Hải quan là gì? Thủ tục, quy trình thông quan chi tiết

1. Hải quan là gì?

Đây là một cơ quan nhà nước có nhiệm vụ thực thi pháp luật về hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát hàng hóa, phương tiện vận tải và hành khách di chuyển qua lại biên giới quốc gia (bao gồm cả đường bộ, đường biển và đường hàng không). Cơ quan này cũng chịu trách nhiệm phòng chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới và tổ chức thu thuế, các khoản thu khác đối với hàng hóa.

2. Thông tin cần biết về Cục hải quan

Để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức và hoạt động của ngành hải quan, các chủ shop cần nắm những thông tin cơ bản về Cục hải quan dưới đây:

2.1. Cục hải quan là gì?

Cục hải quan là tổ chức trực thuộc Tổng cục Hải quan, có chức năng trực tiếp quản lý về hải quan trên địa bàn hoạt động của mình theo quy định của pháp luật. Vị trí và chức năng của Cục hải quan như sau:

• Vị trí: Cục hải quan là đơn vị thuộc cơ cấu của Tổng cục Hải quan, trực thuộc Bộ Tài chính. Về cơ bản, Cục hải quan các tỉnh, thành phố sẽ quản lý các Chi cục hải quan tại cửa khẩu, cảng biển, sân bay,... trong địa bàn được phân công.
• Chức năng: Chức năng chính của Cục hải quan là tổ chức triển khai thực hiện pháp luật của nhà nước về hải quan trên địa bàn. Điều này bao gồm việc giám sát, quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất nhập cảnh và phòng chống các hành vi vi phạm pháp luật hải quan.

Cục hải quan thuộc Tổng cục Hải quan, thực hiện quản lý các vấn đề về xuất nhập khẩu.

>> Xem thêm: Local Charge là gì? Hướng dẫn chi tiết cách tính phí Local Charge

2.2. Nhiệm vụ của Cục hải quan

Cục hải quan đảm nhận các nhiệm vụ sau:

• Tổ chức, chỉ đạo và triển khai thực hiện các quy định của nhà nước về hải quan trên địa bàn hoạt động.
• Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ để phòng chống buôn lậu và vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới.
• Tiến hành thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát đối với hàng hóa và phương tiện vận tải.
• Thu thuế và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
• Tiến hành kiểm tra sau thông quan giúp đảm bảo tính chính xác.
• Thực hiện chính sách ưu tiên với doanh nghiệp theo quy định.
• Áp dụng biện pháp cưỡng chế khi thi hành quyết định hành chính thuộc thẩm quyền.

2.3. Quyền hạn của Cục hải quan

Cục hải quan có các quyền hạn như sau:

• Yêu cầu người khai hải quan cung cấp thông tin, chứng từ liên quan để xác định tính hợp pháp của hàng hóa.
• Yêu cầu các phương tiện vận tải dừng lại tại địa điểm quy định để kiểm tra.
• Truy đuổi và tạm giữ phương tiện vận tải có dấu hiệu vận chuyển hàng hóa buôn lậu, trái phép.
• Yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin để phục vụ công tác kiểm tra, điều tra.

2.4. Địa bàn hoạt động của Cục hải quan ở đâu?

Địa bàn hoạt động của Cục hải quan rất rộng, bao gồm các khu vực diễn ra hoạt động xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh. Cụ thể:

• Cửa khẩu đường bộ: Hải quan hoạt động tại các cửa khẩu biên giới trên đất liền, nơi hàng hóa và phương tiện được vận chuyển qua lại giữa Việt Nam và các nước láng giềng. Đây là nơi kiểm soát chặt chẽ các hoạt động thương mại biên giới.
• Ga đường sắt liên vận quốc tế: Tại các nhà ga có tuyến đường sắt kết nối với quốc tế, hải quan sẽ thực hiện kiểm tra, giám sát hàng hóa vận chuyển bằng tàu hỏa. Việc này đảm bảo hàng hóa tuân thủ đúng quy định trước khi xuất hoặc nhập cảnh.
• Khu chế xuất: Đây là khu công nghiệp đặc biệt dành cho sản xuất hàng xuất khẩu, được hưởng nhiều ưu đãi về thuế. Hải quan giám sát chặt chẽ hàng hóa ra vào khu chế xuất để đảm bảo đúng mục đích sản xuất.
• Kho ngoại quan: Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi dùng để tạm lưu giữ, bảo quản hàng hóa đã làm thủ tục hải quan để chờ xuất khẩu. Hải quan quản lý và giám sát hàng hóa trong suốt thời gian lưu tại kho.
• Kho bảo thuế: Đây là kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng xuất khẩu. Hải quan kiểm tra, giám sát quá trình nhập, xuất và sử dụng nguyên vật liệu này.
• Bưu điện quốc tế: Hải quan có mặt tại các trung tâm khai thác bưu chính quốc tế để kiểm tra bưu phẩm, bưu kiện gửi từ nước ngoài về hoặc từ Việt Nam đi. Điều này nhằm ngăn chặn hàng cấm, hàng lậu qua đường bưu điện.
• Khu vực ưu đãi hải quan: Đây là những khu vực kinh tế đặc biệt được áp dụng các chính sách ưu đãi về thuế và thủ tục hải quan. Hải quan thực hiện giám sát để đảm bảo các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định ưu đãi.

3. Thế nào là thủ tục hải quan?

Ngoài tìm hiểu hải quan là gì, bạn cũng cần nắm rõ thủ tục hải quan. Đây là tập hợp các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. Việc này nhằm mục đích đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện để được xuất nhập khẩu. Hiểu rõ về thủ tục hải quan mang lại nhiều lợi ích cho các chủ shop:

• Đẩy nhanh quá trình thông quan: Khi chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ, hàng hóa của bạn sẽ được thông quan nhanh chóng, tránh tình trạng bị ách tắc tại cửa khẩu.
• Tiết kiệm chi phí: Việc tuân thủ đúng quy trình giúp tránh các khoản phạt không đáng có do khai sai, khai thiếu thông tin hoặc các chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh.
• Nâng cao uy tín: Hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh chóng cho thấy sự uy tín của bạn trong mắt đối tác và khách hàng quốc tế.

Thực hiện đúng thủ tục hải quan sẽ giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi. 

>> Xem thêm: AWB là gì? Chức năng của vận đơn đường hàng không AWB

4. Hướng dẫn hoàn thiện thủ tục hải quan chính xác

Để hoàn tất thủ tục hải quan suôn sẻ, các chủ shop cần thực hiện theo một quy trình chuẩn. Dưới đây là các bước chi tiết bạn có thể tham khảo.

4.1. Chuẩn bị hồ sơ

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định đến 80% sự thành công của việc thông quan. Hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan (dạng điện tử hoặc giấy).
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) nếu có.
• Các giấy phép, chứng từ khác tùy thuộc vào mặt hàng cụ thể (giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu,...).

4.2. Khai báo hải quan

Khai báo hải quan là gì? Đây là quy trình cung cấp thông tin về hàng hóa cho cục hải quan để được xuất nhập khẩu. Sau khi chuẩn bị hồ sơ, bạn cần thực hiện khai báo thông tin lên hệ thống hải quan. Quy trình này bao gồm:

• Khai thông tin: Điền các chi tiết về người xuất/nhập khẩu, hàng hóa, phương tiện vận tải,... lên tờ khai.
• Gửi tờ khai: Nộp tờ khai qua hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
• Nhận kết quả phân luồng: Hệ thống sẽ tự động phân luồng hàng hóa (Luồng xanh, Luồng vàng, Luồng đỏ) để quyết định hình thức kiểm tra.

4.3. Nộp thuế và phí hải quan

Người khai hải quan có nghĩa vụ nộp đầy đủ các loại thuế, phí theo quy định bao gồm:

• Thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Phí hải quan và các lệ phí liên quan khác.

Bạn cần đảm bảo nộp đầy đủ phí và thuế cho hải quan để hàng hóa được xử lý nhanh chóng. 

4.4. Kiểm tra và thông quan hàng hóa

Căn cứ vào kết quả phân luồng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hàng được thông quan ngay.
• Luồng vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hồ sơ hợp lệ, hàng sẽ được thông quan.
• Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất.

4.5. Lưu trữ hồ sơ

Sau khi hàng hóa được thông quan, chủ shop cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ hải quan liên quan. Việc này có mục đích:

• Phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan.
• Làm bằng chứng giải trình khi có tranh chấp hoặc khiếu nại.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ hải quan là 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.

>> Xem thêm: FCL là gì? Ưu và nhược điểm của hàng FCL shipment

5. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục hải quan, bạn cần chú ý một vài điều sau: 

• Khai báo trung thực, chính xác: Luôn khai báo đúng tên hàng, mã HS, số lượng, giá trị hàng hóa. Việc khai báo gian dối có thể dẫn đến bị phạt nặng và truy thu thuế.
• Nắm rõ chính sách mặt hàng: Tìm hiểu kỹ xem mặt hàng của mình có thuộc danh mục hàng cấm, hàng cần giấy phép hay không để chuẩn bị trước.
• Chuẩn bị chứng từ cẩn thận: Đảm bảo tất cả chứng từ đều hợp lệ, thông tin nhất quán với nhau để tránh bị hải quan yêu cầu giải trình, bổ sung.
• Sử dụng dịch vụ đại lý hải quan: Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể thuê một đơn vị dịch vụ hải quan chuyên nghiệp để thay mặt bạn thực hiện các thủ tục.

Trên đây là thông tin giải đáp cho thắc mắc hải quan là gì, khai hải quan là gì cũng như quy trình thông quan chi tiết. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy lưu lại để thực hiện thủ tục hải quan chính xác hơn nhé. 

Ngoài quan tâm đến vận chuyển hàng đi quốc tế, shop cũng đừng quên tối ưu quy trình giao nhận nội địa để tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển. Theo đó với các đơn hàng nội địa (liên tỉnh, liên miền, nội thành,...), chủ shop có thể chọn liên kết với đơn vị vận chuyển uy tín để giao hàng nhanh với quy trình đơn giản, hạn chế phát sinh các chi phí không đáng có.