Đối với các shop kinh doanh hàng hóa quốc tế, thủ tục hải quan là điều kiện tiên quyết để hàng hoá được xuất nhập khẩu và lưu thông hợp pháp trên thị trường. Việc chuẩn bị tốt các thủ tục không chỉ giúp shop tránh được những rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian thông quan. Mời shop cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về các quy định và quy trình liên quan đến thủ tục này.

1. Thủ tục hải quan là gì?

Theo Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014, thủ tục hải quan (hay khai báo hải quan) là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. Hiểu một cách đơn giản, đây là một loạt các thủ tục bắt buộc tại cửa khẩu, cảng biển, cảng hàng không,... để đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận tải được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua lãnh thổ một quốc gia một cách hợp pháp.

Xem thêm: Kiểm hoá hải quan là gì? Vì sao cần phải kiểm hóa?

Làm thủ tục khai báo hải quan để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tài được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới.

2. Vai trò của thủ tục hải quan?

Thủ tục khai báo hải quan có vai trò rất quan trọng, không chỉ đảm bảo an ninh quốc gia mà còn góp phần ổn định kinh tế và thúc đẩy thương mại quốc tế. Đây là công cụ thiết yếu để nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và các doanh nghiệp trong nước.

Cụ thể, thủ tục này đóng các vai trò chính sau:

  • Bảo vệ an ninh quốc gia: Giúp ngăn chặn việc vận chuyển hàng hóa cấm, hàng lậu, vũ khí, chất gây nghiện và các mặt hàng nguy hiểm khác qua biên giới.
  • Đảm bảo sự ổn định của kinh tế: Là cơ sở để nhà nước tính và thu các loại thuế xuất nhập khẩu, góp phần tăng ngân sách và điều tiết thị trường.
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại: Chuẩn hóa quy trình giúp các hoạt động giao thương quốc tế diễn ra minh bạch, công bằng và nhanh chóng hơn.

3. 5 nguyên tắc thực hiện thủ tục hải quan cần biết

Theo Điều 16 Luật Hải quan 2014, 5 nguyên tắc cơ bản khi thực hiện khai báo hải quan tại Việt Nam bao gồm: Hàng hóa, phương tiện vận tải phải được làm thủ tục, kiểm tra và giám sát; áp dụng quản lý rủi ro để đảm bảo hiệu quả; thông quan sau khi hoàn thành thủ tục; công khai, minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện; đảm bảo nhân lực và thời gian hoạt động liên tục.

Để biết chi tiết những nguyên tắc cần tuân thủ khi làm thủ tục hải quan là gì bạn hãy tham khảo chia sẻ sau:

  • Thực hiện tại địa điểm quy định: Khai báo hải quan phải được thực hiện tại các địa điểm do pháp luật quy định, bao gồm trụ sở Chi cục Hải quan cửa khẩu, Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu hoặc các địa điểm kiểm tra tập trung.
  • Công khai và minh bạch: Các quy định về khai báo hải quan, thuế và phí phải được thông báo rộng rãi, rõ ràng để người khai hải quan dễ dàng tiếp cận và thực hiện.
  • Áp dụng quản lý rủi ro: Cơ quan hải quan sử dụng hệ thống đánh giá rủi ro để quyết định mức độ kiểm tra (luồng xanh, vàng, đỏ). Việc này giúp rút ngắn thời gian thông quan cho các doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật.
  • Hàng hóa phải được kiểm tra, giám sát: Mọi hàng hóa và phương tiện vận tải khi xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh đều phải chịu sự kiểm tra và giám sát của cơ quan hải quan cho đến khi hoàn thành thủ tục thông quan.
  • Khai báo chính xác và trung thực: Người khai hải quan có trách nhiệm tự kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin về hàng hóa và tự tính thuế (nếu có) theo quy định của Luật Hải quan 2014.

Người khai hải quan cần đảm bảo khai đầy đủ, chính xác các thông tin về hàng hóa và tự tính thuế theo quy định.

4. Hướng dẫn quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết

Quy trình thủ tục khai báo hải quan thường bao gồm các bước cơ bản từ chuẩn bị hồ sơ, khai báo, nộp thuế đến khi hàng hóa được thông quan. Việc nắm rõ các bước này sẽ giúp chủ shop chủ động hơn trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

4.1 Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Để biết thủ tục hải quan gồm những gì, chủ shop cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Các giấy tờ cơ bản thường bao gồm:

  • Tờ khai hải quan: Có thể khai bằng hình thức điện tử hoặc giấy.
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện giá trị lô hàng.
  • Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và đơn vị vận tải.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Nếu có, để hưởng ưu đãi thuế quan.
  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Hợp đồng mua bán giữa hai bên.
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Liệt kê chi tiết hàng hóa trong lô hàng.
  • Giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu: Đối với các mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành.
  • Các chứng từ khác: Tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu của cơ quan quản lý.

4.2 Khai báo hải quan

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, chủ shop tiến hành khai báo hải quan qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Các thông tin cần khai báo bao gồm chi tiết về người xuất/nhập khẩu, thông tin hàng hóa, giá trị, số lượng và các chứng từ liên quan. Dựa trên các thông tin này, hệ thống sẽ tự động xử lý và trả về kết quả.

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa dựa theo các yếu tố như loại hàng, nguồn gốc, giá trị, địa điểm để quyết định mức độ kiểm tra. Có 3 luồng chính:

  • Luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế, được thông quan ngay.
  • Luồng vàng: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
  • Luồng đỏ: Hàng hóa bị kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và đồng thời kiểm tra thực tế, đây là mức độ kiểm tra cao nhất.

Cơ quan hải quan dựa vào loại hàng, nguồn gốc, giá trị, địa điểm,... phân hàng hóa vào luồng xanh, vàng, đỏ phù hợp.

4.3 Nộp thuế và phí hải quan

Chủ shop cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu và các loại lệ phí liên quan theo quy định để lô hàng được thông quan. Các loại thuế và phí phổ biến bao gồm:

  • Thuế nhập khẩu/xuất khẩu.
  • Thuế giá trị gia tăng (VAT).
  • Thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với hàng hóa đặc thù).
  • Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
  • Lệ phí hải quan.

4.4 Kiểm tra và thông quan hàng hóa

Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ, người khai hải quan cần nộp bản giấy của bộ hồ sơ để hải quan kiểm tra. Việc này nhằm xác minh tính chính xác và hợp lệ của các thông tin đã khai báo.

  • Tờ khai luồng vàng: Nộp các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn và các giấy phép liên quan (nếu có).
  • Tờ khai luồng đỏ: Ngoài việc nộp hồ sơ như luồng vàng, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với thông tin trên chứng từ.

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra hồ sơ (đối với luồng vàng) hoặc kiểm tra thực tế (đối với luồng đỏ) và chủ shop đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, cơ quan hải quan sẽ cấp phép thông quan. Lúc này, hàng hóa đã đủ điều kiện để được vận chuyển ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

4.5 Lưu trữ hồ sơ

Theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện thủ tục hải quan phải có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hải quan. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Việc này nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan khi cần thiết.

Lưu trữ hồ sơ hải quan tối thiểu 5 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan (nếu có).

5. Các lưu ý khi làm thủ tục hải quan

Để tránh các rủi ro không đáng có, chủ shop nên lưu ý thời gian hoàn thành thủ tục khai báo hải quan, các lỗi thường gặp khi làm thủ tục, khai báo thông tin chính xác. Dưới đây là chia sẻ chi tiết các lưu ý khi làm khai báo hải quan bạn cần chú ý.

5.1 Thời gian hoàn thành thủ tục khai báo hải quan

  • Hàng hóa luồng xanh: Thời gian thông quan rất nhanh, thường chỉ mất từ 1 - 3 giây sau khi truyền tờ khai thành công. Đây là luồng xử lý nhanh nhất do được miễn kiểm tra.
  • Hàng hóa luồng vàng: Thời gian hoàn thành thường mất từ vài giờ đến 1 ngày làm việc. Quá trình này phụ thuộc vào tốc độ kiểm tra hồ sơ giấy của cơ quan hải quan.
  • Hàng hóa luồng đỏ: Đây là luồng mất nhiều thời gian nhất, có thể kéo dài từ 1 - 2 ngày hoặc lâu hơn. Thời gian phụ thuộc vào độ phức tạp của lô hàng và quá trình kiểm tra thực tế.
  • Thủ tục khai báo hải quan ưu tiên: Các doanh nghiệp được công nhận ưu tiên sẽ được hưởng chế độ thông quan nhanh chóng hơn. Thời gian xử lý thường được rút ngắn đáng kể so với quy trình thông thường.
  • Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng đặc thù, thời gian thông quan sẽ phụ thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan chuyên ngành. Quá trình này có thể mất thêm vài ngày đến vài tuần.

5.2 Các lỗi thường gặp khi thực hiện thủ tục hải quan

Trong quá trình khai báo hải quan, các sai sót nhỏ có thể dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí hoặc thậm chí là các rủi ro pháp lý. Một số lỗi phổ biến mà các shop thường gặp phải cần được chú ý để phòng tránh. Việc nhận diện và khắc phục kịp thời các lỗi này là yếu tố quan trọng để đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

5.2.1 Khai báo sai hoặc thiếu thông tin

Đây là lỗi phổ biến nhất, thường liên quan đến sai mã HS, trị giá hàng hóa, số lượng hoặc mô tả hàng hóa không chính xác. Việc khai báo sai có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất, bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí là bị điều tra. Chủ shop cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi truyền tờ khai chính thức.

5.2.2 Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ

Thiếu các giấy tờ quan trọng như giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ (C/O), hoặc các chứng từ không hợp lệ (hết hạn, thông tin không khớp) sẽ khiến hồ sơ bị trả lại. Điều này không chỉ gây chậm trễ mà còn phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước đầu tiên để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

5.2.3 Không tuân thủ các quy định về hàng hóa đặc thù

Mỗi loại hàng hóa có thể có những quy định quản lý riêng, chẳng hạn như yêu cầu về kiểm tra chuyên ngành, nhãn mác, hay các tiêu chuẩn kỹ thuật. Việc không nắm rõ và tuân thủ các quy định này có thể khiến lô hàng bị từ chối thông quan. Vì vậy, shop cần tìm hiểu kỹ các quy định áp dụng cho sản phẩm của mình trước khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Tóm lại, việc nắm vững các quy định và quy trình thủ tục hải quan là yếu tố then chốt giúp hoạt động kinh doanh quốc tế của shop diễn ra thuận lợi. Bên cạnh việc quan tâm đến vận chuyển quốc tế, shop cũng nên tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa nội địa để tiết kiệm chi phí và thời gian. Để làm được điều này, chủ shop nên liên kết với một đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo giao hàng nhanh, giảm tỷ lệ hoàn hàng và hạn chế các chi phí phát sinh không đáng có.

Giao Hàng Nhanh (GHN) - Giao hàng thần tốc, tối ưu hóa lợi nhuận từng đơn hàng!

Hợp tác cùng Giao Hàng Nhanh (GHN), chủ shop sẽ được trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp với tốc độ siêu nhanh chỉ trong 24 giờ giao xong đơn nội thành và 1 - 2 ngày cho các đơn liên tỉnh. Hơn nữa, bảng giá GHN được thiết kế rất hợp lý chỉ từ 15.500 đồng/đơn, đi kèm hàng loạt ưu đãi miễn phí như lấy hàng tận nơi, giao lại 3 lần và miễn phí khai báo giá trị cho đơn dưới 1 triệu đồng.

Ngoài ra, đồng hành cùng GHN, bạn còn nhận được nhiều quyền lợi vượt trội:

  • Hỗ trợ lưu kho hàng hóa: Công ty GHN sở hữu hệ thống kho bãi rộng rãi, thoáng mát được trang bị công nghệ hiện đại, giúp xử lý hàng hóa nhanh chóng, chính xác và đảm bảo lưu kho an toàn, nguyên vẹn.
  • Nhiều tính năng hỗ trợ bán hàng hữu ích: GHN VN tích hợp nhiều tính năng hiện đại như Giao 1 phần - Trả 1 phần, Giao thất bại - Thu tiền,... giúp shop linh hoạt xử lý các tình huống và giảm thiểu tối đa tỷ lệ hoàn hàng/boom hàng.
  • Dễ dàng đối soát và theo dõi đơn GHN: Với hệ thống app và website hiện đại, shop có thể thực hiện đối soát trong tuần và theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực một cách dễ dàng.
  • Nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm: Đội ngũ nhân sự và shipper của GHN được đào tạo bài bản, luôn sẵn sàng hỗ trợ shop giải quyết mọi vấn đề phát sinh với thái độ nhiệt tình nhất.

Shop cứ việc lên đơn thả ga, chiến binh Giao Hàng Nhanh sẽ đến lấy hàng tận nơi, giao đơn tận nhà.

>> Đăng ký tài khoản GHN ngay hôm nay để nâng tầm dịch vụ giao hàng cho shop của bạn và bùng nổ doanh số!

Nguồn tham khảo:

Quốc hội. Luật số 54/2014/QH13 của Quốc hội: LUẬT HẢI QUAN. 23 06 2014.  https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=175358 (Đã truy cập 26 02 2026)

Bài viết liên quan:

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục hải quan điện tử là gì?
Thủ tục khai báo hải quan điện tử là hình thức khai báo và thực hiện các thủ tục thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan. Thay vì nộp hồ sơ giấy trực tiếp, người khai hải quan sẽ truyền dữ liệu tờ khai qua mạng internet. Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch, hiệu quả trong quá trình thông quan.
Tôi có thể tự khai báo hải quan hay phải thuê dịch vụ?
Chủ shop hoàn toàn có thể tự khai báo hải quan nếu có đủ nhân sự am hiểu nghiệp vụ, chữ ký số và tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS. Tuy nhiên, việc thuê một đơn vị dịch vụ hải quan chuyên nghiệp thường được khuyến khích để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót không đáng có. Điều này đặc biệt hữu ích với các lô hàng phức tạp hoặc người mới bắt đầu, giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng và giảm thiểu chi phí lưu kho.
Phân luồng đỏ hải quan có nghĩa là doanh nghiệp vi phạm?
Việc bị phân vào luồng đỏ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã vi phạm pháp luật. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất (kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế) được áp dụng dựa trên hệ thống quản lý rủi ro. Việc phân luồng này có thể do lô hàng có dấu hiệu rủi ro cao, thuộc danh mục hàng hóa nhạy cảm hoặc đơn giản là được chọn kiểm tra xác suất ngẫu nhiên.
Địa điểm làm thủ tục hải quan ở đâu?
Theo quy định của Luật Hải quan, địa điểm làm thủ tục khai báo hải quan là trụ sở của Cục Hải quan hoặc trụ sở của Chi cục Hải quan. Người khai hải quan có thể lựa chọn Chi cục Hải quan thuận tiện nhất để thực hiện các thủ tục cần thiết. Ngoài ra, đối với một số trường hợp đặc biệt, việc kiểm tra thực tế hàng hóa có thể được tiến hành tại các địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định.