Bill of lading là gì? Chức năng, phân loại và một số lưu ý

Bill of lading đóng vai trò như “chứng minh thư” giúp người bán - người nhận nắm rõ thông tin lô hàng. Qua đó, shop tránh khỏi rủi ro và sai sót không đáng có trong quá trình giao nhận hàng. Vậy chính xác Bill of lading là gì? Hãy tiếp tục theo dõi bài viết để có câu trả lời nhé!

1. Vận đơn Bill of lading là gì?

Bill of Lading (viết tắt là B/L) là chứng từ do bên vận chuyển phát hành, có chức năng như biên lai xác nhận đã nhận hàng và đang vận chuyển đến điểm đích. 

Bill of Lading là chứng từ xác nhận bên vận chuyển đã nhận hàng từ người bán.

2. Các chức năng của Bill of lading

Vận đơn Bill of lading không chỉ là một tờ giấy thông hành thông thường, mà còn có nhiều chức năng pháp lý quan trọng. Đó là biên lai nhận hàng, bằng chứng của hợp đồng vận chuyển và là chứng từ sở hữu hàng hóa của người bán. 

• Biên lai nhận hàng (Receipt of Goods): Đây là bằng chứng xác nhận bên vận chuyển đã nhận kiện hàng từ người gửi (thể hiện số lượng, đặc điểm hàng hóa).
• Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển (Evidence of Contract of Carriage): B/L như một hợp đồng vận chuyển hàng hóa đã được ký kết giữa người gửi và người vận chuyển. Trong đó chứa đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi,... mà hai bên đều thống nhất. 
• Chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title): Chức năng quan trọng nhất của Bill of lading là chứng minh quyền sở hữu của người bán/bên vận chuyển đối với hàng hóa để thuận lợi nhận hàng tại cảng đến.

3. Các thông tin trên Bill of lading

Một vận đơn Bill of lading cơ bản gồm đầy đủ thông tin xác định lô hàng như:

• Shipper/Exporter (Người gửi hàng): Tên, địa chỉ bên bán hoặc bên xuất khẩu hàng hóa.
• Consignee (Người nhận hàng): Tên, địa chỉ bên mua, bên nhập hàng hoặc người có quyền nhận hàng.
• Notify Party (Bên nhận thông báo): Bên được hãng tàu thông báo khi hàng đến cảng đích ( thường là người nhận hàng hoặc một đại lý).
• Booking No. & B/L No.: Số booking dùng đặt chỗ với hãng tàu và số vận đơn tra cứu B/L.
• Vessel/Voyage No. (Tên tàu/Số chuyến): Tên tàu và số hiệu chuyến đi.
• Port of Loading (Cảng bốc hàng): Nơi hàng hóa được bốc lên tàu.
• Port of Discharge (Cảng dỡ hàng): Nơi hàng hóa được dỡ khỏi tàu.
• Description of Goods (Mô tả hàng hóa): Thông tin chi tiết về hàng hóa như tên gọi, số lượng, trọng lượng, thể tích và các ký mã hiệu.
• Freight & Charges (Cước phí và phụ phí): Thông tin cước vận chuyển và chi phí liên quan đã trả (Prepaid) hoặc sẽ trả sau (Collect).
• Date of Issue (Ngày phát hành): Ngày phát hành Bill of lading (thường là ngày hàng hóa được xếp lên tàu).

Bill of Lading chứa đầy đủ thông tin liên quan đến người bán, bên vận chuyển, người mua, hàng hóa,...

4. Phân loại vận đơn Bill of lading

Bill of Lading rất đa dạng và được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Việc phân biệt các loại vận đơn giúp chủ shop lựa chọn hình thức phù hợp nhất với giao dịch của mình.

4.1 Phân loại theo tính sở hữu

• Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Ghi rõ tên và địa chỉ người nhận, không thể chuyển nhượng được.
• Vận đơn theo lệnh (To Order Bill of Lading): Thể hiện thông tin người nhận, có thể chuyển nhượng quyền sở hữu sang cho người khác bằng cách ký hậu.
• Vận đơn vô danh (To Bearer Bill of Lading): Không ghi tên người nhận hàng nên bất kỳ ai cầm vận đơn này đều có thể nhận hàng. 

4.2 Phân loại theo nhà phát hành vận đơn

• Vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL): Do bên vận chuyển phát hành cho người gom hàng (Forwarder/Consolidator).
• Vận đơn nhà (House Bill of Lading - HBL): Do người gom hàng phát hành cho chủ hàng thực tế (Shipper).

4.3 Phân loại theo tình trạng bốc xếp hàng

• Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board Bill of Lading): Được cấp sau khi hàng hóa đã xếp lên tàu, xác nhận hàng đang trên hành trình.
• Vận đơn nhận hàng để chở (Received for Shipment Bill of Lading): Được cấp khi người vận chuyển mới nhận hàng và cam kết bốc hàng lên tàu sau đó.

4.3 Phân loại dựa trên tình trạng vận đơn

• Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Vận đơn không có ghi chú về tình trạng bao bì hay hàng hóa, cho thấy hàng hóa được giao trong điều kiện tốt.
• Vận đơn không hoàn hảo (Unclean/Claused Bill of Lading): Vận đơn có ghi chú về hư hỏng, thiếu sót của hàng hóa hoặc bao bì.

Vận đơn hoàn hảo và không hoàn hảo là cách giúp người nhận xác định tình trạng hàng hóa như thế nào khi nhận.

4.4 Phân loại dựa vào căn cứ pháp lý

• Vận đơn gốc (Original B/L): Được phát hành theo bộ (thường là 3 bản) và người nhận hàng cần xuất trình ít nhất 1 bản gốc để nhận hàng.
• Vận đơn Surrendered (Surrendered B/L): Vận đơn gốc được thu hồi tại cảng đi, cho phép người nhận nhận hàng mà không cần trình bản gốc.
• Vận đơn Telex Release/Seaway Bill: Một hình thức điện giao hàng giúp giải phóng hàng nhanh chóng mà không cần vận đơn gốc, phù hợp với các đối tác tin cậy.

4.5 Phân loại dựa trên hành trình chuyên chở và vận tải

• Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): Hàng hóa được vận chuyển thẳng từ cảng bốc đến cảng dỡ mà không qua tàu trung chuyển.
• Vận đơn chở suốt (Through B/L): Hàng hóa cần chuyển tải qua một cảng trung gian, nhưng chỉ do một bên vận chuyển phát hành và chịu trách nhiệm toàn chặng.
• Vận đơn đa phương thức (Multimodal B/L): Hàng hóa được vận chuyển bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau (ví dụ: biển - bộ) trong cùng một hợp đồng.

5. Quy trình phát hành Bill of lading

Quy trình phát hành một vận đơn đường biển thường diễn ra theo các bước chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và pháp lý. Cụ thể:

• Bước 1: Người gửi hàng (Shipper) gửi thông tin làm B/L

Sau khi đóng hàng vào container và hoàn thiện thủ tục hải quan, nhân viên vận chuyển sẽ gửi vận đơn (Shipping Instruction - SI) cho Forwarder. 

• Bước 2: Đơn vị vận chuyển phát hành B/L nháp (Draft B/L)

Dựa trên thông tin hướng dẫn gửi hàng, bên vận chuyển tạo một bản B/L nháp và gửi cho nhân viên vận chuyển để kiểm tra lại lần cuối.

• Bước 3: Shipper kiểm tra và xác nhận B/L nháp

Nhân viên vận chuyển kiểm tra thông tin trên bản nháp (tên công ty, địa chỉ, mô tả hàng hóa, điều khoản khác,...). Nếu có sai sót thì nhân viên cần yêu cầu chỉnh sửa ngay lập tức.

• Bước 4: Đơn vị vận chuyển phát hành B/L gốc

Sau khi nhận xác nhận cuối cùng từ nhân viên và hàng đã lên tàu, đơn vị vận chuyển phát hành B/L gốc. Nhân viên vận chuyển sẽ nhận B/L gốc và gửi cho người nhận hàng (Consignee) để hoàn tất thủ tục nhận hàng.

Sau khi xác minh tính chính xác của tất cả thông tin, bên vận chuyển sẽ phát hành B/L chính thức.

6. Lưu ý trước khi ký kết Bill of lading

Trước khi đặt bút ký vào vận đơn, chủ shop cần kiểm tra kỹ thông tin để tránh tranh chấp hoặc rắc rối về sau. Dưới đây là một vài điểm quan trọng cần xác minh cẩn thận:

6.1 Kiểm tra form mẫu của vận đơn

Người bán đảm bảo vận đơn được sử dụng là mẫu chuẩn của bên vận chuyển hoặc người giao nhận. Đặc biệt, shop đừng quên kiểm tra logo, tên công ty phát hành và các điều khoản in sẵn ở mặt sau có dấu hiệu tẩy xóa hay chỉnh sửa không.

6.2 Xác minh chi tiết địa điểm

Các địa điểm như cảng bốc hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge) và nơi giao hàng cuối cùng (Place of Delivery) phải được ghi chính xác trên Bill of Lading. Nếu không may có sai sót ở mục này thì có thể dẫn đến việc hàng bị gửi nhầm địa chỉ.

6.3 Xác minh chi tiết hàng hóa

Thông tin mô tả hàng hóa, số lượng container, số seal, trọng lượng và thể tích phải đúng với thực tế và dữ liệu trên các chứng từ khác như Packing List, Invoice. Trường hợp không trùng khớp, chủ shop có thể gặp khó khăn khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng.

6.4 Đảm bảo hàng hóa được nhận cho lô hàng hoặc vận chuyển trên tàu

Chủ shop nên kiểm tra kỹ trên vận đơn có cụm từ “Shipped on Board” hoặc “On Board Date” không. Điều này nhằm xác nhận kiện hàng đã được xếp lên tàu chưa. 

6.5 Không bao gồm các điều khoản thương mại

Vận đơn là hợp đồng vận chuyển, không phải hợp đồng thương mại. Vì vậy, vận đơn này không nên bao gồm điều khoản liên quan đến giá sản phẩm hay hình thức thanh toán, trừ thông tin cước vận chuyển.

6.6 Hóa đơn vận đơn gốc phải được phát hành đúng số và được đánh dấu thích hợp

Thông thường, B/L gốc được phát hành thành một bộ gồm 3 bản. Hãy chắc chắn rằng shop nhận bản gốc, đủ số lượng và mỗi bản đều ghi “Original 1/3”, “Original 2/3”, “Original 3/3” để đảm bảo tính hợp lệ.

Tóm lại, nắm vững kiến thức về Bill of lading là cực kỳ cần thiết để chủ shop kinh doanh chủ động trong mọi khâu vận chuyển. Sau khi lô hàng đã cập bến thành công, giờ là lúc shop cần giao hàng đến người mua nhanh chóng. Lưu ý, người bán nên chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh nhất cũng như tối ưu chi phí, nhờ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng.