Lưu kho là gì và quy trình thực hiện ra sao? Là hai trong số nhiều câu hỏi được nhiều chủ shop quan tâm, bởi đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Nếu chủ shop đang có những thắc mắc tương tự thì đừng bỏ qua các thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây nhé!
| Lưu kho là bảo quản hàng hóa thành phẩm hoặc nguyên vật liệu trong một thời gian nhất định trước khi tiến hành sản xuất, vận chuyển đến người nhận. Người bán có thể sử dụng dịch vụ lưu kho để kiểm soát hàng hóa hiệu quả, bảo quản hàng an toàn, đáp ứng nhu cầu hàng hóa nhanh cho thị trường. Quy trình nhập kho bao gồm nhập kho, quản lý và xuất kho. Để lưu kho hiệu quả, người bán nên chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, sử dụng phần mềm quản lý kho, giảm hàng tồn kho và tăng thời gian luân chuyển hàng hóa. |
1. Lưu kho là gì?
Lưu kho là hoạt động bảo quản, lưu trữ hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu ở một địa điểm (hay nhà kho) trong thời gian nhất định trước khi vận chuyển, sản xuất, phân phối. Đây là một khâu quan trọng để cửa hàng vận hành hiệu quả, hàng hóa đến tay khách hàng chất lượng tốt.
Xem thêm: Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?
Hàng lưu kho là những hàng hóa đã được phân loại, sắp xếp và lưu trữ trong kho một thời gian nhất định.
2. Lợi ích nổi bật khi lưu kho là gì?
Dịch vụ lưu trữ hàng hóa trong kho giúp shop tối ưu hóa quản lý hàng hóa, xử lý đơn nhanh chóng và đảm bảo sản phẩm/nguyên vật liệu ở trạng thái tốt nhất khi đến tay khách hàng.
2.1. Hàng hóa được lưu trữ an toàn
Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hàng hóa đều có hệ thống kho bãi, kiểm soát hàng hóa nghiêm ngặt. Điều này đảm bảo hàng hóa của shop tránh các vấn đề như thời tiết, thất lạc, vận chuyển không đúng quy chuẩn,... làm ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng sản phẩm.
2.2. Quản lý hàng dễ dàng, tránh sai sót
Hiện nay nhờ sự phát triển công nghệ, hệ thống lưu kho có thể được ứng dụng hoàn toàn tự động, với máy phân loại, băng tải chuyển hàng hóa, hệ thống quản lý và lưu trữ trên máy tính,... Vì thế mà nhân viên kho sắp xếp hàng đúng trình tự, cập nhật thông tin kho nhanh chóng, chủ shop quản lý hàng hóa dễ dàng.
Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Mẹo giúp shop quản lý và giảm hàng tồn kho tối đa
2.3. Có thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa nhanh chóng
Đáp án tiếp theo cho thắc mắc lợi ích lưu kho là gì là giúp tăng khả năng lưu trữ các mặt hàng của shop. Điều này có thể đáp ứng nhu cầu cung cấp hàng hóa cho cửa hàng, để khi khách hàng đặt đơn, shop có thể nhanh chóng đóng gói - đi đơn, tăng tỷ lệ giao hàng thành công.
2.4. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Nếu kinh doanh vừa và nhỏ, chủ shop hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp từ các đơn vị. Điều này giúp shop tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian xây dựng kho bãi, đầu tư trang thiết bị, đào tạo nhân viên,... Đặc biệt, một số đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ hàng hóa cũng có kết hợp với xử lý và giao đơn hàng đến người nhận, shop tối ưu quá trình bán hàng, tập trung vào tăng doanh thu.
3. Các dịch vụ lưu kho phổ biến hiện nay
Những dịch vụ lưu kho thông dụng nhất ở thời điểm hiện tại là kho công cộng, kho tư nhân, kho trung chuyển, kho ngoại quan và kho tự động. Cụ thể như sau:
Kho công cộng: Đây là kho lưu trữ hàng hóa được xây dựng bởi tổ chức có thẩm quyền, đáp ứng đủ tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy (PCCC), hệ thống camera, đội ngũ quản lý chuyên nghiệp,... Đây là dịch vụ lưu kho được nhiều chủ shop lựa chọn, bởi nó tiết kiệm chi phí, có thể thuê vị trí lưu trữ hàng hóa phù hợp trong thời gian nhất định.
Kho tư nhân: Thường thuộc quyền sở hữu của các công ty tư nhân, nhằm mục đích lưu trữ hàng hóa của họ. Ưu điểm nổi bật của dịch vụ lưu kho này là giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, giúp khách hàng nhận được đơn nhanh chóng.
Kho trung chuyển: Được xây dựng nhằm mục đích phân loại, chuyển giao và luân chuyển hàng hóa từ kho của shop đến địa điểm của người nhận. Thông thường, hàng đến kho trung chuyển chỉ có thể lưu trữ trong thời gian ngắn để chuyển giao hàng hóa đến địa điểm kế tiếp.
Xem thêm: Kho trung chuyển Hồ Chí Minh 20 ở đâu? Các thông tin shop nên biết
Kho ngoại quan: Là kho lưu trữ được xây dựng bởi cơ quan nhà nước. Đây là khu vực lưu giữ tạm thời hàng hóa xuất - nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan.
Kho tự động: Xây dựng bởi các công ty lớn, ứng dụng hệ thống lưu kho hoàn toàn tự động nhờ công nghệ, robot. Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân công thực hiện các công việc vận hành kho, hạn chế sai sót số liệu.
Kho trung chuyển sở hữu hệ thống phân loại hiện đại giúp giao hàng đến người nhận nhanh chóng.
4. Quy trình lưu kho hàng hóa
Các bước lưu trữ hàng hóa trong kho cơ bản là nhập kho, quản lý kho và xuất kho. Chi tiết như sau:
- Sau khi nhập kho, hàng hóa được lưu kho và phân bổ vào các vị trí phù hợp như: hàng hóa mới nhập, hàng hóa lưu trữ theo thời gian, hàng hóa chờ để xuất kho,...
- Sau khi phân loại, hàng hóa được quản lý kho dán các nhãn, tem để dễ dàng quản lý.
- Cuối cùng là sắp xếp hàng hóa vào đúng các vị trí theo sơ đồ của nhà kho và cập nhật thông tin trên hệ thống.
5. Chi phí lưu kho là gì? Hướng dẫn cách tính
Chi phí lưu kho là khoản tiền phát sinh khi shop bảo quản, lưu trữ hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định. Bao gồm chi phí vốn, chi phí không gian lưu trữ, chi phí hàng tồn kho, chi phí rủi ro khác,...
- Chi phí vốn: Là khoản chi phí lưu kho lớn mà chủ shop cần phải trả để bảo quản hàng hóa. Chi phí này được tính bằng tiền lãi cộng thêm giá vốn đầu tư kho (biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn đang lưu trữ).
- Chi phí không gian lưu trữ: Bao gồm các khoản phí như khọ bải, thiết bị (điều hòa, ánh sáng, camera,...), vận chuyển,... Đặc biệt, chi phí này được chia thành: cố định và biến đổi.
- Chi phí hàng tồn kho: Dành cho những trường hợp hàng hóa của shop chưa bán và cần lưu trữ thời gian lớn. Theo đó, mức độ hàng tồn kho càng cao thì khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng sẽ cao hơn. Chi phí lưu kho hàng tồn bao gồm các khoản như ứng dụng công nghệ, thuế, bảo hiểm,...
- Chi phí rủi ro hàng tồn kho: Việc lưu trữ hàng tồn kho luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với chi phí kinh doanh. Số lượng hàng tồn lớn, lưu kho lâu sẽ kéo theo chi phí lưu kho cố định cao. Ngoài ra, lưu kho hàng hóa lâu còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dễ bị hao hụt, lỗi cập nhật thông tin lên hệ thống,...
- Chi phí đóng gói và xử lý hàng: Một số đơn vị cung cấp thêm dịch vụ hỗ trợ đóng gói và xử lý đơn. Nếu chủ shop có nhu cầu sử dụng do nhân sự hạn chế thì chi phí lưu trữ hàng hóa có thể tính thêm khoản này.
- Phí bảo hiểm: Bảo hiểm hàng hóa giúp shop bù đắp khi xảy ra hư hỏng, thất thoát khi lưu trữ hàng hóa ở kho. Nếu có sử dụng dịch vụ bảo hiểm thì tổng khoản tiền lưu trữ thực tế có thể cao hơn.
Sau khi đã xác định được 4 loại phí lưu kho trên, chủ shop có thể tính tổng chi phí lưu kho như sau:
Chi phí lưu kho = Chi phí vốn + chi phí không gian lưu trữ + chi phí rủi ro + chi phí dịch vụ |
Nếu shop muốn tính tỷ lệ phần trăm lưu kho hàng hóa thì có thể áp dụng theo công thức dưới đây:
Chi phí quản lý hàng tồn kho = Chi phí lưu trữ hàng tồn kho/tổng giá trị hàng tồn kho x 100 |
6. Cách quản lý hàng lưu kho hiệu quả
Một số cách giúp chủ shop quản lý hàng ở kho tốt là chọn bên cung cấp dịch vụ tin cậy, sử dụng phần mềm hỗ trợ, tránh để hàng tồn kho lâu ngày và luân chuyển hàng hóa thông minh.
6.1. Chọn dịch vụ lưu kho uy tín
Đối với các shop không có đủ điều kiện xây dựng hệ thống lưu kho chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp thì nên ưu tiên lựa chọn các dịch vụ lưu trữ hàng hóa uy tín. Bởi đây là bước quan trọng giúp hàng hóa của shop được bảo quản an toàn, nguyên vẹn, đồng thời thực hiện xuất kho hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả.
Giao Hàng Nhanh (GHN) là đối tác hậu cần toàn diện được nhiều shop tin tưởng lựa chọn. Với dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, quản lý và lưu kho hàng uy tín, Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh tự tin giúp shop tối ưu thời gian giao hàng và tiết kiệm chi phí kinh doanh hiệu quả.
Trong đó dịch vụ lưu kho của GHN VN có những ưu điểm nổi bật như:
Diện tích kho bãi hơn 100.000m2 với cơ sở hạ tầng hiện đại, chia thành nhiều khu vực hàng hoá, đảm bảo đơn hàng của shop được lưu kho an toàn.
Hệ thống quản lý thông minh - trực tuyến 24/7 giúp chủ shop dễ dàng kiểm tra tình trạng hàng hóa
Chi phí dịch vụ lưu kho hợp lý, phù hợp với quy mô shop từ nhỏ đến lớn.
Ngoài lưu kho, công ty GHN còn hỗ trợ nhập xuất kho, xử lý đơn hàng theo yêu cầu, giao hàng, quản lý đổi trả hàng. Nhờ đó shop tiết kiệm được thời gian và chi phí quản lý hàng hoá.
GHN Fulfillment, giải pháp quản lý kho toàn diện dành cho shop, từ lưu kho, xử lý đơn hàng đến vận chuyển hàng hoá chuyên nghiệp.
>> Trở thành đối tác của GHN TẠI ĐÂY để được trải nghiệm dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp với chi phí hợp lý.
6.2. Dùng phần mềm quản lý kho
Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng, giúp tối ưu thời gian và chi phí quản lý cho shop. Vì các phần mềm này có khả năng cập nhật nhanh chóng số lượng hàng hóa trong kho, hỗ trợ xử lý đơn hàng và vận chuyển.
Xem thêm: 12 phần mềm quản lý kho hàng chuẩn xác cho shop online
6.3. Giảm thiểu hàng tồn kho
Trong kho hàng thông thường có rất nhiều mã sản phẩm, tuy nhiên không phải mã nào cũng có hàng hóa. Do đó, để dễ dàng trong việc quản lý và đánh giá mức độ hàng tồn kho, chủ shop có thể dựa trên đơn vị lưu kho SKU. Đơn vị này giúp chủ shop xác định xem mã hàng nào trong kho sẽ được giữ lại (đáp ứng được hiệu quả kinh doanh), mã nào nên được xóa bỏ.
Xem thêm: 5 cách xả hàng tồn kho cuối năm giúp thu hồi vốn nhanh chóng
6.4. Tăng thời gian luân chuyển hàng tồn kho
Hay được hiểu đơn giản là đẩy nhanh việc bán hàng để tái đặt hàng lưu kho. Điều này giúp cho shop giảm thiểu chi phí rủi ro hàng tồn kho, từ đó tối ưu chi phí lưu kho. Để tăng thời gian luân chuyển hàng tồn kho, chủ shop có thể tính toán tỷ lệ hàng bán ra qua mỗi tháng. Sau 1 quý, chủ shop có thể điều chỉnh nhập hàng - lưu kho bằng cách nhập thêm nhiều hàng với sản phẩm bán chạy và ngược lại.
Đến đây chắc hẳn các chủ shop đã có lời giải đáp cụ thể cho câu hỏi lưu kho là gì và các cách tối ưu chi phí kho vận hiệu quả. Đặc biệt, trong trường hợp là các shop kinh doanh online, chủ shop nên ưu tiên lựa chọn dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp, uy tín để đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa được diễn ra thuận lợi.
Xem thêm:
