Quy trình xử lý đơn hàng Shopee như thế nào? Thời gian bao lâu?
- Ngày đăng:
- Tip bán hàng
Bạn đang bán hàng trên sàn thương mại điện tử nhưng chưa nắm rõ thời gian xử lý đơn hàng Shopee cũng như quy trình khi khách hàng đặt mua sản phẩm. Đừng lo, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình xử lý khi phát sinh đơn hàng trên Shopee để đảm bảo vận hành hiệu quả khi kinh doanh online trên nền tảng này!
Nhà bán hàng cần nắm rõ cách xử lý đơn hàng trên Shopee, đặc biệt trong các mùa sale thu về lượng đơn khủng.
1. Tìm hiểu quy trình xử lý đơn hàng Shopee
Bạn cần nắm rõ quy trình để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee. Theo đó, quy trình để xử lý đơn hàng Shopee bao gồm các khâu dưới đây:
1.1. Xác nhận đơn hàng
Sau 30 phút kể khi người mua đặt hàng và không huỷ đơn trên Shopee, nhà bán hàng cần xác nhận rồi chuyển đơn hàng vào mục “Chờ lấy hàng”. Lúc này, bạn có thể xác nhận trên điện thoại hoặc website đều được.
Các bước xác nhận đơn hàng:
- Truy cập vào website, chọn mục “Quản lý vận chuyển”. Hoặc truy cập vào App, chọn mục “Đơn hàng”.
- Chuyển sang mục “Chờ lấy hàng” để tiếp tục quy trình xử lý đơn hàng Shopee.
- Nhấn vào nút “Chuẩn bị hàng”.
- Chọn hình thức vận chuyển bao gồm “Tôi sẽ tự mang hàng tới bưu cục” và “Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng”.
1.2. Chuẩn bị hàng và đóng gói
Để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee, người bán cần chuẩn bị và đóng gói hàng hóa nhanh chóng. Ở bước này, quá trình xử lý sẽ không giống nhau tùy vào từng loại đơn hàng. Cụ thể:
- Với đơn hàng thông thường, người bán sẽ tự chuẩn bị và đóng gói theo quy chuẩn của Shopee.
- Với đơn hàng Shopee đang xử lý: Đây là trường hợp người bán sử dụng dịch vụ Xử lý đơn hàng bởi Shopee - FBS (Fulfillment by Shopee), phía Shopee sẽ tự động nhận đơn, đóng gói, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.
1.3. In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng
Sau khi đóng gói hàng hóa, bước tiếp theo trong cách xử lý đơn hàng trên Shopee là in phiếu gửi hàng sau đó dán lên gói hàng để giao cho đơn vị vận chuyển. Lúc này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Tại trang Kênh người bán của Shopee, bạn nhấn vào phần “Vận chuyển” rồi chọn “Quản lý vận chuyển”.
Bước 2: Bạn nhấn vào tab “Chờ lấy hàng” để tiếp tục.
Bước 3: Bạn chọn mục “Chưa xử lý” hoặc “Đã xử lý” để kiểm tra các đơn hàng mới và xác nhận.
Bước 4: Bạn nhấn vào nút “In phiếu giao” ở dưới cột Thao tác của từng đơn hàng.
Bước 5: Sau khi hệ thống tạo phiếu tự động, bạn kiểm tra rồi nhấn “In phiếu” để in phiếu gửi hàng. Sau đó, bạn dán phiếu gửi hàng lên bưu kiện hàng hoá để giao cho đơn vị vận chuyển.
Lưu ý: Bạn nên in 2 phiếu, 1 phiếu dán lên gói hàng, 1 phiếu giữ lại như một chứng từ giao nhận hàng hoá.
1.4. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Sau khi shop chọn Chuẩn bị hàng, phía đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng theo đúng thời gian và địa điểm shop yêu cầu. Trường hợp bên đơn vị vận chuyển lấy hàng trễ hoặc không đến lấy hàng, chủ shop liên hệ Shopee để được xử lý hoặc tự ra bưu cục của đơn vị vận chuyển để gửi hàng.
Shopee hiện hợp tác với nhiều đối tác vận chuyển. Trong đó, Giao Hàng Nhanh là một trong những đối tác vận chuyển đáng tin cậy và được nhiều chủ shop tin chọn. Vì các điểm nổi bật sau:
- Thời gian giao hàng nhanh, nội thành 24 giờ, chẳng hạn vận chuyển hàng từ Hà Nội vào TP.HCM chỉ tốn khoảng 1 - 2 ngày. Điều này không chỉ tăng sự cạnh tranh với các shop khác, mà còn giúp khách hàng hài lòng và tăng tỷ lệ mua hàng trong các lần tiếp theo.
- Cước phí tốt cho shop nhỏ (xem bảng cước phí mới nhất của Giao Hàng Nhanh), nhờ đó tối ưu chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao.
- Đối soát COD linh hoạt các ngày trong tuần, giúp chủ shop xoay vòng vốn nhanh, yên tâm hơn kinh doanh, quản lý chi phí hiệu quả.
- Miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại, hỗ trợ tiết kiệm tối đa chi phí kinh doanh cho chủ shop.
- Và nhiều đặc quyền hấp dẫn khác dành riêng cho chủ shop trên Shopee.
Hãy đăng ký tài khoản tại https://sso.ghn.vn/ để khám phá và tận hưởng các đặc quyền hấp dẫn từ Giao Hàng Nhanh ngay hôm nay!
Với hệ thống bưu cục rộng lớn, trải dài khắp cả nước, Giao Hàng Nhanh giúp shop vận chuyển đến tay người mua an toàn và nhanh chóng.
1.5. Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công
Tùy vào tình trạng của gói hàng mà người bán sẽ có các cách xử lý kiện hàng giao không thành công, cụ thể như sau:
- Đơn hàng đang được giao đến chủ shop: Bạn cần cập nhật số lần giao hàng không thành công, đồng thời theo dõi hành trình vận chuyển kiện hàng về kho của shop.
- Đơn hàng đã giao cho chủ shop: Trong trường hợp nhận được bưu kiện giao không thành công, bạn cần kiểm tra tình trạng hàng hoá. Nếu sản phẩm bên trong vẫn trong tình trạng tốt, bạn có thể bổ sung vào kho. Nếu hàng hoá hư hỏng, bạn có thể khiếu nại đến Shopee để yêu cầu bồi thường thiệt hại.
- Đơn hàng không thể giao cho chủ shop: Nếu đơn vị vận chuyển không thể giao hàng cho chủ shop, trạng thái của kiện hàng sẽ chuyển thành “Không thể giao đến Người bán”. Để nhận kiện hàng, chủ shop cần liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Shopee trong vòng 14 ngày để lên lịch nhận lại kiện hàng, nếu không sẽ bị tiêu huỷ.
- Đơn hàng bị thất lạc khi giao cho chủ shop: Nếu gặp tình trạng kiện hàng bị thất lạc, chủ shop sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển để nắm rõ thông tin. Đối với các kiện hàng đủ điều kiện được bồi thường, số tiền đó sẽ được chuyển vào tài khoản Shopee của shop.
1.6. Xử lý yêu cầu hủy đơn hàng từ người mua
Kinh doanh trên Shopee sẽ gặp không ít các trường hợp người mua đặt hàng sau đó yêu cầu huỷ đơn vì lý do nào đó. Lúc này, nhà bán hàng có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu huỷ đơn hàng của người mua theo các bước sau đây:
Bước 1: Tại Kênh người bán Shopee, bạn nhấn vào “Quản lý đơn hàng” sau đó chọn “Đơn huỷ”.
Bước 2: Tại tab Đơn huỷ, bạn nhấn chọn “Xem chi tiết” bên cạnh đơn hàng đã huỷ để xem lý do.
Bạn nhấn vào “Xem chi tiết” để xem lý do huỷ đơn của người mua.
Bước 3: Bạn nhấn vào nút “Phản hồi” để tiến hành xử lý đơn huỷ của người mua.
- Nếu chủ shop chấp nhận yêu cầu hủy đơn hàng.
Bạn nhấn vào nút “Đồng ý” ở mục “Yêu cầu huỷ đơn hàng”. Lúc này, đơn hàng sẽ được hủy ngay lập tức và bạn không cần tiếp tục chuẩn bị hàng hoá.
- Nếu chủ shop không chấp nhận yêu cầu hủy đơn hàng.
Tại mục “Yêu cầu huỷ đơn hàng”, bạn chọn “Từ chối”. Lúc này, đơn hàng sẽ biến mất khỏi mục “Huỷ đơn hàng”.
Bạn nhấn vào “Phản hồi” để “Đồng ý” hoặc “Từ chối” yêu cầu huỷ đơn của người mua.
Lưu ý: Bạn chỉ nên từ chối yêu cầu huỷ đơn hàng trong trường hợp kiện hàng đã được giao cho đơn vị vận chuyển. Sau 24 giờ kể từ thời điểm người mua huỷ đơn, nếu người bán không phản hồi thì hệ thống Shopee sẽ tự động hủy.
2. Thời gian xử lý đơn hàng Shopee là bao lâu?
Thời gian xử lý đơn hàng trên Shopee sẽ phụ thuộc vào việc người mua lựa chọn đơn vị vận chuyển thường hay hoả tốc.
2.1. Đơn hàng thường
Đối với hình thức giao hàng thường, thời gian xử lý đơn hàng Shopee là 2 ngày kể từ ngày phát sinh đơn hàng (không bao gồm Chủ Nhật và các ngày lễ trong năm). Nếu xử lý và giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày, đơn hàng sẽ không bị huỷ tự động và không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ. Ngoài ra, thời gian giao hàng cho đơn vị vận chuyển để đơn hàng không bị tự động huỷ bởi hệ thống là 4 ngày.
Mỗi đơn vị vận chuyển đều có thời hạn xác nhận đến lấy hàng nên người bán cần nhấn xác nhận đơn trước thời điểm đó để tránh tình trạng huỷ đơn. Trước 24 giờ cùng ngày, người bán vẫn có thể nhấn xác nhận sau thời hạn mà đơn vị vận chuyển đưa ra. Tuy nhiên, người bán sẽ phải tự mang hàng đến bưu cục thay vì hẹn bưu tá đến lấy hàng.
2.2. Đơn hàng hỏa tốc
Nếu người mua đặt hàng hoả tốc, thời gian xử lý đơn hàng Shopee sẽ được tính như sau:
- Đơn hàng phát sinh trước 16 giờ: Người bán cần giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển trước 19 giờ cùng ngày để không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ.
- Đơn hàng phát sinh sau 16 giờ: Để không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ, bạn cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 11 giờ trưa ngày kế tiếp.
Bên cạnh đó, để tránh tình trạng huỷ đơn tự động, bạn cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 12 giờ trưa ngày kế tiếp (không tính Chủ Nhật và các ngày lễ).
3. Mách bạn cách xử lý đơn hàng trong chiến dịch sale trên Shopee
Shopee liên tục đưa ra các chương trình khuyến mãi hàng tháng để kích cầu mua sắm và gia tăng doanh thu cho nhà bán hàng. Để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee nhanh chóng trong chiến dịch sale, nhà bán hàng cần nắm rõ các lưu ý sau:
Duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác
Trước khi mùa sale diễn ra, người bán cần liên tục cập nhật tình trạng tồn kho để đảm bảo số lượng trên hệ thống Shopee được ghi nhận chính xác. Đồng thời, người bán nên dành ra một lượng hàng nhất định để đáp ứng nhu cầu săn sale của người mua.
Chuẩn bị đủ hàng cho sản phẩm hot
Người bán cần chuẩn bị đủ số lượng tồn kho, đặc biệt là các mặt hàng bán chạy. Lúc này, bạn có thể mở phần “Phân tích bán hàng”, mục “Hiệu quả sản phẩm” để xác định được các sản phẩm đang bán chạy. Đồng thời, bạn sẽ biết được số lượng đơn hàng thu về trong một tháng trước mùa sale để chuẩn bị đủ hàng tồn kho.
Đào tạo nhân viên quy trình xử lý đơn hàng
Bạn cần đảm bảo nhân viên đã nắm rõ và thành thạo quy trình xử lý đơn hàng để đạt năng suất làm việc tốt nhất trong suốt mùa sale. Bạn nên phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên để hạn chế rủi ro trong quy trình xử lý đơn hàng Shopee.
4. Câu hỏi thường gặp về xử lý đơn hàng Shopee
Bên cạnh thời gian xử lý đơn hàng Shopee, nhiều người bán hàng hiện nay sẽ bắt gặp một vài thắc mắc cần giải đáp trong quá trình thực hiện.
4.1. Người bán tự hủy đơn hàng có sao không?
Đơn hàng bị người bán tự huỷ sẽ được tính là đơn không thành công xuất phát từ lỗi của người bán. Điều này ảnh hưởng đến “Tỷ lệ đơn hàng không thành công”, được tính theo công thức sau:
4.2. Tỷ lệ đơn giao không thành công cao có ảnh hưởng gì đến shop không?
Khi bán hàng trên Shopee, người bán nên duy trì tỷ lệ đơn giao không thành công dưới 2%. Thông thường, tỷ lệ này sẽ được cập nhật vào thứ hai hàng tuần. Nếu vượt quá 2%, shop sẽ bị đánh “Sao quả tạ” tương ứng. Trong trường hợp nhận quá nhiều “Sao quả tạ” trong quý, shop sẽ bị hạn chế một số đặc quyền khi kinh doanh trên Shopee.
4.3. Đơn hàng trả về từ đơn vị vận chuyển không còn nguyên vẹn phải làm sao?
Trong một số trường hợp, khi người bán nhận được đơn hàng giao không thành công từ đơn vị vận chuyển, kiện hàng có dấu hiệu bị tác động, bóc rách, ướt, méo,... Lúc này, người bán có thể yêu cầu khiếu nại bằng cách liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Shopee trong vòng 3 ngày kể từ thời điểm hệ thống thông báo hoàn hàng thành công.
Khi đơn hàng nhận về có dấu hiệu hư hỏng, chủ shop có thể liên hệ với Shopee để được hỗ trợ và nhận bồi thường nếu đủ điều kiện.
Bài viết trên đã giải đáp thắc mắc về thời gian xử lý đơn hàng Shopee cùng những bước người bán cần làm khi phát sinh đơn hàng mới. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn biết cách xử lý đơn hàng khi kinh doanh trên Shopee, đặc biệt trong các mùa sale lớn sắp diễn ra trong thời gian tới đây!
Bài viết liên quan: Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cho chủ shop
