dàng liên kết, đồng bộ thông tin với những phần mềm quản lý kho bán hàng nổi tiếng (như: Sapo, KiotViet, Misa,...). Xuyên suốt hơn 12 năm hoạt động vừa qua, đơn vị luôn được đánh giá cao về tốc độ vận chuyển nhanh chóng, cước phí minh bạch và hợp lý cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. Cụ thể:
- Hoàn thành đơn siêu tốc: Công ty Giao Hàng Nhanh cam kết giao nhanh hơn đơn vị khác 6 tiếng nhờ đầu tư hệ thống phân loại đơn tự động 100% cho năng suất 2 triệu/đơn ngày. Vì thế, đơn nội thành có thể xong trong 24 giờ, còn đơn liên tỉnh chỉ 1 - 2 ngày.
Giao Hàng Nhanh nỗ lực rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng tại kho để khách hàng nhận đơn sớm nhất.
- Cước phí tiết kiệm, minh bạch: Bảng giá Giao Hàng Nhanh đồng giá 15.5K/đơn thông thường hoặc 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên của đơn nặng ký, cồng kềnh và không thay đổi dù ngày thường hay ngày lễ. Điều này giúp shop tính toán phí vận hành hàng tháng dễ dàng.
- Nhiều quyền lợi miễn phí: Không chỉ có cước phí tốt, công ty GHN còn hỗ trợ người bán tối ưu chi phí bán hàng với nhiều chính sách miễn phí như: giao lại 2 lần, đối soát COD, khai báo giá trị hàng hóa dưới 1 triệu đồng, sử dụng tính năng Cảnh báo bom hàng,...
- Quản lý đơn hàng trực tuyến dễ dàng: Web/app GHN VN với thiết kế thân thiện giúp chủ shop thuận tiện sử dụng, theo dõi vị trí đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
>> Sử dụng dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, tận tâm từ Giao Hàng Nhanh chỉ với vài thao tác đăng ký tài khoản đơn giản. Thử ngay!
Đến đây, chủ shop đã có thể tự xây dựng quy trình xuất nhập kho thông minh, chuẩn xác để hoạt động bán hàng online diễn ra thuận lợi nhất. Tất nhiên, người bán đừng quên liên kết cùng một đơn vị vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp nhằm rút ngắn thời gian đưa kiện hàng từ kho đến người nhận nhé!
Bài viết liên quan:
