[Cập nhật] Quy trình xuất kho chuẩn, tránh thất lạc hàng hóa

Quy trình xuất kho hàng hóa gồm 5 bước cơ bản: lập yêu cầu, phê duyệt yêu cầu, kiểm tra hàng hóa tồn kho, lấy hàng và cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý. Bên cạnh việc tuân thủ quy trình này, người bán nên sắp xếp kho khoa học, sử dụng phần mềm kiểm soát kho và hạn chế người lạ ra vào để tránh thất thoát hàng hóa. Hiện nay Giao Hàng Nhanh có cung cấp dịch vụ lưu kho, người bán có thể theo dõi tồn kho và tình trạng xuất nhập kho nhanh chóng trên app/web, đảm bảo quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất. 

Với đơn hàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển, quy trình nhập xuất hàng hóa gửi đến khách hàng thực hiện như sau: 

- Bước 1: Hàng hóa sau khi được phân loại sẽ chuyển về các bưu cục

Hàng hóa của shop sẽ được đưa đến kho trung chuyển của đơn vị vận chuyển, sau đó phân loại ra theo đúng khu vực. Tiếp đến hàng hóa sẽ được đưa lên xe và vận chuyển đến bưu cục tương ứng. 

- Bước 2: Shipper đến bưu cục nhận bàn giao hàng hóa và giao hàng

Shipper làm thủ tục nhận bàn giao hàng hóa tại bưu cục khu vực tương ứng. Sau đó đưa hàng lên xe và tiến hàng giao hàng cho người nhận. 

- Bước 3: Xử lý các đơn hàng không thành công

Các đơn hàng giao không thành công thường có hai nguyên nhân chính là khách dời ngày giao hoặc từ chối nhận hàng. Với trường hợp dời ngày giao hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành giao lại theo quy định. Còn với đơn hàng bị hủy, shipper sẽ gửi về bưu cục, cập nhật trên hệ thống và gửi hàng về kho của shop. 

Trên đây là sơ đồ quy trình xuất kho chi tiết cho các đơn hàng vận chuyển tại GHN mà chủ shop có thể tham khảo.

3. Một số vấn đề thường gặp khi xuất kho

Khi xuất kho, chủ shop có thể gặp phải một số vấn đề như thiếu chứng từ, số liệu thực tế và hệ thống không trùng khớp hoặc hạch toán sai tài khoản.

• Thiếu chứng từ: Mỗi đợt xuất hàng đều cần chứng từ để shop thuận tiện giải trình khi có thanh tra hoặc muốn đánh giá hiệu quả bán hàng. Nếu thiếu đi bất kỳ giấy tờ nào, hoạt động kinh doanh có thể bị gián đoạn hoặc sai sót.
• Số liệu hệ thống và thực tế không trùng khớp: Nhân viên nhập sai số liệu hoặc không cập nhật lên phần mềm quản lý kho thường xuyên sẽ dẫn đến sai lệch giữa dữ liệu hàng hóa thực tế với hệ thống. Điều này khiến shop khó dự tính kế hoạch lấy hàng hoặc thanh lý đúng đắn.
• Hạch toán sai tài khoản: Sơ đồ quy trình xuất kho chưa được chuẩn hóa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của shop. Điều này dẫn tới việc người bán/nhân viên kho báo cáo tài chính không chính xác.

Nỗ lực chạy vì shop trong hơn 12 năm qua, Giao Hàng Nhanh (GHN) giúp cho hàng nghìn shop lớn, nhỏ kinh doanh hiệu quả. Với dịch vụ giao hàng chất lượng, đầu tư kho bãi quy mô lớn và hệ thống bưu cục GHN trải dài khắp 63 tỉnh, thành phố, giúp đơn hàng của shop giao đúng nơi, nhanh chóng và an toàn. 

Ngoài ra, khi lựa chọn dịch vụ Giao Hàng Nhanh Express, shop nhận được những quyền lợi như: 

• Web/app GHN VN có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và cập nhật thông tin đơn hàng chuẩn xác theo thời gian thực để shop xử lý vấn đề phát sinh kịp thời.

• Công ty GHN có hệ thống phân loại tự động, đảm bảo phân loại nhanh (năng suất 2 triệu đơn/ngày) và chính xác. Nhờ đó, shop an tâm khi đơn hàng giao đến đúng người nhận. 

• Các shipper của GHN VN đảm bảo giao hàng đúng hẹn, giao nhanh trong 24 giờ (nội thành), 1 - 2 ngày (Hà Nội - Sài Gòn).

• Shop an tâm cước phí Giao Hàng Nhanh ổn định, không đổi dù ngày thường hay ngày lễ, chỉ từ 15,5k/đơn hàng nhẹ. 

• Hỗ trợ giao lại 2 lần miễn phí nếu đơn hàng chưa được giao thành công ở lần đầu tiên để shop tối ưu chi phí giao hàng.

• Để giúp shop tăng tỷ lệ giao thành công và giảm thiểu chi phí phát sinh do bom hàng/hoàn hàng, GHN có các tính năng cảnh báo bom hàng, giao thất bại thu tiền, giao 1 phần - trả 1 phần,... 

GHN có kho phân loại hiện đại, đáp ứng được quá trình xuất hàng hóa cho shop, gửi đến khách hàng nhanh chóng. 

>> Đăng ký đối tác của GHN ngay hôm nay, để nhận được những quyền lợi giao hàng hấp dẫn.