Ủy thác nhập khẩu là gì? Lợi ích và quy trình chi tiết

Hiểu rõ ủy thác nhập khẩu là gì là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể tìm được giải pháp giúp việc xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi hơn. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về hình thức này trong bài viết sau đây nhé.

1. Ủy thác nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu là hoạt động thương mại, trong đó bên giao ủy thác thuê bên nhận ủy thác (thường là các công ty logistics chuyên nghiệp) tiến hành việc nhập khẩu hàng hóa dưới tên của bên nhận ủy thác. Bên nhận ủy thác sẽ đại diện cho bên giao thực hiện các công đoạn từ ký kết hợp đồng ngoại thương, làm thủ tục hải quan cho đến khi hàng hóa được thông quan hợp pháp.

Ví dụ về nhập khẩu ủy thác: Một cá nhân muốn nhập khẩu 100 chiếc máy ảnh từ Nhật Bản nhưng không có tư cách pháp nhân doanh nghiệp để làm thủ tục hải quan. Lúc này, cá nhân đó sẽ ký hợp đồng ủy thác để một công ty logistics đứng tên nhập khẩu và làm mọi thủ tục thông quan cho lô hàng này.

Xem thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Ưu và nhược điểm

Nhập khẩu uỷ thác là gì? Đây là dịch vụ theo thỏa thuận giữa hai bên, bên ủy thác và bên nhận ủy thác về hoạt động nhập khẩu hàng hóa.

2. Ai nên sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu?

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu là giải pháp tối ưu cho nhiều đối tượng khác nhau, từ cá nhân, doanh nghiệp mới thành lập cho đến các công ty muốn giảm thiểu rủi ro. Các đối tượng chính nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này bao gồm:

• Cá nhân, hộ kinh doanh: Các cá nhân hoặc hộ kinh doanh thường không có tư cách pháp nhân để ký hợp đồng với đối tác nước ngoài và thực hiện thủ tục nhập khẩu. Do đó, việc sử dụng dịch vụ ủy thác sẽ giúp họ hợp thức hóa việc nhập hàng một cách hợp pháp và nhanh chóng. Đây là cách đơn giản nhất để cá nhân có thể nhập hàng hóa kinh doanh mà không cần thành lập công ty.
• Cửa hàng, doanh nghiệp mới thành lập: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc mới thành lập thường chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách và thiếu kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan. Sử dụng dịch vụ ủy thác giúp họ tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, đồng thời đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra suôn sẻ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tránh được những sai sót không đáng có và tối ưu hóa chi phí vận hành.
• Doanh nghiệp chưa có giấy phép chuyên ngành: Một số mặt hàng đặc thù yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu chuyên ngành, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đáp ứng đủ điều kiện. Trong trường hợp này, ủy thác cho một đơn vị có đủ giấy phép và năng lực là giải pháp hiệu quả nhất. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nhập khẩu được các mặt hàng cần thiết mà không vi phạm quy định pháp luật.
• Doanh nghiệp muốn giảm thiểu rủi ro: Quá trình nhập khẩu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thủ tục, chứng từ và các quy định pháp luật thay đổi liên tục. Các công ty dịch vụ ủy thác chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý các vấn đề này, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót và tổn thất.
• Doanh nghiệp cần xác minh đối tác: Khi làm việc với nhà cung cấp nước ngoài lần đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đàm phán và xác minh uy tín. Đơn vị nhận ủy thác có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm tra thông tin, đàm phán các điều khoản hợp đồng ngoại thương.

3. Lợi ích của nhập khẩu ủy thác là gì?

Sử dụng dịch vụ nhập khẩu uỷ thác mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho chủ hàng, giúp quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Dưới đây là 3 lợi ích chính mà doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Giải pháp cho doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm: Đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, việc tự mình thực hiện thủ tục hải quan sẽ rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu sẽ thay mặt doanh nghiệp xử lý mọi công việc phức tạp, từ chuẩn bị chứng từ đến thông quan. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh.
• Hợp thức hóa cho cá nhân nhập khẩu hàng hóa: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, cá nhân không có tư cách pháp nhân để đứng tên nhập khẩu hàng hóa nhằm mục đích kinh doanh. Lúc này, công ty nhận ủy thác sẽ đứng tên pháp nhân để nhập hàng, giúp cá nhân kinh doanh một cách hợp pháp và minh bạch.
• Tính chuyên nghiệp cao: Các công ty dịch vụ ủy thác có đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc về luật pháp và quy trình hải quan. Họ có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh và đảm bảo lô hàng được thông quan đúng tiến độ. Nhờ đó quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt hành chính.

4. Quy định về ủy thác nhập khẩu cần biết

Hoạt động ủy thác nhập khẩu được điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Các quy định ủy thác nhập khẩu được nêu rõ trong:

• Luật thương mại 2005 (Mục 3 – Điều 155 đến 165);
• Luật Quản lý ngoại thương 2017 – Điều 50 (Quản lý hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa);
• Thông tư 39/2018/TT-BTC (thay thế TT 38/2015/TT-BTC) về thủ tục hải quan, trong đó có quy định thủ tục với hàng nhập khẩu ủy thác;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC về phương pháp hạch toán ủy thác xuất khẩu nhập khẩu.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn xuất trả hàng ủy thác
• Công văn 1332/TCT-NV2 của Tổng cục Thuế về việc thuế giá trị gia tăng đối với hàng hoá uỷ thác XNK
• Điều 155 Luật Thương mại năm 2005 và khoản 2 Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương năm 2017.

Dưới đây là những nội dung chính rút ra từ các quy định pháp luật hiện hành:

• Hoạt động ủy thác nhập khẩu chỉ được thực hiện đối với những hàng hóa không thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu. Đây là quy định cơ bản nhằm đảm bảo chỉ hàng hóa hợp pháp mới được phép lưu thông qua dịch vụ này.
• Đối với hàng hóa nhập khẩu có điều kiện hoặc cần giấy phép chuyên ngành, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có đủ giấy phép trước khi ký hợp đồng. Điều này đảm bảo các bên tuân thủ quy định quản lý chuyên ngành của nhà nước.
• Khi làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu ủy thác, người khai hải quan bắt buộc phải nộp bản sao hợp đồng ủy thác. Đây là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan xác định mối quan hệ giữa các bên và trách nhiệm liên quan.
• Ngoài hợp đồng, cần chuẩn bị thêm các chứng từ khác như giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu. Bên nhận ủy thác sẽ sử dụng các giấy tờ hợp pháp này từ bên giao ủy thác để hoàn tất thủ tục.

5. Quy trình ủy thác nhập khẩu chi tiết

Quy trình ủy thác nhập khẩu thường bao gồm các bước như kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa, thẩm định năng lực đơn vị nhận ủy thác, hoàn thiện giấy phép nhập khẩu, ký kết hợp đồng ủy thác và thực hiện thủ tục. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp quá trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

Dưới đây là các bước chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện:

• Bước 1 - Kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa: Bên ủy thác cần xác định mặt hàng mình muốn nhập có thuộc danh mục hàng cấm hoặc hàng cần giấy phép đặc biệt hay không. Việc này giúp đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện pháp lý để nhập khẩu vào Việt Nam. Chủ hàng nên cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa để đơn vị dịch vụ tư vấn chính xác.
• Bước 2 - Thẩm định năng lực đơn vị nhận ủy thác: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ năng lực, kinh nghiệm xử lý mặt hàng tương tự và các phản hồi từ khách hàng cũ. Một đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tư vấn và xử lý các thủ tục một cách tối ưu nhất.
• Bước 3 - Hoàn thiện giấy phép nhập khẩu: Nếu mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, bên ủy thác cần chuẩn bị và cung cấp đầy đủ cho đơn vị dịch vụ. Bên nhận ủy thác sẽ hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ và sử dụng các giấy phép này để tiến hành thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị sớm và đầy đủ giấy phép sẽ tránh tình trạng hàng bị ách tắc tại cảng.

• Bước 4 - Ký kết hợp đồng ủy thác và thực hiện thủ tục: Hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu, trong đó quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi và chi phí của mỗi bên. Sau khi hợp đồng được ký, đơn vị nhận ủy thác sẽ đứng ra thực hiện mọi thủ tục cần thiết như thanh toán, vận chuyển và thông quan hàng hóa.

Lưu ý: Trên các chứng từ hải quan và vận tải, đơn vị nhận ủy thác sẽ đứng tên thay cho chủ hàng thực tế.

6. Một số rủi ro khi ủy thác nhập khẩu

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, hoạt động ủy thác nhập khẩu cũng tiềm ẩn một số rủi ro cho cả bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Việc nhận diện và có biện pháp phòng ngừa các rủi ro này là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi. Để biết rủi ro khi ủy thác nhập khẩu là gì, bạn hãy tham khảo chia sẻ dưới đây:

6.1 Rủi ro đối với bên nhận ủy thác

Bên nhận ủy thác nhập khẩu có thể gặp một số rủi ro sau khi thực hiện:

• Chịu trách nhiệm pháp lý nếu hàng hóa do bên ủy thác cung cấp là hàng cấm, hàng giả hoặc vi phạm sở hữu trí tuệ.
• Rủi ro về việc bên ủy thác chậm trễ thanh toán phí dịch vụ hoặc các loại thuế, phí liên quan đến lô hàng.
• Gặp khó khăn trong việc thông quan nếu bên ủy thác cung cấp thông tin về hàng hóa sai lệch hoặc thiếu chứng từ cần thiết.
• Phát sinh các chi phí không lường trước được như phí lưu kho, lưu bãi do thủ tục kéo dài vì lỗi từ phía bên ủy thác.

6.2 Rủi ro đối với bên ủy thác

Khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro sau:

• Rủi ro bị rò rỉ thông tin kinh doanh, thông tin nhà cung cấp cho các đối thủ cạnh tranh.
• Gặp phải đơn vị dịch vụ thiếu năng lực, làm phát sinh chi phí hoặc kéo dài thời gian thông quan.
• Bên nhận ủy thác có thể chiếm dụng vốn hoặc chậm trễ trong việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài.
• Bên nhận ủy thác không xuất đủ hóa đơn VAT hoặc xuất sai thông tin, gây khó khăn cho việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp.

7. Lưu ý khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Để đảm bảo hoạt động ủy thác nhập khẩu diễn ra an toàn và hiệu quả, các chủ shop và doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra danh mục hàng hóa, thiết lập hợp đồng chặt chẽ, nắm vững quy định pháp luật hiện hành,... Cùng tìm hiểu chi tiết các lưu ý khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu ngay dưới đây:

• Kiểm soát danh mục hàng hóa: Doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa dự định nhập khẩu không nằm trong danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu theo quy định. Việc kiểm tra kỹ lưỡng này giúp tránh rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính không đáng có. Hãy chủ động trao đổi với đơn vị dịch vụ để được tư vấn chính xác nhất về tính pháp lý của sản phẩm.
• Thiết lập hợp đồng ủy thác chặt chẽ: Hợp đồng cần quy định chi tiết các điều khoản về trách nhiệm, chi phí, thời gian thực hiện, và các biện pháp xử lý khi có tranh chấp phát sinh. Một hợp đồng rõ ràng, minh bạch sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ.

• Nắm vững quy định pháp luật hiện hành: Các chính sách và quy định về ủy thác nhập khẩu có thể thay đổi, vì vậy doanh nghiệp cần cập nhật thông tin thường xuyên. Việc am hiểu luật pháp giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị chứng từ và làm việc với đơn vị dịch vụ. Điều này cũng giúp bạn đánh giá được năng lực tư vấn của đối tác ủy thác.
• Lựa chọn đơn vị ủy thác uy tín và chuyên nghiệp: Đây là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc nhập khẩu ủy thác. Hãy tìm hiểu kỹ về đối tác, ưu tiên các công ty có kinh nghiệm lâu năm, có giấy phép kinh doanh rõ ràng và nhận được đánh giá tốt từ khách hàng. Một đơn vị uy tín sẽ đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra an toàn và đúng tiến độ.
• Lưu ý về thuế VAT trong ủy thác nhập khẩu: Thuế VAT là một vấn đề quan trọng cần được làm rõ trong hợp đồng ủy thác. Bên nhận ủy thác sẽ nộp thuế VAT ở khâu nhập khẩu, sau đó xuất hóa đơn VAT cho bên ủy thác để khấu trừ. Doanh nghiệp cần đảm bảo bên dịch vụ xuất hóa đơn đúng và đủ để tránh các vấn đề về thuế sau này.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ ủy thác nhập khẩu là gì và những giá trị mà giải pháp này mang lại. Khi đã nhập hàng thành công về kho, việc lựa chọn đối tác vận chuyển nội địa uy tín là bước cuối cùng để đưa hàng đến tay khách nhanh chóng và an toàn. Bạn nên ưu tiên các đơn vị có tốc độ vận chuyển siêu tốc, cước phí hợp lý và hệ thống theo dõi đơn hàng minh bạch để luôn làm chủ tiến trình kinh doanh của mình.

Bài viết liên quan:

• Tìm hiểu Coloader là gì?
• Ưu điểm và hạn chế của hình thức FTL Logistics
• Phí Storage là gì? Những lưu ý khi nộp phí Storage Charge