Để hàng hóa được đưa ra thị trường nước ngoài và ngược lại một cách hợp pháp và thuận lợi, shop cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu - nhập khẩu. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hạn chế rủi ro trong quá trình giao thương quốc tế.

1. Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu diễn ra như thế nào?

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu - nhập khẩu là chuỗi các bước mà shop cần thực hiện từ khâu chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan đến khi hàng hóa được thông quan và xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Chi tiết quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu như sau:

1.1 Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết

  • Kiểm tra chính sách mặt hàng: shop cần xác định hàng hóa xuất khẩu có thuộc danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hay xuất khẩu có điều kiện theo quy định của pháp luật hay không. Việc này giúp đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện làm thủ tục hải quan và tránh bị từ chối thông quan.
  • Kiểm tra chính sách thuế: Cần xác định mặt hàng có thuộc đối tượng chịu thuế xuất khẩu hay không và mức thuế suất áp dụng cụ thể. Đồng thời, shop phải nắm rõ các quy định về miễn, giảm hoặc hoàn thuế (nếu có).
  • Ký kết hợp đồng: Hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, trong đó quy định rõ điều kiện giao hàng, thanh toán và trách nhiệm các bên. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các bước xuất khẩu tiếp theo.

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm nhiều bước và các loại giấy tờ khác nhau.

1.2 Chuẩn bị chứng từ liên quan đến lô hàng

Các chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)
  • Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng từ chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý)
  • Các chứng từ khác theo yêu cầu của hải quan

1.3 Khai báo tờ khai hải quan

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu hiện nay được thực hiện chủ yếu bằng phương thức điện tử thông qua hệ thống hải quan VNACCS/VCIS như sau:

1.3.1 Mua và đăng ký chữ ký số

Shop cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép và đăng ký với cơ quan hải quan. Chữ ký số được sử dụng để xác thực thông tin khi khai báo điện tử.

1.3.2 Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan

Shop cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử tương thích với hệ thống VNACCS. Phần mềm này giúp nhập, truyền và quản lý dữ liệu tờ khai.

1.3.3 Khai báo thông tin hàng hóa

Người khai hải quan nhập đầy đủ thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, trị giá, mã HS, thuế suất và các chỉ tiêu liên quan. Thông tin phải chính xác và thống nhất với bộ chứng từ.

1.3.4 In tờ khai và thực hiện thủ tục thông quan

Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống sẽ tự động phân luồng. shop in tờ khai và chuẩn bị hồ sơ để thực hiện các bước thông quan theo luồng được phân.

1.4 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

  • Luồng đỏ (Red Lane): Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. shop phải xuất trình đầy đủ chứng từ và phối hợp kiểm tra theo yêu cầu.
  • Luồng vàng (Yellow Lane): Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ hợp lệ, lô hàng sẽ được thông quan.
  • Luồng xanh (Green Lane): Hệ thống tự động chấp nhận thông quan mà không kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. shop chỉ cần thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

1.5 Hoàn tất quá trình thông quan

Sau khi hoàn thành kiểm tra hải quan và các nghĩa vụ liên quan, tờ khai được thông quan chính thức. Hàng hóa được phép đưa ra khu vực giám sát hải quan để xuất khẩu theo phương thức vận chuyển đã đăng ký, kết thúc quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Xem thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Quy trình ủy thác xuất khẩu

Sau khi hoàn tất quá trình thông quan là bạn đã có thể đưa hàng hóa ra nước ngoài.

2. Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa gồm những gì?

Quy trình khai báo hải quan hàng xuất khẩu là tập hợp các bước từ khi xác định loại hàng, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến khi hoàn tất thông quan và đưa hàng về kho. Trong đó, quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu đóng vai trò trung tâm, quyết định tiến độ thông quan và mức độ tuân thủ pháp luật của shop.

2.1 Xác định loại hàng nhập khẩu

Shop cần xác định rõ tính chất hàng hóa nhập khẩu như hàng kinh doanh, hàng gia công, hàng sản xuất xuất khẩu hay hàng phi mậu dịch. Việc phân loại chính xác giúp áp dụng đúng chính sách quản lý, thuế suất và thủ tục hải quan tương ứng.

2.2 Ký hợp đồng ngoại thương

Shop cần xác định rõ tính chất hàng hóa nhập khẩu như hàng kinh doanh, hàng gia công, hàng sản xuất xuất khẩu hay hàng phi mậu dịch. Việc phân loại chính xác giúp áp dụng đúng chính sách quản lý, thuế suất và thủ tục hải quan tương ứng.

2.3 Kiểm tra chứng từ liên quan đến hàng hóa

Các chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có)
  • Giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành (nếu có)
  • Các chứng từ khác theo yêu cầu của cơ quan hải quan

2.4 Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, shop phải đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm theo quy định. Kết quả kiểm tra chuyên ngành là căn cứ để cơ quan hải quan xem xét thông quan lô hàng.

2.5 Khai và truyền tờ khai hải quan

Shop thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, nhập đầy đủ thông tin về hàng hóa, trị giá, mã HS, thuế và các chỉ tiêu liên quan. Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phản hồi kết quả và phân luồng kiểm tra.

2.6 Lấy lệnh giao hàng

Sau khi tàu hoặc máy bay đến, shop liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để nhận lệnh giao hàng (D/O). Lệnh giao hàng là chứng từ cần thiết để làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho hàng không.

2.7 Chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ

  • Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay mà không cần kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng.
  • Luồng vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy, không kiểm tra thực tế hàng hóa.
  • Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa trước khi thông quan.

2.8 Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Shop thực hiện nộp các khoản thuế, phí liên quan như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản khác theo quy định. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, hải quan xác nhận thông quan tờ khai.

2.9 Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

Sau khi thông quan, shop tiến hành đổi lệnh tại cảng, làm thủ tục lấy hàng và vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ hoặc nhà máy. Quy trình nhập khẩu kết thúc khi hàng được giao nhận đầy đủ và đúng quy định.

Xem thêm: Quy trình ủy thác nhập khẩu chi tiết

Trong suốt quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu, bạn cần tuân theo hướng dẫn và yêu cầu của hải quan.

3. Những lưu ý trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu và nhập khẩu

Khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu hoặc xuất khẩu, cần lưu ý chung là khai báo chính xác thông tin, kiểm tra bộ chứng từ kỹ lưỡng, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa,... Cụ thể:

3.1 Lưu ý chung cho cả xuất khẩu và nhập khẩu

  • Khai báo chính xác thông tin: Thông tin khai báo phải đầy đủ, chính xác và thống nhất với chứng từ để tránh bị xử phạt hoặc kéo dài thời gian thông quan.
  • Kiểm tra bộ chứng từ: Bộ chứng từ cần được rà soát kỹ về nội dung, số liệu và tính pháp lý trước khi nộp cho cơ quan hải quan.
  • Tra cứu mã HS chính xác: Việc xác định đúng mã HS giúp áp dụng đúng chính sách quản lý và mức thuế, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế.
  • Chú ý chứng từ C/O (xuất xứ): C/O hợp lệ giúp shop được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.
  • Kiểm tra hàng hóa: Hàng hóa thực tế phải phù hợp với mô tả khai báo và chứng từ kèm theo để tránh phát sinh sai phạm.
  • Hiểu rõ về phân luồng hàng: Nắm rõ đặc điểm từng luồng giúp shop chủ động chuẩn bị hồ sơ và phối hợp kiểm tra hiệu quả.
  • Lưu trữ hồ sơ hải quan: Hồ sơ cần được lưu trữ đầy đủ theo quy định để phục vụ công tác hậu kiểm và thanh tra sau thông quan.

3.2 Lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

  • Chuẩn bị hàng hóa và giấy phép: Hàng xuất khẩu cần được chuẩn bị đúng tiêu chuẩn, kèm đầy đủ giấy phép nếu thuộc diện quản lý chuyên ngành.
  • Xác định đúng loại hình xuất khẩu: Việc chọn đúng loại hình xuất khẩu giúp khai báo chính xác và tránh phải điều chỉnh tờ khai.
  • Thanh lý tờ khai sau khi thông quan: Shop cần theo dõi và hoàn tất thanh lý tờ khai để kết thúc nghĩa vụ hải quan đúng quy định.

3.3 Lưu ý khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu

  • Xác định rõ loại hàng nhập khẩu: Phân loại chính xác hàng nhập khẩu giúp áp dụng đúng chính sách thuế và kiểm tra chuyên ngành.
  • Xử lý chứng từ vận tải (D/O): Lệnh giao hàng cần được lấy và kiểm tra kịp thời để tránh phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi.
  • Quản lý chi phí lưu kho bãi (DEM/DET): Shop cần chủ động kế hoạch thông quan và nhận hàng để hạn chế chi phí DEM/DET phát sinh.

Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu và xuất khẩu đều có những lưu ý nhất định mà bạn cần nắm rõ.

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu - nhập khẩu là một chuỗi các bước quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chứng từ và tuân thủ đúng quy định của cơ quan hải quan. Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp shop tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao uy tín.

Bên cạnh việc chú trọng đến quy trình vận chuyển quốc tế, shop cũng cần đặc biệt quan tâm đến khâu giao hàng nội địa, bao gồm giao nội thành, liên tỉnh và liên miền. Đây là mắt xích quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, thời gian giao nhận và chi phí vận hành. Nếu lựa chọn đơn vị vận chuyển không phù hợp, shop có thể phát sinh chi phí cao, giao hàng chậm trễ hoặc gặp rủi ro hư hỏng, thất lạc hàng hóa, từ đó làm giảm lợi nhuận.

Giao Hàng Nhanh: Bảng giá hợp lý, nhiều tính năng đi kèm

Giao Hàng Nhanh (GHN) tự hào là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu tại Việt Nam, với năng lực xử lý và giao thành công lên đến 20.000.000 đơn hàng mỗi tháng. Sở hữu mạng lưới phủ khắp các tỉnh thành cùng hệ thống vận hành hiện đại, GHN là đối tác tin cậy của hàng trăm nghìn doanh nghiệp và shop trên toàn quốc.

Đồng hành cùng GHN, shop an tâm bởi:

  • Quy trình giao nhận nhanh chóng: GHN tối ưu quy trình từ khâu lấy hàng, phân loại đến giao tận tay người nhận nhằm rút ngắn tối đa thời gian vận chuyển trong 24 giờ nội thành và 1 - 2 ngày HN-SG. Hệ thống kho bãi và trung tâm phân loại được đầu tư bài bản giúp đơn hàng luân chuyển nhanh, hạn chế tồn đọng.
  • Theo dõi tình trạng đơn hàng 24/7: Hệ thống tracking cập nhật trạng thái đơn hàng liên tục theo thời gian thực. Shop và khách hàng có thể chủ động theo dõi lộ trình, giảm thiểu thắc mắc và nâng cao trải nghiệm mua sắm.
  • Có tính năng hỗ trợ kinh doanh hiện đại: GHN tích hợp nhiều công cụ quản lý đơn hàng, đối soát COD và báo cáo doanh thu thông minh. Những tính năng này giúp shop tiết kiệm thời gian vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
  • Chính sách bồi thường rõ ràng: GHN áp dụng chính sách bồi thường minh bạch khi xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa. Quy trình xử lý nhanh chóng giúp shop giảm thiểu rủi ro và an tâm phát triển lâu dài.

An tâm trải nghiệm dịch vụ giao hàng nhanh chóng, bảng giá hợp lý của GHN.

>> Đăng ký tài khoản ngay hôm nay để tận hưởng dịch vụ của GHN https://sso.ghn.vn/v2/ssoLogin

Tham khảo:

Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật Trung ương. Thông tư 38/2015/TT-BTC Quy định về thủ tục hải quan. https://vbpl.vn/TW/Pages/vbpq-van-ban-goc.aspx?ItemID=58638 (Truy cập lần cuối 10 02 2026)

Bài viết liên quan: