Quy trình xử lý đơn hàng Shopee như thế nào? Thời gian bao lâu?

Bạn đang bán hàng trên sàn thương mại điện tử nhưng chưa nắm rõ thời gian xử lý đơn hàng Shopee cũng như quy trình khi khách hàng đặt mua sản phẩm. Đừng lo, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình xử lý khi phát sinh đơn hàng trên Shopee để đảm bảo vận hành hiệu quả khi kinh doanh online trên nền tảng này!

1. Xử lý đơn hàng Shopee là gì? 

Xử lý đơn hàng là quá trình người bán xác nhận đơn, chuẩn bị và đóng gói hàng hóa. Sau đó bàn giao sang đơn vị vận chuyển của Shopee để gửi kiện đến tay khách theo thời gian dự kiến trên ứng dụng.

2. Thời gian xử lý đơn hàng Shopee là bao lâu?

Thời gian xử lý đơn hàng trên Shopee có thể mất 1 - 2 ngày, nhưng thực tế thông tin chính xác sẽ phụ thuộc vào việc người mua lựa chọn đơn vị vận chuyển thường hay hoả tốc.

2.1. Đơn hàng thường

Đối với hình thức giao hàng thường, thời gian xử lý đơn hàng Shopee là 2 ngày kể từ ngày phát sinh đơn hàng (không bao gồm Chủ Nhật và các ngày lễ trong năm). Nếu xử lý và giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày, đơn hàng sẽ không bị huỷ tự động và không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ. Ngoài ra, thời gian giao hàng cho đơn vị vận chuyển để đơn hàng không bị tự động huỷ bởi hệ thống là 4 ngày.

Mỗi đơn vị vận chuyển đều có thời hạn xác nhận đến lấy hàng nên người bán cần nhấn xác nhận đơn trước thời điểm đó để tránh tình trạng huỷ đơn và ảnh hưởng đến thời gian đặt hàng trên Shopee bao lâu thì có. Trước 24 giờ cùng ngày, người bán vẫn có thể nhấn xác nhận sau thời hạn mà đơn vị vận chuyển đưa ra. Tuy nhiên, người bán sẽ phải tự mang hàng đến bưu cục thay vì hẹn bưu tá đến lấy hàng.

2.2. Đơn hàng hỏa tốc

Nếu người mua đặt hàng hoả tốc, thời gian xử lý đơn hàng Shopee sẽ được tính như sau:

• Đơn hàng phát sinh trước 16 giờ: Người bán cần giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển trước 19 giờ cùng ngày để không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ. 
• Đơn hàng phát sinh sau 16 giờ: Để không bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ, bạn cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 11 giờ trưa ngày kế tiếp. 

Bên cạnh đó, để tránh tình trạng huỷ đơn tự động, bạn cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 12 giờ trưa ngày kế tiếp (không tính Chủ Nhật và các ngày lễ).

Người bán nên chủ động bàn giao kiện sớm cho đơn vị vận chuyển để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2.3. Đơn hàng nặng ký, cồng kềnh

Nếu người bán có các đơn trọng lượng và kích thước lớn, sử dụng dịch vụ vận chuyển từ GHN, thời gian xử lý đơn được xác định như sau:

• Với đơn phát sinh trước 14 giờ: Người bán bắt buộc bàn giao đơn cho đơn vị vận chuyển trước 23h59 cùng ngày.
• Với đơn phát sinh sau 14 giờ trở đi: Chủ shop nên bàn giao cho nhân viên vận chuyển trước 23h59 ngày kế tiếp.

Ngoài ra, người bán chú ý nhấn chuẩn bị hàng trên app/web Shopee trong tối đa 2 ngày (kể từ thời điểm phát sinh đơn) để tránh bị hủy đơn tự động.

3. Tìm hiểu quy trình xử lý đơn hàng Shopee

Bạn cần nắm rõ quy trình để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee. Theo đó, quy trình để xử lý đơn hàng Shopee bao gồm các khâu dưới đây:

3.1. Xác nhận đơn hàng 

Sau 30 phút kể khi người mua đặt hàng và không huỷ đơn trên Shopee, nhà bán hàng cần xác nhận rồi chuyển đơn hàng vào mục “Chờ lấy hàng”. Lúc này, bạn có thể xác nhận trên điện thoại hoặc website đều được.

Các bước xác nhận đơn hàng:

• Truy cập vào website, chọn mục “Quản lý vận chuyển”. Hoặc truy cập vào App, chọn mục “Đơn hàng”.
• Chuyển sang mục “Chờ lấy hàng” để tiếp tục quy trình xử lý đơn hàng Shopee.
• Nhấn vào nút “Chuẩn bị hàng”.
• Chọn hình thức vận chuyển bao gồm “Tôi sẽ tự mang hàng tới bưu cục” và “Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng”.

Xem thêm: Cách gửi hàng Shopee Express nhanh gọn, an toàn

3.2. Chuẩn bị hàng và đóng gói

Để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee, người bán cần chuẩn bị và đóng gói hàng hóa nhanh chóng. Ở bước này, quá trình xử lý sẽ không giống nhau tùy vào từng loại đơn hàng. Cụ thể:

• Với đơn hàng thông thường: Người bán sẽ tự chuẩn bị và đóng gói theo quy chuẩn của Shopee.
• Với đơn hàng Shopee đang xử lý: Đây là trường hợp người bán sử dụng dịch vụ Xử lý đơn hàng bởi Shopee - FBS (Fulfillment by Shopee), phía Shopee sẽ tự động nhận đơn, đóng gói, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.

Lưu ý: Thời gian chuẩn bị hàng Shopee không vượt quá 12 giờ ngày kế tiếp (đơn hỏa tốc) và 3 ngày kể từ khi đơn phát sinh (đơn thông thường hoặc cồng kềnh). Đây là yếu tố quyết định một phần đến thời điểm đặt hàng Shopee bao lâu thì có nên chủ shop cần chú ý.

3.3. In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng

Sau khi đóng gói hàng hóa, bước tiếp theo trong cách xử lý đơn hàng trên Shopee là in phiếu gửi hàng sau đó dán lên gói hàng để giao cho đơn vị vận chuyển. Lúc này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Tại trang Kênh người bán của Shopee, bạn nhấn vào phần “Vận chuyển” rồi chọn “Quản lý vận chuyển”.
• Bước 2: Bạn nhấn vào tab “Chờ lấy hàng” để tiếp tục.
• Bước 3: Bạn chọn mục “Chưa xử lý” hoặc “Đã xử lý” để kiểm tra các đơn hàng mới và xác nhận.
• Bước 4: Bạn nhấn vào nút “In phiếu giao” ở dưới cột Thao tác của từng đơn hàng.
• Bước 5: Sau khi hệ thống tạo phiếu tự động, bạn kiểm tra rồi nhấn “In phiếu” để in phiếu gửi hàng. Sau đó, bạn dán phiếu gửi hàng lên bưu kiện hàng hoá để giao cho đơn vị vận chuyển.

Lưu ý: Bạn nên in 2 phiếu, 1 phiếu dán lên gói hàng, 1 phiếu giữ lại như một chứng từ giao nhận hàng hoá.

Xem thêm: Bán hàng trên Shopee có cần máy in không?

3.4. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi shop chọn Chuẩn bị hàng, quy trình giao hàng của Shopee tiếp theo là phía đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng theo đúng thời gian và địa điểm shop yêu cầu. Trường hợp bên đơn vị vận chuyển lấy hàng trễ hoặc không đến lấy hàng, chủ shop liên hệ Shopee để được xử lý hoặc tự ra bưu cục của đơn vị vận chuyển để gửi hàng.

Shopee hiện hợp tác với nhiều đối tác vận chuyển. Trong đó, Giao Hàng Nhanh là một trong những đối tác vận chuyển đáng tin cậy và được nhiều chủ shop tin chọn. Vì các điểm nổi bật sau:

• Thời gian giao hàng nhanh, nội thành 24 giờ, chẳng hạn vận chuyển hàng từ Hà Nội vào TP.HCM chỉ tốn khoảng 1 - 2 ngày. Điều này không chỉ tăng sự cạnh tranh với các shop khác, mà còn giúp khách hàng hài lòng và tăng tỷ lệ mua hàng trong các lần tiếp theo. 
• Cước phí Giao Hàng Nhanh siêu tốt cho shop nhỏ (xem bảng cước phí mới nhất), nhờ đó tối ưu chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao.
• Đối soát COD linh hoạt các ngày trong tuần, giúp chủ shop xoay vòng vốn nhanh, yên tâm hơn kinh doanh, quản lý chi phí hiệu quả. 
• Công ty Giao Hàng Nhanh miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại, hỗ trợ tiết kiệm tối đa chi phí kinh doanh cho chủ shop. 
• Và nhiều đặc quyền hấp dẫn khác từ dịch vụ giao hàng GHN dành riêng cho chủ shop trên Shopee như sử dụng tính năng Cảnh báo boom hàng miễn phí, hỗ trợ Giao 1 phần - Trả 1 phần, bồi thường đơn hư hỏng hoặc thất thoát với lỗi từ GHN đến 5 triệu đồng,...

Hãy đăng ký tài khoản để khám phá và tận hưởng các đặc quyền hấp dẫn từ Giao Hàng Nhanh ngay hôm nay! 

Với hệ thống bưu cục rộng lớn, trải dài khắp cả nước, Giao Hàng Nhanh giúp shop vận chuyển đến tay người mua an toàn và nhanh chóng.

3.5. Xử lý đơn hàng giao hàng không thành công

Tùy vào tình trạng của gói hàng mà người bán sẽ có các cách xử lý kiện hàng giao không thành công, cụ thể như sau:

• Đơn hàng đang được giao đến chủ shop: Bạn cần cập nhật số lần giao hàng không thành công, đồng thời theo dõi hành trình vận chuyển kiện hàng về kho của shop.
• Đơn hàng đã giao cho chủ shop: Trong trường hợp nhận được bưu kiện giao không thành công, bạn cần kiểm tra tình trạng hàng hoá. Nếu sản phẩm bên trong vẫn trong tình trạng tốt, bạn có thể bổ sung vào kho. Nếu hàng hoá hư hỏng, bạn có thể khiếu nại đến Shopee để yêu cầu bồi thường thiệt hại.
• Đơn hàng không thể giao cho chủ shop: Nếu đơn vị vận chuyển không thể giao hàng cho chủ shop, trạng thái của kiện hàng sẽ chuyển thành “Không thể giao đến Người bán”. Để nhận kiện hàng, chủ shop cần liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Shopee trong vòng 14 ngày để lên lịch nhận lại kiện hàng, nếu không sẽ bị tiêu huỷ.
• Đơn hàng bị thất lạc khi giao cho chủ shop: Nếu gặp tình trạng kiện hàng bị thất lạc, chủ shop sẽ liên hệ với đơn vị vận chuyển để nắm rõ thông tin. Đối với các kiện hàng đủ điều kiện được bồi thường, số tiền đó sẽ được chuyển vào tài khoản Shopee của shop.

3.6. Xử lý yêu cầu hủy đơn hàng từ người mua

Kinh doanh trên Shopee sẽ gặp không ít các trường hợp người mua đặt hàng sau đó yêu cầu huỷ đơn vì lý do nào đó. Lúc này, nhà bán hàng có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu huỷ đơn hàng của người mua theo các bước sau đây:

• Bước 1: Tại Kênh người bán Shopee, bạn nhấn vào “Quản lý đơn hàng” sau đó chọn “Đơn huỷ”.
• Bước 2: Tại tab Đơn huỷ, bạn nhấn chọn “Xem chi tiết” bên cạnh đơn hàng đã huỷ để xem lý do.

Bạn nhấn vào “Xem chi tiết” để xem lý do huỷ đơn của người mua.

• Bước 3: Bạn nhấn vào nút “Phản hồi” để tiến hành xử lý đơn huỷ của người mua.

- Nếu chủ shop chấp nhận yêu cầu hủy đơn hàng.

Bạn nhấn vào nút “Đồng ý” ở mục “Yêu cầu huỷ đơn hàng”. Lúc này, đơn hàng sẽ được hủy ngay lập tức và bạn không cần tiếp tục chuẩn bị hàng hoá.

- Nếu chủ shop không chấp nhận yêu cầu hủy đơn hàng.

Tại mục “Yêu cầu huỷ đơn hàng”, bạn chọn “Từ chối”. Lúc này, đơn hàng sẽ biến mất khỏi mục “Huỷ đơn hàng”. 

Bạn nhấn vào “Phản hồi” để “Đồng ý” hoặc “Từ chối” yêu cầu huỷ đơn của người mua.

Lưu ý: Bạn chỉ nên từ chối yêu cầu huỷ đơn hàng trong trường hợp kiện hàng đã được giao cho đơn vị vận chuyển. Sau 24 giờ kể từ thời điểm người mua huỷ đơn, nếu người bán không phản hồi thì hệ thống Shopee sẽ tự động hủy.

4. Thời gian giao hàng của Shopee là bao lâu?

Kể từ thời điểm bàn giao, nhân viên giao hàng có thể giao đơn sau 1 - 2 giờ (đơn hỏa tốc) đến 2 - 5 ngày (đơn thường, tùy khu vực nhận hàng). Nếu lựa chọn liên kết với đơn vị vận chuyển GHN, khách hàng sẽ nhận đơn chỉ trong 24 giờ (nội thành) hoặc 1 - 2 ngày (đơn liên tỉnh).

5. Ngày nhận hàng dự kiến Shopee có chính xác không?

Thời gian nhận hàng Shopee thông báo trên app/web có thể không chính xác hoàn toàn. Vì tình hình thực tế còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, thời gian bàn giao và xử lý đơn tại kho, số lượng đơn nhân viên có thể giao mỗi ngày,... 

Do đó, người nhận hãy thường xuyên kiểm tra hành trình giao hàng ở mục Đơn mua trên tài khoản Shopee của mình để cập nhật thời gian nhận hàng chuẩn xác. Nếu cần gấp, khách hàng hãy liên hệ trực tiếp với bên vận chuyển qua số Hotline hoặc Email để được xử lý nhanh chóng.

6. Mách bạn cách xử lý đơn hàng trong chiến dịch sale trên Shopee

Shopee liên tục đưa ra các chương trình khuyến mãi hàng tháng để kích cầu mua sắm và gia tăng doanh số bán hàng. Để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng Shopee nhanh chóng trong chiến dịch sale, nhà bán hàng cần nắm rõ các lưu ý sau:

• Luôn kiểm tra tình trạng đơn hàng mỗi ngày: Ở những ngày sale quan trọng, đơn hàng có thể phát sinh liên tục. Người bán hãy xem mục Chờ lấy hàng mỗi ngày để kịp thời xác nhận và chuẩn bị kiện hàng đúng thời gian dự kiến.
• Duy trì số lượng hàng tồn kho chính xác: Trước khi mùa sale diễn ra, người bán cần liên tục cập nhật tình trạng tồn kho để đảm bảo số lượng trên hệ thống Shopee được ghi nhận chính xác. 
• Chuẩn bị đủ hàng cho sản phẩm hot: Người bán cần chuẩn bị đủ số lượng tồn kho, đặc biệt là các mặt hàng bán chạy. Lúc này, bạn có thể mở phần “Phân tích bán hàng”, mục “Hiệu quả sản phẩm” để xác định được các sản phẩm đang bán chạy. 
• Đào tạo nhân viên quy trình xử lý đơn hàng: Bạn cần đảm bảo nhân viên đã nắm rõ và thành thạo quy trình xử lý đơn hàng để đạt năng suất làm việc tốt nhất trong suốt mùa sale Shopee. 
• Ưu tiên xử lý các đơn đơn giản trước: Chủ shop hãy xử lý đơn số lượng hàng ít hoặc có sẵn tại shop trước các đơn nhiều món, phải đợi lấy sản phẩm từ kho khác. Điều này giúp người bán tiết kiệm thời gian, tránh sai sót.
• Có thể bật tính năng Giao hàng loạt: Kênh Người bán Shopee hỗ trợ shop xử lý nhiều đơn một lúc. Sau khi xác nhận, shop hãy nhấn tính năng Giao hàng loạt để in phiếu gửi hàng một lần theo các thiết lập phù hợp (như Hạn giao hàng, Đơn vị vận chuyển, Loại đơn hàng,...) để tối ưu hóa thời gian xử lý đơn.
• Cài đặt Chế độ tạm nghỉ khi quá tải: Nếu chưa kịp xử lý các đơn hiện có, người bán cân nhắc chỉnh shop sang Chế độ tạm nghỉ để tránh “nổ đơn” liên tục mà không kịp xác nhận và chuẩn bị. 

Nếu chủ shop chưa chuẩn bị kịp hàng, có thể chuyển sang Chế độ tạm nghỉ để dừng nhận đơn.

Bài viết trên đã giải đáp thắc mắc về thời gian xử lý đơn hàng Shopee cùng những bước người bán cần làm khi phát sinh đơn hàng mới. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn biết cách xử lý đơn hàng khi kinh doanh trên Shopee, đặc biệt trong các mùa sale lớn sắp diễn ra trong thời gian tới đây!

Bài viết liên quan: 

• Cách theo dõi đơn hàng Shopee đơn giản

• Tổng hợp các loại phí bán hàng trên Shopee

• Bật mí cách xóa shop trên Shopee dễ thực hiện