Packing list là gì? Nội dung, cách điền phiếu & lưu ý
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
- – Cập nhật lần cuối:
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ hàng hóa cần thiết là một bước không thể thiếu nếu shop muốn kinh doanh quốc tế thành công. Trong đó, packing list đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp đảm bảo vận chuyển kiện hàng diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót. Vậy packing list là gì và làm thế nào điền chính xác? Bài viết này sẽ cung cấp các thông tin chi tiết nhất. Khám phá ngay shop nhé!
1. Packing list là gì?
Packing list (hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa) là một chứng từ thương mại thể hiện chi tiết tất cả các mặt hàng có trong một lô hàng. Đồng thời, phiếu này còn mô tả rõ ràng nội dung của từng kiện hàng, bao gồm số lượng, trọng lượng, và kích thước. Thông thường, packing list sẽ đi kèm với các chứng từ khác như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) để các bên liên quan dễ dàng kiểm tra và xử lý lô hàng.
Packing list là phiếu thể hiện danh sách hàng hóa có trong một kiện hàng.
Có 3 loại packing list phổ biến hiện nay là:
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Đây là loại phiếu cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và liệt kê nội dung từng kiện hàng. Người bán sử dụng loại này để người mua có thể kiểm tra hàng hóa khi nhận thuận lợi.
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list): Loại phiếu này được sử dụng trong trường hợp mua bán qua trung gian, khi người bán không muốn để lộ thông tin của nhà sản xuất gốc. Các thông tin còn lại về hàng hóa vẫn được giữ nguyên.
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing & weight list): Loại phiếu này kết hợp thông tin của phiếu đóng gói packing list thông thường với bảng kê chi tiết trọng lượng mỗi mặt hàng. Qua đó, đơn vị vận chuyển có thể quản lý chặt chẽ trọng lượng mỗi kiện hàng để tính cước vận chuyển và làm thủ tục hải quan.
2. Packing list gồm những thông tin gì?
Một mẫu packing list chuẩn thường bao gồm các thông tin cơ bản liên quan đến người bán, người mua và kiện hàng. Cụ thể như sau:
- Thông tin người bán (Shipper/Exporter): Ghi rõ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, và thông tin liên hệ của người gửi hàng.
- Thông tin người mua (Consignee/Importer): Bao gồm tên công ty, địa chỉ, và thông tin liên hệ đầy đủ của người nhận hàng.
- Số và ngày của hóa đơn (Invoice No. and Date): Phải trùng khớp với số và ngày trên Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đi kèm.
- Số và ngày của Packing list: Thông tin định danh riêng cho phiếu đóng gói này.
- Thông tin vận tải: Bao gồm tên tàu/số chuyến bay, cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Ghi rõ tên hàng, mô tả chi tiết, mã hàng (nếu có) để dễ dàng nhận diện.
- Số lượng và đơn vị tính (Quantity & Unit): Liệt kê số lượng của từng mặt hàng theo đơn vị tính phù hợp (cái, chiếc, bộ, kg,...).
- Số kiện hàng (Number of packages): Tổng số thùng, kiện, pallet trong lô hàng.
- Trọng lượng (Weight): Ghi rõ trọng lượng tịnh (Net Weight - chỉ trọng lượng hàng) và trọng lượng cả bì (Gross Weight - trọng lượng hàng và bao bì).
- Thể tích và kích thước (Measurement): Ghi rõ kích thước (dài x rộng x cao) và tổng thể tích của lô hàng, thường được tính bằng mét khối (CBM).
- Ký hiệu và mã hiệu (Marks and Numbers): Các ký hiệu, số thứ tự được ghi trên kiện hàng để dễ dàng nhận biết và quản lý.
Mẫu packing list tham khảo
>> Xem thêm: Phí Ocean freight là gì? Hướng dẫn tính phí Ocean Freight dễ hiểu.
3. Vai trò của phiếu Packing list
Phiếu đóng gói packing list là một chứng từ không thể thiếu trong thương mại quốc tế và cả vận chuyển nội địa. Bởi, đây là cách hai bên xác nhận thông tin hàng hóa, hạn chế rủi ro hư hỏng hay thất thoát, thuận tiện lập hóa đơn khi cần,... Bên dưới là những phân tích chi tiết hơn về lợi ích của packing list đối với hoạt động kinh doanh:
3.1. Kiểm tra và xác nhận hàng hoá
Packing list cung cấp bản kê khai chi tiết nội dung trong mỗi kiện hàng. Dựa vào đó, người mua có thể kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng hóa nhận được so với thông tin trên đơn đặt hàng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch.
3.2. Hỗ trợ thủ tục hải quan
Cơ quan hải quan sẽ sử dụng packing list để xác định số lượng, trọng lượng và loại hàng hóa nhanh chóng. Nhờ vậy đẩy nhanh quá trình thông quan, tránh việc phải kiểm tra thủ công toàn bộ lô hàng.
3.3. Dễ dàng theo dõi hàng hóa
Đối với đơn vị vận chuyển và quản lý kho bãi, packing list là công cụ hữu hiệu để nhận dạng và theo dõi vị trí, tình trạng lô hàng. Nhờ thế, nhân viên kho bãi sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu và thuận tiện tìm kiếm khi cần.
3.4. Giảm thiểu rủi ro thất lạc hàng hóa
Nhờ ghi chép chi tiết từng mặt hàng, mẫu invoice packing list là “chìa khóa” hỗ trợ giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc giao nhầm hàng. Trường hợp có sự cố xảy ra, các bên có thể dựa vào phiếu đóng gói để xác định hàng hóa bị thiếu.
3.5. Hỗ trợ trong việc lập hóa đơn và thanh toán
Packing list cung cấp dữ liệu chính xác về số lượng hàng hóa đã được gửi đi để người bán lập hóa đơn thương mại nhanh chóng, chuẩn xác. Song song đó, người mua cũng dựa vào đó xác nhận đã nhận đủ hàng trước khi thanh toán.
3.6. Xác định phương thức vận chuyển phù hợp
Thông tin trọng lượng và thể tích trên packing list hỗ trợ người gửi hàng cùng đơn vị vận chuyển chọn phương thức vận tải phù hợp. Hơn nữa, đây còn là cơ sở giúp người bán tính toán chính xác chi phí vận chuyển.
4. Hướng dẫn cách điền mẫu Packing List chuẩn chỉnh
Để lập mẫu packing list hoàn chỉnh, người bán cần điền đủ và chính xác 10 thông tin như sau:
- Mục 1 - Shipper/Exporter: Điền đầy đủ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc người gửi.
- Mục 2 - Consignee/Importer: Điền đầy đủ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc người nhận.
- Mục 3 - Invoice No. / Date: Ghi chính xác số và ngày hóa đơn thương mại tương ứng.
- Mục 4 - P/L No. / Date: Điền số và ngày của chính phiếu đóng gói này.
- Mục 5 - Port of Loading/Discharge: Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
- Mục 6 - Marks and Numbers: Điền các ký hiệu, mã số in trên thùng hàng để nhận diện.
- Mục 7 - Description of Goods: Mô tả chi tiết tên, quy cách của sản phẩm.
- Mục 8 - Quantity: Ghi số lượng của từng loại hàng hóa.
- Mục 9 - Net Weight (N.W): Ghi trọng lượng của hàng hóa không bao gồm bao bì.
- Mục 10 - Gross Weight (G.W): Ghi tổng trọng lượng hàng hóa đã bao gồm cả bao bì.
- Mục 11 - Measurement: Ghi tổng thể tích lô hàng (thường tính bằng mét khối - CBM).
Chủ shop cần điền đủ thông tin trên packing list trước khi dán lên kiện hàng.
5. Một số lưu ý khi lập Packing list
Để đảm bảo phiếu đóng gói hàng hóa packing list phát huy tối đa hiệu quả, người bán cần chú ý một số điểm bên dưới:
- Đảm bảo tính chính xác: Mọi thông tin trên packing list phải chính xác và trùng khớp với thực tế hàng hóa, các chứng từ khác như hóa đơn, vận đơn. Bởi, chỉ một sai sót, dù là nhỏ nhất, cũng dẫn đến việc hàng bị giữ lại tại hải quan, gây chậm trễ và phát sinh chi phí.
- Rõ ràng và dễ hiểu: Nội dung trên phiếu cần trình bày khoa học, rõ ràng và sử dụng các thuật ngữ thương mại phổ biến. Đồng thời, shop tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ khó hiểu gây nhầm lẫn cho các bên liên quan.
- Cập nhật đúng thời gian: Packing list phải lập ngay khi hoàn tất đóng gói hàng hóa và trước khi lô hàng được vận chuyển. Điều này đảm bảo thông tin trên phiếu phản ánh đúng tình trạng thực tế lô hàng tại thời điểm gửi đi.
- Phù hợp với yêu cầu của từng quốc gia: Mỗi quốc gia có thể có những quy định riêng về chứng từ nhập khẩu. Shop nên tìm hiểu thông tin này để chuẩn bị packing list với đầy đủ dữ liệu cần thiết, tránh rắc rối pháp lý không đáng có.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến packing list:
6.1. Packing list có phải là giấy tờ pháp lý bắt buộc không?
Về mặt pháp lý, packing list không phải là chứng từ bắt buộc. Tuy nhiên, trong thực tế giao nhận và làm thủ tục hải quan, đây lại là một yêu cầu không thể thiếu. Lý do là thiếu packing list khiến quá trình thông quan và kiểm tra hàng hóa trở nên khó khăn.
6.2. Vận chuyển hàng nội địa có cần Packing list không?
Đối với vận chuyển nội địa, packing list không bắt buộc như xuất nhập khẩu nhưng lại rất được khuyến khích sử dụng. Bởi lẽ, lập phiếu đóng gói hàng hóa giúp shop quản lý đơn chuyên nghiệp, tránh thất lạc và sai sót để tạo sự tin tưởng cho khách hàng.
Nếu cảm thấy việc quản lý kho và đóng gói hàng hóa nội địa tốn nhiều thời gian, chủ shop hãy cân nhắc dịch vụ GHN Fulfilment. Đây là giải pháp tối ưu mà công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh (GHN) - Đơn vị vận chuyển TOP đầu Việt Nam phát triển. Chỉ với vài thao tác đăng ký đơn giản, người bán có cơ hội sử dụng dịch vụ xử lý hàng hóa toàn diện từ lấy hàng, đóng gói, giao hàng chuyên nghiệp và tất nhiên hỗ trợ lập phiếu packing list đúng chuẩn.
GHN Fulfilment: Dịch vụ kho & xử lý đơn hàng toàn diện, chuyên nghiệp Không chỉ mang lại giải pháp vận chuyển nhanh - giá tốt, công ty Giao Hàng Nhanh (GHN) còn mở rộng sang dịch vụ kho vận hiện đại với nhiều ưu điểm nổi bật như:
GHN Fulfillment được đánh giá cao về chất lượng, chi phí, phù hợp với cả shop nhỏ lẻ lẫn doanh nghiệp lớn. >> Đăng ký ngay để nhận báo giá chi tiết và tối ưu hóa quy trình vận hành cho shop! |
6.3. Packing list do ai phát hành?
Packing list thường do người bán phát hành. Vì chủ shop là người hiểu rõ hàng hóa nên có thể chịu trách nhiệm lập và cung cấp chứng từ này.
6.4. Có thể chỉnh sửa Packing list không?
Tất nhiên là có. Packing list có thể được chỉnh sửa nếu xảy ra sai sót hoặc thay đổi về thông tin hàng hóa trước khi gửi đi. Dù vậy, mọi thay đổi phải được đồng bộ trên các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại.
Tóm lại, hiểu rõ packing list là gì và cách lập phiếu như thế nào chính xác là kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai kinh doanh hàng hóa, dù là quy mô nhỏ lẻ hay doanh nghiệp lớn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho shop những thông tin hữu ích để áp dụng vào công việc kinh doanh của mình trong thời gian tới.
Bài viết liên quan:
