Ký gửi là gì? Lợi ích và quy trình ký gửi hàng hiệu quả

Ký gửi đang trở thành một hình thức phổ biến và được nhiều người ưa chuộng, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại và vận tải. Vậy chính xác ký gửi là gì, hình thức này hoạt động như thế nào và mang lại những lợi ích gì? Hãy cùng GHN tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây nhé!

1. Dịch vụ ký gửi là gì?

Dịch vụ ký gửi là hình thức bán hàng mà bên ký gửi giao hàng hóa/tài sản của mình cho bên nhận ký gửi bảo quản, vận chuyển hoặc/và bán hộ. Trước khi kiện thuộc về người khác hoặc hết hợp đồng, cá nhân/bên dịch vụ có toàn quyền quyết định về kiện hàng.

Xem thêm: Dịch vụ giao hàng tận nơi, tận tay là gì?

2. Hàng ký gửi là gì?

Hàng ký gửi là kiện hàng được chủ sở hữu ủy thác toàn quyền cho bên cung cấp dịch vụ quản lý, bảo quản và kinh doanh. Nếu được bán thành công, chủ sở hữu nhận lại tiền theo quy định hợp đồng giữa hai bên.

Hàng ký gửi là kiện hàng mà người sở hữu ủy quyền cho một bên khác kinh doanh.

3. Lợi ích của dịch vụ ký gửi hàng hóa

Đáp án cho thắc mắc lợi ích khi ký gửi hàng hóa là gì gồm tiết kiệm thời gian, công sức và vốn ban đầu. Đồng thời, hàng hóa luôn được bảo quản cẩn thận nên nếu không bán được thì người sở hữu vẫn có thể đăng ký bán lại ở những lần sau.

• Tiếp cận được nhiều khách hàng: Dựa trên tệp khách hàng sẵn có của bên nhận ký gửi, người sở hữu hàng hóa có thể bán được sản phẩm nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chỉ cần ký kết hợp đồng với đơn vị nhận ký gửi uy tín, chủ shop không phải lo lắng gì thêm về việc quảng cáo, tư vấn, bán hàng,... mà vẫn bán được hàng, giúp tiết kiệm không ít thời gian, chi phí.
• Bảo đảm an toàn cho hàng hóa: Bên nhận ký gửi có trách nhiệm bảo quản hàng hóa cẩn thận dù bán được hay không nên người ký gửi giảm thiểu rủi ro hư hỏng tối đa.

4. Các hình thức ký gửi hàng hóa phổ biến

Một số dịch vụ ký gửi hàng hóa thông dụng hiện nay là ký gửi vận tải, ký gửi bán hàng và ký gửi lưu kho. Cụ thể như sau:

4.1. Vận chuyển ký gửi

Đây là hình thức người bán đưa hàng hóa của mình cho các đơn vị chuyển phát, chẳng hạn như Giao Hàng Nhanh để vận chuyển và giao hàng đến người nhận. Hàng hóa sẽ được giao nhanh chóng và an toàn đến tận nơi.

4.2. Ký gửi bán hàng

Người bán sẽ mang các sản phẩm như quần áo, đồ điện tử,... đến cửa hàng ký gửi, thanh lý. Họ sẽ giúp bạn bán sản phẩm và thu một khoản phí nhỏ dựa trên doanh thu. Sau khi hàng hóa đã được bán đi, bạn sẽ nhận lại tiền và thanh toán phí dịch vụ như đã thỏa thuận từ trước.

4.3. Ký gửi lưu kho hàng hóa

Đây là hình thức người bán gửi hàng “nhờ” tại kho của bên cung cấp dịch vụ vì chưa có vốn đầu tư kho bảo quản, lưu trữ hàng hóa riêng. Khi có yêu cầu xuất hàng, đơn vị này sẽ mang hàng hóa của shop đến đúng địa chỉ được yêu cầu đúng hẹn.

Đọc ngay: Lợi ích của việc lưu kho, quy trình và lưu ý

Ký gửi lưu kho là việc chủ hàng ủy thác cho một đơn vị lưu trữ, bảo quản hàng hóa hộ.

5. Quy định về ký gửi hàng hóa là gì?

Khi sử dụng dịch vụ nhận ký gửi hàng hóa, chủ shop lưu ý một số quy định quan trọng về loại hàng hóa được phép và không được phép kinh doanh, cách đóng gói, cách khai báo, giấy tờ cần thiết, thời gian giao hàng cũng như bảo hiểm hàng hóa.

5.1. Hàng hóa được ký gửi

Người sở hữu nên tìm hiểu danh sách sản phẩm được phép ký gửi của bên đơn vị cung cấp dịch vụ. Điều này đảm bảo hàng hóa mình muốn ký gửi được chấp nhận, tránh phát sinh phụ phí không mong muốn.

Các mặt hàng được ký gửi gồm: 

• Đồ dùng cá nhân: Quần áo, giày dép, túi xách, mũ nón, các loại phụ kiện,... 
• Đồ gia dụng và đồ điện tử: Nồi niêu, xoong chảo, bát đĩa, lò vi sóng, lò nướng, tủ lạnh,... 
• Sách, tài liệu: Các loại sách truyện, tiểu thuyết, tài liệu,... 
• Chất lỏng dung tích lớn: Các loại mỹ phẩm, dầu gội, sữa tắm, nước mắm, nước có ga... có dung tích trên 100ml (phải đóng gói kỹ để tránh tràn đổ).
• Đồ ăn, thực phẩm khô/tươi sống: Hải sản, thịt, rau củ quả (phải được đóng gói trong thùng xốp kín, không chảy nước, không thoát mùi).
• Hành lý cồng kềnh: Xe nôi trẻ em, xe lăn, vali lớn, túi golf.

5.2. Mặt hàng không được ký gửi

Hầu hết đơn vị nhận ký gửi đều có một danh sách sản phẩm không được phép ký gửi. Thông thường, các mặt hàng này giống với quy định hàng hóa bị cấm của nhà nước như hóa chất hoặc vật phẩm bị cấm, thực phẩm không rõ nguồn gốc, văn hóa phẩm nhạy cảm,...

Các loại đồ ký gửi không được nhận gồm:

• Chất dễ cháy nổ: Xăng dầu, gas, pháo hoa, hóa chất, bật lửa,...
• Vũ khí: Súng, dao, kiếm,... và các loại vũ khí khác.
• Ma túy: Các chất ma túy và các sản phẩm liên quan.
• Hàng hóa vi phạm bản quyền: Sách, đĩa nhạc, phim ảnh giả mạo,...
• Tài sản có giá trị cao: Tiền mặt, vàng bạc, trang sức, giấy tờ hộ chiếu, hợp đồng quan trọng....

5.3. Cách đóng gói hàng

Hàng hóa ký gửi cần đóng gói chắc chắn, bao bì phù hợp với tính chất hàng hóa; đồng thời tránh va đập, hư hỏng trong quá trình sắp xếp, vận chuyển. Đặc biệt, người gửi phải tuân thủ đúng theo quy định về kích thước và trọng lượng tối đa của đơn vị vận chuyển.

Xem thêm: Quy chuẩn đóng gói sản phẩm, hàng hóa khi vận chuyển

Đóng gói hàng hóa cẩn thận theo quy chuẩn, đặc biệt là với hàng dễ vỡ, chất lỏng,...

5.4. Cách khai báo

Người gửi phải khai báo trung thực và đầy đủ thông tin về hàng hóa như tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị,... Qua đó, đơn vị vận chuyển dễ dàng xác định cước phí và phương thức vận chuyển phù hợp.

5.5. Các loại giấy tờ ký gửi

Khi ký gửi hàng hóa, người gửi cần cung cấp đầy đủ giấy tờ theo quy định. Bao gồm giấy tờ tùy thân, hóa đơn mua hàng (nếu có), giấy chứng nhận xuất xứ (đối với hàng hóa xuất nhập khẩu),... Điều này nhằm đảm bảo kiện hàng được vận tải thuận lợi, hạn chế vi phạm pháp luật. 

5.6. Thời gian vận chuyển ký gửi

Một quy định về ký gửi hàng hóa khác đó là thời gian vận chuyển. Thời gian giao hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình dịch vụ, khoảng cách vận chuyển và các yếu tố khác như thời tiết, dịch bệnh,... Người gửi nên trao đổi trước với đơn vị vận chuyển về chính sách ký gửi hàng hóa để nắm rõ thời gian dự kiến và có kế hoạch phù hợp.

Tham khảo: Gửi bưu điện chuyển phát nhanh mất bao lâu?

5.7. Bảo hiểm hàng hóa

Người gửi có thể mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, đây là cách giúp bảo vệ quyền lợi của người gửi và giảm thiểu thiệt hại về tài chính.

6. Thủ tục ký gửi hàng hóa như thế nào?

Quá trình vận chuyển ký gửi trải qua các bước đăng ký, nhận báo giá, đóng gói kiện hàng, đơn vị vận chuyển tới lấy hàng, vận tải đến điểm đích và xử lý vấn đề không mong muốn (nếu có).

6.1. Bước 1: Đăng ký ký gửi

Bạn liên hệ đơn vị vận chuyển đăng ký dịch vụ và cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa. Đồng thời, bạn nêu rõ yêu cầu về dịch vụ và chọn loại dịch vụ vận chuyển phù hợp. 

6.2. Bước 2: Báo giá, xác nhận đơn hàng

Dựa trên thông tin đã cung cấp, đơn vị vận chuyển sẽ báo giá dịch vụ ký gửi chi tiết. Sau khi thỏa thuận, bạn cần xác nhận đơn hàng và ký kết hợp đồng vận chuyển (nếu có). 

6.3. Bước 3: Đóng gói hàng hóa

Bạn đóng gói đồ ký gửi cẩn thận nhằm đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển. Ngoài ra, trước khi bàn giao, bạn nên chụp lại hình ảnh/video minh chứng để có thể phòng hờ vấn đề phát sinh (nếu có). Đây là thủ tục ký gửi hàng hóa bắt buộc để đảm bảo hàng không bị hư hỏng khi giao đến nơi.

6.4. Bước 4: Lấy hàng, xử lý đơn hàng

Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng tại địa điểm đã thỏa thuận, hoặc bạn tự mang hàng đến điểm giao nhận. Nhân viên kiểm tra hàng hóa, đối chiếu thông tin đơn hàng và cấp vận đơn cho bạn.

Với GHN, shipper đến lấy hàng tận nơi sau khi bạn lên đơn ký gửi.

6.5. Bước 5: Vận chuyển hàng

Đơn vị vận chuyển giao hàng đến địa chỉ người nhận bằng phương tiện phù hợp. Trong quá trình vận chuyển, bạn có thể theo dõi và cập nhật thông tin liên tục bằng cách nhập mã vận đơn trên website hoặc app của đơn vị vận chuyển.

6.6. Bước 6: Giải quyết các vấn đề phát sinh

Trong quá trình vận chuyển, nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh như hư hỏng, mất mát, chậm trễ,... thì đơn vị vận chuyển có trách nhiệm xử lý. Bạn có thể liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng để gửi khiếu nại.

Xem thêm: Những rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa thường gặp

7. GHN - Đơn vị nhận ký gửi hàng hóa chuyên nghiệp, giao nhanh với giá siêu tốt

Giao Hàng Nhanh (GHN) hiện là đơn vị vận chuyển uy tín tại Việt Nam mang đến dịch vụ ký gửi hàng hóa nhanh chóng với cước phí siêu tiết kiệm. Cụ thể:

• Thời gian giao hàng: Công ty Giao Hàng Nhanh cam kết hoàn thành đơn nội thành chỉ 24 giờ, đơn liên tỉnh trong 1 - 2 ngày giúp shop tăng tỷ lệ nhận đơn.
• Cước phí vận chuyển: Bảng giá GHN minh bạch, đồng giá từ 15.5K/đơn thông thường. Nếu shop sử dụng dịch vụ Giao Hàng NẶNG cho đơn nặng ký, cồng kềnh thì sẽ được áp dụng cước phí 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên và thêm 3.500 đồng/kg cho những kg tiếp theo.
• Hệ thống bưu cục: Bưu cục Giao Hàng Nhanh hiện tại phủ sóng khắp mọi tỉnh, thành phố để shop thuận tiện gửi và giao hàng theo nhu cầu. Đồng thời, thời gian hoạt động của hầu hết bưu cục đều liên tục từ thứ 2 đến chủ nhật. 
• Quản lý đơn dễ dàng đa nền tảng: Web/app GHN VN phát triển rất hiện đại, giao diện thân thiện người dùng giúp người bán xác định vị trí đơn hàng dễ dàng, thuận tiện.
• Hỗ trợ lưu kho hàng hóa: Công ty GHN đầu tư hệ thống kho bãi sạch sẽ, thoáng mát hỗ trợ người bán lưu kho hàng hóa nếu có nhu cầu.

GHN nhận ký gửi hàng hóa ở mọi nơi với tốc độ giao hàng siêu nhanh, cước phí hợp lý.

Ngoài vận chuyển ký gửi, GHN Express còn có dịch vụ giao hàng doanh nghiệp không thu tiền hộ đối với các loại hàng hóa như tài liệu, hồ sơ chứng từ, ấn phẩm truyền thông, quà tặng,... Đơn hàng sẽ được GHN xử lý nhanh, bảo mật và giao đến người nhận một cách an toàn. 

>> Đăng ký Giao Hàng Nhanh ngay TẠI ĐÂY để tận hưởng dịch vụ ký gửi hàng hóa nhanh chóng, an toàn!

8. Các lưu ý khi ký gửi hàng hóa

Khi sử dụng dịch vụ ký gửi hàng hóa, bạn nên kiểm tra các mặt hàng cấm vận chuyển, đóng gói hàng hóa cẩn thận, khai báo thông tin chính xác cũng như mua thêm bảo hiểm hàng hóa. Cụ thể như sau: 

• Kiểm tra kỹ danh mục hàng cấm: Bạn cần tìm hiểu trước các mặt hàng không được phép vận chuyển của đơn vị dịch vụ để tránh bị từ chối nhận hàng. 
• Đóng gói chắc chắn và đúng quy chuẩn: Đối với đồ ký gửi dễ vỡ hoặc chất lỏng, bạn nên sử dụng xốp bọt khí và thùng carton để bọc lót thật kỹ. Việc đóng gói cẩn thận giúp giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng hay tràn đổ do va đập trong quá trình vận chuyển.
• Khai báo thông tin chính xác: Bạn cần điền đầy đủ, rõ ràng họ tên, số điện thoại, địa chỉ của người gửi lẫn người nhận lên nhãn dán kiện hàng. Khai báo đúng tên và giá trị loại hàng còn giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng phân loại cũng như áp dụng mức cước phí phù hợp.
• Không ký gửi tài sản có giá trị cao hoặc giấy tờ quan trọng: Bạn không nên ký gửi mặt hàng như tiền mặt, vàng bạc hay căn cước, hộ chiếu. Các đơn vị vận chuyển thường có mức đền bù giới hạn và không thể quy đổi các giấy tờ cá nhân thành tiền nếu xảy ra mất mát.
• Mua bảo hiểm hàng hóa: Với những đơn hàng có giá trị lớn, bạn nên mua bảo hiểm để bảo vệ quyền lợi tối đa nếu gặp sự cố. Ngoài ra, bạn cũng nên chụp ảnh hoặc quay video lại tình trạng kiện hàng trước khi bàn giao để đối chiếu khi xảy ra khiếu nại.

Hy vọng bài viết trên đã giải đáp thắc mắc hàng ký gửi và dịch vụ hàng ký gửi là gì thật kỹ càng cho bạn. Hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn mở ra cơ hội tiếp cận thị trường rộng lớn hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và quyền lợi của mình, người gửi hàng cần tìm hiểu kỹ các chính sách ký gửi hàng hóa, lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín.

Bài viết liên quan:

• Consignment là gì? Lợi ích khi ký gửi Consignment
• Những hình thức gửi hàng CPN là gì?
• Chủ shop cần lưu ý gì khi gửi hàng giá trị cao?