Vận đơn là gì? Các loại vận đơn phổ biến bạn cần biết

Vận đơn là gì và có vai trò như thế nào trong quá trình vận chuyển hàng hóa? Đây là chứng từ quan trọng giúp xác nhận việc nhận hàng, thể hiện thỏa thuận vận chuyển và hỗ trợ người gửi, người nhận bảo vệ quyền lợi của mình. Cùng tìm hiểu chức năng, tác dụng, nội dung và các loại vận đơn phổ biến để quản lý hoạt động giao nhận hàng hóa hiệu quả hơn.

1. Vận đơn là gì?

Vận đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng được nhận và đang chờ xếp lên tàu. Đây vừa là biên lai nhận hàng, vừa là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở giữa người gửi và người vận chuyển. Đồng thời trong nhiều trường hợp, vận đơn còn là chứng từ sở hữu hàng hóa - một loại giấy tờ pháp lý quan trọng trong giao nhận hàng hóa quốc tế và nội địa.

Xem thêm: Vận đơn đường bộ là gì? Phân loại các loại vận đơn tiêu biểu

2. Chức năng của vận đơn

Vận đơn có ba chức năng chính gồm xác nhận việc nhận hàng, làm bằng chứng của hợp đồng chuyên chở và chứng từ sở hữu hàng hóa trong một số trường hợp. Tìm hiểu chi tiết từng chức năng dưới đây để hiểu rõ vai trò của vận đơn trong quá trình giao nhận hàng hóa.

• Biên lai nhận hàng: Vận đơn là bằng chứng xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng hóa từ người gửi với số lượng, chủng loại và tình trạng đã được ghi trên đó. Đây là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của vận đơn.

• Bằng chứng của hợp đồng chuyên chở: Vận đơn là bằng chứng về nội dung của một hợp đồng vận chuyển hàng hóa giữa người gửi và người vận chuyển. Nó quy định các điều khoản và điều kiện vận chuyển mà hai bên đã thỏa thuận.

• Chứng từ sở hữu hàng hóa: Đối với một số loại vận đơn (như vận đơn theo lệnh), việc sở hữu vận đơn đồng nghĩa với việc sở hữu hàng hóa ghi trên đó. Điều này cho phép vận đơn có thể được mua bán, chuyển nhượng trong quá trình hàng hóa đang được vận chuyển.

Vận đơn xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng, ghi nhận các điều khoản của hợp đồng chuyên chở và là chứng từ sở hữu hàng hóa.

3. Tác dụng của vận đơn là gì?

Vận đơn được sử dụng làm căn cứ khai báo hải quan, hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán, thực hiện giao dịch hàng hóa và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng mua bán. Dưới đây là những tác dụng cụ thể của vận đơn trong hoạt động xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa:

• Làm căn cứ khai báo hải quan và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Làm chứng từ kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ hồ sơ người bán gửi cho người mua hoặc ngân hàng để thanh toán tiền hàng.

• Làm chứng từ phục vụ việc cầm cố, mua bán và chuyển nhượng hàng hóa.

• Làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa người bán đã gửi cho người mua, phục vụ việc thống kê, ghi sổ và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng.

4. Nội dung của vận đơn

Vận đơn thường bao gồm thông tin người gửi, người nhận, bên được thông báo, phương tiện vận chuyển, cảng đi và cảng đến, mô tả hàng hóa, cước phí cùng các thông tin phát hành, xác nhận chứng từ. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các nội dung cần có trên vận đơn để nắm rõ thông tin lô hàng và hỗ trợ quá trình giao nhận thuận lợi hơn.

• Thông tin người gửi hàng (Shipper/Consignor): Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên gửi hàng.

• Thông tin người nhận hàng (Consignee): Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên sẽ nhận hàng hóa tại điểm đến.

• Thông tin bên được thông báo (Notify Party): Tên và địa chỉ của bên cần được thông báo khi hàng đến, thường là người nhận hàng hoặc đại diện của họ.

• Tên tàu và số hiệu (nếu vận chuyển đường biển): Thông tin chi tiết về phương tiện vận chuyển.

• Cảng xếp hàng (Port of Loading) và Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Nơi hàng hóa được xếp lên và dỡ xuống khỏi phương tiện vận chuyển.

• Mô tả hàng hóa: Bao gồm tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích và các đặc điểm khác của hàng hóa.

• Cước phí và các chi phí liên quan: Ghi rõ cước vận chuyển đã trả trước (prepaid) hay trả sau (collect) và các phụ phí khác (nếu có).

• Số lượng bản vận đơn gốc (Number of Original B/Ls): Thường là 3 bản gốc, có giá trị pháp lý như nhau.

• Ngày và nơi phát hành vận đơn: Ngày vận đơn được cấp và địa điểm cấp.

• Chữ ký của người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền: Xác nhận tính hợp lệ của vận đơn.

Vận đơn thể hiện thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, cảng xếp dỡ, cước phí và chữ ký xác nhận của người vận chuyển.

5. Cơ sở pháp lý của vận đơn là gì?

Cơ sở pháp lý của vận đơn là hệ thống quy định dùng để điều chỉnh các điều khoản vận chuyển và giải quyết tranh chấp giữa chủ hàng với người vận chuyển. Hệ thống này bao gồm pháp luật quốc gia và các công ước quốc tế liên quan đến vận tải biển như Quy tắc Hague, Công ước Brussels ngày 25/8/1924, Nghị định thư Visby năm 1968 và Công ước Hamburg năm 1978. Tùy thuộc vào hành trình vận chuyển, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật áp dụng, vận đơn sẽ được điều chỉnh theo những cơ sở pháp lý tương ứng.

6. Các loại vận đơn phổ biến

Vận đơn được phân loại dựa trên tình trạng hàng hóa, khả năng chuyển nhượng, ghi chú trên chứng từ, hành trình vận chuyển và đặc điểm phát hành. Chủ shop có thể tham khảo các vận đơn phổ biến dưới đây để phân biệt đặc điểm của từng loại và lựa chọn chứng từ phù hợp với nhu cầu giao nhận hàng hóa.

6.1. Dựa vào tình trạng hàng hóa trên tàu

• Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Đây là loại vận đơn xác nhận hàng hóa được xếp lên tàu trong tình trạng tốt, không có bất kỳ ghi chú xấu nào về bao bì hay số lượng. Vận đơn này rất quan trọng trong thanh toán quốc tế, đặc biệt là qua thư tín dụng (L/C). Nó cho thấy người vận chuyển không tìm thấy bất kỳ lỗi nào rõ ràng ở bên ngoài của lô hàng.

• Vận đơn không hoàn hảo (Unclean/Claused Bill of Lading): Ngược lại với vận đơn hoàn hảo, loại này có ghi chú những vấn đề của hàng hóa khi được nhận, ví dụ như bao bì rách, hàng bị ướt hoặc số lượng không khớp. Những ghi chú này có thể gây khó khăn trong việc thanh toán và nhận hàng của người mua. Người bán thường cố gắng tránh loại vận đơn này.

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng đi Ấn Độ nhanh chóng, an toàn

Dựa theo tình trạng hàng hóa trên tàu vận đơn được phân thành vận đơn hoàn hảo và vận đơn không hoàn hảo

6.2. Dựa vào khả năng chuyển nhượng của vận đơn

• Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Loại vận đơn này ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận hàng và chỉ người đó mới có quyền nhận hàng. Vận đơn đích danh không thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu. Nó thường được sử dụng khi người bán và người mua đã có mối quan hệ tin cậy hoặc hàng hóa đã được thanh toán trước.

• Vận đơn theo lệnh (To Order Bill of Lading): Đây là loại vận đơn phổ biến nhất trong thương mại quốc tế, cho phép chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa bằng cách ký hậu. Vận đơn có thể được lập "theo lệnh của người gửi hàng", "theo lệnh của người nhận hàng" hoặc "theo lệnh của một ngân hàng". Tính linh hoạt này giúp thuận tiện cho việc mua bán hàng hóa ngay cả khi hàng đang trên đường vận chuyển.

• Vận đơn vô danh (To Bearer Bill of Lading): Loại vận đơn này không ghi tên người nhận cụ thể mà chỉ ghi "giao cho người cầm vận đơn". Ai cầm vận đơn gốc đều có thể nhận hàng, do đó nó có tính rủi ro cao và ít được sử dụng. Việc chuyển nhượng vận đơn vô danh được thực hiện đơn giản bằng cách trao tay.

6.3. Dựa vào ghi chú trên vận đơn

• Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board Bill of Lading): Vận đơn này được cấp sau khi hàng hóa đã thực sự được xếp lên phương tiện vận chuyển. Nó xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng và hàng đã lên tàu an toàn.

• Vận đơn nhận để xếp hàng (Received for Shipment Bill of Lading): Loại vận đơn này được cấp khi người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi nhưng hàng hóa chưa được xếp lên tàu. Nó chỉ xác nhận việc nhận hàng để chuẩn bị cho việc vận chuyển. Vận đơn này có thể được chuyển đổi thành "Shipped on Board" sau khi hàng đã lên tàu bằng một ghi chú bổ sung.

6.4. Dựa vào đặc điểm hành trình vận chuyển

• Vận đơn đi thẳng (Direct Bill of Lading): Được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển thẳng từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải ở cảng trung gian. Loại vận đơn này đơn giản hóa quy trình và thường rút ngắn thời gian vận chuyển. Nó phù hợp cho các tuyến đường vận chuyển trực tiếp.

• Vận đơn chở suốt (Through Bill of Lading): Được sử dụng khi hàng hóa phải vận chuyển qua nhiều chặng, có thể liên quan đến việc chuyển tải từ tàu này sang tàu khác hoặc từ phương thức vận tải này sang phương thức khác, nhưng vẫn do một người vận chuyển chính chịu trách nhiệm toàn bộ hành trình. Người vận chuyển đầu tiên sẽ phát hành vận đơn này.

• Vận đơn đa phương thức (Multimodal Bill of Lading/Combined Transport Bill of Lading): Loại vận đơn này được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau (ví dụ: đường biển kết hợp đường bộ). Người vận tải đa phương thức sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình vận chuyển từ điểm nhận hàng đến điểm giao hàng cuối cùng, giúp đơn giản hóa thủ tục cho người gửi hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chi tiết cho shop

Tùy vào hành trình vận chuyển hàng hóa mà có vận đơn đi thẳng, vận đơn chở suốt và vận đơn đa phương thức. 

6.5. Các loại vận đơn khác

• Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL): Do hãng tàu (người vận chuyển thực tế) cấp cho người giao nhận (Freight Forwarder) hoặc người gom hàng. Vận đơn này bao gồm nhiều lô hàng lẻ được gom lại. Nó thể hiện mối quan hệ giữa hãng tàu và người gom hàng.

• Vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading - HBL): Do người giao nhận hoặc người gom hàng cấp cho từng chủ hàng lẻ sau khi đã nhận hàng và gom thành lô lớn. Mỗi lô hàng lẻ sẽ có một HBL riêng, thể hiện mối quan hệ giữa người gom hàng và chủ hàng.

• Vận đơn Surrender (Surrendered Bill of Lading) hoặc Telex Release: Đây là một hình thức cho phép nhận hàng tại cảng đến mà không cần xuất trình vận đơn gốc. Người gửi hàng sẽ yêu cầu hãng tàu "điện giao hàng" (Telex Release) hoặc nộp lại bộ vận đơn gốc tại cảng xếp hàng để đẩy nhanh quá trình nhận hàng.

• Vận đơn đường biển (Seaway Bill): Đây là một chứng từ không thể chuyển nhượng, chỉ đóng vai trò là biên lai nhận hàng và bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Nó thường được sử dụng khi người gửi và người nhận có mối quan hệ tin cậy, không cần đến tính năng sở hữu hàng hóa của vận đơn truyền thống. Hàng sẽ được giao cho người nhận có tên trên Seaway Bill.

7. Vận đơn điện tử - Hỗ trợ kiểm tra và quản lý đơn hàng dễ dàng

Vận đơn điện tử (e-B/L) đang ngày càng trở nên phổ biến, mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính bảo mật so với vận đơn giấy truyền thống. Việc sử dụng vận đơn điện tử giúp các chủ shop theo dõi và quản lý đơn hàng của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Để tối ưu quy trình giao nhận, shop nên lựa chọn đơn vị vận chuyển cung cấp nền tảng tạo đơn trực tuyến và cập nhật trạng thái giao hàng liên tục. Những công cụ này giúp shop chủ động kiểm soát hành trình bưu kiện, tiết kiệm thời gian xử lý đơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn vận đơn là gì cũng như các loại vận đơn phổ biến và vai trò của chúng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nắm vững kiến thức về vận đơn sẽ giúp các chủ shop chủ động hơn trong việc quản lý đơn hàng, đảm bảo quyền lợi của mình và mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

Nguồn tham khảo:

1. MAERSK. Bill of lading - what is it and why is it important?. https://www.maersk.com/logistics-explained/shipping-documentation/2023/10/02/what-is-bill-of-lading (đã truy cập 20/10/2026)

2. Investopedia. Bill of Lading: Meaning, Types, Example and Purpose. https://www.investopedia.com/terms/b/billoflading.asp (đã truy cập 20/10/2026)

Bài viết liên quan: 

• Hàng rời là gì trong giao vận hàng hóa?
• Hướng dẫn cách gửi xe máy bằng tàu hỏa nhanh chóng
• Hướng dẫn cách tính khối lượng hàng hóa đơn giản, chi tiết