Hoá đơn vận chuyển là gì? Các quy định shop nên biết
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Trong các hoạt động bán hàng online, hóa đơn vận chuyển là loại giấy tờ quan trọng chứng minh thông tin giao - nhận hàng hóa. Qua đó giúp shop dễ dàng tra soát thông tin, thanh toán và thực hiện nhiều hoạt động khác. Vậy cụ thể hóa đơn này là gì? Quy trình xuất hóa đơn cước vận chuyển ra sao? Tham khảo bài viết sau đây để có câu trả lời chi tiết!
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển là biểu mẫu ghi nhận thông tin về giao dịch và vận chuyển hàng hóa theo quy định Pháp luật. Qua đó, người xuất hóa đơn và người nhận có thể chứng minh được nguồn gốc của hàng hóa, minh bạch quá trình giao nhận, dễ quản lý chi phí, tra cứu thông tin vận chuyển,... Thông thường, các hóa đơn vận tải sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển phát hành.
Hóa đơn vận chuyển ghi nhận thông tin hàng hóa theo đúng quy định pháp luật.
2. Quy định xuất hoá đơn cước vận chuyển quan trọng
Dưới đây là một số quy định mà chủ shop cần nắm trong quy trình xuất hóa đơn vận chuyển:
2.1 Thông tin cần có trên hóa đơn
Trên hóa đơn vận chuyển cần có đủ thông tin giúp shop truy xuất thông tin đơn hàng, chi phí vận chuyển cụ thể trong các trường hợp cần thiết như tổng kết quý, năm. Chi tiết các thông tin cần có trên hóa đơn là:
Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị vận chuyển.
Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của shop.
Mô tả về chi tiết lộ trình giao, loại hàng hóa, phương tiện, điểm đi - điểm đến, khoảng cách vận chuyển.
Phí ship, số lượng hàng, tổng giá trị dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế Giá trị gia tăng (GTGT).
Ngày tháng lập hóa đơn và chữ ký của người lập.
2.2 Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển
Theo Khoản 2, Điều 16 Thông tư 39/2013/TT-BTC quy định thời điểm xuất hóa đơn cước vận chuyển là thời điểm bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ hoàn thành việc cung cấp vận chuyển hàng hóa, không phân biệt là đã thu tiền hay chưa.
Trường hợp hoạt động vận chuyển với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần có thời gian đối soát, Nghị định số 163/2017/NĐ-CP, số 10/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát thông tin và không quá ngày 7 của tháng phát sinh dịch vụ vận chuyển.
2.3 Kê khai thông tin ngày tháng khi xuất hóa đơn vận tải
Việc kê khai thông tin ngày tháng xuất hóa đơn vận chuyển rất quan trọng, đảm bảo đúng quy định và tránh nhầm lẫn. Theo đó, ngày lập hóa đơn vận chuyển là thời điểm bên vận tải đã giao thành công đơn hàng, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán. Trường hợp khách hàng thanh toán trước và sau khi nhận được hàng, ngày tháng xuất hóa đơn sẽ tương ứng với thời gian khách hàng thanh toán.
2.4 Điều kiện cơ bản để xuất hóa đơn cước vận chuyển
Với đơn hàng vận chuyển có cước phí từ 200.000 đồng trở lên/lần, người gửi không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đủ thông tin, đơn vị vận chuyển vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ ‘khách hàng không lấy hóa đơn’ hoặc ‘khách hàng không cung cấp đủ thông tin’.
2.5 Thời gian lưu trữ hóa đơn vận chuyển
Hóa đơn cước vận chuyển cần được lưu trữ trong vòng 10 năm kể từ ngày xuất. Điều này nhằm đảm bảo thông tin của đơn hàng không bị mất, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết, đồng thời có đầy đủ giấy tờ kê khai khi cơ quan quản lý kiểm tra.
Thời gian lưu trữ hóa đơn vận chuyển thông thường là 10 năm giúp tra soát lại thông tin đơn hàng và phục vụ việc kê khai cho cơ quan quản lý.
Tham khảo: Top phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động được dùng nhiều nhất
3. Cách ghi hóa đơn vận chuyển đúng quy chuẩn
Mỗi đơn vị vận chuyển có quy định về biểu mẫu vận chuyển khác nhau, tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ thông tin gồm số thứ tự, thông tin công ty, tên hàng hóa, số lượng hàng, đơn giá, thành tiền,...
Bên cạnh đó, khi nhập hóa đơn vận chuyển, người thực hiện cần lưu ý một số điểm sau:
Chú ý viết ngày cung cấp dịch vụ, ngày hoàn thành đơn hàng trên cùng 1 hóa đơn (cùng ngày) hoặc tách thành 2 hóa đơn (khác ngày).
Shop tự vận chuyển: Ngày vận chuyển và ngày hoàn thành đơn hàng là cùng một ngày thì shop xuất hóa đơn ghi rõ dòng 1 là hàng hóa, dòng 2 là chi phí vận chuyển.
Shop sử dụng dịch vụ vận chuyển: Dù ngày vận chuyển, ngày giao hàng thành công có cùng 1 ngày hay không thì shop chỉ viết thông tin tiền hàng, thuế GTGT; đơn vị vận chuyển sẽ điền chi phí vận chuyển.
4. Hình thức xử phạt khi không cung cấp đủ hóa đơn cước vận chuyển
Cùng tìm hiểu một số quy định xử phạt hiện hành khi vi phạm kê khai thiếu hóa đơn vận tải dưới đây:
Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, công ty vận chuyển không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đầy đủ nội dung có thể bị phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng. Nếu có hành vi sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp lệ, mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng.
Xử phạt theo luật thuế: Trường hợp không xuất hóa đơn dẫn đến trốn thuế, công ty sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý Thuế với số tiền gấp 1,5 lần số tiền phải nộp tùy theo mức vi phạm. Đồng thời, công ty còn có thể chi trả tiền chậm nộp, bị truy thu thuế và thanh tra thuế.
Xử lý hình sự: Với các trường hợp mang tính chất lừa đảo, gian lận, công ty hoặc cá nhân liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Bộ Luật Hình Sự. Mức phạt có thể là tiền, cải tạo không giam giữ, tù giam theo mức độ và hậu quả của hành vi vi phạm.
Trường hợp không cung cấp đủ hóa đơn vận chuyển, đơn vị, cá nhân liên quan có thể bị xử phạt hành chính, theo Luật thuế hoặc hình sự.
5. Giao Hàng Nhanh cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, cước phí minh bạch
Tự hào là đơn vị vận chuyển được hàng nghìn shop lớn nhỏ tin chọn, Giao Hàng Nhanh (GHN Express) tự tin sẽ là cầu nối vững chắc giúp shop bán nhiều đơn hơn, người mua nhận hàng hài lòng hơn.
Trong nhiều năm hoạt động, GHN luôn giữ vững giá cước phí ổn định, công khai minh bạch (dù ngày thường hay ngày lễ) chỉ từ 15.5K/đơn thông thường hoặc từ 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên của đơn hàng nặng. Qua đó chủ shop có thể ghi, xuất và lưu trữ hóa đơn liên quan đến quá trình vận chuyển dễ dàng, nhanh chóng, hạn chế sai sót số liệu.
Bên cạnh đó, sử dụng dịch vụ vận chuyển nhanh Giao Hàng Nhanh, chủ shop nhận được nhiều quyền lợi khác như:
Lưu trữ thông tin đơn hàng, khách hàng an toàn: GHN VN phát triển hệ thống quản lý trên app, web giúp shop dễ dàng theo dõi thông tin giao hàng, khách hàng và có thể gửi yêu cầu xuất hóa đơn vận chuyển thuận tiện.
Hoàn thành đơn nhanh gọn: Thời gian giao hàng đến người mua nhanh chóng, đơn nội thành trong 24 giờ, đơn Hà Nội - Sài Gòn chỉ từ 1 - 2 ngày. Nhờ đó quá trình hoàn thành xuất hóa đơn cước vận chuyển nhanh chóng hơn.
Có chính sách ưu đãi cho shop có lượng hàng lớn: GHN đưa ra nhiều chính sách ưu đãi tốt cho các shop có từ 400 đơn hàng/ tháng trở lên. Cùng với đó, shop có cơ hội tham gia chương trình shop siêu sao với nhiều ưu đãi hấp dẫn.
Kèm theo các tính năng hỗ trợ bán hàng hữu ích: Tính năng Giao Thất Bại - Thu Tiền, Giao 1 phần - Trả 1 phần, Cảnh Báo Bom Hàng,... giúp shop giảm chi phí phát sinh do bom hàng/hoàn tiền và tối ưu lợi nhuận trên từng đơn hàng.
Giao Hàng Nhanh cân mọi loại hàng, giá cước luôn minh bạch, siêu tốt.
>> Đăng ký trở thành đối tác của đơn vị vận chuyển Giao Hàng Nhanh TẠI ĐÂY, shop an tâm sử dụng dịch vụ giao nhận uy tín, quy trình xuất hóa đơn vận chuyển nhanh chóng.
Bài viết trên đã giúp shop giải đáp chi tiết câu hỏi hóa đơn vận chuyển là gì cùng các thông tin quy trình xuất và ghi hóa đơn đúng quy định. Mong rằng qua những thông tin này, shop online đã nắm được các quy định về xuất hóa đơn vận chuyển, đảm bảo kinh doanh thuận lợi và hiệu quả.
Xem thêm:
