Mã vận đơn là gì? Cách tra cứu và sử dụng mã vận đơn

Mã vận đơn là một trong những thông tin cần thiết, giúp người bán và cả người mua dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng cũng như kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh. Vậy mã vận đơn là gì? Cách tra cứu mã vận đơn như thế nào? Hãy cùng Giao Hàng Nhanh (GHN) tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Mã vận đơn là gì?

Nhiều chủ shop thắc mắc mã vận đơn hãy mã đơn hàng là gì? Mã vận đơn là mã số được in trên tờ vận đơn và dán trên gói hàng nhằm mục đích xác minh, theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển của đơn hàng.

Đối với người bán, sử dụng mã vận đơn giúp thống kê cụ thể chi phí và tiền hoàn từ dịch vụ ship COD, đồng thời hỗ trợ các shop xử lý vấn đề phát sinh (ví dụ như ghi sai địa chỉ, chỉnh sửa số tiền thu hộ COD). Ngoài ra, mã vận đơn còn là cách người mua đánh giá được chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển phát và linh hoạt theo dõi, quản lý thời gian vận chuyển của đơn hàng.

Xem thêm: Mã SKU sản phẩm là gì?

Mã vận đơn hay mã đơn hàng là mã số giúp các chủ shop dễ dàng tra cứu, theo dõi, quản lý đơn hàng, thống kê phí, hoàn dịch vụ ship COD.

2. Mã vận đơn được sử dụng để làm gì?

Mã vận đơn giúp chủ shop, đơn vị vận chuyển và người mua tra cứu, quản lý đơn hàng, theo dõi hành trình giao nhận và xử lý các vấn đề phát sinh. Ngoài hỗ trợ quản lý đơn, thông tin trên mã còn giúp người dùng biết cách nhận biết mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển khi cần xác định đơn vị phụ trách. Tham khảo nội dung dưới đây để biết cụ thể dùng mã vận đơn để làm gì.

2.1. Đối với chủ shop online

Mã vận đơn là công cụ giúp chủ shop kiểm soát đơn hàng từ lúc tạo vận đơn đến khi giao thành công, đồng thời hỗ trợ đối soát và xử lý sự cố. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các lợi ích mà mã này mang lại cho chủ shop ngay dưới đây:

• Theo dõi và quản lý đơn hàng: Khi hiểu rõ số đơn hàng là gì cũng như cách vận hành mã giao nhận, chủ shop có thể tra cứu nhanh trạng thái và hành trình của từng đơn từ khi gửi đến khi giao thành công. Dựa trên thông tin cập nhật, chủ shop có thể chủ động kiểm soát tiến độ giao hàng và nắm bắt các đơn đang phát sinh vấn đề. Đây cũng là cơ sở để quản lý nhiều đơn hàng hiệu quả hơn.

• Xử lý các vấn đề phát sinh: Khi đơn hàng gặp sự cố như giao sai địa chỉ hoặc cần điều chỉnh thông tin, chủ shop biết cách kiểm tra mã vận đơn sẽ dễ dàng sử dụng mã này để tra cứu và phối hợp với đơn vị vận chuyển xử lý. Việc xác định đúng đơn hàng giúp quá trình hỗ trợ diễn ra nhanh chóng và hạn chế nhầm lẫn. Qua đó, chủ shop có thể phản hồi khách hàng kịp thời và nâng cao trải nghiệm mua sắm.

• Đối soát phí và tiền thu hộ COD: Áp dụng cách tra cứu mã vận đơn hỗ trợ chủ shop thống kê thông tin của từng đơn, bao gồm chi phí vận chuyển và khoản tiền thu hộ COD. Đây là cơ sở giúp đối chiếu tình trạng giao hàng với các khoản phí, tiền thu hộ hoặc hoàn trả từ đơn vị vận chuyển. Nhờ đó, chủ shop thuận tiện hơn trong việc quản lý doanh thu và chi phí giao nhận.

• Chứng minh quá trình gửi hàng: Mã vận đơn là thông tin gắn với từng đơn hàng, giúp xác nhận hàng đã được tạo vận đơn và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Khi phát sinh tranh chấp liên quan đến việc gửi hoặc nhận hàng, chủ shop có thể cung cấp mã vận đơn để đối chiếu thông tin. Điều này góp phần bảo vệ quyền lợi của chủ shop trong quá trình xử lý sự cố.

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng online tối ưu cho chủ shop

Mã vận đơn giúp các chủ shop dễ dàng tra cứu, theo dõi, quản lý đơn hàng, thống kê phí, hoàn dịch vụ ship COD,...

2.2. Đối với đơn vị vận chuyển

Đối với đơn vị vận chuyển, mã vận đơn giúp nhận diện từng kiện hàng, cập nhật hành trình và kiểm soát thông tin trong suốt quá trình giao nhận. Đây cũng là cơ sở để đơn vị vận chuyển xử lý sự cố, hỗ trợ khách hàng và đối soát các khoản phí liên quan.

• Quản lý và phân loại đơn hàng: Mã vận đơn giúp đơn vị vận chuyển nhận diện và quản lý từng kiện hàng xuyên suốt quá trình tiếp nhận, phân loại, vận chuyển và giao hàng. Thông tin gắn với mã vận đơn được cập nhật trên hệ thống để hỗ trợ kiểm soát lộ trình của từng đơn, hạn chế nhầm lẫn trong quá trình xử lý và luân chuyển hàng hóa.

• Theo dõi và cập nhật hành trình: Dựa trên mã vận đơn, đơn vị vận chuyển có thể ghi nhận các trạng thái của đơn hàng tại từng khâu giao nhận. Thông tin này giúp xác định đơn đang ở đâu, đã đến bưu cục hay đang được giao đến người nhận. Đồng thời, dữ liệu hành trình được cập nhật giúp đơn vị vận chuyển chủ động kiểm soát tiến độ giao hàng.

• Xử lý sự cố và hỗ trợ khách hàng: Khi phát sinh trường hợp giao nhầm hàng, thay đổi địa chỉ hoặc cần kiểm tra thông tin đơn, biết cách nhận biết mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển giúp nhân viên nhanh chóng xác định đúng bưu kiện. Từ đó, đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra lịch sử xử lý và phối hợp với các bên để giải quyết vấn đề. Mã vận đơn cũng là cơ sở để hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu tra cứu hoặc khiếu nại.

• Đối soát thông tin và thanh toán: Mã vận đơn giúp đơn vị vận chuyển liên kết thông tin đơn hàng với các khoản phí vận chuyển và tiền thu hộ COD. Dữ liệu này hỗ trợ quá trình đối soát giữa đơn hàng thực tế và thông tin được ghi nhận trên hệ thống. Qua đó, đơn vị vận chuyển có thể quản lý giao dịch chính xác và minh bạch hơn.

2.3. Đối với người mua hàng

Với người mua, mã vận đơn đóng vai trò như mã theo dõi đơn hàng, giúp kiểm tra hành trình, đối chiếu thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, nắm được mã vận đơn là gì và cách sử dụng mã sẽ giúp người mua chủ động hơn trong quá trình nhận hàng.

• Theo dõi hành trình đơn hàng: Để chủ động thời gian, người mua chỉ cần tìm hiểu mã theo dõi đơn hàng là gì hoặc cách tra cứu mã vận đơn để kiểm tra vị trí và trạng thái hiện tại của gói hàng. Thông tin này cho biết đơn hàng đang được vận chuyển, đã đến bưu cục hay đang trên đường giao đến người nhận. Nhờ đó, người mua chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian nhận hàng.

• Đối chiếu thông tin đơn hàng: Mã vận đơn giúp người mua xác định đúng đơn hàng khi kiểm tra lịch sử vận chuyển hoặc liên hệ với đơn vị giao nhận, ví dụ như mã vận đơn VN là của đơn vị nào. Người mua có thể đối chiếu trạng thái, hành trình và thông tin giao hàng với đơn đã đặt để xác định chính xác đơn hàng. Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn khi có nhiều đơn hàng được giao trong cùng thời gian.

• Hỗ trợ khiếu nại và xử lý sự cố: Khi đơn hàng bị thất lạc, giao sai hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển, người mua có thể cung cấp mã vận đơn để đơn vị vận chuyển kiểm tra. Mã này giúp nhân viên xác định chính xác đơn hàng và tra cứu lịch sử giao nhận. Đây cũng là thông tin cần thiết khi người mua yêu cầu hỗ trợ liên quan đến giao hàng hoặc đổi trả.

• Đánh giá chất lượng dịch vụ vận chuyển: Thông qua lịch sử trạng thái và thời gian giao nhận được ghi nhận theo mã vận đơn, người mua có thể đánh giá quá trình vận chuyển của đơn vị giao hàng. Các thông tin này giúp người mua có thêm cơ sở để xem xét tốc độ và chất lượng phục vụ. Từ đó, người mua có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp cho các đơn hàng tiếp theo.

Xem thêm: Cập nhật các trạng thái đơn hàng phổ biến hiện nay

Số vận đơn giúp người mua theo dõi, đối chiếu thông tin đơn hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ và hỗ trợ xử lý sự cố phát sinh.

3. Lấy mã vận đơn ở đâu?

Mã vận đơn thường được cung cấp ngay sau khi tạo đơn và có thể tìm thấy trên website, ứng dụng, biên nhận hoặc thông báo từ đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các vị trí phổ biến giúp chủ shop và người mua nhanh chóng tìm lại mã vận đơn khi cần.

• Web/app của đơn vị vận chuyển: Khi tạo đơn thành công trên website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển, mã vận đơn thường được hệ thống hiển thị ngay trong thông tin đơn hàng. Người dùng chỉ cần đăng nhập, truy cập mục “Đơn hàng”, chọn đơn cần kiểm tra và xem mã vận đơn tại phần chi tiết.

• Biên nhận từ đơn vị vận chuyển: Với đơn được tạo trực tiếp tại bưu cục, mã vận đơn thường được in trên phiếu gửi, biên lai hoặc hóa đơn điện tử do đơn vị vận chuyển cung cấp. Người gửi có thể kiểm tra các vị trí có ghi “Mã vận đơn”, “Mã đơn hàng” hoặc “Tracking number” trên chứng từ.

• Trên tem vận chuyển của gói hàng: Mã vận đơn thường được in trên tem vận chuyển và đặt gần mã vạch hoặc mã QR dán bên ngoài kiện hàng. Người gửi hoặc người nhận có thể kiểm tra trực tiếp tem này để xác định mã của bưu kiện.

• Tin nhắn SMS hoặc email: Sau khi đơn hàng được tạo hoặc xác nhận gửi, đơn vị vận chuyển có thể gửi thông tin mã vận đơn qua SMS hoặc email. Người dùng có thể tìm các cụm từ như “Mã vận đơn”, “Tracking ID” hoặc “Theo dõi đơn” trong nội dung tin nhắn và hộp thư.

• Liên hệ trực tiếp người bán: Nếu là đơn hàng mua online và không tìm thấy mã vận đơn, người mua có thể liên hệ với shop để xin lại thông tin. Chủ shop có thể kiểm tra mã vận đơn trên hệ thống quản lý đơn hàng và cung cấp cho khách hàng.

• Liên hệ đơn vị vận chuyển: Trong trường hợp không còn biên nhận hoặc không tìm thấy mã vận đơn trên các kênh điện tử, người gửi có thể liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển. Khi liên hệ bạn cần cung cấp thông tin như tên người gửi, tên người nhận, số điện thoại hoặc địa chỉ nhận hàng để nhân viên xác định đúng đơn.

Tại GHN, sau khi chủ Shop lên đơn thành công sẽ nhận được mã vận đơn. Cách lấy mã vận đơn như sau:

• Trong trường hợp chủ shop tạo vận đơn tại bưu cục, GHN sẽ cung cấp một biên lai có mã vận đơn in trên biên lai.
• Trong trường hợp chủ shop tạo vận đơn online, mã vận đơn sẽ hiển thị ngay trên ứng dụng chuyển phát nhanh của GHN hoặc trên website https://ghn.vn/.

Thông tin thêm: Trường hợp mất mã vận đơn phải làm sao?

Cách tra cứu mã vận đơn rất đơn giản, bạn có thể lấy mã vận đơn sau khi tạo vận đơn thành công trên website hoặc app chuyển phát của đơn vị vận chuyển và tại bưu cục.

4. Hướng dẫn cách tra cứu tình trạng đơn hàng từ mã vận đơn

Để biết tình trạng đơn hàng, bạn có thể thực hiện cách kiểm tra mã vận đơn hoặc sử dụng mã vạch trên phiếu giao hàng. Dưới đây là hướng dẫn cách kiểm tra tình trạng đơn hàng cho bạn tham khảo.

4.1 Cách 1: Tra cứu bằng mã vận đơn

Để tra cứu trạng thái đơn hàng GHN, bạn hãy truy cập vào đường link https://donhang.ghn.vn/ hoặc https://ghn.vn/blogs/trang-thai-don-hang trên website hoặc app (ứng dụng) của GHN. Sau đó, nhập mã đơn hàng cần tra cứu trên thanh tìm kiếm.

Để tra cứu đơn hàng bằng mã vận đơn tại GHN, bạn chỉ cần truy cập vào website hoặc App GHN sau đó nhập mã đơn hàng trên thanh tìm kiếm. 

4.2 Cách 2: Theo dõi bằng mã vạch

Ngoài kiểm tra mã vận đơn để biết tình trạng đơn hàng, bạn còn có thể tra cứu bằng mã vạch. Sau khi tải app của GHN, ở ô tìm kiếm, bạn chọn phương thức tìm kiếm bằng mã vạch. Bằng cách đưa máy ảnh và quét mã vạch có trên phiếu giao hàng, toàn bộ thông tin về đơn hàng sẽ được hiển thị đầy đủ.

Nếu chủ shop quên mã vận đơn thì có 2 trường hợp:

• Đã đăng ký tài khoản GHN: Chủ shop chỉ cần đăng nhập tài khoản website hoặc đăng nhập trên App GHN, sau đó nhập tên người nhận & số điện thoại là có thể tra cứu đơn hàng.

• Chưa đăng ký tài khoản GHN: Chủ shop có thể gọi đến Hotline 1900636677 để được GHN hỗ trợ nhanh nhất.

Để thuận tiện trong việc theo dõi đơn hàng và truy cập nhiều tính năng hữu ích khác, GHN khuyến khích khách hàng (chủ Shop, cá nhân, doanh nghiệp) đăng ký tài khoản GHN TẠI ĐÂY. Nhanh tay đăng ký ngay!

Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn các bước tra cứu đơn hàng bằng số điện thoại

• Cách tra cứu đơn hàng Giao Hàng Nhanh đang ở đâu

GHN là đơn vị vận chuyển giá tốt uy tín tại Việt Nam, được nhiều sàn thương mại điện tử và hơn 400.000 khách hàng tin tưởng lựa chọn trong suốt nhiều năm qua. Không chỉ sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như: mạng lưới bưu cục rộng khắp 34 tỉnh thành trên cả nước, bảng cước phí giao hàng niêm yết rõ ràng cùng nhiều ưu đãi; GHN còn không ngừng nỗ lực, tìm ra nhiều giải pháp hữu ích để mang đến trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời cho khách hàng.

Chẳng hạn, GHN tích hợp công nghệ API có khả năng kết nối với hệ thống đơn hàng của các sàn thương mại điện tử và website bán hàng, giúp shop tối ưu việc quản lý và kiểm soát các vấn đề trong quá trình giao nhận. Bên cạnh đó, GHN cũng triển khai nhiều tính năng giúp các shop tối ưu chi phí, tăng tỷ lệ giao đơn thành công như: Chống bom hàng, Giao 1 phần - Trả 1 phần, Giao thất bại - Thu tiền,...

GHN tích hợp công nghệ API và các giải pháp giao nhận linh hoạt nhằm hỗ trợ shop nâng cao tỷ lệ giao hàng thành công. 

Bên cạnh các giải pháp giao nhận dành cho shop online, GHN còn cung cấp dịch vụ giao hàng doanh nghiệp phục vụ nhu cầu vận chuyển hồ sơ, chứng từ, tài liệu, vật phẩm và quà tặng. Nhờ ứng dụng hệ thống phân loại tự động 100% kết hợp công nghệ Edge AI & Deep Insight, GHN giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 3 giờ xuống còn 30 phút, đồng thời cho phép doanh nghiệp hẹn giờ lấy/giao hàng và theo dõi hành trình theo thời gian thực.

GHN đã chia sẻ đến bạn khái niệm mã vận đơn là gì và cách tra cứu mã vận đơn chính xác nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích, giúp các chủ shop có thể theo dõi và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp, liên hệ ngay GHN để được hỗ trợ nhanh chóng!

Bài viết liên quan:

• Cách tra cứu số điện thoại shipper Shopee Express
• Hướng dẫn cách tạo đơn các đơn vị vận chuyển hiện nay
• Cách tra cứu đơn hàng Shopee nhanh chóng, đơn giản