Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?

Ngày đăng: 29/03/2024
Tip bán hàng

5S là nguyên tắc được áp dụng nhiều trong lĩnh vực quản lý sản xuất và quản lý kho hàng vật tư. Vậy nguyên tắc 5S trong kho là gì? Cách sắp xếp kho theo 5s cho các shop có kho hàng hóa như thế nào? Tìm hiểu câu trả lời chi tiết trong bài sau.

1. Nguyên tắc 5s trong kho là gì?

Nguyên tắc 5s trong kho hàng là phương pháp tổ chức và quản lý kho xuất phát từ Nhật Bản, bao gồm Seiri (sắp xếp), Seiton (sắp xếp ngăn nắp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (sáng suốt), và Shitsuke (kỷ luật). Khi dịch sang tiếng Anh sẽ là Sort (Sàng lọc); Set (Sắp xếp); Shine (Sạch sẽ); Standardize (Săn sóc); Sustain (Sẵn sàng).

Nguyên tắc 5s logistics gồm các yếu tố sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng.

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Mẹo giúp shop quản lý và giảm hàng tồn kho tối đa

2. Vì sao shop nên sắp xếp kho theo nguyên tắc 5s?

Việc áp dụng hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng mang đến nhiều lợi ích cho shop như:

Sắp xếp kho hàng hợp lý và gọn gàng: Nguyên tắc 5s giúp kho hàng của shop được sắp xếp gọn gàng, khoa học và sạch sẽ hơn. Điều này mang lại sự hiệu quả, dễ dàng và thuận lợi trong quá trình quản lý kho hàng.
Tăng hiệu suất làm việc, tránh rủi ro thất lạc/mất hàng: Khi sắp xếp kho hàng theo 5s, nhân viên không tốn nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm. Nhờ đó, nhân viên có thể tăng hiệu suất làm việc, đồng thời giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa.
Tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp: Nguyên tắc 5s giúp kho hàng được sắp xếp ngăn nắp và định vị rõ ràng, dễ dàng kiểm tra và đánh giá trạng thái của từng mục hàng. Điều này shop tạo dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Đảm bảo an toàn trong lao động: Sắp xếp kho theo 5s giúp tạo môi trường làm việc an toàn, đảm bảo sức khỏe cho nhân viên. Vì khi các sản phẩm được sắp xếp ngăn nắp, thì rủi ro về tai nạn lao động và chấn thương giảm đi đáng kể.

3. Chia sẻ cách áp dụng nguyên tắc 5s trong sắp xếp, quản lý kho hàng

Nếu muốn sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc 5s thì chủ shop hãy áp dụng các cách sau:

3.1. Sàng lọc (Sort)

Bước sàng lọc giúp shop phân loại hàng hóa và vật dụng trong kho một cách nhanh chóng. Để thực hiện cách này, chủ shop cần phân loại theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng với tần suất 1 - 3 tháng/ lần. Dưới đây là một số cách sàng lọc sản phẩm trong nguyên tắc 5s:

Đặt sản phẩm phổ biến ở vị trí dễ tiếp cận nhất.
Sắp xếp các mặt hàng nặng ở phía dưới và nhẹ ở phía trên.
Xem xét, phân loại, lựa chọn và giữ loại những sản phẩm cần thiết, đồng thời loại bỏ những vật dụng không cần thiết.

3.2. Sắp xếp (Set)

Đây là cách sắp xếp những vật phẩm cần thiết theo một cách ngăn nắp, gọn gàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Để thực hiện cách sắp xếp này chủ shop tham khảo hướng dẫn sau:

Phân loại hàng hóa thành các nhóm phù hợp.
Xác định vị trí và khu vực cất giữ từng nhóm hàng.
Dựa vào tần suất sử dụng, chủ shop sắp xếp từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải.
Đặt nhãn và gắn nhãn cho từng nhóm hàng, mặt hàng để dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.

Sắp xếp sản phẩm cần thiết theo từng danh mục hàng hóa cụ thể, kèm nhãn dán ghi chú để nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sử dụng.

3.3. Sạch sẽ (Shine)

Nguyên tắc sắp xếp kho theo 5s - Sạch sẽ đề cao việc duy trì sự vệ sinh trong kho hàng. Thông qua việc vệ sinh định kỳ, loại bỏ bụi bẩn và rác thải, nhân viên sẽ có môi trường làm việc an toàn, hợp vệ sinh hơn. Để áp dụng cách sắp xếp nguyên tắc 5s này, chủ shop thực hiện theo hướng dẫn sau:

Lên lịch và thực hiện việc dọn dẹp, lau chùi và vệ sinh kho hàng định kỳ.
Kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị lưu trữ, giữ cho khu vực kho luôn sạch sẽ và gọn gàng.
Chủ shop cần đảm bảo rác thải được xử lý và phân loại đúng cách.

3.4. Săn sóc (Standardize)

Nguyên tắc săn sóc đề cập đến việc duy trì mô hình 5s trong thời gian dài. Cách này yêu cầu chủ shop cần thực hiện đều đặn, cùng với việc xem xét và nâng cao quy trình quản lý kho. Dưới đây là một số việc chủ shop cần làm khi sắp xếp kho theo nguyên tắc 5s:

Xây dựng hệ thống kiểm soát và theo dõi việc thực hiện mô hình 5s trong kho.
Đào tạo nhân viên về ý thức và lợi ích của việc áp dụng mô hình 5s.
Kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu quả khi áp dụng nguyên tắc 5s trong quản lý kho hàng.

Chủ shop cần kiểm tra kho định kỳ để đánh giá hiệu quả mà việc sắp xếp kho hàng theo 5s mang lại.

3.5. Sẵn sàng (Sustain)

Nguyên tắc sẵn sàng đề cao sự tự giác và kỷ luật trong việc thực hiện quản lý kho theo 5s. Bởi sắp xếp kho hàng theo 5s không chỉ là một quy trình áp dụng một lần mà đòi hỏi sự kiên nhẫn, tận tâm. Để áp dụng nguyên tắc sẵn sàng vào quá trình quản lý kho, chủ shop thực hiện như sau:

Toàn bộ đội ngũ nhân viên cam kết duy trì và cải thiện mô hình 5s của shop.
Chủ shop thúc đẩy tinh thần tự giác và kỷ luật trong việc thực hiện quy tắc 5s.
Xem xét và cải tiến liên tục quá trình sắp xếp kho theo phản hồi và kinh nghiệm thực tế.

Tìm hiểu thêm:
Kho hàng hóa là gì? Chức năng và lợi ích của kho hàng
Kho trung chuyển là gì? 4 điều bạn cần biết

4. Có những khó khăn gì khi sắp xếp kho theo 5s?

Khi thực hiện nguyên tắc 5s, chủ shop phải đối mặt với một số khó khăn dưới đây:

Hạn chế trong việc đào tạo và triển khai: Hiện nay, số lượng chuyên gia 5s tại Việt Nam vẫn còn hạn chế. Điều này khiến các chủ shop gặp khó khăn trong quá trình đào tạo, áp dụng nguyên tắc cũng như không nhận được tư vấn phù hợp, kịp thời.
Cần kiểm tra và giám sát chặt chẽ: Khi thực hiện nguyên tắc 5s, shop cần thực hiện thường xuyên, kiểm tra và giám sát chặt chẽ để đạt hiệu quả quản lý kho.

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết chủ shop đã biết rõ về mô hình sắp xếp kho theo 5s. Đồng thời, shop có thể ứng dụng được phương pháp trong công việc kinh doanh một cách tốt nhất và thuận lợi nhất. Ngoài sắp xếp kho hàng khoa học và dễ quản lý, shop cũng cần lưu ý thêm khâu vận chuyển nếu kinh doanh online. Theo đó, shop nên chọn đối tác vận chuyển uy tín, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh và an toàn để tạo trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh với các shop khác.

Hiện nay, Giao Hàng Nhanh (GHN) là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu Việt Nam, được nhiều chủ shop hợp tác nhờ vào các ưu thế vượt trội dưới đây:

Giao hàng nhanh và chính xác: Giao hàng siêu tốc, đơn nội thành 24 giờ, đơn HN-SG từ 1 - 2 ngày nhờ hệ thống phân loại tự động xử lý gần 2 triệu đơn/ngày. Kết hợp cùng đội ngũ shipper chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm đảm bảo giao hàng nhanh, an toàn.
Cước phí tiết kiệm: GHN cung cấp mức giá hợp lý, thiết kế phù hợp với từng đặc điểm của shop, nhiều chương trình đồng giá với mức giá tốt (chỉ từ 15.500 đồng/đơn) giúp tối ưu chi phí giao nhận.
Cung cấp nhiều chính sách có lợi cho shop: GHN mang đến chủ shop nhiều chính sách hữu ích như miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại 3 lần, lấy hàng tận nơi sau 3h kể từ khi phát đơn, tính năng giao thất bại - thu tiền, cảnh báo bom hàng,...
Dễ dàng theo dõi đơn hàng: Hệ thống quản lý trực tuyến 24/7 trên cả app và website. Điều này giúp shop dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng, nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có).