Cách tạo mã vạch sản phẩm giúp shop quản lý hàng hóa, tránh thất lạc

Nhiều shop mới kinh doanh thường xuyên gặp tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân vì chưa biết cách ứng dụng mã vạch để quản lý sản phẩm. Bài viết sau sẽ gợi ý các cách tạo mã vạch cho sản phẩm đơn giản, giúp shop giải quyết nhanh chóng vấn đề trên. Hãy xem ngay nhé!

1. Tìm hiểu mã vạch (Barcode) là gì?

Mã vạch là một hình ảnh hình chữ nhật gồm các đường thẳng màu đen  - màu trắng đan xen, kèm theo chữ số được mã hóa từ các thông tin của một đối tượng nào đó (ở đây là sản phẩm).

Hiện tại, có 2 loại mã vạch phổ biến nhất là:

• Mã vạch 1D: Đây là loại mã Barcode chứa 20 - 25 ký tự, tạo từ các đường thẳng màu đen, màu trắng với độ dày, chiều cao khác nhau, bố trí xen lẫn vào nhau.
• Mã vạch 2D: Đây là loại mã giống như một ma trận thu nhỏ, chứa khoảng 2000 ký tự, bằng cách đặt những hình vuông nhỏ (chứa dữ liệu mã hóa) vào bên trong một hình vuông lớn hơn theo bộ tiêu chí nhất định.

Xem thêm: Tìm hiểu các loại mã vạch thông dụng trong bán hàng.

Mã Barcode xuất hiện ở mọi sản phẩm bán trên thị trường.

2. Vì sao shop nên có mã vạch sản phẩm khi bán hàng?

Quản lý hoạt động kinh doanh thông qua các mã vạch mang lại rất nhiều lợi ích ấn tượng cho shop như:

• Phân loại sản phẩm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Trong mỗi mã vạch có chứa thông tin sản phẩm chi tiết (như nơi sản xuất, loại hàng hóa, màu sắc, kích cỡ…) giúp chủ shop sắp xếp hàng hóa thuận lợi mà không mất nhiều thời gian, nhân công.
• Dễ dàng lưu trữ và quản lý sản phẩm trong cửa hàng, trong kho: Tất cả sản phẩm nhập kho - xuất kho, mỗi lần quét mã, đều được lưu trữ trên hệ thống, tạo điều kiện cho chủ shop nắm số lượng và tình trạng dễ dàng. Từ đó, người bán cân nhắc điều chỉnh chiến lược kinh doanh thích hợp nhất. 
• Thanh toán tiện lợi: Thay vì ghi hóa đơn thủ công, nhân viên bán hàng chỉ cần quét mã code trên từng sản phẩm thì thông tin hàng hóa hiển thị ngay trên màn hình (thường gồm tên sản phẩm, số lượng và giá tiền). Nhờ đó, nhân viên cùng khách hàng dễ dàng theo dõi, đối chiếu sản phẩm và thực hiện thanh toán nhanh gọn, ít sai sót.

3. Bật mí các cách tạo mã vạch sản phẩm nhanh chóng cho shop

Hiện nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ chủ shop tạo mã vạch cho tất cả hàng hóa của mình đơn giản, không tốn kém như:

3.1. Cách tạo mã vạch online

Cách tạo barcode cho sản phẩm trực tuyến như sau:

• Bước 1: Truy cập barcode.tec-it.com/vi.
• Bước 2: Lựa chọn loại mã muốn sử dụng (như Code 128, Code 39, Code MSI…) ở góc trái màn hình.

Trang web Online Barcode Generator hiện có rất nhiều kiểu mã vạch cho bạn lựa chọn.

• Bước 3: Đưa thông tin sản phẩm cần tạo mã vạch vào mục Dữ liệu.
• Bước 4: Chọn lệnh Làm mới và mã code xuất hiện ở bên phải màn hình. Lúc này, bạn nhấn Tải xuống.  

Tải mã vạch vừa tạo trên website Online Barcode Generator hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lần tải về.

3.2. Cách tạo mã vạch cho sản phẩm bằng Excel

Hướng dẫn cách làm mã vạch cho sản phẩm trên ứng dụng Excel như  sau:

• Bước 1: Tạo font chữ mã vạch cho máy tính bằng cách tải tại link dafont.com/code39.font.
• Bước 2: Mở ứng dụng Excel, chọn định dạng Unicode và nhập nội dung muốn tạo mã vào từng ô. Cần lưu ý rằng bạn phải thêm ký hiệu * ở đầu và cuối dãy ký tự để ứng dụng tự động chuyển mã.
• Bước 3: Điều chỉnh định dạng số ở tất cả các ô thành Code39 và thay đổi kích cỡ theo sở thích. Khi mọi dữ liệu chuyển sang dãy Barcode, bạn chỉ cần sao chép và sử dụng.

Khi chuyển sang font Code39, dãy ký tự bạn vừa nhập tự động chuyển  sang mã vạch.

3.3. Cách tự tạo mã vạch cho sản phẩm bằng Word

Cách tạo mã số mã vạch cho sản phẩm chỉ với Microsoft Word gồm 4 bước cơ bản:

• Bước 1: Tải font chữ mã vạch tại link dafont.com/code39.font tương tự như trên Excel.

Khi tải font chữ thành công về thiết bị, bạn cần thực hiện thêm bước giải nén file và cài đặt.

• Bước 2: Mở ứng dụng Word và nhập nội dung ký tự muốn chuyển thành mã vạch.
• Bước 3: Bôi đen một hàng dữ liệu, chuyển sang font chữ Free 3 of 9 và thay đổi kích cỡ.
• Bước 4: Dữ liệu lập tức thay đổi thành dạng mã Barcode. Bạn chỉ cần sao chép và in ấn tùy nhu cầu.

3.4. Sử dụng phần mềm tạo mã vạch cho sản phẩm

Thêm một cách làm mã vạch sản phẩm miễn phí là sử dụng các ứng dụng tạo mã sẵn có. Chẳng hạn:

• QR Code Generator: Link.
• QRCODE-GEN: Link.
• QR Online - QRStuff: Link.
• QR Code Generator: Link.
• QR Tiger: Link.

Chủ shop chỉ cần truy cập vào một trong những liên kết đính kèm bên trên, lựa chọn loại mã vạch và điền thông tin là có thể lấy hình ảnh Barcode cho từng sản phẩm, hoàn toàn không mất phí.

3.5. Dùng máy in mã vạch

Bên trên là hướng dẫn tạo mã vạch cho sản phẩm nhanh chóng nhưng nếu muốn đính barcode trên từng sản phẩm, người bán nên đầu tư thêm máy in mã vạch. Nếu chủ shop chưa chọn được sản phẩm nào chất lượng, giá tốt thì có thể dựa vào một số tiêu chí như tốc độ in, độ phân giải, bộ nhớ và khả năng kết nối với thiết bị nguồn.

4. Câu hỏi thường gặp khi tạo mã vạch

Ngoài hướng dẫn tạo mã vạch sản phẩm thế nào, những shop mới chắc hẳn đều có một vài thắc mắc phổ biến sau:

4.1. Shop cần lưu ý gì khi tạo mã vạch?

Một số lưu ý quan trọng về việc tự tạo mã vạch để quá trình quản lý bán hàng diễn ra thuận lợi là:

• Không nên tạo mã vạch quá dài, tốt nhất là 6 - 8 ký tự.
• Có nguyên tắc tạo mã vạch nhất định giúp kiểm soát và phân loại hàng hóa về sau dễ dàng hơn.
• Tránh để những chữ cái tạo dấu (như f - dấu huyền, x - dấu ngã, r - dấu hỏi…) gần các chữ cái khác vì có thể gây nhầm lẫn khi quét mã vạch như với ký tự “af”, máy quét mã dễ hiểu nhầm thành “à” nên hiển thị sản phẩm không đúng.

4.2. Có nên dùng mã vạch riêng cho từng mặt hàng không?

Mặt hàng là tổng hợp tất cả sản phẩm cùng tên, cùng chất liệu, cùng nơi sản xuất hay hiểu đơn giản là lô/loại/dòng sản phẩm. Do vậy, chủ shop KHÔNG NÊN sử dụng mã vạch riêng cho từng mặt hàng vì có thể gây nhầm lẫn, trùng mã khiến quá trình phân loại sau đó khó khăn hơn.

4.3. Có nên tái sử dụng mã vạch sản phẩm không?

Câu trả lời là KHÔNG. Bởi, mỗi mã vạch gắn liền với một sản phẩm nên nếu tái sử dụng lại mã code cũ cho sản phẩm mới thì hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể hiển thị sai thông tin, ảnh hưởng đến việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.

4.4. Mã vạch có giống với SKU không?

SKU (Stock Keeping Unit) là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho dựa hình dạng, chức năng, màu sắc…, tạo thành từ chữ cái và chữ số (theo quy tắc nhất định) nên chủ shop dễ dàng nhận biết trực tiếp mà không cần thông qua bất kỳ thiết bị nào khác. Còn mã vạch hiển thị ở dạng biểu tượng hình chữ nhật, đường thẳng giúp người bán nắm thông tin sản phẩm, nhưng không thể hiểu ngay nếu không có app/dụng cụ quét mã vạch. Do vậy, mã code và mã SKU tuy đều tạo điều kiện quản lý hàng hóa thuận lợi nhưng là hai khái niệm hoàn toàn KHÁC NHAU.

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết giúp shop mới biết cách tạo mã vạch cho sản phẩm nhanh chóng, thành công. Nhờ đó, chủ shop kiểm soát sản phẩm thuận lợi, kinh doanh suôn sẻ trong thời gian tới.

Bên cạnh đó khi bán hàng online, ngoài lưu ý tạo mã vạch để quản lý sản phẩm hiệu quả hơn, chủ shop đừng quên chú ý khâu giao hàng chỉn chu để tạo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Cụ thể, shop nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín trên thị trường, cam kết thời gian giao hàng nhanh chóng và chính sách bồi thường minh bạch (nếu có vấn đề phát sinh), chẳng hạn như Giao Hàng Nhanh (GHN).