Gợi ý 10 phần mềm tính lương nhân viên hiệu quả cho shop online

Bạn đang mất nhiều thời gian trong việc tính lương nhân viên hàng tháng, đôi khi xảy ra sai sót, thiếu hụt, nhất là với các shop có nhiều nhân viên? Theo đó, các phần mềm tính lương online sẽ là giải pháp công nghệ tối ưu giúp shop đơn giản hóa quy trình trên, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót hiệu quả. Nếu shop chưa biết nên lựa chọn phần mềm lương nào phù hợp, hãy tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!

1. Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính tiền lương là công cụ hỗ trợ shop lưu trữ thông tin về ngày công làm việc, tính toán tiền lương và trả lương cho nhân viên. Để làm được điều đó, các phần mềm này được tích hợp đa dạng tính năng như xây dựng công thức tính lương, tự động tính lương, tính toán phụ phí cộng thêm, quản lý thuế, gửi tiền lương trực tiếp cho nhân viên, báo cáo bảng lương,...

Hiện nay có hai loại phần mềm tính lương là phần mềm offline và phần mềm trực tuyến (online) cho app/website. Trong đó, phần mềm online được ưa chuộng vì tính tiện lợi, cho phép bạn thực hiện công việc ở bất kỳ đâu, dễ dàng truy cập từ nhiều thiết bị, và thường được cập nhật các tính năng mới liên tục.

Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm đánh giá KPI bán hàng tốt nhất hiện nay

Phần mềm tính lương công nhân viên là công cụ hỗ trợ shop quản lý, tính toán, đưa ra báo cáo bảng lương chi tiết nhanh chóng và chính xác.

2. Tại sao shop nên sử dụng phần mềm quản lý tính lương?

Việc sử dụng phần mềm tính lương công nhân viên mang lại cho shop nhiều lợi ích thiết thực như: 

• Đảm bảo tính lương chính xác: Các app chấm công tính lương được tích hợp chức năng tự động tổng hợp, tính toán tiền lương, tiền thưởng theo bảng chấm công,... Từ đó đưa ra kết quả tiền lương có độ chính xác cao, hạn chế sai sót, chủ shop chỉ cần kiểm tra và điều chỉnh lại một số thông tin trong bảng lương phù hợp với nhân viên và phòng ban.

• Tiết kiệm tối đa thời gian: Phần mềm lương sẽ giúp tự động quá trình xử lý, tổng hợp bảng lương, báo cáo, gửi lương, giúp cắt giảm các thao tác không cần thiết. Đồng thời nó còn có các công thức tính toán nhanh chóng, có độ chính xác cao, giúp shop giảm thời gian tính lương thủ công.

• Tối ưu chi phí vận hành shop: Bằng cách giảm bớt công việc quản lý lương thủ công, shop có thể giảm số lượng nhân viên cho bộ phận kế toán, từ đó tiết kiệm chi phí hơn. Điều này khá cần thiết với các bạn học sinh - sinh viên, mẹ bỉm kinh doanh online, nhỏ lẻ không phải thuê nhiều nhân viên. Ngoài ra, với phần mềm, việc điều chỉnh lương, cập nhật quy định thuế hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến lương có thể thực hiện nhanh chóng, giúp tránh các khoản phí phát sinh không mong muốn do chậm trễ.

• Thông tin minh bạch, nhân viên dễ theo dõi: Công cụ sẽ gửi bảng lương đúng thời gian được cài đặt sẵn trên hệ thống, với đầy đủ các chi phí gồm lương cơ bản, lương thưởng,... giúp nhân viên dễ dàng theo dõi, kiểm tra và khiếu nại khi cần thiết.

3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương nhân viên hiệu quả

Để chọn được phần mềm tính lương trên điện thoại, máy tính tiện ích, hiệu quả cao, shop có thể dựa trên các tiêu chí sau:

3.1. Khả năng tự động hóa quy trình tính lương

Các phần mềm tính lương online hiệu quả cần đảm bảo có tính năng tự động tổng hợp bảng lương và tính toán lương cho nhân viên bao gồm các khoản như lương cơ bản, lương thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, thuế,... Đây là điều mà các chủ shop quan tâm hàng đầu khi lựa chọn công cụ tính lương, bởi giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí thuê nhân viên.

Chủ shop chỉ cần nhập thông tin cơ bản, phần mềm lương sẽ tự động tổng hợp từ máy chấm công, dữ liệu của nhân viên để tính toán lương chính xác.

3.2. Giao diện dễ sử dụng

Với giao diện thân thiện, các tính năng sắp xếp theo cấu trúc logic sẽ giúp cho chủ shop nhanh chóng làm quen với phần mềm. Đặc biệt, hệ thống phần mềm cần có bộ xử lý mạnh mẽ, hạn chế gặp tình trạng lỗi, giúp chủ shop linh hoạt thay đổi các thông tin trong bảng lương dễ dàng.

3.3. Độ bảo mật cao

Đây là yếu tố cần thiết giúp đảm bảo các thông tin về quỹ lương, tiền lương, bảo hiểm, mã số thuế, tài khoản ngân hàng… của nhân viên được bảo mật tuyệt đối. Theo đó, shop nên chọn các phần mềm tính tiền lương đạt chứng chỉ chất lượng cao như ISO 9001, ISO 27001, CMMi DEV 2.0 Level 3… Đồng thời phần mềm nên có chức năng phân quyền, nhằm giới hạn khả năng truy cập của cá nhân ‘chỉ xem’ hoặc ‘chỉnh sửa’ thông tin lương nhất định trên hệ thống.

3.4. Linh hoạt quy tắc tính lương

Mỗi shop có cách hoạt động, số lượng nhân viên, lương thưởng và chế độ khác nhau. Vì vậy shop nên ưu tiên phần mềm lương có khả năng tùy chỉnh linh hoạt các tính năng như gợi ý công thức, mẫu bảng lương,... phù hợp theo mô hình để tối ưu hóa quy trình quản lý hơn.

3.5. Truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi

Các phần mềm tính lương có đầy đủ phiên bản app, website cho điện thoại hoặc máy tính sẽ tăng tính linh hoạt và tiện lợi cho chủ shop. Bởi họ có thể dễ dàng nhập dữ liệu, cập nhật lương, thưởng,... dù ở bất cứ đâu, thời gian nào một cách nhanh chóng.

Yếu tố truy cập mọi lúc, mọi nơi là rất cần thiết đối với phần mềm tính lương online. 

3.6. Chi phí hợp lý

Việc lựa chọn phần mềm tính lương có chi phí hợp lý, nhưng vẫn đảm bảo các chức năng, tiện ích hỗ trợ cơ bản sẽ giúp shop tối ưu chi phí kinh doanh cho các hoạt động quan trọng hơn. Đơn cử như xây dựng chương trình khuyến mãi, miễn phí ship, quảng cáo, phát triển đội ngũ bán hàng,...

3.7. Đội ngũ hỗ trợ xử lý vấn đề nhiệt tình

Trong quá trình sử dụng các phần mềm công nghệ, lỗi kỹ thuật là vấn đề thường gặp phải. Lúc này, phần mềm tính lương có đội ngũ IT giỏi, xử lý nhanh chóng vấn đề kỹ thuật, đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà giúp chủ shop hoàn thành bảng lương thuận lợi, tiết kiệm thời gian.

4. Tổng hợp 10 phần mềm quản lý tính lương nhân viên tốt hiện nay

Dưới đây là top các phần mềm tính lương online cho công nhân viên phổ biến và hiệu quả mà shop không nên bỏ qua:

4.1. Phần mềm tính tiền lương MISA AMIS

Phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi tập đoàn Amis, có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của shop trong việc tính lương nhân viên, thống kê bảng lương, quản lý chấm công. Qua đó giúp shop tối ưu quá trình hoạt động, dành nhiều thời gian phát triển cửa hàng.

Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS là: 

• Tính toán kỹ lưỡng, độ chính xác cao các yếu tố như tiền lương, thuế, thưởng,... của nhân viên.

• Phần mềm có thể tích hợp với máy chấm công giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp bảng lương. 

• Tra cứu hồ sơ nhân viên, báo cáo quỹ lương của shop mọi lúc, mọi nơi.

• Tính năng nhập dữ liệu nhanh chóng, giúp shop tiết kiệm thời gian nhập thông tin bằng thủ công.

Cấu hình của MISA AMIS khá tương tự với Excel nên shop dễ dàng làm quen và sử dụng.

4.2. Phần mềm tính lương FastWork Payroll

Fastwork Payroll là phần mềm tính lương online thuộc hệ sinh thái của Fastwork Office+. Phần mềm được phát triển nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý, tính toán tiền lương cho nhân viên. Ngoài ra, Fastwork Payroll còn có khả năng linh hoạt trong sử dụng các công cụ tính lương, phù hợp với mô hình kinh doanh của từng shop.

Tính năng nổi bật của Fastwork Payroll:

• Có khả năng đồng bộ dữ liệu từ bảng chấm công, dữ liệu KPI với bảng lương nhân viên.

• Tự động tính lương theo số liệu trong bảng lương, sản lượng sản phẩm,...

• Phân quyền chỉnh sửa, xem cho người tạo, người duyệt và người chốt phiếu đơn.

• Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, giúp shop theo dõi bảng lương cho nhân viên, các bộ phận dễ dàng trên cùng một màn hình.

4.3.  Phần mềm tính lương nhân viên digiiC&B

DigiiC&B là phần mềm hỗ trợ shop tiết kiệm thời gian trong công tác tính lương và quản lý quỹ lương chi tiết. Phần mềm có thể liên kết các tính năng lại với nhau, tăng hiệu quả trong quản lý tính lương như chấm công, đánh giá KPI nhân sự, hồ sơ nhân viên,...

Một số ưu điểm của phần mềm digiiC&B như:

• Có khả năng linh hoạt trong việc theo dõi, tính lương nhân viên theo nhiều hình thức làm việc khác nhau như cố định, chia ca, theo giờ,...

• Tự động báo cáo, thống kê bảng lương chi tiết hàng tháng, quý, giúp shop dễ dàng theo dõi và cập nhật biến động của quỹ lương.

• Tự động hóa hoàn toàn quy trình tính lương, từ nhập dữ liệu, tổng hợp bảng lương, tính toán đến báo cáo, giúp shop tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót.

4.4. Phần mềm tính tiền lương nhân viên Paradise HRM

Đây là phần mềm lương có thể hỗ trợ đắc lực cho chủ shop trong quản lý nhân sự, khi được tích hợp nhiều công cụ như quản lý thông tin nhân viên, chấm công, quản lý giờ làm, KPI, nghỉ phép,... Từ đó đưa ra bảng lương cụ thể, chi tiết, đảm bảo đáp ứng hiệu suất làm việc của shop. 

Các ưu điểm nổi bật của phần mềm tính lương Paradise HRM: 

• Tự động tính lương hàng tháng theo công thức phù hợp và lịch đã cài đặt sẵn. Đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản gồm: lương cứng + lương thưởng + lương sản phẩm/KPI.

• Có tính năng quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên, từ đó tạo bảng báo cáo rõ ràng để chủ shop dễ dàng theo dõi.

• Quản lý mức tăng, giảm nhân sự theo biến động của shop, đồng thời xử lý về mức đóng bảo hiểm phù hợp với từng nhân sự.

Sau khi bảng lương được phê duyệt, phần mềm Paradise HRM sẽ gửi tự động cho nhân viên, giúp họ cập nhật thông tin lương nhanh chóng.

4.5. Phần mềm tính lương online Base Payroll

Base Payroll là phần mềm quản lý tính lương nhân viên tự động đáp ứng với từng quy mô, đặc thù của shop. Với phần mềm này, chủ shop có thể sử dụng mẫu công thức có sẵn trên hệ thống hoặc dễ dàng thêm các biến, thông số mới và cài đặt chu kỳ trả lương. Cùng với đó, Base Payroll có nhiều tính năng hỗ trợ, đảm bảo bảng lương ra kết quả chính xác.

Ưu điểm vượt trội của Base Payroll là:

• Phần mềm có thể tạo, thay đổi công thức tính lương, chu kỳ tính lương, chu kỳ thanh toán một cách nhanh chóng và dễ dàng.

• Bảng lương sau khi được duyệt được gửi tự động cho từng nhân viên, giúp họ dễ dàng theo dõi.

• Có khả năng tạo báo cáo lương nâng cao với nhiều thông tin gồm tổng số tiền lương đã chi trả trong số tháng/năm, tổng thuế, bảo hiểm xã hội của nhân viên, biến động quỹ lương,...

• Độ bảo mật thông tin cao, có thể giới hạn khả năng truy cập và chỉ cung cấp thông tin cho người được ủy quyền xem/chỉnh sửa/phê duyệt.

4.6. Phần mềm tính lương nhân viên FTSHRM

FTSHRM cung cấp đa dạng tính năng giúp đáp ứng nhu cầu tính lương, chi trả lương hàng tháng cho nhân viên. Chưa kể, phần mềm còn phân tách các hạng mục rõ ràng chủ shop dễ dàng kiểm soát như hồ sơ nhân sự, quản lý công việc, thống kê thiết bị tài sản, suất ăn nhân viên, quản lý lương tạm ứng, tuyển dụng,...

Ưu điểm nổi trội của FTSHRM trong quản lý tính lương nhân viên: 

• Phần mềm hoạt động trên cả hai hình thức online và offline, giúp shop có thể theo dõi dù không có mạng Internet.

• Tự động hóa tính lương theo các thông tin trong bảng lương gồm chấm công, tách ca ngày và đêm, thời gian tăng ca, tính toán làm tròn,...

• Khai báo và tính toán lương nhân viên kịp thời, dựa trên dữ liệu về tiền phụ cấp, bảo hiểm, thuế,... tại thời điểm mà shop cung cấp.

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự tự động, chủ shop dễ dàng đối chiếu so sánh sự khác nhau lương qua các quý và năm, từ đó điều chỉnh phúc lợi phù hợp cho nhân viên.

4.7. Phần mềm tính lương Ecount ERP

Nếu shop đang tìm một app chấm công online có thể theo dõi và xử lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi, hãy tham khảo Ecount ERP. Phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây, nên chỉ cần thiết bị có kết nối Internet là shop có thể linh hoạt xử lý công việc mà không bị gián đoạn. 

Dưới đây là các tính năng nổi bật của Ecount ERP mà shop nên biết:

• Không chỉ hỗ trợ quản lý lương nhân viên, phần mềm còn tích hợp các tính năng khác như chấm công, theo dõi chứng từ, quản lý chi phí phát sinh, và quản lý lương nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các sai sót trong quản lý nhân sự.

• Cung cấp phiếu lương online cho nhân viên, giúp quy trình thanh toán lương nhanh chóng và minh bạch hơn.

• Dữ liệu từ phần mềm được sao lưu tự động trên đám mây, giúp bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo phục hồi nhanh chóng trong trường hợp gặp sự cố.

• Ecount ERP có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm kế toán hoặc quản lý nhân sự, giúp shop đồng bộ thông tin để theo dõi ngay trên một nền tảng.

Với công nghệ đám mây, tính năng phong phú và khả năng quản lý lương hiệu quả, phần mềm Ecount ERP là lựa chọn lý tưởng cho chủ shop có nhu cầu quản lý từ xa.

4.8. Phần mềm tính lương nhân viên miễn phí Xero

Xero là phần mềm tính lương được phát triển bởi công ty tại New Zealand. Phần mềm có thể tích hợp với dữ liệu trên máy chấm công, qua đó quản lý tiền lương nhân viên đang làm việc hoặc đã nghỉ hưu nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.

Sau đây là các tính năng nổi bật của phần mềm Xero:

• Xero tự động tính toán lương, thuế và các khoản khấu trừ khác dựa trên dữ liệu đã được nhập trước đó. 

• Xero cung cấp các tính năng quản lý nhân sự cơ bản như lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng, và theo dõi ngày nghỉ phép. Dựa vào thông tin này phần mềm có thể tạo ra bảng lương hoàn chỉnh, rõ ràng các hạng mục để shop và nhân viên dễ đối chiếu.

• Không chỉ hỗ trợ tính lương linh hoạt theo tuần, tháng, hoặc từng ca làm việc khác nhau của nhân viên; Xero còn cho phép lên lịch trả lương tự động, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý lương.

• Cung cấp phiếu lương điện tử được mã hóa và bảo mật tuyệt đối, nhân viên dễ theo dõi lương trên thiết bị cá nhân mà không lo bị rò rỉ thông tin.

4.9. Phần mềm tính tiền lương 1Office

1Office được đánh giá là phần mềm tính lương tốt hiện nay, đáp ứng được nhu cầu tính lương, xây dựng chính sách đãi ngộ cho nhân viên của shop. Theo đó, quá trình tổng hợp thông tin lương nhân viên, ngày phép, phúc lợi và công thức tính toán thủ công được rút gọn tối đa, giúp shop tối ưu thời gian tính lương nhân viên hàng tháng.

Ưu điểm nổi trội của 1Office, shop nên biết: 

• Chuyển đổi 100% quy trình xử lý bảng lương từ thủ công sang kỹ thuật số với các công thức và từ khóa đa dạng.

• Có nhiều mẫu công thức tính toán lương phù hợp đặc thù của shop như lương 3P, lương ngày công, lương theo sản phẩm, lương theo doanh số,...

• Chủ shop dễ dàng thao tác chốt lương và phê duyệt lương nhanh chóng trên app/web của phần mềm. Chưa kể 1Office còn hỗ trợ tạo bảng lương tự động và gửi trực tiếp cho nhân viên, giúp họ theo dõi lương minh bạch.

• Thực hiện thao tác chốt lương, phê duyệt và trả lương/ứng lương trực tiếp qua ngân hàng 24/7, giúp nhân viên có thể nhận lương trong vòng 1 phút.

• Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo quỹ lương chi tiết, giúp chủ shop nắm rõ thông tin quỹ lương của cửa hàng, quản lý vốn nội bộ tối ưu.

4.10. Phần mềm quản lý tính lương Paycor 

Paycor là phần mềm lương của Mỹ, cung cấp nhiều các tính năng giúp chủ shop quản lý chấm công, thời gian làm việc và lương của nhân viên. Từ 2005 đến nay, Paycor đã là đối tác của hơn 30.000 doanh nghiệp, cửa hàng trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Các tính năng nổi bật của phần mềm Paycor có thể kể đến như:

• Tính năng báo cáo những lỗi xảy ra trong quá trình tổng hợp bảng lương như điền thiếu thông tin, công thức sai,... 

• Khấu trừ thuế, bảo hiểm xã hội,... chính xác theo quy định của nước sử dụng phần mềm. 

• Có khả năng lưu trữ lịch sử lương đến 3 năm, giúp shop dễ dàng so sánh bảng lương, thay đổi phúc lợi nhân viên phù hợp dựa trên thâm niên, chỉ số KPI. 

Trên đây là tổng hợp toàn bộ thông tin về lợi ích sử dụng phần mềm tính lương cùng gợi ý các app phổ biến hiện nay. Qua đó giúp shop lựa chọn được phần mềm hỗ trợ phù hợp, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian so với việc tính toán lương thủ công như trước.