7 cách quản lý đơn hàng online đơn giản, hiệu quả cao

Quản lý đơn hàng online đúng cách là một trong những giải pháp giúp tối ưu chi phí vận hành, thời gian cũng như nhân sự làm việc. Từ đó giúp cắt giảm các chi phí, tăng lợi nhuận kinh doanh cho các chủ shop. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và gửi đến các chủ shop cách quản lý đơn hàng hiệu quả, dễ thực hiện. Cùng tham khảo ngay!

1. Đơn hàng online là gì?

Đơn hàng online là đơn hàng đến từ:

• Các trang thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Shopee,... Khi có đơn hàng, thông báo sẽ gửi về tài khoản của người bán hàng, có thể qua tin nhắn SMS hoặc thông báo qua app.
• Mạng xã hội như Facebook, Zalo, Tik Tok,... Người bán sẽ nhận đơn hàng qua tin nhắn trực tiếp với người mua hoặc qua những bình luận để lại trên mạng xã hội.
• Website của người bán. Khách hàng sẽ để lại thông tin đặt hàng hoặc đặt hàng trực tiếp trên trang, việc này tuỳ thuộc vào thiết kế website của người bán hàng.

Các thông tin thường có của một đơn hàng bao gồm: Thông tin khách hàng (địa chỉ, số điện thoại,...) và thông tin sản phẩm (phân loại, số lượng, ghi chú,...).

2. Quy trình quản lý đơn hàng online diễn ra như thế nào?

Biết cách quản lý đơn hàng sẽ giúp người bán có thể kiểm soát và theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng. Dưới đây là quy trình quản lý đơn hàng mà người bán có thể tham khảo:

Bước 1: Nhận đơn hàng

Sau khi người mua đặt hàng thành công, người bán sẽ tiếp nhận thông tin và xác nhận đơn hàng. Sau đó, thông tin đơn hàng sẽ chuyển đến kho hàng và nhân viên kho sẽ kiểm tra và thực hiện tiếp các công đoạn tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Người bán kiểm tra kho để đảm bảo sản phẩm còn hàng hay không. Nếu sản phẩm hết, người bán cần nhanh chóng liên hệ với người mua. Với trường hợp sản phẩm vẫn còn hàng thì sẽ chuyển đến bước tiếp theo.

Cần có quy trình quản lý đơn hàng online để việc bán hàng tốt hơn, dễ dàng kiểm soát.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Người bán tiến hành xác nhận đơn hàng nếu vẫn còn sản phẩm. Lưu ý, để quá trình mua sắm của khách hàng được tốt hơn, người bán nên xác nhận đơn hàng trong ngày, càng sớm càng tốt.

Bước 4: Chuẩn bị sản phẩm

Bước tiếp theo là người bán sẽ lấy hàng dựa trên thông tin đơn hàng của người mua. Để tiết kiệm thời gian, người bán có thể lấy hàng theo những cách sau:

• Tổng hợp đơn hàng và lấy hàng theo nhóm: Người bán có thể gom các đơn hàng có khoảng thời gian đặt gần nhau, sau đó phân loại theo từng nhóm hàng để lấy hàng nhanh chóng, không mất nhiều thời gian.
• Lấy hàng theo khu vực: Hình thức này sẽ giúp người bán tiết kiệm thời gian lấy hàng. Tuy nhiên, chỉ có thể áp dụng trong trường hợp các loại hàng được lưu trữ ở các khu vực khác nhau.
• Lấy hàng theo từng đơn hàng: Đây là hình thức lấy hàng phổ biến ở những cửa hàng nhỏ.

Bước 5: Đóng gói đơn hàng

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các sản phẩm theo đơn hàng, người bán sẽ tiến hành đóng gói với các bước như sau:

• Lựa chọn loại bao bì phù hợp với từng loại hàng hoá.
• Kiểm tra lại đơn hàng xem đã đầy đủ thông tin chưa: Tên người nhận hàng, mã đơn hóa, địa chỉ người nhận, số điện thoại người nhận,... 
• Dán phiếu thông tin và đóng gói sản phẩm.

Dành cho bạn: Hướng dẫn đóng gói hàng hóa dễ vỡ, đảm bảo an toàn khi vận chuyển

Đóng gói đơn hàng với bao bì phù hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

Bước 6: Xử lý vấn đề phát sinh sau bán hàng (nếu có)

Để khách hàng đánh giá tốt về shop và quay lại mua hàng vào những lần sau, người bán cần xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có) một cách nhanh chóng. Người bán có thể liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi sau khi nhận được thông báo đơn hàng đã giao thành công. Đây là dữ liệu quan trọng để người bán cải thiện chất lượng hàng hóa, quy trình kinh doanh ngày một tốt hơn.

Bên cạnh đó, qua việc xử lý vấn đề sau bán hàng cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của người bán và giúp khách hàng có trải nghiệm hài lòng hơn.

3. Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng online tối ưu cho chủ shop 

Dưới đây là một số cách quản lý đơn hàng online mà chủ shop có thể áp dụng:

3.1 Hợp tác với đơn vị giao hàng uy tín

Hợp tác với đơn vị giao hàng lớn và uy tín là một cách quản lý đơn hàng online hiệu quả cho chủ shop, bởi các lợi ích nổi bật sau:

• Mức giá cước cạnh tranh giúp tiết kiệm tối đa chi phí.
• Quy trình giao hàng chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Đảm bảo giao hàng đúng thời gian giúp gia tăng sự uy tín với người mua.

Hiện nay, Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu Việt Nam, được nhiều chủ shop tin chọn hợp tác nhờ vào 6 ưu thế vượt trội:

• Quản lý đơn hàng dễ dàng và nhanh chóng: Không chỉ có hệ thống quản lý trực tuyến 24/7, GHN còn mang đến cho chủ shop app quản lý đơn hàng trên điện thoại tiện lợi. Nhờ đó, chủ shop có thể tạo đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý dòng tiền COD một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian tối đa.
• Giá cước cạnh tranh: Mức giá cước tốt cho shop nhỏ chỉ từ 1 đơn, cùng nhiều chương trình đồng giá giúp tối ưu chi phí giao hàng cho chủ shop. Xem chi tiết bảng giá giao hàng của GHN TẠI ĐÂY.
• Tốc độ giao hàng nhanh cùng quy trình chuyên nghiệp: Xử lý đơn hàng nhanh hơn 01 ngày, nhờ hệ thống phân loại tự động lớn nhất Việt Nam. Mọi đơn hàng của GHN đều được giao nhanh như ‘hoả tốc’.

Với tôn chỉ ‘Giao siêu nhanh, Giá siêu tốt’, GHN Express tự tin giúp shop tối ưu hóa quy trình giao nhận, tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

• Đối soát COD linh hoạt: Đối với dịch vụ ship COD, GHN thực hiện đối soát COD linh hoạt tất cả các ngày trong tuần. Nhờ vậy, chủ shop dễ dàng quản lý mọi thay đổi về chi phí trên từng đơn hàng ngay từ giai đoạn đầu tiên và tối ưu lộ trình kinh doanh.
• Mạng lưới giao hàng rộng lớn: GHN sở hữu hệ thống hơn 2000 bưu cục phủ rộng khắp 63 tỉnh thành, kể cả các huyện đảo xa, giúp việc giao nhận hàng thuận tiện hơn.
• Đa dạng tính năng hữu ích cho việc kinh doanh của chủ shop: Ngoài dịch vụ giao hàng thông thường, GHN còn cung cấp cho người bán các tính năng đặc biệt như chống bom hàng, giao thất bại - thu tiền, giao 1 phần - trả 1 phần.

3.2 Chọn phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh

Trang bị phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh với đầy đủ nghiệp vụ quản lý, là cách giúp bạn dễ dàng kiểm soát đơn hàng trên nhiều nền tảng (website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử,...). Đặc biệt với hình thức livestream, chủ shop nên sử dụng thêm phần mềm chốt đơn. Bởi phần mềm được tích hợp nhiều tính năng vượt trội, giúp shop chốt đơn nhanh, gộp đơn hàng tự động, đẩy đơn trực tiếp cho đơn vị vận chuyển,... Qua đó, hỗ trợ quy trình bán hàng trở nên thuận lợi, hạn chế tối đa sai sót.

Tham khảo ngay phần mềm chốt đơn nhanh (CDN) livestream TẠI ĐÂY. 

3.3 Chăm sóc khách hàng và marketing qua Zalo OA

Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là tính năng được cung cấp cho các tài khoản Zalo OA (Official Account). Đây là dịch vụ gửi tin nhắn thông báo, thông tin giao dịch hay các thông tin chăm sóc khách hàng khác đến những số điện thoại đang sử dụng Zalo thông qua hệ thống API. 

Ngày nay, Zalo ZNS ngày càng được ứng dụng phổ biến, trong các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Với nhiều tiện ích mang lại, Zalo ZNS hứa hẹn sẽ thay thế SMS trong thời gian sắp tới.

3.4 Quản lý đơn hàng bằng file theo dõi

Microsoft Excel có thể là một lựa chọn để người bán dễ dàng quản lý và theo dõi các đơn hàng. Đây là ứng dựng được sử dụng nhiều nhất hiện nay với nhiều công cụ hỗ trợ công việc quản lý hiệu quả mà không mất nhiều thời gian.

Microsoft Excel là ứng dụng quản lý được nhiều người sử dụng bởi sự tiện lợi, nhanh chóng.

3.5 Nguyên tắc FIFO hỗ trợ quản lý kho

Nguyên tắc FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc “Nhập trước - Xuất trước”, thường được áp dụng trong việc quản lý kho hàng. Lô hàng nào được nhập trước, có thời gian sản xuất trước sẽ được ưu tiên xuất trước khỏi kho để giao cho khách hàng hoặc các đại lý phân phối.

3.6 Kiểm tồn kho thường xuyên

Để quản lý đơn hàng một cách tốt nhất thì người bán cần kiểm soát được tình trạng tồn kho của hàng hoá. Thường xuyên kiểm tra tồn kho để quản lý việc nhập, xuất hàng chặt chẽ hơn, luôn đảm bảo đủ hàng để giao khi khách đặt hàng.

3.7 Phân loại hàng hóa kỹ lưỡng

Phân loại hàng hoá giúp kiểm soát số lượng đơn hàng dễ dàng, hạn chế thất lạc hoặc nhầm lẫn khi giao hàng. Hơn nữa, việc phân chia hàng hóa rõ ràng còn giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa, giao hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Hàng hóa có thể được phân chia dựa vào các đặc điểm như địa chỉ giao hàng, chủng loại hàng hóa (hàng thông thường, hàng dễ vỡ hoặc hàng có kích thước lớn). Tùy vào từng loại hàng hóa mà có quy định về thời gian và cách thức giao hàng phù hợp.

Phân loại hàng hóa cụ thể giúp hàng đến tay khách hàng nhanh chóng và đảm bảo an toàn.

4. Một số câu hỏi thường gặp

Quản lý đơn hàng là việc làm rất cần thiết, vì qua đó người bán có thể kiểm soát được tất cả quá trình vận hành của hàng hoá, tránh thất thoát và tối ưu lợi nhuận.

Dưới đây là một vài câu hỏi thường gặp khi quản lý đơn hàng online:

4.1 Vì sao cần quản lý đơn hàng online hiệu quả?

Quản lý đơn hàng online hiệu quả sẽ giúp người bán tránh tình trạng thất thoát hàng hoá. Đồng thời giúp người bán dễ dàng kiểm tra sự cố đang gặp ở giai đoạn nào, để đưa ra cách xử lý kịp thời.

Nếu không quản lý đơn hàng đúng cách có thể dẫn đến nhiều vấn đề như: giao nhầm hàng, giao sai người nhận,... Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, uy tín thương hiệu và đặc biệt là trải nghiệm của khách hàng.

Quản lý đơn hàng online hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho người bán hàng.

4.2 Những sai lầm cần tránh khi quản lý đơn hàng online

Những sai lầm phổ biến khi quản lý đơn hàng online mà nhiều người bán hàng thường mắc phải có thể kể đến như:

• Quản lý đơn hàng thủ công như quản lý đơn hàng bằng trí nhớ hoặc viết trên giấy rất dễ dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
• Không thường xuyên kiểm tra tồn kho có thể dẫn đến quá trình nhận hàng của khách chậm trễ, từ đó mang lại trải nghiệm mua hàng không tốt.
• Không hiểu rõ về FIFO, khiến các lô hàng nằm ở kho quá lâu sẽ dễ dẫn đến hư hỏng gây thất thoát cho người bán.
• Không biết phân loại hàng hoá khoa học làm việc lấy hàng, xử lý hàng mất nhiều thời gian, có thể làm nhầm lẫn hàng hoá khi giao cho khách hàng.

Trên đây là những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận cho người bán. Trong đó, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển đáng tin cậy là giải pháp quản lý đơn hàng online tối ưu mà chủ shop không thể bỏ qua. Bởi không chỉ theo dõi đơn hàng, kiểm soát dòng tiền hiệu quả mà chủ shop còn tiết kiệm được thời gian, chi phí và tăng độ uy tín của mình với khách hàng.