Arrival Notice là gì? Đặc điểm, quy trình và lưu ý khi xử lý

Trong hoạt động thương mại quốc tế, việc nắm bắt thời điểm hàng cập bến là yếu tố then chốt để doanh nghiệp chủ động kế hoạch kinh doanh. Vậy Arrival Notice là gì và vai trò của loại chứng từ này trong chuỗi cung ứng hàng hóa nhập khẩu thực tế như thế nào? Hãy cùng khám phá chi tiết về đặc điểm, chức năng cũng như quy trình xử lý thông báo hàng đến trong bài viết dưới đây.

1. Arrival Notice là gì?

Arrival Notice (thường gọi tắt là A/N) được hiểu là giấy thông báo hàng đến. Đây là chứng từ vận tải được phát hành bởi hãng tàu, hãng bay hoặc công ty logistics nhằm thông báo thời gian hàng đến, cung cấp thông tin lô hàng, hỗ trợ kế hoạch khai thác. Cụ thể:

• Thông báo thời gian hàng đến: Cung cấp thông tin cụ thể về thời gian dự kiến hàng cập cảng hoặc sân bay.
• Cung cấp thông tin chi tiết lô hàng: Bao gồm số lượng, loại hàng hóa, thông tin vận đơn và các khoản phí liên quan.
• Hỗ trợ lập kế hoạch khai thác: Giúp người nhận chuẩn bị thủ tục nhập khẩu (khai báo hải quan, nhận hàng). A/N là căn cứ pháp lý và tài chính quan trọng để đảm bảo sự minh bạch giữa các bên.

AN trong xuất nhập khẩu là gì? Đây là chứng cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và thời gian đến.

2. Đặc điểm giấy báo hàng đến là gì? Ai là đơn vị phát hành?

Giấy báo hàng đến là chứng từ quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, do hãng vận tải hoặc đại lý phát hành để thông báo cho người nhận hàng (Consignee) về tình trạng hàng hóa. Loại giấy này sở hữu nhiều đặc điểm liên quan đến đơn vị phát hành, nội dung thông báo, vai trò pháp lý,...

2.1. Đặc điểm của Arrival Notice

Đặc điểm của A/N thể hiện rõ trong phạm vi áp dụng, đơn vị phát hành, nội dung thông báo và vai trò pháp lý. Việc nắm rõ đặc tính của A/N giúp doanh nghiệp tránh được những nhầm lẫn không đáng có trong quá trình làm thủ tục:

• Phạm vi áp dụng: Đây là chứng từ chỉ áp dụng cho hàng nhập khẩu. Loại giấy này hoàn toàn không xuất hiện trong các bộ hồ sơ hàng xuất khẩu.
• Đơn vị phát hành: A/N được cấp bởi các đơn vị vận tải trực tiếp như hãng tàu, hãng hàng không hoặc qua các công ty trung gian Forwarder/Logistics.
• Nội dung thông báo: Tổng hợp toàn bộ trạng thái đơn hàng, từ số lượng, tình trạng thực tế đến các khoản cước phí mà người nhận cần hoàn tất.
• Vai trò pháp lý: Đây là "chìa khóa" không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan và hợp thức hóa việc lấy hàng tại kho bãi.

2.2. Ai là đơn vị phát hành giấy báo hàng đến?

Đơn vị phát hành giấy báo hàng đến (Arrival Notice - A/N) là bên cung cấp dịch vụ vận tải tại đầu nhập. Cụ thể tùy thuộc vào hình thức vận chuyển và hợp đồng của bạn:

• Hãng tàu (Shipping Lines) / Hãng hàng không (Airlines): Phát hành khi bạn làm việc trực tiếp với hãng.
• Đại lý hãng tàu/hãng bay (Agent): Thay mặt hãng phát hành tại cảng/sân bay đích.
• Công ty giao nhận (Freight Forwarder) / Công ty Logistics: Phát hành khi bạn sử dụng dịch vụ của họ (thường là hàng lẻ LCL hoặc hàng đi qua trung gian).
• NVOCC (Đơn vị vận tải biển không sở hữu tàu): Đối với các lô hàng gom qua các đơn vị này.

3. Chức năng của AN trong xuất nhập khẩu là gì?

Chức năng chính của Arrival Notice bao gồm cung cấp thông tin không chỉ là một chứng từ mà còn là công cụ quan trọng đối với cả người nhận hàng và người phát hành. Cùng tìm hiểu chi tiết ở bên dưới:

3.1. Đối với người nhận hàng

Đối với người nhận hàng, giấy báo hàng đến không chỉ là một thông tin cập nhật mà còn là chứng từ khởi động toàn bộ quy trình nhận hàng tại đích. Chức năng cụ thể bao gồm:

• Lập kế hoạch nhận hàng: AN cung cấp thời gian dự kiến (ETA) giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp kho bãi, nhân sự dỡ hàng và phương tiện vận tải bộ để kéo hàng về ngay khi thông quan.
• Thực hiện thủ tục hải quan: Các thông tin chi tiết trên AN (số kiện, trọng lượng, số container...) là số liệu chính xác nhất để người nhận truyền tờ khai hải quan điện tử.
• Hoàn thiện nghĩa vụ tài chính: AN liệt kê đầy đủ các loại phí và phụ phí tại cảng đích (Local Charges). Người nhận căn cứ vào đây để chuẩn bị ngân sách và thanh toán cho hãng tàu/forwarder.
• Đổi lấy Lệnh giao hàng (D/O): Người nhận mang AN cùng các chứng từ khác (như Vận đơn gốc, Giấy giới thiệu) đến văn phòng hãng vận tải để đổi lấy D/O – chứng từ cho phép bạn thực tế lấy hàng ra khỏi kho bãi.
• Kiểm soát và đối chiếu: Giúp người nhận xác nhận lại số lượng hàng thực tế sẽ cập cảng so với hợp đồng và vận đơn, từ đó sớm phát hiện các tình trạng thiếu hụt hoặc sai lệch để khiếu nại.
• Tối ưu hóa chi phí: Nhận AN kịp thời (thường 2 - 4 ngày trước khi hàng đến) giúp người nhận làm thủ tục nhanh, tránh phát sinh phí lưu kho, lưu bãi do chậm trễ.

3.2. Đối với đơn vị phát hành

Đối với đơn vị phát hành (Hãng tàu, Forwarder hoặc Đại lý), Giấy báo hàng đến không chỉ là một nghĩa vụ phục vụ khách hàng mà còn là công cụ quan trọng để quản lý vận hành. Cụ thể:

• Lập kế hoạch khai thác hàng hóa: Sắp xếp lịch trình giải phóng hàng và điều phối phương tiện vận tải tại cảng.
• Đối chiếu thông tin hàng hóa: Đảm bảo dữ liệu giữa các bên (shipper - vận tải - consignee) khớp nhau hoàn toàn.
• Khai báo hải quan: Hỗ trợ cung cấp dữ liệu lên hệ thống thông quan để hàng hóa được lưu thông hợp pháp.
• Tính toán chi phí cần thanh toán: Hệ thống lại các khoản thu hộ hoặc cước phí dịch vụ để xuất hóa đơn chính xác cho khách hàng.

4. Nội dung chính có trong Arrival Notice

Arrival Notice là tài liệu cung cấp các thông tin quan trọng để hỗ trợ người nhận hàng thực hiện các thủ tục cần thiết. Dưới đây là hình minh họa mẫu thông báo hàng đến phổ biến hiện nay.

Mẫu Arrival Notice form cơ bản trong xuất nhập khẩu.

Vậy những thông tin chính trong Arrival Notice là gì? Một tờ Arrival Notice tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin trọng yếu sau đây:

• Shipper: Tên, địa chỉ liên lạc của người gửi hàng/người bán.
• Consignee: Tên, địa chỉ liên lạc của người nhận hàng/người mua.
• Notify Party: Thông tin chi tiết bên thông báo (có thể là đại lý hải quan/công ty giao nhận vận tải được chỉ định bởi người nhận hàng) bao gồm tên, địa chỉ, chi tiết liên lạc.
• B/L, SWB hoặc AWB Number: Số vận đơn gốc, số vận đơn đường biển hoặc số vận đơn đường hàng không thường được chỉ định bởi người vận chuyển.
• Vessel/Flight Information: Thông tin tàu/chuyến bay bao gồm tên tàu hoặc tên máy bay và chuyến bay hoặc số hiệu chuyến bay.
• Cargo Information: Thông tin hàng hóa bao gồm mô tả chung về loại và số lượng hàng được khai báo bởi người gửi hàng.
• Estimated Arrival Time (ETA): Ngày dự kiến hàng hóa sẽ đến cảng dỡ hoặc sân bay đích.
• Container hoặc ULD Number: Số container đối với vận chuyển bằng đường biển hoặc ULD Number đối với vận chuyển bằng đường hàng không.
• Actual Arrival Time (ATA): Thời gian thực tế tàu neo đậu tại cảng dỡ hàng hoặc máy bay đến sân bay đích.
• Port of Discharge/Destination Airport: Cảng dỡ hàng hoặc sân bay đích nơi hàng hóa được dỡ.
• Port of Loading/Origin Airport: Cảng hàng hóa xuất phát hoặc sân bay hàng hóa xuất phát.
• Place of Delivery: Địa điểm giao hàng, có thể là tại cảng đích, sân bay đích hoặc cơ sở của người nhận hàng.
• Freight Terms: Điều khoản Incoterms sử dụng được thỏa thuận trong hợp đồng giữa người gửi và người nhận.
• Freight Charges: Số tiền người nhận phải trả cho người vận chuyển.
• Địa điểm nhận hàng: Địa điểm nhận hàng sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, thường là cảng container hoặc cảng sân.
• Remark: Các ghi chú bổ sung từ hãng vận tải.

5. Quy trình xử lý sau khi nhận thông báo hàng đến

Sau khi nhận được AN, người nhận hàng cần nhanh chóng khai báo hải quan, lấy lệnh giao hàng và Hoàn tất thủ tục cảng để tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện:

Bước 1: Khai báo hải quan: Người nhận hàng chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ và tiến hành truyền tờ khai hải quan trên hệ thống.

>> Xem thêm: Hải quan là gì? Thủ tục, quy trình thông quan chi tiêts

Bước 2: Lấy lệnh giao hàng (D/O): Người nhận hàng mang theo vận đơn, giấy giới thiệu và căn cước công dân đến văn phòng hãng tàu hoặc Forwarder để đổi lấy lệnh giao hàng.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục cảng: Thanh toán các loại phí nâng hạ, lưu bãi (nếu có) để chính thức nhận hàng về kho.

Sau khi nhận giấy Arrival Notice, chủ hàng cần khai báo hải quan, lấy lệnh giao hàng và thanh toán thủ tục cảng.

6. Lưu ý gì khi xử lý Arrival Notice?

Khi xử lý giấy báo hàng đến, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin, đảm bảo giấy tờ hợp lệ và quản lý thời gian hiệu quả, sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh, phối hợp hiệu quả với các bên liên quan. Cụ thể:

• Kiểm tra thông tin trên Arrival Notice: Bạn phải đảm bảo tên tàu, số chuyến, thời gian ETA và đặc biệt là số container/số chì khớp hoàn toàn với vận đơn. Một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến việc thông quan bị đình trệ.
• Đảm bảo giấy tờ hợp lệ, đầy đủ: Bạn cần chuẩn bị sẵn vận đơn (MBL/HBL), giấy giới thiệu có đóng dấu công ty và căn cước công dân người đi lấy lệnh để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Việc xử lý chậm trễ sau khi có A/N sẽ kéo theo các chi phí "đau đầu" như phí lưu kho (Storage) và phí lưu container (Demurrage). Vậy nên bạn hãy xử lý ngay khi nhận được thông báo.
• Chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết các vấn đề phát sinh: Bạn hãy yêu cầu bảng kê phí chi tiết để tránh các khoản phí lạ và kiểm tra tình trạng hàng ngay tại cảng để lập biên bản nếu có hư hỏng.
• Phối hợp hiệu quả với các bên liên quan: Giữ liên lạc thông suốt với công ty giao nhận và đơn vị vận chuyển nội địa để quy trình nhận hàng được liền mạch.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ Arrival Notice là gì cũng như cách thức xử lý loại chứng từ này một cách chuyên nghiệp nhất. Việc quản lý tốt thông báo hàng đến không chỉ giúp quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics đáng kể. Khi hàng hóa đã về đến kho, để đảm bảo dòng chảy sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng diễn ra trơn tru, shop nên hợp tác với đơn vị vận chuyển có hệ thống bưu cục lớn, cam kết giao nhanh và mức phí cạnh tranh.

Nguồn tham khảo:

1. Freightos. What is an Arrival Notice. https://www.freightos.com/glossary/what-is-an-arrival-notice/ (Đã truy cập 10 02 2025).

2. Cello Square . Arrival Notice . 02 09 2021. https://www.cello-square.com/en/glossary/view-201.do (Đã truy cập 10 02 2025).