Tìm hiểu quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn, hạn chế thất lạc
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Việc xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa chuẩn chỉn, đồng bộ sẽ đảm bảo đơn hàng của shop giao đến người nhận đúng số lượng, đúng người nhận và rút ngắn thời gian giao hàng. Vậy làm thế nào để xây dựng được quy trình này? Cùng theo dõi bài viết sau để tìm kiếm câu trả lời nhé!
1. Quy trình xuất kho là gì? Tầm quan trọng của quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho hàng hóa là các bước trình tự, được đồng bộ hóa nhằm giúp người bán xuất hàng ra khỏi kho và giao đến cho khách hàng. Đặc biệt, việc xây dựng quy trình xuất hàng tại kho khoa học, chuẩn chỉn còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người bán như:
Tránh thất lạc hàng hóa, bởi trước khi có lệnh xuất kho, quản lý cần đảm bảo kiểm kê đúng số lượng và nhập vào trên hệ thống.
Hàng hóa đảm bảo chất lượng và số lượng khi đến tay khách hàng, tăng trải nghiệm hài lòng.
Quản lý hàng tồn kho dễ dàng nhờ các số liệu luôn được cập nhật liên tục.
Đảm bảo quá trình nhập hàng hóa không bị gián đoạn, giúp trong kho luôn có đầy đủ hàng để bán.
Giảm thiểu chi phí phát sinh như nhân công, nền tảng quản lý,... từ đó shop tối ưu chi phí bán hàng.
Xem thêm: Hiểu rõ quy trình nhập kho để quản lý hàng hóa hiệu quả
Quy trình xuất kho hoàn chỉnh sẽ giúp đơn hàng của shop giao đến tay người nhận nhanh chóng, hạn chế sai sót đơn, quản lý tồn kho dễ dàng,...
2. Quy trình xuất kho cho đơn hàng vận chuyển
Sau khi chủ shop bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển, quy trình nhập xuất hàng hóa gửi đến khách hàng thực hiện như sau:
- Bước 1: Hàng hóa sau khi được phân loại sẽ chuyển về các bưu cục
Hàng hóa của shop sẽ được đưa đến kho trung chuyển của đơn vị vận chuyển, sau đó phân loại ra theo đúng khu vực. Tiếp đến hàng hóa sẽ được đưa lên xe và vận chuyển đến bưu cục tương ứng.
- Bước 2: Shipper đến bưu cục nhận bàn giao hàng hóa và giao hàng
Shipper làm thủ tục nhận bàn giao hàng hóa tại bưu cục khu vực tương ứng. Sau đó đưa hàng lên xe và tiến hàng giao hàng cho người nhận.
- Bước 3: Xử lý các đơn hàng không thành công
Các đơn hàng giao không thành công thường có hai nguyên nhân chính là khách dời ngày giao hoặc từ chối nhận hàng. Với trường hợp dời ngày giao hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành giao lại theo quy định. Còn với đơn hàng bị hủy, shipper sẽ gửi về bưu cục, cập nhật trên hệ thống và gửi hàng về kho của shop.
Trên đây là sơ đồ quy trình xuất kho chi tiết cho các đơn hàng vận chuyển tại GHN mà chủ shop có thể tham khảo.
GHN, luôn nỗ lực chạy vì shop với cước phí tối ưu Nỗ lực chạy vì shop trong hơn 12 năm qua, Giao Hàng Nhanh (GHN) giúp cho hàng nghìn shop lớn, nhỏ kinh doanh hiệu quả. Với dịch vụ giao hàng chất lượng, đầu tư kho bãi quy mô lớn và hệ thống bưu cục GHN trải dài khắp 63 tỉnh, thành phố, giúp đơn hàng của shop giao đúng nơi, nhanh chóng và an toàn. Ngoài ra, khi lựa chọn dịch vụ Giao Hàng Nhanh Express, shop nhận được những quyền lợi như:
GHN có kho phân loại hiện đại, đáp ứng được quá trình xuất hàng hóa cho shop, gửi đến khách hàng nhanh chóng. >> Đăng ký đối tác của GHN ngay hôm nay, để nhận được những quyền lợi giao hàng tốt nhất. |
3. Quy trình xuất kho bán hàng cho doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, quy trình xuất kho hàng hóa để bán cần được đảm bảo đủ các bước sau đây:
- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho
Quản lý kho hàng sẽ viết đơn yêu cầu xuất kho theo đúng số lượng, mã sản phẩm mà khách hàng đặt. Sau đó gửi lên chủ shop hoặc bộ phận phụ trách.
- Bước 2: Xác nhận yêu cầu xuất kho
Sau khi chủ shop đã kiểm tra đủ thông tin thì tiến hành ký vào yêu cầu xuất và gửi lại cho kho để xuất hàng.
- Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng tồn
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê số lượng hàng hóa theo mã sản phẩm được duyệt, sau đó phản hồi lại với quản lý kho về khả năng xuất hàng đi. Trường hợp hàng không đủ số lượng, quản lý kho làm phiếu nhập hàng, gửi lên chủ shop ký duyệt, nhập hàng đúng số lượng, sau đó thực hiện bước xuất kho kế tiếp.
- Bước 4: Chuẩn bị thủ tục xuất kho
Đơn hàng đã đủ số lượng, quản lý kho sẽ viết các phiếu xuất kho, hóa đơn cùng các giấy tờ khác gửi đến chủ shop. Sau khi kiểm tra thông tin, chủ shop ký vào đơn xuất kho. Một bản gốc có chữ ký chủ shop sẽ lưu lại, một bản sao sẽ gửi đến bộ phận kho.
- Bước 5: Thực hiện xuất kho hàng hóa
Dựa trên phiếu xuất đã được xác nhận, nhân viên tiến hành lấy đúng số lượng, đóng gói, in mã giao hàng. Đồng thời, quản lý kho tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa lần cuối trước khi gửi cho khách hàng. Cuối cùng là bàn giao cho đơn vị vận chuyển/đội vận chuyển của shop.
- Bước 6: Hoàn tất thủ tục xuất kho
Hàng hóa sau khi cập nhật xuất kho cần cập nhật thông tin trên hệ thống về số lượng hàng xuất, hàng còn trong kho. Điều này giúp chủ shop hoặc kế toán (nếu có) sẽ dễ dàng cập nhật nhật ký xuất kho, số lượng hàng tồn và hạch toán.
Sau khi hoàn tất xuất quy trình xuất kho, nhân viên kho kiểm kê hàng hoá một lần nữa và cập nhật trên hệ thống.
4. Quy trình xuất hàng tại kho để sản xuất
Đối với các shop tự gia công, để đảm bảo đủ số lượng hàng hóa bán trong các dịp cao điểm mua sắm như cuối năm, dịp lễ, black friday,... chủ shop cần nắm rõ quy trình xuất kho để sản xuất sau đây:
- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho hàng sản xuất
Quản lý nhà máy sau khi nhận được số lượng hàng hóa cần nhập kho của bộ phận kho. Nếu số lượng thành phẩm không thể đáp ứng, quản lý nhà máy tiến hành gửi yêu cầu xuất kho hàng hóa để sản xuất thêm.
- Bước 2: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Chủ shop nhận yêu cầu, xác nhận thông tin và ký vào phiếu yêu cầu xuất kho. Bản gốc phiếu xuất kho sẽ được lưu trữ, một bản sao sẽ gửi đến kho và một bản sao sẽ gửi qua nhà máy.
- Bước 3: Kho tiến hành xuất hàng
Quản lý kho sau khi nhận được yêu cầu xuất sẽ tiến hành kiểm kê lại mã hàng hóa cần sản xuất có đủ số lượng hay không. Sau đó kiểm kê và tiến hành làm phiếu xuất kho, gửi lên chủ shop ký tên và tiến hành xuất hàng đến nhà máy.
Sau khi phân loại hàng hoá xong, nhân viên kho tiến hành đóng gói là gửi ra xe hàng để chuyển sang nhà máy sản xuất.
- Bước 4: Kiểm kê hàng hóa và sản xuất
Quản lý nhà máy kiểm tra hàng hóa đúng số lượng, mã hàng và chất lượng như trong phiếu xuất hay không. Tiếp đến là tiến hành nhập kho và sản xuất hàng hóa.
- Bước 5: Cập nhật thông tin
Sau khi nhà máy nhận được hàng, quản lý kho cập nhật thông tin hàng xuất trên hệ thống, số lượng hàng tồn.
5. Quy trình xuất kho để chuyển sang kho lưu trữ khác
Trong trường hợp chuyển sang một kho mới lưu trữ hàng hóa, để đảm bảo đủ số lượng, tránh thất thoát, chủ shop cần đảm bảo thực hiện quy trình xuất kho hàng hóa sau:
- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng để chuyển kho
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho sau đó phân loại thành những mục cụ thể và báo lại cho quản lý kho. Sau đó, quản lý tiến hành làm phiếu yêu cầu xuất kho nêu rõ các mục gồm: loại hàng, số lượng, kho đi, kho đến, tình trạng hàng hóa,... rồi gửi cho chủ shop.
- Bước 2: Xác nhận yêu cầu chuyển kho
Chủ shop dựa trên kế hoạch sản xuất và bán hàng để tiến hành ký phê duyệt chuyển kho. Sau khi xác nhận, theo quy trình luân chuyển phiếu xuất kho, bộ phận kế toán (nếu có) sẽ xử lý thông tin về chi phí được đưa ra để chuyển kho.
- Bước 3: Hoàn tất thủ tục xuất kho hàng
Kế toán (nếu có) hoặc chủ shop sẽ làm việc với quản lý kho về quy trình nhập xuất hàng hóa từ kho cũ đến kho mới. Sau khi đã thống nhất sẽ tiến hành làm phiếu xuất kho.
- Bước 4: Tiến hành xuất kho hàng hóa
Hàng hóa sẽ được kiểm tra lần nữa, sau đó sẽ được đưa lên xe tải và chuyển đến kho hàng mới. Lúc này đồng thời, quản lý kho làm phiếu nhập hàng vào kho mới và để chủ shop ký tên.
- Bước 5: Sắp xếp kho hàng và tiến hành cập nhật thông tin
Sau khi có phiếu nhập hàng, nhân viên kho tiến hành sắp xếp theo đúng mã hàng hóa. Cuối cùng, quản lý kho tiến hành nhập thông tin vào hệ thống kho hàng và các giấy tờ liên quan.
Hàng đến kho mới, nhân viên và chủ shop tiến hành sắp xếp và kiểm kê lại hàng hoá.
6. Các lưu ý để xuất kho hiệu quả, tránh sai sót
Dưới đây là một số lưu ý chủ shop cần nắm khi thực hiện xuất kho hàng hóa nhằm tránh sai sót số liệu, đảm bảo giao hàng đến người nhận nhanh chóng và hiệu quả:
Sắp xếp kho hàng hợp lý: Chủ shop có thể sắp xếp hàng hóa theo mã vạch, thẻ kho, mã ghi nhận,... Điều này sẽ giúp nhân viên kho dễ dàng kiểm tra hàng, lấy hàng, đóng gói và cập nhật thông tin trên hệ thống.
Đảm bảo quy trình xuất kho chuẩn chỉnh: Việc xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa đồng nhất sẽ giúp chủ shop quản lý đơn hàng gửi đến người nhận dễ dàng.
Dùng phần mềm chuyên nghiệp: Đơn cử như các phần mềm quản lý bán hàng, có tích hợp đa dạng các tính năng như quản lý kho, gửi yêu cầu xuất kho,... giúp shop tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng, rút gọn quy trình xuất kho bán hàng.
Hạn chế để người lạ ra vào kho: Đây là lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tránh thất thoát, đồng thời có thể dễ dàng quản lý các nhân viên tại kho.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về quy trình xuất kho hàng hóa tại đơn vị vận chuyển, bán hàng, sản xuất và chuyển kho hàng chi tiết. Mong rằng, qua những nội dung trong bài viết này sẽ giúp chủ shop xây dựng được quy trình xuất kho hàng hiệu quả, hạn chế các sai sót số liệu và thất lạc hàng hóa.
Xem thêm:
