Ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS hiện là giải pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm, nhằm số hóa quy trình quản trị kho, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Vậy phần mềm WMS là gì, có lợi ích như thế nào trong quản lý kho hiện đại? Làm thế nào để lựa chọn phần mềm phù hợp? Hãy cùng Giao Hàng Nhanh tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Hệ thống WMS là gì?
WMS (viết tắt của Warehouse Management System) là phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng được thiết kế để theo dõi, kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động trong kho - từ tiếp nhận hàng, sắp xếp vị trí lưu trữ, quản lý tồn kho đến xử lý xuất hàng. Qua đó, WMS cung cấp dữ liệu theo thời gian thực để bạn nắm chính xác lượng hàng đang có trong kho và trạng thái từng lô hàng.
Phần mềm WMS ngày nay còn tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến như mã vạch, RFID (Radio Frequency Identification là công nghệ nhận dạng qua sóng vô tuyến) để theo dõi và quản lý hàng hóa; hoặc có khả năng kết nối với các hệ thống khác như CRM (Customer Relationship Management - Quản lý Quan hệ Khách hàng) để đồng bộ dữ liệu chuỗi cung ứng. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có quy mô kho lớn hoặc nhiều kênh bán hàng phải xử lý cùng lúc.
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một giải pháp được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày trong kho.
2. Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS
Việc triển khai phần mềm quản lý kho WMS trong hoạt động kinh doanh mang đến nhiều lợi ích như nâng cao hiệu quả quản lý, dễ dàng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, thúc đẩy khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường và khách hàng… Cụ thể:
2.1 Tăng cường hiệu quả quản lý và bảo đảm tính minh bạch
Hệ thống WMS giúp tự động hóa quy trình quản lý kho từ lúc hàng hóa nhập vào đến khi xuất ra, thay vì phải ghi chép thủ công dễ sai sót. Nhờ đó, mọi hoạt động và dữ liệu đều được ghi nhận chính xác và minh bạch trên hệ thống, giúp nhà bán hàng kiểm soát trạng thái hàng hóa trong kho một cách trực quan.
2.2 Theo dõi và quản lý tồn kho theo thời gian thực
Với hệ thống quản lý kho WMS, lượng hàng tồn kho được cập nhật tức thì ngay khi có biến động (nhập hàng, xuất hàng, di chuyển vị trí), giúp bạn luôn nắm rõ hiện trạng số lượng và vị trí sản phẩm trong kho. Điều này không chỉ giảm rủi ro thiếu hàng hoặc dư thừa tồn kho, mà còn hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng chính xác; từ đó tối ưu nguồn vốn lưu động và giảm chi phí tồn kho.
2.3 Nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận
Khi tìm hiểu hệ thống WMS là gì, có thể thấy phần mềm sẽ tạo ra một nguồn dữ liệu tập trung và đồng bộ cho các bộ phận liên quan như kho vận, kế toán, bán hàng hay vận chuyển. Việc này giúp mọi phòng ban có thể truy cập thông tin cùng một lúc, từ đó hỗ trợ quy trình làm việc nhịp nhàng hơn, giảm thiểu sai sót trong xử lý đơn hàng.
2.4 Phản ứng nhanh với nhu cầu của thị trường và khách hàng
Việc sử dụng phần mềm WMS đảm bảo hàng hóa được kiểm tra, sắp xếp và luân chuyển chính xác. Điều này giúp nhà bán hàng rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và đảm bảo giao hàng đúng hạn, nhất là trong những dịp lễ, ngày sale nhu cầu mua sắm gia tăng. Nhờ đó đáp ứng tốt nhu cầu thị trường, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Hệ thống quản lý kho WMS là công cụ thiết yếu cho các kho hàng hiện đại, giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất tổng thể.
3. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho WMS là gì?
Các tính năng nổi bật của phần mềm WMS bao gồm quản lý tồn kho thời gian thực, tối ưu hóa không gian và vị trí lưu trữ, hỗ trợ xuất hàng theo quy trình tiêu chuẩn, tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác…Qua đó giúp nâng cao độ chính xác, tăng hiệu suất vận hành và đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý kho hàng. Chi tiết như sau:
3.1 Đảm bảo quản lý nhập hàng chính xác
Một trong những tính năng cốt lõi của hệ thống WMS là hỗ trợ kiểm soát quá trình nhập hàng chuẩn xác. Khi hàng hóa được đưa vào kho, hệ thống sẽ ghi nhận chi tiết theo từng lô, từng mã sản phẩm, số lượng và vị trí lưu trữ. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công, giảm sai sót trong kiểm kê ban đầu và dễ dàng theo dõi hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho.
3.2 Tối ưu hóa không gian lưu trữ
WMS giúp định vị và sắp xếp hàng hóa một cách thông minh dựa trên đặc điểm sản phẩm, tần suất xuất - nhập hoặc yêu cầu bảo quản đặc thù. Theo đó, hệ thống sẽ đề xuất vị trí lưu trữ tối ưu, giảm thiểu khoảng không bỏ trống và tăng hiệu quả sử dụng không gian kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang vận hành kho quy mô lớn hoặc có nhiều loại hàng hóa khác nhau cần bố trí hợp lý.
3.3 Hỗ trợ xuất hàng theo quy trình tiêu chuẩn
Hệ thống quản lý WMS thường chuẩn hóa quy trình xuất hàng dựa trên các đơn đặt hàng thực tế, hoặc lịch trình giao hàng trước đó. Khi đến bước xuất kho, hệ thống sẽ hướng dẫn nhân sự lấy hàng đúng thứ tự, kiểm tra số lượng và đóng gói theo yêu cầu. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn và đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn.
Xem thêm: Các bước tìm hàng trong kho nhanh chóng
Tính năng này giúp nhân viên thực hiện quá trình xuất kho hàng hóa nhanh chóng hơn.
3.4 Giám sát kho hàng theo thời gian thực
Như đã đề cập, với phần mềm WMS, mọi hoạt động trong kho đều được cập nhật theo thời gian thực. Vì thế, bạn có thể nhanh chóng phát hiện tình trạng tồn kho thấp, sai lệch số lượng hoặc các vấn đề khác để xử lý kịp thời. Tính năng này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh nhanh như bán lẻ, thương mại điện tử hay logistics.
3.5 Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác
Phần mềm quản lý kho WMS thường được thiết kế để dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, quản lý vận chuyển, quản lý kho bãi… Việc đồng bộ dữ liệu giúp các bộ phận trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin liền mạch, tránh trùng lặp dữ liệu và giảm khối lượng thủ công trong nhập liệu. Điều này tạo nên một hệ sinh thái quản lý hiệu quả, hỗ trợ mở rộng quy mô một cách linh hoạt.
4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS
Trước khi tìm hiểu hướng dẫn chi tiết, bạn có thể nắm sơ quy trình triển khai WMS với 5 bước chính sau:
- Cấu hình hệ thống WMS - đảm bảo phù hợp với kho hàng và quy trình vận hành.
- Nhập dữ liệu - tồn kho, vị trí, đơn hàng lên hệ thống.
- Đào tạo và hội nhập - hướng dẫn nhân sự sử dụng phần mềm đúng chức năng.
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực - khai thác dữ liệu cập nhật để quản lý chính xác.
- Tối ưu hóa việc hoàn thành đơn hàng - sử dụng WMS để cải thiện tốc độ và độ chính xác xử lý đơn.
Dưới đây là hướng dẫn cách ứng dụng phần mềm WMS trong hoạt động kinh doanh cho bạn tham khảo:
Bước 1: Cấu hình hệ thống
Khi bắt đầu sử dụng WMS, bạn cần cấu hình hệ thống sao cho phù hợp với các yêu cầu cụ thể của kho hàng. Điều này bao gồm thiết lập vị trí, khu vực lưu trữ, cấu trúc kệ, xác định các luồng như nhập - lưu - xuất, và tích hợp WMS với các hệ thống khác như ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), TMS (Hệ thống quản lý vận tải) và CRM (Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng). Sự tích hợp này đảm bảo dữ liệu được đồng bộ trên các nền tảng khác nhau, cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động và cho phép đưa ra quyết định chính xác hơn.
Bước 2: Nhập dữ liệu
Tiếp theo, bạn cần nhập các dữ liệu cần thiết vào hệ thống WMS như danh mục sản phẩm, mã SKU, số lượng tồn, vị trí lưu trữ hiện tại, đơn hàng đang chờ xử lý, lịch sử giao dịch, thông tin nhà cung cấp… Lưu ý, việc nhập liệu này phải được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác, tránh sai sót làm ảnh hưởng đến hoạt động quản trị kho sau này.
Bước 3: Đào tạo và hội nhập
Hệ thống quản lý kho WMS chỉ phát huy hiệu quả tối ưu khi người dùng biết cách sử dụng chính xác. Vì thế, nhà bán hàng cần tổ chức đào tạo cho nhân viên kho nắm rõ từng chức năng, quy trình vận hành và cách tương tác với hệ thống. Có thể kết hợp tài liệu hướng dẫn, buổi thực hành trên phần mềm để giúp nhân sự làm quen nhanh hơn và giảm thiểu lỗi trong quá trình sử dụng.
Bước 4: Theo dõi tồn kho theo thời gian thực
Sau khi WMS được đưa vào vận hành, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực để kiểm soát biến động hàng hóa ngay khi có nhập, xuất hoặc di chuyển nội bộ. Ngoài ra, đừng quên thiết lập cảnh báo bổ sung hàng tự động để thông báo khi mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng đã định trước. Điều này đảm bảo việc đặt hàng lại kịp thời và ngăn ngừa gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
Bước 5: Tối ưu hóa việc hoàn thành đơn hàng
Cuối cùng, bạn hãy tận dụng các tính năng mở rộng trên WMS để tối ưu hóa quy trình hoàn thành đơn hàng như:
- Áp dụng các tính năng lấy hàng theo lô, lấy hàng theo đợt và lấy hàng theo khu vực dựa trên bố cục kho và khối lượng đơn hàng. Qua đó giúp giảm thời gian di chuyển và cải thiện độ chính xác khi lấy hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho WMS để tạo ra các hướng dẫn lấy hàng tự động, hướng dẫn nhân viên kho đi theo những tuyến đường hiệu quả nhất. Điều này giúp giảm thiểu thời gian lấy hàng và giảm lỗi.
- Nhờ phần mềm WMS cung cấp hướng dẫn về cách đóng gói hàng hóa một cách an toàn và hiệu quả. Từ đó giúp giảm nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển và cải thiện tốc độ đóng gói.
Việc triển khai phần mềm WMS với tính năng phù hợp giúp tăng tốc độ xử lý đơn, giảm sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
5. Gợi ý tiêu chí lựa chọn hệ thống WMS phù hợp
Để chọn được phần mềm WMS phù hợp, bạn cần quan tâm các tiêu chí như nhu cầu của doanh nghiệp, khả năng tích hợp hệ thống, chi phí cân đối giữa ngân sách đầu tư và giá trị nhận được. Hơn hết nên tìm hiểu nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy, hỗ trợ triển khai, bảo trì và đồng hành lâu dài. Cụ thể là:
5.1 Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Tiêu chí đầu tiên khi chọn WMS là hệ thống phải phù hợp với thực tế hoạt động kho và quy trình kinh doanh. Một giải pháp tích hợp quá nhiều tính năng với doanh nghiệp nhỏ sẽ gây lãng phí chi phí và phức tạp trong vận hành, trong khi một hệ thống quá ít công cụ sẽ không đáp ứng đủ chức năng cần thiết khi doanh nghiệp mở rộng. Do đó, hãy xác định rõ nhu cầu như quản lý đa kho hay một kho, số lượng SKU (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho), mức độ phức tạp của quy trình nhập - xuất - kiểm kê để chọn giải pháp phù hợp nhất.
5.2 Khả năng tích hợp hệ thống
Trước khi quyết định có chọn phần mềm đó hay không, bạn nên kiểm tra khả năng tích hợp và các API hoặc module có sẵn từ nhà cung cấp. Bởi để tận dụng tối đa giá trị, WMS cần tích hợp linh hoạt với các hệ thống công nghệ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như ERP, hệ thống bán hàng POS, sàn thương mại điện tử hay đối tác vận chuyển. Việc tích hợp giúp đồng bộ dữ liệu, tránh trùng lặp và giảm thao tác thủ công trong xử lý đơn hàng & báo cáo.
5.3 Chi phí hợp lý
Chi phí triển khai và duy trì WMS là một yếu tố quan trọng, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ shop đang trong giai đoạn ‘khởi nghiệp’. Không chỉ nhìn vào giá mua ban đầu, bạn cần cân nhắc cả chi phí triển khai, đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật theo thời gian. Một giải pháp với chi phí đầu tư hợp lý nhưng mang lại lợi ích lâu dài sẽ giúp bạn gia tăng hiệu quả quản lý mà không gây áp lực tài chính.
5.4 Nhà cung cấp uy tín
Cuối cùng, việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống quản lý kho WMS uy tín, có kinh nghiệm và dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp quá trình triển khai và vận hành diễn ra suôn sẻ. Nhà cung cấp có giải pháp rõ ràng, đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và cam kết hỗ trợ sau bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.
Chọn nhà cung cấp phần mềm WMS có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp giúp giải quyết sự cố kịp thời để đảm bảo vận hành thông suốt.
6. Xu hướng phát triển hệ thống WMS là gì?
Trong tương lai, hệ thống quản lý kho WMS đang dịch chuyển mạnh mẽ theo xu hướng “kho thông minh” và số hóa sâu rộng. Không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa nhập - xuất - kiểm kho truyền thống, phần mềm WMS có thể được tích hợp các công nghệ như AI (trí tuệ nhân tạo) và IoT (Internet vạn vật) để phân tích dữ liệu lớn, dự đoán nhu cầu, tối ưu tồn kho và kiểm soát môi trường kho. Bên cạnh đó, giải pháp WMS cũng có khả năng triển khai những công nghệ tối tân như cảm biến thông minh, blockchain trong chuỗi cung ứng… góp phần nâng cao tính minh bạch, an toàn dữ liệu trong quản lý hàng hóa.
Với những chia sẻ trên chắc hẳn đã giúp bạn hiểu phần mềm WMS là gì, lợi ích và cách chọn giải pháp phù hợp. Có thể nói, WMS là giải pháp quản lý kho hiện đại mà doanh nghiệp và shop bán hàng nên cân nhắc đầu tư, giúp kiểm soát tồn kho chính xác, tối ưu quy trình nhập - xuất - lưu trữ và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
Tương tự, ở khâu giao hàng đến tay người mua, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu nhân sự, đảm bảo tiến độ giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong đó, Giao Hàng Nhanh (GHN) là một lựa chọn được nhiều shop tin dùng nhờ các lợi thế nổi bật sau:
- Giao hàng nhanh, đúng hẹn: GHN sở hữu hệ thống xử lý - phân loại hàng tự động 100%, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. Nhờ đó, các đơn hàng nội thành được giao chỉ trong 24 giờ, đơn hàng liên tỉnh chỉ từ 1-2 ngày.
- Hệ thống bưu cục rộng lớn: Với mạng lưới bưu cục GHN phủ khắp các tỉnh thành trên toàn quốc, GHN hỗ trợ giao - nhận hàng linh hoạt, kể cả ở khu vực ngoại thành hoặc tỉnh lẻ, giúp shop dễ dàng mở rộng tệp khách hàng.
- Bảng giá tiết kiệm: GHN Express cung cấp bảng giá cạnh tranh như đồng giá 15.5K/đơn thông thường và 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên của đơn nặng ký/cồng kềnh. Qua đó shop có thể tối ưu chi phí vận chuyển để gia tăng lợi nhuận trên mỗi đơn hàng.
- Miễn phí lấy hàng: Chọn hợp tác cùng GHN, nhà bán hàng được hưởng đặc quyền miễn phí lấy hàng tận nơi. Việc này giúp shop tiết kiệm thời gian và công sức, không cần di chuyển ra bưu cục mà vẫn đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng.
- Nhiều tiện ích đi kèm: Đơn vị còn phát triển web/app GHN VN hiện đại, có khả năng đồng bộ dữ liệu từ kho và các kênh bán hàng khác với nhau nhanh chóng. Đặc biệt, phần mềm quản lý đơn hàng của GHN còn có thể liên kết với những phần mềm quản lý kinh doanh thuận lợi để kiểm soát tồn kho và lên đơn dễ dàng.
Giao Hàng Nhanh nỗ lực hoàn thành đơn siêu tốc với cước phí hợp lý để tối ưu hóa quy trình bán hàng, giúp shop thu về lợi nhuận cao nhất.
>> Đăng ký tài khoản GHN ngay hôm nay để tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm giao hàng cho khách hàng!
Nguồn tham khảo:
Forbes. What Is A Warehouse Management System (WMS)?. https://www.forbes.com/advisor/business/software/what-is-wms (đã truy cập 06 02 2025)
Bài viết liên quan:
