Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, khai hải quan là một hoạt động bắt buộc để quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh các rủi ro không đáng có. Vậy khai báo hải quan là gì? Cùng tìm hiểu quy trình chi tiết và những lưu ý quan trọng trong bài viết này nhé.
1. Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc mà chủ hàng phải thực hiện khi hàng hóa xuất nhập khẩu vào Việt Nam hoặc vận chuyển ra quốc tế. Việc này nhằm cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng cho cơ quan hải quan để họ kiểm tra, giám sát và quản lý theo quy định của pháp luật. Đây được xem là "giấy thông hành" để hàng hóa của bạn được thông quan hợp pháp.
2. Tại sao phải khai báo hải quan?
Khai hải quan không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thương mại quốc tế. Thực hiện đúng và đủ thủ tục giúp đảm bảo quyền lợi cho cả nhà nước và doanh nghiệp.
Giúp nhà nước quản lý hàng hóa: Đây là cơ sở để cơ quan nhà nước nắm bắt chính xác số lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa xuất nhập khẩu. Từ đó, nhà nước có thể xây dựng các chính sách kinh tế và thương mại phù hợp với tình hình thực tế.
Đảm bảo thu đúng, thu đủ các loại thuế: Thông tin trên tờ khai hải quan là căn cứ để cơ quan hải quan tính toán và thu các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Đảm bảo an ninh, kinh tế và an toàn xã hội: Thủ tục này giúp ngăn chặn các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, vận chuyển hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng.
Khai hải quan giúp quản lý hàng hóa chặt chẽ, tính toán thuế chính xác, hạn chế hành vi gian lận.
3. Các đối tượng và loại hàng hóa cần thực hiện khai hải quan
Theo quy định của Luật Hải quan, các đối tượng và loại hàng hóa cần khai báo hải quan bao gồm:
3.1. Đối tượng khai báo hải quan
Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Nếu chủ hàng hóa là thương nhân Việt Nam, họ phải trực tiếp thực hiện khai báo. Trong trường hợp chủ hàng là thương nhân nước ngoài cần thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.
Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải: Các đối tượng này phải thực hiện khai báo hải quan khi phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh. Việc này đảm bảo quản lý chặt chẽ các phương tiện ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Đại lý làm thủ tục hải quan: Đây là các doanh nghiệp được ủy quyền bởi chủ hàng hóa để thay mặt họ thực hiện các thủ tục khai báo. Dịch vụ này giúp các chủ hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.
Người được chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải ủy quyền: Cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền hợp pháp cũng có thể đứng ra thực hiện khai báo hải quan. Mọi trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người ủy quyền.
3.2. Hàng hóa cần khai hải quan
Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại: Đây là loại hàng hóa phổ biến nhất, bao gồm tất cả các sản phẩm được mua bán giữa các quốc gia.
Hàng hóa phi thương mại: Loại này bao gồm quà biếu, tặng, hàng mẫu không thanh toán, hành lý cá nhân vượt mức miễn thuế. Mặc dù không nhằm mục đích kinh doanh, các loại hàng này vẫn phải được khai báo để cơ quan hải quan kiểm soát.
Hàng hóa phục vụ an ninh quốc phòng, viện trợ nhân đạo: Các loại hàng hóa đặc biệt này cũng phải tuân thủ quy định khai báo hải quan. Thủ tục này giúp đảm bảo hàng hóa được sử dụng đúng mục đích.
Hàng hóa quá cảnh, trung chuyển: Hàng hóa đi qua lãnh thổ Việt Nam để đến một nước thứ ba cũng phải được khai báo. Việc này giúp nhà nước giám sát, phòng chống buôn lậu và các hành vi gian lận.
4. Có những hình thức khai hải quan gì hiện nay?
Có hai hình thức khai báo hải quan chính là khai báo truyền thống bằng giấy và khai báo hải quan điện tử. Mỗi hình thức đều có những đặc điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu và điều kiện khác nhau.
4.1. Khai báo hải quan giấy
Đây là hình thức khai báo truyền thống, người khai báo sẽ điền thông tin vào mẫu tờ khai hải quan giấy và nộp trực tiếp tại chi cục hải quan. Các chứng từ liên quan cũng được nộp dưới dạng bản giấy để cán bộ hải quan kiểm tra.
Ưu điểm: Phù hợp với những cá nhân, doanh nghiệp nhỏ không thường xuyên thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hoặc chưa có điều kiện tiếp cận công nghệ.
Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian di chuyển và chờ đợi, dễ xảy ra sai sót trong quá trình điền tay, khó khăn trong việc lưu trữ và tra cứu hồ sơ.
4.2. Khai báo hải quan điện tử
Để hiểu khai báo hải quan điện tử là gì, đây là hình thức khai báo thông qua phần mềm chuyên dụng được kết nối với hệ thống của cơ quan hải quan. Người khai báo sẽ nhập liệu, truyền tờ khai và nhận phản hồi từ hệ thống một cách nhanh chóng.
Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian và chi phí, thông tin được xử lý nhanh chóng 24/7, giảm thiểu sai sót, dễ dàng quản lý và lưu trữ hồ sơ.
Nhược điểm: Yêu cầu người khai báo phải có kiến thức về công nghệ, trang bị máy tính có kết nối internet và chữ ký số để thực hiện.
Khai hải quan điện tử được áp dụng phổ biến hiện nay.
5. Quy trình thực hiện khai báo hải quan
Quy trình khai báo hải quan đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ và thông tin. Tuân thủ đúng trình tự sẽ giúp lô hàng của bạn được thông quan một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ: Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất/nhập khẩu (nếu có).
Bước 2: Khai và truyền tờ khai hải quan: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (ví dụ: ECUS5, FPT.TQDT…), bạn nhập đầy đủ thông tin về lô hàng theo các chỉ tiêu trên tờ khai. Sau khi kiểm tra, bạn sử dụng chữ ký số để ký và truyền tờ khai lên hệ thống của cơ quan hải quan.
Bước 3: Nhận kết quả phân luồng: Hệ thống hải quan sẽ tự động xử lý và trả về kết quả phân luồng (Luồng Xanh, Vàng, Đỏ). Kết quả này quyết định mức độ kiểm tra của hải quan đối với lô hàng của bạn.
Bước 4: Nộp thuế và các khoản phí: Bạn cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phí, lệ phí hải quan theo quy định. Việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính là điều kiện bắt buộc để được thông quan hàng hóa.
Bước 5: Hoàn tất thủ tục và thông quan: Sau khi hoàn tất các bước trên (bao gồm kiểm tra thực tế hàng hóa nếu rơi vào Luồng Đỏ), cơ quan hải quan sẽ xác nhận thông quan trên hệ thống. Lúc này, bạn có thể tiến hành lấy hàng ra khỏi cảng hoặc đưa hàng lên phương tiện vận tải để xuất nhập khẩu.
6. Thời hạn nộp hồ sơ khai báo hải quan
Pháp luật hải quan quy định rõ ràng về thời hạn nộp tờ khai để đảm bảo quá trình quản lý và thông quan hàng hóa diễn ra trật tự. Theo điều 25 Luật Hải quan 2014 quy định về thời hạn nộp hồ sơ hải quan như sau:
Đối với hàng hóa xuất khẩu: Tờ khai hải quan phải được nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm do người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Đối với hàng hóa nhập khẩu: Tờ khai hải quan phải được nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.
7. Các lưu ý khi thực hiện khai hải quan là gì?
Để quá trình khai báo hải quan diễn ra thuận lợi, bạn cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, xác định đúng mã HS, chuẩn bị đủ giấy phép,... Chi tiết như sau:
Kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ: Mọi thông tin giữa các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn phải thống nhất và chính xác. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc phải sửa đổi tờ khai, gây chậm trễ cho quá trình thông quan.
Xác định đúng mã HS code: Mã HS là yếu tố quan trọng để xác định chính sách mặt hàng và mức thuế suất. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.
Chuẩn bị đầy đủ giấy phép cần thiết: Một số mặt hàng đặc thù yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hoặc công bố hợp quy. Bạn cần tìm hiểu và chuẩn bị các giấy tờ này trước khi hàng về đến cảng để tránh bị lưu kho, phát sinh chi phí.
Lưu giữ hồ sơ cẩn thận: Theo quy định, bộ hồ sơ hải quan cần được lưu giữ trong thời hạn 5 năm. Việc này nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan khi cần thiết.
Khai báo hải quan đúng cách giúp quá trình xử lý hồ sơ và thông quan hàng hóa nhanh chóng.
Hiểu rõ khai báo hải quan là gì và nắm vững quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng mà còn tránh được những rủi ro pháp lý.
Nếu cần vận chuyển hàng hóa đến cảng hoặc ngược lại bạn có thể liên hệ ngay với Giao Hàng Nhanh (GHN). GHN VN sẽ là đối tác đáng tin cậy giúp bạn tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình.
Vận chuyển nhanh, hỗ trợ bốc xếp hàng hóa: GHN đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh trong 24 giờ (nội thành) và 1 - 2 ngày (HN-SG). Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẵn sàng bốc xếp hàng hóa cẩn thận, đảm bảo an toàn cho mọi kiện hàng.
Giá cước cạnh tranh: Cước phí của GHN Express chỉ từ 15.500 đồng/đơn và thường có chính sách giá ưu đãi cho khách hàng doanh nghiệp.
Có hỗ trợ lưu kho, xử lý hàng theo yêu cầu: GHN cung cấp dịch vụ lưu kho bãi an toàn giúp bạn giải quyết bài toán mặt bằng lưu trữ hàng hóa. Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ xử lý hàng hóa theo yêu cầu như đóng gói, dán tem, phân loại.
Theo dõi đơn hàng trực tuyến 24/7: Hệ thống web và app GHN cho phép bạn dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng mọi lúc, mọi nơi. Các thông tin về lộ trình vận chuyển đều được cập nhật theo thời gian thực.
Chính sách bồi thường thỏa đáng: Công ty GHN cam kết chịu trách nhiệm đối với rủi ro hư hỏng và thất lạc hàng hóa, đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng.
GHN hỗ trợ xử lý và vận chuyển hàng hóa siêu nhanh - an toàn.
> Đăng ký dịch vụ vận chuyển của GHN ngay tại https://sso.ghn.vn/register
Nguồn tham khảo:
- Luật Hải quan 2014. https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Luat-Hai-quan-2014-238637.aspx.
