Việc thiết lập quy trình quản lý kho hàng khoa học chính là chiếc chìa khóa giúp các chủ shop vận hành trơn tru và tránh được những thất thoát không đáng có. Thay vì loay hoay với những con số hay sổ sách nhập tay dễ nhầm lẫn, một quy trình chuẩn sẽ giúp bạn kiểm soát hàng hóa nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy cùng khám phá bí quyết tối ưu kho hàng với 7 bước đơn giản dưới đây để công việc kinh doanh luôn thuận lợi bạn nhé!
1. Tìm hiểu quy trình quản lý kho hàng là gì?
Quy trình quản lý một kho hàng là hệ thống các thao tác nghiệp vụ phối hợp nhịp nhàng nhằm mục đích giám sát chặt chẽ lượng hàng tồn và duy trì sự ổn định cho các hoạt động tại kho bãi. Việc triển khai các bước bài bản này giúp chủ shop nắm rõ tình trạng sản phẩm ở mọi thời điểm, từ đó tạo nền tảng vững chắc để phát triển kinh doanh bền vững và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
Quản lý kho hàng trong logistics chuẩn giúp shop kiểm soát chặt chẽ sản phẩm từ lúc nhập kho đến khi tận tay khách hàng.
2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả
Xây dựng hệ thống quản lý kho hiệu quả mang lại lợi ích lớn như giảm thất thoát hàng hoá, tối ưu không gian kho, cải thiện hiệu suất làm việc, đảm bảo chất lượng hàng hoá tốt và giảm chi phí lưu kho. Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết những lợi ích tuyệt vời mà một hệ thống kho hàng khoa học có thể mang lại ngay dưới đây:
- Giảm thất thoát hàng hóa: Quy trình kiểm soát chặt chẽ giúp chủ shop hạn chế tối đa tình trạng mất mát do nhầm lẫn, hư hỏng hoặc các sai lệch trong quá trình xuất nhập tồn. Việc đối soát thường xuyên giữa sổ sách và thực tế sẽ đảm bảo tài sản của cửa hàng luôn được bảo vệ an toàn và minh bạch.
- Tối ưu không gian kho: Sắp xếp hàng hóa theo sơ đồ khoa học giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích lưu trữ và giải phóng những khu vực không cần thiết. Một không gian kho gọn gàng không chỉ giúp hàng hóa dễ tìm, dễ lấy mà còn tạo môi trường làm việc thông thoáng cho nhân viên.
- Cải thiện hiệu suất làm việc: Khi các công đoạn được chuẩn hóa, nhân viên kho có thể phối hợp nhịp nhàng và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng mà không tốn thời gian chờ đợi phê duyệt thủ công. Điều này giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng, từ đó nâng cao năng suất tổng thể của toàn bộ cửa hàng.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt: Khi các công đoạn được chuẩn hóa, nhân viên kho có thể phối hợp nhịp nhàng và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng mà không tốn thời gian chờ đợi phê duyệt thủ công. Điều này giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng, từ đó nâng cao năng suất tổng thể của toàn bộ cửa hàng.
- Giảm chi phí lưu kho: Quản lý kho tốt giúp shop phát hiện sớm các mặt hàng tồn đọng lâu ngày để có kế hoạch xả hàng kịp thời, tránh tình trạng ứ đọng vốn và lãng phí diện tích. Nhờ kiểm soát được định mức tồn kho tối ưu, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí phát sinh cho việc thuê kho bãi hay bảo dưỡng hàng hóa.
Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kho vận
Việc nhận diện và xử lý hàng tồn lâu ngày thông qua quy trình khoa học giúp shop giải phóng vốn và tiết kiệm tối đa chi phí thuê mặt bằng kho bãi.
3. Quy trình quản lý kho hàng chi tiết, hiệu quả
Trình tự quản lý kho hàng bao gồm các bước nhập kho hàng, lưu trữ hàng hóa vào kho, lấy hàng hóa, xuất kho hàng, xử lý sản phẩm hoàn trả, kiểm kê hàng hóa định kỳ, thống kê và báo cáo. Cùng tìm hiểu chi tiết các bước quản lý kho hàng chi tiết ngay dưới đây:
3.1 Bước 1 - Nhập kho hàng
- Kiểm tra chứng từ và chất lượng sản phẩm: Nhân viên kho tiến hành đối chiếu các chứng từ như hóa đơn hoặc phiếu đặt hàng để đảm bảo sự trùng khớp về số lượng. Đồng thời, bạn cần kiểm tra trực tiếp tình trạng sản phẩm nhằm loại bỏ những mặt hàng lỗi trước khi đưa vào lưu trữ.
- Lập phiếu nhập kho và cập nhật lên hệ thống: Thủ kho thực hiện lập phiếu nhập kho để ghi nhận chính xác thời gian và nguồn gốc hàng hóa. Mọi thông tin này phải được cập nhật ngay vào phần mềm quản lý nhằm giúp dữ liệu tồn kho luôn đồng nhất với thực tế.
3.2 Bước 2 - Lưu trữ hàng hóa vào kho
- Phân loại và sắp xếp theo sơ đồ kho: Bạn nên nhóm hàng hóa theo đặc tính hoặc tần suất bán chạy để tối ưu hóa diện tích lưu trữ. Việc xây dựng sơ đồ kho rõ ràng giúp nhân viên xác định vị trí sản phẩm nhanh chóng và giảm thiểu đáng kể thời gian tìm kiếm thủ công.
- Ứng dụng mã vạch hoặc RFID: Chủ shop thực hiện dán mã vạch lên từng sản phẩm để số hóa toàn bộ công tác quản lý hàng hóa. Chỉ với thao tác quét mã đơn giản, hệ thống sẽ tự động ghi nhận mọi biến động tồn kho với độ chính xác tuyệt đối.
Xem thêm: Cách quản lý kho hàng bằng mã vạch
3.3 Bước 3 - Lấy hàng hóa
- Lấy hàng theo đơn: Nhân viên kho thực hiện thu thập hàng hóa theo đúng danh mục của từng đơn hàng cụ thể để chuẩn bị đóng gói. Cách làm này phù hợp với các shop có lượng đơn vừa phải, giúp đảm bảo mỗi gói hàng đều được kiểm soát kỹ lưỡng.
- Lấy hàng theo cụm (nhóm hàng hóa): Bạn có thể gom các sản phẩm cùng loại từ nhiều đơn hàng khác nhau để thực hiện lấy hàng trong một lần duy nhất. Quy trình này giúp tiết kiệm công sức di chuyển và nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng trong những giai đoạn cao điểm.
Áp dụng phương pháp lấy hàng theo cụm giúp nhân viên kho rút ngắn quãng đường di chuyển, từ đó đẩy nhanh tốc độ soạn đơn trong những đợt cao điểm.
3.4 Bước 4 - Xuất kho hàng
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là xuất kho hàng. Quá trình xuất kho cần được thực hiện chặt chẽ qua các bước sau để đảm bảo tính chính xác:
- Nhân viên kho tiếp nhận yêu cầu hoặc lệnh xuất hàng từ bộ phận kinh doanh.
- Thủ kho thực hiện kiểm tra số lượng tồn thực tế để xác nhận khả năng đáp ứng đơn hàng.
- Bộ phận kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và in hóa đơn gửi kèm sản phẩm.
- Nhân viên thực hiện xuất hàng vật lý và ký biên bản bàn giao với đơn vị vận chuyển.
3.5 Bước 5 - Xử lý sản phẩm hoàn trả
Shop cần tiến hành tiếp nhận và phân loại hàng trả về dựa trên tình trạng thực tế để có phương án xử lý phù hợp. Toàn bộ thông tin hoàn hàng phải được cập nhật lên hệ thống nhằm điều chỉnh doanh thu và số lượng tồn kho chính xác nhất.
3.6 Bước 6 - Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Hoạt động kiểm kê giúp chủ shop đối soát dữ liệu sổ sách với thực tế qua các bước sau:
- Người quản lý lập kế hoạch kiểm kê và phân công nhân sự chịu trách nhiệm từng khu vực.
- Nhân viên thực hiện đếm thực tế và ghi chép số liệu một cách độc lập.
- Thủ kho đối chiếu kết quả với phần mềm và lập biên bản giải trình nếu phát hiện chênh lệch.
- Kế toán cập nhật và điều chỉnh số liệu trên hệ thống khớp với số lượng thực tế sau kiểm kê.
3.7 Bước 7 - Thống kê và báo cáo
Việc lập báo cáo định kỳ giúp chủ shop đánh giá chính xác tốc độ luân chuyển hàng hóa và hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Những số liệu này là cơ sở quan trọng để bạn đưa ra quyết định nhập hàng hoặc xả kho nhằm tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh. Một số mẫu báo cáo quan trọng bao gồm:
- Báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho.
- Báo cáo cảnh báo hàng tồn kho dưới định mức.
- Báo cáo kiểm kê và xử lý chênh lệch hàng hóa.
- Báo cáo phân tích tuổi hàng để nhận diện hàng tồn lâu ngày.
Hệ thống báo cáo nhập - xuất - tồn trực quan là cơ sở dữ liệu quan trọng giúp chủ shop đưa ra quyết định nhập hàng hoặc xả kho chính xác.
4. Các phương pháp quản lý kho hàng phổ biến hiện nay
Các phương pháp quản lý kho hàng phổ biến gồm: FIFO (Nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước), FEFO (Hết hạn trước, xuất trước). Tùy vào đặc thù của từng loại sản phẩm, bạn có thể áp dụng một trong ba nguyên tắc quản lý kho phù hợp. Cùng tìm hiểu chi tiết các phương pháp quản lý kho bên dưới:
4.1 Phương pháp FIFO (First in - First out)
Phương pháp này dựa trên nguyên tắc hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các ngành hàng có vòng đời ngắn hoặc xu hướng thay đổi nhanh như thực phẩm, thời trang và đồ điện tử nhằm tránh tình trạng hàng bị lỗi mốt hoặc giảm giá trị.
4.2 Phương pháp LIFO (Last in - First out)
Phương pháp LIFO thực hiện theo quy trình hàng hóa nhập vào sau cùng sẽ được ưu tiên xuất ra kho đầu tiên. Cách quản lý này thường được ứng dụng trong các ngành công nghiệp nặng hoặc vật liệu xây dựng như cát, đá, gạch nhờ đặc tính sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.
4.3 Phương pháp FEFO (First expired - First out)
Nguyên tắc của phương pháp FEFO là ưu tiên xuất những mặt hàng có thời hạn sử dụng còn lại ngắn nhất ra thị trường trước. Giải pháp này được áp dụng bắt buộc trong các ngành dược phẩm, hóa mỹ phẩm hoặc thực phẩm tươi sống để đảm bảo an toàn cho người dùng và giảm thiểu tối đa hàng hết hạn.
5. Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả
Để hệ thống vận hành đạt hiệu suất cao nhất, chủ shop cần ‘bỏ túi’ các bí quyết như kết hợp phương pháp FIFO và FEFO, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, giám sát và cải thiện quy trình quản lý kho,... Dưới đây là chia sẻ chi tiết các bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả shop nên chú ý:
5.1 Áp dụng phương pháp FIFO và FEFO
Chủ shop nên ưu tiên ứng dụng hai phương pháp này để đảm bảo những mặt hàng nhập trước hoặc sắp hết hạn luôn được xuất đi sớm nhất. Cách quản trị này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro tồn kho quá hạn, đồng thời duy trì chất lượng sản phẩm ổn định khi đến tay khách hàng.
5.2 Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp
Bạn cần tổ chức các buổi hướng dẫn bài bản để nhân viên nắm vững quy trình kiểm kê cũng như cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ hiện đại. Một đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ sẽ giúp shop vận hành kho chính xác hơn và xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh trong quá trình xuất nhập hàng.
Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản về cách quản lý kho vật tư sẽ giúp hạn chế tối đa sai sót trong vận hành.
5.3 Giám sát và cải thiện quy trình quản lý kho
Người quản lý nên thực hiện đối soát dữ liệu định kỳ để kịp thời phát hiện những mắt xích chưa hiệu quả trong quy trình hiện tại. Việc liên tục cải tiến và tối ưu hóa các bước vận hành sẽ giúp cửa hàng bứt phá năng suất lao động và tiết kiệm tối đa chi phí quản lý dài hạn.
5.4 Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc JIT
Chủ shop có thể áp dụng nguyên tắc JIT để duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu bằng cách chỉ nhập hàng vừa đủ đáp ứng nhu cầu thực tế. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về chi phí lưu kho và hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn trong các mặt hàng chưa cần thiết.
5.5 Kiểm tra quy trình xuất - nhập kho kỹ càng
Việc kiểm soát chặt chẽ mọi biến động ở hai đầu xuất và nhập là yếu tố then chốt để ngăn chặn sai sót ngay từ giai đoạn khởi đầu. Chủ shop nên thiết lập các bước đối soát chéo về số lượng, mã hàng và chứng từ đi kèm để đảm bảo dữ liệu trên hệ thống luôn phản ánh chính xác thực trạng hàng hóa trong kho.
Quản lý kho bãi và đơn hàng dễ dàng cùng hệ thống App/Web hiện đại từ GHN. Khi shop sử dụng phần mềm quản lý có liên kết với dịch vụ vận chuyển GHN, mọi thông tin đơn hàng sẽ được cập nhật liên tục và chuẩn xác theo thời gian thực. Điều này giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý đúng thời điểm, từ đó đảm bảo khả năng xoay vòng vốn tối ưu cho cửa hàng. Nền tảng web/app GHN hỗ trợ đối soát COD nhanh chóng, giúp chủ shop luôn chủ động nguồn vốn để lấy hàng và luân chuyển hàng hóa trong kho thuận lợi. Bên cạnh đó, việc theo dõi sát sao tình trạng đơn hàng còn giúp bạn xử lý kịp thời các sự cố, góp phần giảm tỷ lệ hàng hoàn về kho và tiết kiệm chi phí vận hành. Ngoài ra, dịch vụ Giao Hàng Nhanh còn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội giúp shop bứt phá doanh thu:
Shop an tâm lên đơn, Giao Hàng Nhanh đảm bảo luôn vận hành ổn định - giao nhanh mỗi ngày. >> Đăng ký ngay tài khoản GHN để trải nghiệm dịch vụ giao hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa khâu vận hành cho shop của bạn! |
5.6 Ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý kho hàng
Việc đưa các phần mềm quản lý vào vận hành giúp shop tự động hóa quy trình tính toán tồn kho và giảm thiểu tối đa các sai sót do thao tác thủ công. Công nghệ hiện đại không chỉ giúp dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực mà còn hỗ trợ chủ shop đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu chính xác.
Có thể shop chưa biết: Giao Hàng Nhanh hiện là đối tác chiến lược tin cậy, đã tích hợp sâu với nhiều phần mềm quản lý kho phổ biến như Nobita, Sapo, TPOS, Nhanh.vn,... Chỉ cần thực hiện kết nối và lọc thông tin phù hợp, chủ shop có thể nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa trong kho cũng như tiến độ giao hàng chỉ trên một giao diện duy nhất.
Quy trình quản lý kho bài bản chính là nền tảng vững chắc giúp các chủ shop tối ưu hóa dòng vốn và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa. Hy vọng những chia sẻ về các bước vận hành khoa học trên sẽ giúp bạn xây dựng được một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Nguồn tham khảo:
- Canon Business Process Services. What is Warehouse Management? Processes, Performance & Solutions. 29 10 2021. https://cbps.canon.com/what-is-warehouse-management (Đã truy cập 05 02 2026)
- NetSuite. What is Warehouse Management? Benefits, Processes, & Strategies. 24 09 2020. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/warehouse-management.shtml (Đã truy cập 05 02 2026)
- Inboundlogistics. 8 Types of Warehousing Processes. 12 02 2025. https://www.inboundlogistics.com/articles/warehousing-processes/ (Đã truy cập 05 02 2026)
Bài viết liên quan:
