Vận đơn là gì? Các loại vận đơn phổ biến bạn cần biết
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Hiểu rõ về quy trình vận chuyển, đặc biệt là các chứng từ như vận đơn là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận một cách suôn sẻ. Vậy vận đơn là gì và tại sao nó lại cần thiết trong vận chuyển hàng hóa? Hãy cùng GHN tìm hiểu chi tiết về loại chứng từ không thể thiếu này nhé!
1. Vận đơn là gì?
Hiểu một cách đơn giản, vận đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng được nhận và đang chờ xếp lên tàu.
Nó vừa là biên lai nhận hàng, vừa là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở giữa người gửi và người vận chuyển. Đồng thời trong nhiều trường hợp, vận đơn còn là chứng từ sở hữu hàng hóa - một loại giấy tờ pháp lý quan trọng trong giao nhận hàng hóa quốc tế và nội địa.
Xem thêm: Vận đơn đường bộ là gì? Phân loại các loại vận đơn tiêu biểu
2. Các loại vận đơn
Trên thị trường hiện nay có nhiều loại vận đơn khác nhau, được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí để phù hợp với từng mục đích và hình thức vận chuyển cụ thể. Việc hiểu rõ từng loại sẽ giúp các chủ shop lựa chọn và sử dụng vận đơn một cách hiệu quả.
2.1. Dựa vào tình trạng hàng hóa trên tàu
Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Đây là loại vận đơn xác nhận hàng hóa được xếp lên tàu trong tình trạng tốt, không có bất kỳ ghi chú xấu nào về bao bì hay số lượng. Vận đơn này rất quan trọng trong thanh toán quốc tế, đặc biệt là qua thư tín dụng (L/C). Nó cho thấy người vận chuyển không tìm thấy bất kỳ lỗi nào rõ ràng ở bên ngoài của lô hàng.
Vận đơn không hoàn hảo (Unclean/Claused Bill of Lading): Ngược lại với vận đơn hoàn hảo, loại này có ghi chú những vấn đề của hàng hóa khi được nhận, ví dụ như bao bì rách, hàng bị ướt hoặc số lượng không khớp. Những ghi chú này có thể gây khó khăn trong việc thanh toán và nhận hàng của người mua. Người bán thường cố gắng tránh loại vận đơn này.
Vận đơn hoàn hảo cho biết hàng hóa không bị lỗi.
Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng đi Ấn Độ nhanh chóng, an toàn
2.2. Dựa vào khả năng chuyển nhượng của vận đơn
Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Loại vận đơn này ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận hàng và chỉ người đó mới có quyền nhận hàng. Vận đơn đích danh không thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu. Nó thường được sử dụng khi người bán và người mua đã có mối quan hệ tin cậy hoặc hàng hóa đã được thanh toán trước.
Vận đơn theo lệnh (To Order Bill of Lading): Đây là loại vận đơn phổ biến nhất trong thương mại quốc tế, cho phép chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa bằng cách ký hậu. Vận đơn có thể được lập "theo lệnh của người gửi hàng", "theo lệnh của người nhận hàng" hoặc "theo lệnh của một ngân hàng". Tính linh hoạt này giúp thuận tiện cho việc mua bán hàng hóa ngay cả khi hàng đang trên đường vận chuyển.
Vận đơn vô danh (To Bearer Bill of Lading): Loại vận đơn này không ghi tên người nhận cụ thể mà chỉ ghi "giao cho người cầm vận đơn". Ai cầm vận đơn gốc đều có thể nhận hàng, do đó nó có tính rủi ro cao và ít được sử dụng. Việc chuyển nhượng vận đơn vô danh được thực hiện đơn giản bằng cách trao tay.
2.3. Dựa vào ghi chú trên vận đơn
Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board Bill of Lading): Vận đơn này được cấp sau khi hàng hóa đã thực sự được xếp lên phương tiện vận chuyển. Nó xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng và hàng đã lên tàu an toàn.
Vận đơn nhận để xếp hàng (Received for Shipment Bill of Lading): Loại vận đơn này được cấp khi người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi nhưng hàng hóa chưa được xếp lên tàu. Nó chỉ xác nhận việc nhận hàng để chuẩn bị cho việc vận chuyển. Vận đơn này có thể được chuyển đổi thành "Shipped on Board" sau khi hàng đã lên tàu bằng một ghi chú bổ sung.
2.4. Dựa vào đặc điểm hành trình vận chuyển
Vận đơn đi thẳng (Direct Bill of Lading): Được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển thẳng từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải ở cảng trung gian. Loại vận đơn này đơn giản hóa quy trình và thường rút ngắn thời gian vận chuyển. Nó phù hợp cho các tuyến đường vận chuyển trực tiếp.
Vận đơn chở suốt (Through Bill of Lading): Được sử dụng khi hàng hóa phải vận chuyển qua nhiều chặng, có thể liên quan đến việc chuyển tải từ tàu này sang tàu khác hoặc từ phương thức vận tải này sang phương thức khác, nhưng vẫn do một người vận chuyển chính chịu trách nhiệm toàn bộ hành trình. Người vận chuyển đầu tiên sẽ phát hành vận đơn này.
Vận đơn đa phương thức (Multimodal Bill of Lading/Combined Transport Bill of Lading): Loại vận đơn này được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau (ví dụ: đường biển kết hợp đường bộ). Người vận tải đa phương thức sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình vận chuyển từ điểm nhận hàng đến điểm giao hàng cuối cùng, giúp đơn giản hóa thủ tục cho người gửi hàng.
Tùy vào hành trình vận chuyển hàng hóa như đi thẳng, có chuyển qua trung gian,... mà bạn sử dụng loại vận đơn phù hợp.
Xem thêm: Hướng dẫn cách vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chi tiết cho shop
2.5. Các loại vận đơn khác
Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL): Do hãng tàu (người vận chuyển thực tế) cấp cho người giao nhận (Freight Forwarder) hoặc người gom hàng. Vận đơn này bao gồm nhiều lô hàng lẻ được gom lại. Nó thể hiện mối quan hệ giữa hãng tàu và người gom hàng.
Vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading - HBL): Do người giao nhận hoặc người gom hàng cấp cho từng chủ hàng lẻ sau khi đã nhận hàng và gom thành lô lớn. Mỗi lô hàng lẻ sẽ có một HBL riêng, thể hiện mối quan hệ giữa người gom hàng và chủ hàng.
Vận đơn Surrender (Surrendered Bill of Lading) hoặc Telex Release: Đây là một hình thức cho phép nhận hàng tại cảng đến mà không cần xuất trình vận đơn gốc. Người gửi hàng sẽ yêu cầu hãng tàu "điện giao hàng" (Telex Release) hoặc nộp lại bộ vận đơn gốc tại cảng xếp hàng để đẩy nhanh quá trình nhận hàng.
Vận đơn đường biển (Seaway Bill): Đây là một chứng từ không thể chuyển nhượng, chỉ đóng vai trò là biên lai nhận hàng và bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Nó thường được sử dụng khi người gửi và người nhận có mối quan hệ tin cậy, không cần đến tính năng sở hữu hàng hóa của vận đơn truyền thống. Hàng sẽ được giao cho người nhận có tên trên Seaway Bill.
3. Chức năng và công dụng của vận đơn
Vận đơn không chỉ là một tờ giấy thông thường mà nó mang nhiều chức năng và công dụng quan trọng trong hoạt động logistics và thương mại như:
Biên lai nhận hàng: Vận đơn là bằng chứng xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng hóa từ người gửi với số lượng, chủng loại và tình trạng đã được ghi trên đó. Đây là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của vận đơn.
Bằng chứng của hợp đồng chuyên chở: Vận đơn là bằng chứng về nội dung của một hợp đồng vận chuyển hàng hóa giữa người gửi và người vận chuyển. Nó quy định các điều khoản và điều kiện vận chuyển mà hai bên đã thỏa thuận.
Chứng từ sở hữu hàng hóa: Đối với một số loại vận đơn (như vận đơn theo lệnh), việc sở hữu vận đơn đồng nghĩa với việc sở hữu hàng hóa ghi trên đó. Điều này cho phép vận đơn có thể được mua bán, chuyển nhượng trong quá trình hàng hóa đang được vận chuyển.
Cơ sở để khai hải quan: Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Thông tin trên vận đơn giúp cơ quan hải quan xác định nguồn gốc, giá trị và loại hàng hóa.
Chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán: Trong các phương thức thanh toán quốc tế như thư tín dụng (L/C), vận đơn là một chứng từ không thể thiếu để người bán xuất trình cho ngân hàng để nhận tiền hàng. Ngân hàng sẽ kiểm tra sự phù hợp của vận đơn với các điều kiện của L/C.
Vận đơn được xem như là biên lai nhận hàng, chứng từ sở hữu hàng hóa, chứng từ để khai báo hải quan,...
4. Nội dung của vận đơn
Một vận đơn tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin chi tiết và quan trọng sau đây để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của việc vận chuyển:
Thông tin người gửi hàng (Shipper/Consignor): Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên gửi hàng.
Thông tin người nhận hàng (Consignee): Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên sẽ nhận hàng hóa tại điểm đến.
Thông tin bên được thông báo (Notify Party): Tên và địa chỉ của bên cần được thông báo khi hàng đến, thường là người nhận hàng hoặc đại diện của họ.
Tên tàu và số hiệu (nếu vận chuyển đường biển): Thông tin chi tiết về phương tiện vận chuyển.
Cảng xếp hàng (Port of Loading) và Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Nơi hàng hóa được xếp lên và dỡ xuống khỏi phương tiện vận chuyển.
Mô tả hàng hóa: Bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích và các đặc điểm khác của hàng hóa.
Cước phí và các chi phí liên quan: Ghi rõ cước vận chuyển đã trả trước (prepaid) hay trả sau (collect) và các phụ phí khác (nếu có).
Số lượng bản vận đơn gốc (Number of Original B/Ls): Thường là 3 bản gốc, có giá trị pháp lý như nhau.
Ngày và nơi phát hành vận đơn: Ngày vận đơn được cấp và địa điểm cấp.
Chữ ký của người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền: Xác nhận tính hợp lệ của vận đơn.
5. Vận đơn điện tử - Hỗ trợ kiểm tra và quản lý đơn hàng dễ dàng
Vận đơn điện tử (e-B/L) đang ngày càng trở nên phổ biến, mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính bảo mật so với vận đơn giấy truyền thống. Việc sử dụng vận đơn điện tử giúp các chủ shop theo dõi và quản lý đơn hàng của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. .
Hiện nay, nhiều đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Nhanh (GHN) đã phát hành vận đơn điện tử trên website hoặc app, giúp các shop thuận tiện trong việc kiểm tra thông tin và quản lý đơn hàng. Trên vận đơn điện tử của GHN VN sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về đơn hàng, người gửi, người nhận, mã vận đơn và tình trạng vận chuyển giúp shop chủ động nắm bắt hành trình của từng bưu kiện. Để tra cứu đơn GHN, shop có thể sử dụng nhiều phương thức linh hoạt như nhập mã vận đơn, số điện thoại người nhận hoặc tên người nhận trên hệ thống của GHN.
Chủ shop có thể xem vận đơn điện tử trên app và web của GHN.
Ngoài ra, GHN Express còn được biết đến với dịch vụ giao hàng nhanh chóng, mạng lưới phủ sóng rộng khắp và cước phí hợp lý, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành cho các shop online. Việc quản lý đơn hàng qua vận đơn điện tử kết hợp với chất lượng dịch vụ tốt sẽ giúp shop có lợi thế cạnh tranh tốt và tăng doanh thu hiệu quả hơn.
> Hãy trải nghiệm sự tiện lợi của vận đơn điện tử và dịch vụ giao hàng chất lượng của GHN bằng cách đăng ký ngay tại đây nhé.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn vận đơn là gì cũng như các loại vận đơn phổ biến và vai trò của chúng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nắm vững kiến thức về vận đơn sẽ giúp các chủ shop chủ động hơn trong việc quản lý đơn hàng, đảm bảo quyền lợi của mình và mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.
Bài viết liên quan:
