Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết mới nhất năm 2026

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động bán hàng thiết yếu shop nên thực hiện định kỳ để tối ưu hóa nguồn vốn và lợi nhuận. Bài viết sau đây chia sẻ quy trình kiểm kê hàng tồn kho và phương pháp hỗ trợ để người bán thực hiện thuận lợi, chính xác.

1. Tìm hiểu kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình đếm, xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho với sổ sách kế toán hoặc hệ thống quản lý trực tuyến. Người bán có thể thực hiện kiểm hàng định kỳ mỗi tháng, quý, năm.

Sau đây là một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho thông dụng, phù hợp với shop online:

2. Vì sao cần kiểm kê hàng hóa tồn kho?

Kiểm tra hàng hóa ở kho thường xuyên hỗ trợ người bán quản lý sản phẩm hiệu quả để kịp thời nhập thêm hoặc thanh lý đúng lúc. Đồng thời đảm bảo số liệu thực tế đúng với sổ sách giúp shop tránh bị phạt khi cơ quan thẩm quyền kiểm tra.

2.1 Kiểm soát và đảm bảo chính xác

Kiểm kê hàng hóa cẩn thận cho shop phát hiện sớm chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và thực tế đang lưu kho. Nhờ vậy, chủ shop kịp thời điều chỉnh dữ liệu chính xác.

2.2 Hỗ trợ ra quyết định và quản lý

Dựa trên dữ liệu thu thập được, người bán quyết định nhập thêm hoặc thanh lý kịp thời. Qua đó hạn chế tình trạng hết hàng, không kịp giao cho người mua hay tồn kho lâu ngày, dẫn tới lỗ vốn.

2.3 Minh bạch hóa tài chính & Tuân thủ pháp luật

Với quy trình kiểm kê hàng tồn kho minh bạch, giá trị tài sản thực tế của shop đúng với thông tin trình bày trên chứng từ kê khai ở cơ quan thẩm quyền. Điều này là minh chứng cho việc người bán tuân thủ đúng luật Nhà nước, tránh bị phạt.

2.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động

Chủ shop thuận lợi đánh giá hiệu quả kinh doanh để thay đổi kế hoạch bán hàng kịp thời. Hơn nữa, người bán có thể tối ưu hóa không gian trong kho để tránh phát sinh phụ phí ngoài dự kiến.

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến

Chủ shop có thể kiểm tra hàng hóa tồn kho theo thời gian và tần suất hoặc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại. Cụ thể:

3.1 Phương pháp theo thời gian & tần suất

• Kiểm kê thường xuyên (Perpetual Inventory) là phương pháp theo dõi biến động của hàng hóa trong kho sau mỗi giao dịch, đảm bảo tính chính xác theo thời gian thực.
• Kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory) là phương pháp kiểm tra hàng hóa tồn kho vào cuối tháng/quý/năm để tính toán lợi nhuận dễ dàng.

3.2 Phương pháp theo công nghệ & kỹ thuật

• Sử dụng mã vạch / QR code là phương pháp kiểm kê kho chính xác và hiệu quả thông qua mã sản phẩm, đồng thời nhanh chóng truy xuất thông tin hàng hóa khi cần. 
• Sử dụng RFID cho phép chủ shop quét đồng loạt nhiều sản phẩm bằng sóng vô tuyến với độ chính xác cao và tự động cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý theo thời gian thực. 
• Phần mềm quản lý kho (WMS) là hệ thống tự động hóa quy trình nhập hàng, xuất hàng, tồn kho,... theo thời gian thực tế để tránh sai sót.

4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết

Quy trình kiểm kê kho gồm 5 bước: lập kế hoạch, chuẩn bị dụng cụ, kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế, đối chiếu thông tin và lập báo cáo.

4.1 Giai đoạn 1: Lập kế hoạch

Chủ shop xác định mục tiêu kiểm tra hàng hóa chi tiết (ví dụ: kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất,...). Cùng với phạm vi kiểm kê rõ ràng (một khu vực hay toàn bộ kho) giúp người bán phân bổ nhân lực, thời gian phù hợp.

4.2 Giai đoạn 2: Chuẩn bị

Shop chuẩn bị đầy đủ mẫu kiểm kê, máy quét mã vạch, phần mềm quản lý kho và dụng cụ hỗ trợ (như thước dây, cân,...). Đồng thời, chủ shop thông báo lịch trình kiểm kê hàng hóa cho các bên liên quan để phối hợp nhịp nhàng.

4.3 Giai đoạn 3: Thực hiện kiểm kê tại kho

Người bán hoặc nhân viên chịu trách nhiệm tiến hành đếm số lượng hàng hóa theo từng khu vực và ghi chép lại chính xác. Sau đó kiểm tra tiếp tình trạng sản phẩm, phân loại phù hợp (theo hạn sử dụng, ngày nhập hàng,...) và đề cập rõ trong mẫu kiểm kê.

Xem thêm: Hướng dẫn tìm hàng hóa trong kho nhanh chóng

Nhân viên kiểm kê tại kho phải kiểm đếm và xem tình trạng hàng hóa cẩn thận.

4.4 Giai đoạn 4: Đối chiếu & Xử lý

Chủ shop hoặc nhân viên kiểm hàng lấy thông tin trên phiếu so sánh với dữ liệu ở hệ thống quản lý trực tuyến. Nếu có chênh lệch, người bán tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách xử trí đúng đắn.

4.5 Giai đoạn 5: Hoàn thiện

Người bán lập báo cáo kết quả kiểm kê theo mẫu quy định. Từ đó, chủ shop tìm hướng cải thiện quy trình quản lý kho tối ưu.

5. Sau khi kiểm kê hàng hoá tồn kho mà có sự chênh lệch thì phải làm sao?

Sau kiểm kê, nếu chênh lệch, người bán nên đối chiếu lại thông tin lần nữa, kiểm tra quy trình xuất nhập kho và cải thiện công nghệ quản lý để tránh sai sót sau này.

5.1 Chênh lệch thừa hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách

Điều này có thể đến từ sự nhầm lẫn ở khâu ghi chép số liệu tại kho hoặc lên hệ thống. Đôi khi, sai sót xảy ra do quá trình nhập/xuất kho hàng thiếu minh bạch. Vậy nên, chủ shop có thể xem lại camera an ninh để nhận biết vấn đề nằm ở giai đoạn nào.

5.2 Chênh lệch thiếu hàng tồn kho giữa thực tế và sổ sách

Đây là vấn đề xảy ra nếu hao hụt hàng hóa khi vận chuyển hoặc quét mã vạch lỗi. Khi đó, người bán nên kiểm tra lại và điều chỉnh quy trình nhập, xuất hàng hóa ở kho; đồng thời nâng cấp công nghệ quản lý để giảm thiểu sai sót tối đa.

6. Lưu ý chung về quy trình kiểm kê kho

Chủ shop lưu ý một số quy định về kiểm kê hàng tồn kho như lên kế hoạch tỉ mỉ, tạm thời ngừng bán hàng, sử dụng công nghệ hỗ trợ và kiểm đếm cẩn trọng.

• Lên kế hoạch kiểm kho chi tiết giúp shop tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn đạt kết quả tốt nhất.
• Người bán nên tạm dừng bán hàng khi kiểm kho để tránh sai sót dữ liệu.
• Chủ shop đừng quên sử dụng công nghệ hiện đại (như phần mềm quản lý, máy quét mã vạch,...) hỗ trợ rút ngắn thời gian thực hiện và giảm sai sót.
• Nhân viên kho và chủ shop cần kiểm đếm số lượng sản phẩm nhiều lần, ghi chép cẩn thận để đảm bảo tính chính xác.

Trên đây là tất cả thông tin chủ shop cần biết về kiểm kê hàng tồn kho như quy trình, nguyên tắc, các bước thực hiện, phương pháp áp dụng,... Hy vọng qua đó người bán có thể kiểm soát hàng hóa ở kho chuẩn xác, tránh sai sót mà ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, shop có thể sử dụng các ứng dụng quản lý kho nhằm kiểm soát tồn kho chính xác.

Tương tự, với khâu giao hàng đến tay người mua, shop ưu tiên lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để tối ưu nhân sự và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Mách nhỏ cho shop Giao Hàng Nhanh với gần 15 năm kinh nghiệm thực chiến, mang lại giải pháp giao nhận hàng hóa có nhiều ưu điểm nổi trội như:

• Giao hàng nhanh, đúng hẹn: Công ty Giao Hàng Nhanh đảm bảo giao xong đơn nội thành chỉ trong 24 giờ, đơn liên tỉnh 1 - 2 ngày. Điều này nhờ đầu tư hệ thống xử lý đơn 100% tự động với năng suất 2 triệu đơn/ngày và quy trình tiếp nhận, vận chuyển tối ưu.
• Đối soát COD linh hoạt: Công ty Giao Hàng Nhanh hỗ trợ người bán thực hiện đối soát COD tất cả các ngày trong tuần để xoay vòng vốn nhanh chóng, nhập hàng thuận lợi.
• Hệ thống bưu cục rộng lớn: Mạng lưới 2.000 bưu cục GHN phủ sóng khắp 34 tỉnh, thành phố nên người bán an tâm có thể nhận mọi đơn hàng, giao xong trong thời gian sớm nhất.
• Bảng giá hợp lý: Cước phí Giao Hàng Nhanh áp dụng hiện đại đồng giá chỉ từ 15.5K/đơn nội thành hoặc 4.000 đồng/kg (20kg đầu tiên) của đơn nặng ký. Ngoài ra, người bán được miễn phí lấy hàng và giao lại 2 lần để tăng tỷ lệ nhận đơn.
• Nhiều tiện ích đi kèm: Chủ shop đăng ký tài khoản GHN có cơ hội sử dụng miễn phí tính năng Cảnh báo bom hàng và hưởng chính sách bồi thường đến 5 triệu đồng.

>> Trải nghiệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa hiện đại, chuyên nghiệp cho shop nhỏ lẻ và doanh nghiệp lớn bằng cách đăng ký tài khoản tại đây.

Bài viết liên quan:

• Cách tính hàng tồn kho bình quân chuẩn xác
• Quy trình nhập kho, xuất kho cho shop
• Chỉ số vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?