Phiếu nhập kho hỗ trợ shop quản lý hàng hóa dễ dàng và chính xác hơn. Vậy làm sao để điền thông tin vào mẫu phiếu này một cách đúng chuẩn? Mời shop cùng khám phá chi tiết trong bài viết sau.
1. Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu thông tin nhập kho (Goods Receipt Note hay GRN) là một chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc nhận hàng hóa, vật tư, công cụ, tài sản,... vào kho. Thông tin trong mẫu phiếu này được shop dùng làm căn cứ để quản lý số lượng, theo dõi biến động, ghi thẻ kho, thanh toán và hạch toán kế toán. Điều này giúp shop có thể kiểm soát hàng tồn kho một cách minh bạch, chặt chẽ và chính xác.
Hiện nay nhiều nơi dùng kết hợp mẫu phiếu thông tin nhập kho bằng giấy và lưu trữ thêm trên máy tính.
Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 hoặc 3 liên (bản), bao gồm:
- Liên 1: Lưu trữ tại nơi lập phiếu.
- Liên 2: Giao cho thủ kho để theo dõi và cập nhật thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán.
- Liên 3: Giao cho người giao hàng (nếu có).
2. Vai trò của phiếu nhập kho
Phiếu ghi thông tin nhập kho có vai trò quản lý các hàng hóa nhập kho, kiểm soát hàng hóa tồn kho, hỗ trợ phần mềm quản lý kho,... Chi tiết như sau:
- Quản lý các hàng hóa nhập kho: Phiếu ghi nhận đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại, thời gian và nguồn hàng nhập kho, giúp shop quản lý hàng hóa chặt chẽ ngay từ đầu.
- Kiểm soát hàng hóa tồn kho: Dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho thực tế, hạn chế thất thoát, nhầm lẫn hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Hỗ trợ phần mềm quản lý kho: Là dữ liệu đầu vào quan trọng cho các phần mềm quản lý kho, giúp hệ thống cập nhật tồn kho chính xác và kịp thời.
- Đảm bảo minh bạch tài chính: Căn cứ để hạch toán kế toán, đối chiếu sổ sách và chứng từ, phiếu giúp shop minh bạch chi phí và giá trị hàng hóa.
- Hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh: Giúp shop phân tích lượng hàng nhập – tồn, từ đó xây dựng kế hoạch mua hàng, sản xuất và kinh doanh phù hợp.
3. Cập nhật 6 mẫu phiếu nhập kho mới nhất hiện nay
Phiếu ghi thông tin nhập kho hiện có nhiều mẫu, bao gồm mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, thông tư 200/2014/TT-BTC, thông tư 133/2016/TT-BTC,... Dưới đây là thông tin của từng mẫu kèm hình ảnh minh họa chi tiết.
3.1 Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Mẫu phiếu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được áp dụng từ năm 2026, dùng để ghi nhận hàng hóa, vật tư nhập kho theo quy định kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Mẫu phiếu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế phần lớn các mẫu cũ trước đây và được khuyến khích sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp.
3.2 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu phiếu theo thông tư 200/2014/TT-BTC là mẫu truyền thống áp dụng cho doanh nghiệp, dùng để theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa, vật tư khi nhập kho.
Mẫu phiếu theo thông tư 200/2014/TT-BTC vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng khi chưa chuyển sang áp dụng Thông tư mới.
3.3 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, mẫu phiếu theo thông tư 133/2016/TT-BTC giúp quản lý hàng hóa, vật tư nhập kho với nội dung đơn giản, dễ sử dụng.
Doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường lựa chọn mẫu phiếu theo thông tư 133/2016/TT-BTC để giảm bớt thủ tục kế toán.
3.4 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 107
Mẫu phiếu theo thông tư 107 áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, dùng để ghi nhận việc nhập kho tài sản, vật tư phục vụ hoạt động của đơn vị.
Mẫu phiếu theo thông tư 107 được sử dụng kèm theo hệ thống chứng từ kế toán ngân sách nhà nước.
3.5 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 88
Dùng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, mẫu phiếu theo thông tư 88 có hình thức đơn giản, phù hợp với hoạt động quản lý kho quy mô nhỏ.
Việc sử dụng mẫu phiếu theo thông tư 88 giúp hộ kinh doanh dễ theo dõi hàng hóa và chi phí phát sinh.
3.6 Mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 24
Đây là mẫu phiếu theo quy định cũ, hiện nay chủ yếu dùng để tham khảo hoặc áp dụng cho các đơn vị vẫn sử dụng hệ thống chứng từ cũ.
Mẫu phiếu theo thông tư 24 ít được áp dụng trong thực tế kế toán hiện nay nhưng vẫn có giá trị đối chiếu hồ sơ cũ.
4. Hướng dẫn cách ghi phiếu nhập kho chi tiết
Trên các mẫu phiếu ghi nhập kho bao gồm 2 phần thông tin là cơ bản và chi tiết, mỗi phần sẽ có cách ghi khác nhau. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết mà shop có thể tham khảo:
4.1. Cách ghi phần thông tin cơ bản
Thông tin cơ bản trên phiếu để nhập kho bao gồm thông tin chung (tên công ty, số phiếu và ngày lập phiếu, lý do nhập kho,...). Cách ghi phần thông tin này như sau:
- Tên đơn vị, bộ phận: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, kho nhập hoặc bộ phận liên quan.
- Số phiếu, ngày lập phiếu: Đánh số phiếu theo thứ tự quản lý nội bộ, ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu.
- Họ tên người giao – người nhận: Ghi rõ thông tin người giao hàng và thủ kho/người nhận hàng.
- Lý do nhập kho: Nêu ngắn gọn mục đích nhập kho như mua hàng, nhập kho thành phẩm, hàng trả lại…
- Kho nhập: Ghi rõ tên kho hoặc vị trí lưu trữ hàng hóa.
4.2. Cách ghi nội dung chi tiết trong bảng trên phiếu nhập kho
Thông tin chi tiết trên phiếu ghi nhập kho bao gồm thông tin hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính,... nhằm ghi nhận chính xác việc tài sản vào kho, làm cơ sở quản lý và hạch toán kế toán. Cụ thể:
- Tên hàng hóa, vật tư: Ghi rõ tên từng mặt hàng nhập kho, đúng với chứng từ đi kèm.
- Mã hàng (nếu có): Ghi mã để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu trên phần mềm kho.
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị đo lường phù hợp như cái, kg, mét, thùng…
- Số lượng: Ghi chính xác số lượng thực tế nhập kho.
- Đơn giá, thành tiền: Ghi theo hóa đơn hoặc giá nhập thực tế (nếu phiếu có yêu cầu).
- Ghi chú: Ghi các thông tin cần thiết khác như tình trạng hàng hóa, lô hàng, hạn sử dụng.
5. Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho diễn ra như thế nào?
Quy trình lập và luân chuyển phiếu ghi nhập kho bắt đầu bằng yêu cầu nhập kho của các đơn vị có liên quan, sau đó tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa, lập phiếu, ký nhận,... Cụ thể:
5.1 Thông báo/Yêu cầu nhập kho
Khi phát sinh nhu cầu nhập kho, bộ phận mua hàng, sản xuất hoặc bộ phận liên quan sẽ lập thông báo hoặc yêu cầu nhập kho. Ở khâu này cần nêu rõ loại hàng hóa, số lượng, thời gian và kho nhập để các bộ phận phối hợp thực hiện.
5.2 Kiểm tra thực tế hàng hóa
Khi hàng được giao đến kho, thủ kho và bộ phận liên quan tiến hành kiểm tra thực tế về số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa so với chứng từ đi kèm. Điều này nhằm đảm bảo hàng hóa đúng yêu cầu trước khi nhập kho.
Ghi hàng hóa nhập kho, shop cần đối chiếu kỹ với các chứng từ liên quan để hạn chế tối đa sai sót.
5.3 Lập phiếu nhập kho
Sau khi kiểm tra hàng hóa đạt yêu cầu, kế toán hoặc người phụ trách kho tiến hành lập phiếu ghi nhập kho. Người lập phiếu chú ý ghi đầy đủ các thông tin cần thiết để làm căn cứ hạch toán và quản lý kho hiệu quả hơn.
5.4 Nhập kho và ký nhận
Hàng hóa được sắp xếp, lưu trữ vào đúng vị trí trong kho theo quy định, đồng thời người giao hàng, người lập phiếu và thủ kho ký xác nhận trên phiếu thông tin nhập kho để hoàn tất việc nhập kho.
5.5 Hoàn tất luân chuyển chứng từ
Phiếu ghi nhận nhập kho sau khi ký đầy đủ được chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ, lưu trữ cùng các chứng từ liên quan. Bước này nhằm phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và đối chiếu sau này.
Xem thêm: Quy trình nhập kho hàng hóa tối ưu
6. Những vấn đề thường gặp khi ghi phiếu nhập kho là gì?
Khi điền thông tin nhập kho, tình trạng thiếu thông tin, sai số liệu hoặc dữ liệu chưa được cập nhật do không kiểm tra định kỳ rất dễ xảy ra. Điều này sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến các công việc của kế toán và quản lý kho về sau:
- Thiếu thông tin chi tiết: Nhiều phiếu không ghi đầy đủ các thông tin quan trọng như tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, kho nhập hoặc lý do nhập kho, gây khó khăn cho việc theo dõi, đối chiếu và hạch toán sau này.
- Sai số liệu: Việc ghi sai số lượng, đơn giá hoặc thành tiền có thể dẫn đến chênh lệch giữa sổ sách và hàng tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo kế toán và quản lý kho.
- Không kiểm tra định kỳ: Việc ghi sai số lượng, đơn giá hoặc thành tiền có thể dẫn đến chênh lệch giữa sổ sách và hàng tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo kế toán và quản lý kho.
Trên đây là những thông tin giúp shop giải đáp phiếu nhập kho là gì cũng như hình ảnh minh họa, hướng dẫn ghi chi tiết. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót thì shop có thể dùng các ứng dụng để tạo mẫu phiếu này.
Tương tự, với việc giao hàng đến người mua, shop cũng nên chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian. Bật mí, GHN (Giao Hàng Nhanh) là đối tác vận chuyển được nhiều shop và doanh nghiệp lựa chọn hợp tác hiện nay. Khi đồng hành cùng GHN VN, shop có thể yên tâm bởi:
- Tốc độ giao hàng nhanh: Toàn trình tối đa 3 ngày, giúp đơn hàng được giao nhanh chóng, đúng hẹn, giúp nâng cao trải nghiệm của người mua hàng.
- Bảng giá cạnh tranh, nhiều ưu đãi: GHN mang đến mức giá hợp lý (chỉ từ 15.5K/ đơn). Với những shop có lượng đơn lớn hàng tháng còn có bảng giá ưu đãi riêng.
- Cung cấp nhiều tính năng hoàn toàn miễn phí: Miễn phí theo dõi trạng thái giao hàng, đối soát COD, cảnh báo chống bom hàng,…
Với GHN, shop an tâm đơn hàng sẽ được giao đến tay người mua nhanh chóng, đúng hẹn.
>> Truy cập và đăng ký tài khoản tại https://sso.ghn.vn/v2/ssoLogin để tận hưởng dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp cùng GHN.
Bài viết liên quan:
