HBL là gì? Cách phân biệt HBL với MBL & các lưu ý cần biết

Đối với chủ shop nhỏ lẻ khi bắt đầu nhập hàng quốc tế, xử lý giấy tờ, chứng từ phức tạp có thể gây không ít bối rối. Trong đó, HBL là gì và cách phân biệt với MBL là một trong những thông tin quan trọng nhất, nhưng không phải người bán nào cũng hiểu rõ. Hãy theo dõi bài viết bên dưới để biết chi tiết, qua đó giúp shop chủ động hơn trong việc theo dõi lô hàng và đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

1. HBL là gì? House Bill of Lading là gì trong xuất nhập khẩu?

HBL (viết tắt của House Bill of Lading) là vận đơn thứ cấp do công ty giao nhận vận tải (Forwarder) phát hành cho người gửi hàng/chủ hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee) theo thỏa thuận. Chứng từ này thường được sử dụng trong vận chuyển hàng lẻ (LCL), khi Forwarder đứng ra gom hàng từ nhiều chủ hàng và làm việc với hãng tàu. Khi đó, Forwarder phát hành HBL tương ứng cho từng lô hàng để xác nhận thông tin và phục vụ quá trình giao nhận hàng hóa.

House Bill of Lading là vận đơn do bên vận chuyển phát hành cho nhân viên vận chuyển.

2. Lợi ích khi sử dụng House Bill of Lading

Sử dụng vận đơn HBL do công ty giao nhận vận tải (Forwarder) phát hành mang lại nhiều lợi ích cho chủ shop trong xuất nhập khẩu như bảo mật thông tin thương mại, sửa chữa chứng từ dễ dàng khi cần thiết, xử lý rủi ro nhanh gọn… Cụ thể:

• Bảo mật thông tin thương mại: HBL do forwarder phát hành độc lập với hãng tàu, vậy nên, người mua và người bán có thể ẩn được các thông tin thương mại về đối tác, giá cả hoặc nguồn hàng gốc trên hệ thống quốc tế. Điều này giúp các chủ shop tránh bị lộ thông tin kinh doanh trước các đối thủ cạnh tranh.

• Linh hoạt hơn trong việc sửa chứng từ: Khi phát sinh sai sót, việc yêu cầu forwarder chỉnh sửa và phát hành lại HBL sẽ nhanh chóng, đơn giản và ít tốn kém hơn nhiều so với sửa đổi MBL vốn phải thông qua quy trình phức tạp của hãng tàu.

• Phù hợp cho các đơn hàng lẻ thông quan: HBL giúp tối ưu quy trình gom các lô hàng nhỏ của nhiều chủ hàng khác nhau vào cùng một container để làm thủ tục hải quan riêng biệt. Nhờ đó, mỗi chủ shop vẫn sở hữu chứng từ pháp lý độc lập để nhận hàng dễ dàng mà không bị ảnh hưởng bởi các chủ hàng khác trong cùng chuyến.

• Chủ động trong việc xử lý rủi ro và khiếu nại: Khi xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa, chủ shop có thể làm việc trực tiếp với forwarder để yêu cầu bồi thường theo đúng thỏa thuận trên HBL mà không phải thông qua thủ tục rườm rà.

Sử dụng House Bill of Lading giúp shop bảo mật thông tin thương mại, hỗ trợ sửa chữa chứng từ linh hoạt cùng nhiều lợi ích khác.

3. Ưu và nhược điểm của HBL là gì?

House Bill of Lading mang lại nhiều lợi ích về khả năng bảo mật thông tin và tiết kiệm thời gian, chi phí. Tuy vậy, hình thức phát hành vận đơn này cũng đi kèm một số hạn chế nhất định, chẳng hạn như tính pháp lý thấp, có khả năng phát sinh phụ phí,...

3.1 Ưu điểm

• Linh hoạt và tiện lợi: Thời gian phát hành HBL rất nhanh giúp chủ shop chủ động hoàn tất bộ chứng từ thanh toán (L/C) hoặc các thủ tục khác trong thời gian sớm nhất.

• Dễ dàng sửa đổi: Chỉnh sửa các thông tin trên HBL (nếu cần) khá đơn giản và ít tốn kém hơn so với Master Bill of Lading.

• Hỗ trợ cho lô hàng lẻ (LCL): HBL là “người bạn thân thiết” cho các lô hàng lẻ, dùng để gom hàng từ nhiều nơi khác nhau vào một container để tiết kiệm chi phí vận chuyển.

• Bảo mật thông tin: Chủ hàng có thể yêu cầu forwarder không hiển thị tên nhà cung cấp thực tế trên vận đơn nhằm tăng tính bảo mật thông tin.

3.2 Nhược điểm

• Tính pháp lý thấp hơn MBL: Trong một số trường hợp tranh chấp, MBL do hãng tàu phát hành có giá trị pháp lý cao hơn HBL.

• Rủi ro từ phía forwarder: Nếu forwarder gặp vấn đề về tài chính hoặc phá sản, chủ hàng có thể gặp khó khăn trong việc nhận hàng từ hãng tàu nếu chỉ có mỗi HBL.

• Có thể phát sinh thêm phí: Việc sử dụng HBL có thể đi kèm với một số phụ phí địa phương (local charges) tại cảng đến.

4. MBL là gì?

MBL (viết tắt của Master Bill of Lading) là vận đơn chủ do hãng tàu (Carrier) hoặc đại lý hãng tàu phát hành cho người gửi hàng (shipper). Chứng từ này được thể hiện như hợp đồng chuyên chở giữa hãng tàu và bên thuê tàu, xác nhận hãng tàu đã nhận hàng để vận chuyển. Trong đó, mỗi một chuyến/container vận chuyển hàng chỉ phát hành 1 MBL và 1 MBL có thể bao gồm nhiều liên cùng nội dung (vận đơn thứ cấp HBL) nếu container gom hàng lẻ LCL.

5. Mối liên hệ giữa MBL và HBL là gì?

HBL đại diện cho lô hàng của từng chủ hàng trong giao dịch với Forwarder, còn MBL thể hiện quan hệ vận chuyển giữa hãng tàu và Forwarder/chủ hàng thuê vận chuyển. Khi Forwarder gom hàng lẻ của nhiều chủ hàng vào cùng một container, một MBL có thể liên kết với nhiều HBL, giúp các bên quản lý việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Để dễ hình dung, shop có thể tham khảo ví dụ trực quan dưới đây về mối liên kết giữa Master Bill of Lading và House Bill of Lading:

Giả sử Forwarder gom hàng của 3 doanh nghiệp tại Trung Quốc để vận chuyển bằng đường biển về Việt Nam. Khi đó, hãng tàu phát hành 1 MBL cho Forwarder → Forwarder phát hành 3 HBL tương ứng với lô hàng của từng doanh nghiệp. Thông tin người gửi và người nhận trên hai loại vận đơn được thể hiện như sau:

• MBL: Người gửi hàng (Shipper) là Forwarder tại Trung Quốc, còn người nhận hàng (Consignee) là đại lý của Forwarder tại Việt Nam.

• HBL: Người gửi hàng (Shipper) là từng doanh nghiệp xuất khẩu tại Trung Quốc, còn người nhận hàng (Consignee) là doanh nghiệp tương ứng tại Việt Nam.

Khi hàng đến Việt Nam, đại lý của Forwarder làm thủ tục nhận hàng từ hãng tàu theo MBL, sau đó căn cứ vào thông tin trên từng HBL để phối hợp giao hàng cho đúng người nhận. Nhờ đó, Forwarder có thể quản lý riêng từng lô hàng dù nhiều lô được vận chuyển chung trong một container.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nhập khẩu cần vận đơn chủ (MBL) bản gốc để thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp và Forwarder ngay từ đầu để thống nhất loại vận đơn, thông tin chứng từ và yêu cầu của ngân hàng. Việc sử dụng MBL hay HBL phải phù hợp với điều kiện thanh toán và thỏa thuận giữa các bên.

Một Master Bill of Lading có thể bao gồm nhiều House Bill of Lading khi vận chuyển hàng lẻ LCL.

6. Làm thế nào phân biệt House Bill of Lading và Master Bill of Lading?

HBL và MBL khác nhau chủ yếu ở đơn vị phát hành, thông tin người gửi - người nhận và vai trò trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nắm rõ những điểm khác biệt này giúp shop lựa chọn chứng từ phù hợp, phối hợp với Forwarder thuận tiện hơn và hạn chế sai sót khi xuất nhập khẩu.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa House Bill of Lading và Master Bill of Lading:

7. Khi nào nên dùng HBL và MBL?

Việc lựa chọn sử dụng HBL hay MBL phụ thuộc vào bản chất của lô hàng và thỏa thuận giữa các bên. Nhìn chung, HBL phù hợp cho các lô hàng lẻ và khi cần sự linh hoạt, trong khi MBL thường được dùng cho các lô hàng nguyên container và giao dịch trực tiếp. Bên dưới là phân tích chi tiết cho shop tham khảo:

7.1 Trường hợp nên dùng HBL

• Khi shop gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load), forwarder sẽ phát hành HBL để đủ điều kiện gom hàng của chủ shop cùng với những bên khác để đóng chung một container.

• Khi người bán muốn thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) và cần vận đơn được phát hành nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng.

• Khi chủ shop muốn ẩn thông tin của nhà cung cấp hoặc người mua thực tế để bảo mật thông tin kinh doanh.

• Khi forwarder và người bán cần sự linh hoạt trong việc chỉnh sửa thông tin trên vận đơn.

7.2 Trường hợp nên dùng MBL

• Khi người bán tự làm việc trực tiếp với hãng tàu mà không thông qua forwarder, thường áp dụng cho các lô hàng nguyên container (FCL - Full Container Load).

• Khi người gửi và người nhận là hai công ty trong cùng một hệ thống hoặc có mối quan hệ tin cậy cao.

• Khi bộ chứng từ không yêu cầu sự phức tạp và chỉ cần một vận đơn duy nhất để xác nhận toàn bộ quá trình.

HBL và MBL có những ưu điểm, hạn chế riêng mà người bán cần nắm rõ để đưa ra lựa chọn phù hợp.

8. Quy trình sử dụng HBL như thế nào?

Quy trình sử dụng House Bill of Lading bắt đầu từ bước người gửi giao hàng cho forwarder. Sau đó, công ty forwarder phát hành HBL cho nhân viên vận chuyển và người nhận. Khi nhận hàng, chủ shop xuất trình HBL và kiểm tra tình trạng hàng hóa.

Thông tin các bước sử dụng HBL cụ thể như sau:

• Bước 1: Người gửi hàng (shipper) giao hàng cho công ty forwarder. Sau khi nhận hàng, forwarder sẽ phát hành HBL cho shipper.

• Bước 2: Forwarder đóng vai trò là shipper và giao hàng cho hãng tàu (carrier). Hãng tàu sẽ phát hành Master Bill of Lading (MBL) cho forwarder.

• Bước 3: Shipper gửi bộ chứng từ (bao gồm HBL) cho người nhận hàng (consignee). Cùng lúc đó, forwarder gửi MBL cho đại lý của mình ở cảng đến.

• Bước 4: Khi hàng đến, đại lý của forwarder dùng MBL để nhận hàng từ hãng tàu.

• Bước 5: Consignee xuất trình HBL cho đại lý của forwarder để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) và hoàn tất thủ tục nhận hàng.

Quy trình phát hành và sử dụng HBL trong vận tải xuất nhập khẩu.

9. Lưu ý về House Bill of Lading và Master Bill of Lading

Khi sử dụng HBL và MBL, chủ shop cần lưu ý xác minh uy tín của đơn vị phát hành HBL, đối chiếu thông tin trên hai loại vận đơn, kiểm tra yêu cầu chứng từ của ngân hàng và nắm rõ trách nhiệm của các bên liên quan. Cụ thể:

• Xác minh độ uy tín của đơn vị phát hành HBL: Chủ shop nên kiểm tra uy tín, năng lực và thông tin pháp lý của Forwarder trước khi sử dụng HBL để vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra, shop cần xác minh thông tin trên cả HBL và MBL bao gồm tên hàng, số lượng, cảng đi, cảng đến và thông tin người gửi, người nhận để hạn chế sai sót.

• Kiểm tra kỹ nội dung và đối chiếu thông tin: Chủ shop cần đối chiếu những thông tin liên quan trên HBL và MBL chẳng hạn như tên tàu, số chuyến, số container, số seal và mô tả hàng hóa. Nếu phát hiện sai lệch, shop nên liên hệ với Forwarder để kiểm tra và điều chỉnh kịp thời trước khi hàng đến cảng đích.

• Trách nhiệm từng loại vận đơn: Nếu thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), chủ shop cần kiểm tra điều kiện thanh toán và xác nhận ngân hàng có chấp nhận loại vận đơn dự kiến sử dụng hay không. Shop nên thống nhất với nhà cung cấp và Forwarder về loại vận đơn, hình thức phát hành và yêu cầu xuất trình chứng từ ngay từ đầu để tránh ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.

• Hiểu rõ trách nhiệm của các bên theo từng loại vận đơn: HBL thể hiện quan hệ vận chuyển giữa Forwarder và khách hàng, còn MBL thể hiện quan hệ vận chuyển giữa hãng tàu và bên đứng tên trên vận đơn chủ. Chủ shop cần nắm rõ trách nhiệm của từng bên, đồng thời kiểm tra điều khoản vận đơn và thỏa thuận giao nhận để biết đơn vị nào chịu trách nhiệm xử lý khi hàng hóa bị chậm trễ, hư hỏng hoặc thất lạc.

• Lưu giữ chứng từ và theo dõi tình trạng lô hàng: Chủ shop nên lưu giữ bản vận đơn, hợp đồng vận chuyển, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để thuận tiện đối chiếu khi phát sinh vấn đề. Đồng thời, shop cần theo dõi lịch trình vận chuyển và chủ động liên hệ với Forwarder khi có thay đổi về thời gian tàu chạy, lịch cập cảng hoặc kế hoạch nhận hàng.

Chủ shop khi sử dụng MBL và HBL cần kiểm tra uy tín Forwarder, đối chiếu thông tin kỹ lưỡng và hiểu rõ trách nhiệm của từng vận đơn.

Nhìn chung, nắm vững kiến thức về MBL và HBL là gì là “chìa khóa” giúp quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa quốc tế diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng hóa được đưa đến hải quan đúng hạn, hoặc từ cảng về kho bãi an toàn và nhanh chóng, việc lựa chọn một đơn vị vận chuyển nội địa uy tín là vô cùng cần thiết.

Đối với các shop kinh doanh, đặc biệt là những đơn vị nhập hàng về để bán lẻ, việc có một đối tác vận chuyển nội địa đáng tin cậy sẽ giúp shop tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng cuối cùng.

Bài viết cùng chủ đề:

• Vai trò của ATD là gì trong Logistics?
• EDO là gì trong xuất nhập khẩu?
• CRD (Cargo Ready Date) là gì?