Chi phí cố định là tất cả khoản chi shop phải chi trả cố định hàng tháng dù bán được ít hay nhiều sản phẩm, quy mô cửa hàng thay đổi lớn hay nhỏ. Công thức tính chi phí cố định là lấy tổng chi phí trừ tất cả chi phí biến đổi nhân với số lượng sản phẩm. Để giảm chi phí cố định, chủ shop thuê các dịch vụ vận chuyển, đóng gói, cung cấp nguyên vật liệu,... giá tốt và ứng dụng công nghệ trong sản xuất, quản lý hàng hóa.

Để vận hành cửa hàng, dù online hay offline, shop đều phải chi trả nhiều khoản tiền khác nhau. Hiểu rõ chi phí cố định là gì và cách chúng tác động đến hoạt động kinh doanh giúp người bán quản lý tài chính hiệu quả, từ đó đưa quyết định chiến lược đúng đắn và tối ưu hóa lợi nhuận.

1. Chi phí cố định là gì?

Chi phí cố định là khoản chi không thay đổi theo quy mô sản xuất hay mức độ hoạt động của shop trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, dù shop bán được nhiều hay ít sản phẩm, chủ shop đều phải chi trả đầy đủ các khoản này.

Xem thêm: Fixed cost là gì? Phân biệt giữa định phí và biến phí

Chi phí cố định là khoản chi không thay đổi hàng tháng hoặc hàng quý

Chi phí cố định là các khoản chi cố định hàng tháng hoặc hàng quý mà người bán phải chi trả, không thay đổi dù quy mô sản xuất hay số lượng sản phẩm thay đổi.

2. Đặc điểm cơ bản của chi phí cố định là gì?

Chi phí cố định sở hữu những đặc tính riêng biệt, dễ dàng nhận diện như không phụ thuộc với sản lượng, tính ổn định cao và khó điều chỉnh trong thời gian ngắn hạn. Mời chủ shop xem chi tiết các phân tích dưới đây để hiểu rõ hơn:

  • Không phụ thuộc vào sản lượng: Đây là đặc điểm cốt lõi, nghĩa là dù shop sản xuất 100 hay 1000 sản phẩm, các khoản như tiền cố định như thuê mặt bằng hay trả lương nhân viên đều không thay đổi. Hơn nữa, các chi phí này tồn tại cả khi shop tạm ngưng hoạt động trong thời gian ngắn.
  • Tính ổn định cao: Chi phí cố định thường được duy trì ở một mức không đổi trong một kỳ kinh doanh nhất định, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng quý. Điều này giúp chủ shop dễ dàng lập kế hoạch ngân sách và dự báo dòng tiền cho tương lai.
  • Khó điều chỉnh: Trong ngắn hạn, việc thay đổi các khoản chi phí cố định là rất khó, ví dụ như đàm phán lại hợp đồng thuê nhà hay thay đổi mức lương cơ bản nhân viên. Các thay đổi này thường đòi hỏi thời gian và kế hoạch dài hạn.

Xem thêm: Chi phí ẩn là gì? Các đặc điểm của chi phí ẩn

3. Ý nghĩa của chi phí cố định với hoạt động bán hàng

Việc quản lý tốt chi phí cố định ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định và tiềm năng tăng trưởng của shop. Đây không chỉ là nền tảng duy trì hoạt động bán hàng thuận lợi, mà còn là yếu tố then chốt quyết định điểm hòa vốn và hiệu quả kinh tế.

  • Đảm bảo duy trì hoạt động bán hàng cơ bản: Các khoản chi cố định như tiền thuê mặt bằng, kho bãi hay lương nhân viên là nền tảng để shop hoạt động tốt. Thiếu đi các khoản chi này, toàn bộ quy trình từ sản xuất đến bán hàng không thể diễn ra.
  • Ảnh hưởng trực tiếp tới điểm hòa vốn: Điểm hòa vốn là mức doanh thu mà tại đó lợi nhuận bằng không và chi phí cố định là một thành phần chính trong công thức tính chỉ số này. Việc kiểm soát tốt chi phí này giúp shop đạt được điểm hòa vốn và bắt đầu có lãi.
  • Tăng hiệu quả kinh tế theo quy mô bán hàng: Khi shop mở rộng quy mô và bán được nhiều sản phẩm hơn, chi phí cố định trên mỗi sản phẩm sẽ giảm xuống. Điều này gọi là “lợi thế kinh tế theo quy mô” giúp tăng biên lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh.

4. Các loại chi phí cố định

Chi phí cố định thường được phân loại dựa trên hai tiêu chí chính: yếu tố quản lý và yếu tố phân bổ. Mỗi cách phân loại giúp chủ shop có góc nhìn khác nhau về bản chất các khoản chi, từ đó đưa ra quyết định phù hợp. 

4.1 Phân loại theo yếu tố quản lý

  • Chi phí cố định bắt buộc: Đây là khoản chi phí tối thiểu cần thiết để duy trì sự tồn tại của shop, ví dụ như chi phí khấu hao tài sản, tiền thuê nhà xưởng, lương cho bộ máy quản lý. Các chi phí này gắn liền với năng lực và quy mô hoạt động cơ bản của shop.
  • Chi phí cố định không bắt buộc (tùy ý): Đây là một trong các loại chi phí cố định có thể điều chỉnh hoặc cắt giảm trong ngắn hạn mà không ảnh hưởng lớn đến hoạt động cốt lõi, chẳng hạn như chi phí quảng cáo, đào tạo nhân viên, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Các quyết định về loại chi phí này thường do ban quản lý đưa ra tùy chiến lược kinh doanh.

Chi phí cố định có hai loại bắt buộc và không bắt buộc

Chi phí cố định bao gồm 2 loại phổ biến là chi phí cố định bắt buộc và không bắt buộc.

4.2 Phân loại theo yếu tố phân bổ

  • Chi phí cố định định kỳ: Đây là khoản phí phát sinh đều đặn theo chu kỳ thời gian như tiền thuê văn phòng hàng tháng, phí bảo hiểm hàng năm. Các khoản này dễ dàng dự báo và đưa vào kế hoạch ngân sách của shop.
  • Chi phí cố định có thể phân bổ: Đây là một trong các loại chi phí cố định lớn, có giá trị sử dụng lâu dài và được phân bổ dần vào chi phí hoạt động qua nhiều kỳ, ví dụ như chi phí khấu hao máy móc, thiết bị. Việc phân bổ này giúp phản ánh chính xác chi phí thực tế từng giai đoạn.

5. Công thức tính chi phí cố định

Công thức tính chi phí cố định rất đơn giản, lấy chi phí hoạt động cao nhất trừ cho phần thấp nhất rồi chia cho hiệu của đơn vị hoạt động cao nhất với thấp nhất.

Cụ thể như sau:

Chi phí cố định = (Chi phí hoạt động cao nhất – Chi phí hoạt động thấp nhất) / (Đơn vị hoạt động cao nhất – Đơn vị hoạt động thấp nhất)

Trong đó:

  • Chi phí hoạt động cao nhất: Doanh thu tháng cao nhất.
  • Chi phí hoạt động thấp nhất: Doanh thu tháng thấp nhất.
  • Đơn vị hoạt động cao nhất: Số lượng sản phẩm được tạo ra cao nhất trong một tháng.
  • Đơn vị hoạt động thấp nhất: Số lượng sản phẩm được tạo ra thấp nhất trong một tháng.

Ví dụ: Shop A có tổng chi phí cao nhất trong năm hoạt động là 500.000.000 đồng với 200 sản phẩm. Tổng chi phí thấp nhất của công ty đó trong năm là 100 sản phẩm với 200.000.000 đồng.

Dựa vào công thức trên, ta có định phí của shop bằng: (500.000.000 - 200.000.000) / (200 - 100) = 3.000.000 đồng.

Xem thêm: Công thức tính chi phí bán hàng là gì?

6. Cách giúp shop giảm chi phí cố định

Tối ưu hóa các loại chi phí cố định là một chiến lược thông minh giúp shop gia tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu. Bằng cách rà soát và áp dụng các biện pháp phù hợp (như chọn nơi lấy nguyên vật liệu giá tốt, liên kết với bên vận chuyển bảng giá minh bạch,...), người bán có thể cắt giảm những khoản chi không cần thiết và nâng cao hiệu quả hoạt động.

6.1 Thuê dịch vụ chuyên nghiệp để hỗ trợ shop kinh doanh

Xây dựng đội ngũ giao nhận hàng hóa riêng có thể tốn kém nhiều chi phí cố định cho người bán, hơn nữa kèm theo vô vàn rủi ro (khiến người nhận thất vọng vì giao chậm, không bảo quản hàng tốt…) do thiếu kinh nghiệm. Khi ấy, chủ shop cân nhắc thuê một dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, có nhiều năm hoạt động trong ngành và cước phí, chính sách đền bù rõ ràng.

Shop mong phí thấp, bồi thường cao? Giao Hàng Nhanh đáp ứng “tất”

Giao Hàng Nhanh (GHN) ngày càng khẳng định vị trí đặc biệt trong thị trường vận chuyển hàng hóa khi được hơn 400.000 khách hàng tin tưởng, hoàn thành 20.000.000 đơn hàng mỗi tháng, mở rộng hệ thống bưu cục Giao Hàng Nhanh lên tới 2.000 khắp 34 tỉnh/thành phố… 

Tin tưởng trao cho GHN cơ hội đồng hành, chủ shop hoàn toàn có thể an tâm vì:

  • Bảng giá tiết kiệm cho cả hàng phổ thông và hàng nặng: Shop mới dễ dàng giảm thiểu phí vận chuyển trong danh sách phí cố định mỗi tháng với GHN vì phí ship Giao Hàng Nhanh đồng giá chỉ từ 15.5K/đơn thông thường. Bên cạnh đó, với đơn hàng nặng, đơn vị “tung ra” mức giá ấn tượng chỉ từ 4.000 đồng/kg cho 20 kg đầu tiên.

Chính sách đồng giá đơn chỉ từ 15.5K giúp shop gửi hàng cho khách nhanh gọn nhưng phí siêu tiết kiệm.

  • Đội ngũ shipper chuyên nghiệp: GHN tự tin làm cho mọi người nhận hài lòng vì thái độ làm việc của shipper cực kỳ thận trọng, thân thiện. Thêm nữa, tất cả người bán đều nắm thông tin số điện thoại shipper Giao Hàng Nhanh để liên hệ xử lý vấn đề phát sinh khi cần thiết.

  • Giao hàng đúng thời gian: Không chỉ có cước phí, Giao Hàng Nhanh còn tạo điểm nhấn với nhiều shop bởi tốc độ vận chuyển ấn tượng, chỉ 24 giờ cho đơn nội thành và 1 - 2 ngày đơn liên tỉnh Hà Nội - Sài Gòn.

  • Đa dạng dịch vụ hỗ trợ và ưu đãi cho nhà bán hàng: Chủ shop tin tưởng dịch vụ GHN có cơ hội nhận những quyền lợi hữu ích giúp tối ưu chi phí. Chẳng hạn như theo dõi đơn hàng Giao Hàng Nhanh trực tuyến 24/7 qua app/web, miễn phí sử dụng tính năng Cảnh báo bom hàng, miễn phí giao lại hàng cho khách 3 lần, nhận voucher giảm giá khi tích đủ điểm trên Shop Siêu Sao… 

Không chỉ vậy, công ty Giao Hàng Nhanh vừa phát triển dịch vụ Giao Hàng Doanh Nghiệp. Đây là giải pháp chuyên vận chuyển các mặt hàng cần tính bảo mật cao (ví dụ: quà tặng hay thư từ, tài liệu) với thời gian nhanh chóng, cước phí hợp lý. Đặc biệt, Giao Hàng Doanh Nghiệp còn có quy trình xử lý đơn ứng dụng công nghệ hiện đại, đảm bảo độ chính xác cao. Mời shop tìm hiểu thông tin chi tiết hơn TẠI ĐÂY.

>> Đừng ngần ngại đăng ký tài khoản để không bỏ lỡ cơ hội tận hưởng dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp của GHN Express nhé!

6.2 Lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu có mức giá hợp lý

Người bán nên dành thời gian tìm hiểu, so sánh ưu điểm và hạn chế của vài nơi lấy hàng/nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm. Qua đó chọn ra địa chỉ cung cấp giá bình ổn, chất lượng đảm bảo để đồng hành lâu dài.

Bật mí: 6 cách tìm nguồn hàng sỉ bán online cho người mới bắt đầu

6.3 Loại bỏ hoặc thay đổi sản phẩm

Trong quá trình kinh doanh có bất kỳ sản phẩm nào không còn khả năng sinh lời thêm nữa, shop hãy mạnh dạn loại bỏ để tránh mất quá nhiều phí cố định (ở đây là phí thuê kho bảo quản, phí lấy hàng/phí sản xuất…). Đồng thời, người bán cân nhắc tìm kiếm những sản phẩm tốt hơn, có thể thay thế được mặt hàng đó giúp giữ chân các khách hàng cũ hiệu quả.

6.4 Cân nhắc khi quảng cáo hoặc tung khuyến mãi 

Tận dụng các chương trình giảm giá để thu hút khách hàng là một chiến lược bán hàng không thể thiếu. Thế nhưng, nếu muốn không ảnh hưởng đến lợi nhuận thì thực sự chủ shop phải tính toán khoản tiền được khuyến mãi kỹ càng, vừa đủ chi trả cho chi phí cố định, vừa có một chút lợi nhuận.

Chi phí cố định là yếu tố quan trọng mà shop phải đặc biệt quan tâm khi tính toán khoản tiền được phép giảm khi thực hiện khuyến mãi.

6.5 Ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản lý

Chủ shop mới đừng ngần ngại đi đầu trong việc sử dụng những sản phẩm hiện đại giúp quá trình kinh doanh suôn sẻ hơn, chẳng hạn như phần mềm quản lý bán hàng. Chỉ với một nền tảng duy nhất, người bán thuận lợi theo dõi hàng hóa, đơn hàng, doanh thu, nhân sự… và đưa ra kế hoạch phân bổ nguồn vốn tối ưu.

Qua những chia sẻ kể trên, mong rằng người bán có thể hiểu rõ chi phí cố định là gì và cách xác định ra sao để có thể cân nhắc chiến lược bán hàng thích hợp. Chúc shop sớm thành công trong tương lai nhé!

Các chủ đề liên quan:

Tài liệu tham khảo:
  1. Thư viện Pháp luật. Chi phí cố định là gì? Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi. https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/ho-tro-phap-luat/tai-chinh/55593/chi-phi-co-dinh-la-gi-phan-biet-chi-phi-co-dinh-va-chi-phi-bien-doi (đã truy cập 27 05 2026)

Câu hỏi thường gặp

Chi phí cố định và chi phí biến đổi khác nhau như thế nào?
Sự khác biệt cơ bản nằm ở mối quan hệ với sản lượng sản xuất. Chi phí cố định không thay đổi khi sản lượng tăng hoặc giảm (ví dụ: tiền thuê nhà), trong khi chi phí biến đổi thay đổi tỷ lệ thuận với sản lượng (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu).
Chi phí cố định gồm những chi phí nào?
Chi phí cố định gồm nhiều khoản chi mà shop phải trả định kỳ để duy trì hoạt động. Các khoản phổ biến nhất là tiền thuê mặt bằng, kho bãi, lương nhân viên, chi phí khấu hao tài sản, tiền lãi vay và phí bảo hiểm.
Chi phí cố định trung bình là gì?
Chi phí cố định trung bình (Average Fixed Cost - AFC) là tổng chi phí cố định chia cho tổng số lượng sản phẩm được sản xuất. Chỉ số này cho thấy chi phí cố định được phân bổ trên mỗi đơn vị sản phẩm và giảm dần khi sản lượng tăng lên.