Kho vận là gì? Vai trò, cách hoạt động, tiêu chí chọn dịch vụ

1. Kho vận là gì?

Kho vận (Warehousing) là một hệ thống bao gồm các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho bãi. Đây là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng logistics, đảm nhiệm vai trò trung gian giúp hàng hóa được luân chuyển thông suốt từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng. Về cơ bản, kho vận đảm bảo hàng hóa được cất giữ an toàn, có tổ chức và sẵn sàng cho việc vận chuyển khi có yêu cầu.

Kho vận là dịch vụ hậu cần bao gồm lưu kho, vận chuyển hàng hóa đến người nhận.

2. Các hoạt động chính của kho vận

Một quy trình kho vận hoàn chỉnh bao gồm một chuỗi các hoạt động phức tạp, được kết nối chặt chẽ để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt. Các hoạt động chính này bao gồm nhập kho, lưu trữ hàng, xử lý đơn hàng, quản lý hàng hóa, xuất kho và một số dịch vụ giá trị gia tăng khác.

2.1. Nhập kho

Đây là bước đầu tiên trong quy trình, nơi hàng hóa được tiếp nhận từ nhà cung cấp hoặc đơn vị sản xuất. Nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa so với chứng từ đi kèm để đảm bảo tính chính xác. Sau khi kiểm tra xong, hàng hóa sẽ được ghi nhận vào hệ thống quản lý kho.

2.2. Lưu trữ hàng

Sau khi được tiếp nhận, hàng hóa sẽ được di chuyển đến các vị trí lưu trữ phù hợp đã được sắp xếp trước trong kho. Việc sắp xếp cần khoa học để tối ưu hóa không gian, dễ dàng tìm kiếm và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Các loại hàng hóa khác nhau sẽ có những yêu cầu về điều kiện bảo quản riêng như nhiệt độ, độ ẩm.

2.3. Xử lý đơn hàng

Khi có đơn đặt hàng từ khách, nhân viên kho sẽ thực hiện quy trình lấy hàng từ vị trí lưu trữ. Tiếp theo, hàng hóa sẽ được đóng gói cẩn thận, dán nhãn vận chuyển và chuẩn bị sẵn sàng để giao đi. Đây là khâu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ giao hàng và sự hài lòng của khách hàng.

2.4. Quản lý hàng hóa

Hoạt động này bao gồm việc theo dõi liên tục số lượng, vị trí và tình trạng của hàng hóa trong kho. Các hệ thống quản lý kho (WMS) hiện đại giúp tự động hóa và tăng cường độ chính xác cho công việc này. Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí chi phí.

2.5. Xuất kho

Đây là bước cuối cùng trong kho, nơi các đơn hàng đã được xử lý sẽ được xếp lên phương tiện vận chuyển để giao đến người mua. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo đúng đơn hàng được giao cho đúng đơn vị vận chuyển. Các giấy tờ, chứng từ liên quan đến việc xuất hàng cũng sẽ được hoàn tất ở bước này.

2.6. Các hoạt động khác

• Dán nhãn và đóng gói lại: Nhiều dịch vụ cung cấp tùy chọn dán nhãn theo yêu cầu của khách hàng hoặc đóng gói lại sản phẩm để phù hợp với các tiêu chuẩn bán lẻ. Dịch vụ này giúp sản phẩm sẵn sàng để trưng bày ngay khi đến nơi.
• Kiểm kê định kỳ: Đây là hoạt động kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống. Việc này giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch do mất mát, hư hỏng hoặc lỗi nhập liệu.
• Quản lý hàng trả về: Kho vận cũng chịu trách nhiệm xử lý các sản phẩm bị khách hàng trả lại. Quy trình này bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra tình trạng và quyết định tái nhập kho, sửa chữa hay tiêu hủy sản phẩm.

Xem thêm: Chi tiết quy trình kiểm kê hàng tồn kho

3. Tầm quan trọng của kho vận trong hoạt động kinh doanh

Sau khi hiểu được kho vận là gì, có thể thấy kho vận đóng một vai trò quan trọng với sự thành công của doanh nghiệp. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tối ưu hóa chuỗi cung ứng, tiết kiệm chi phí và thời gian, nâng cao sự hài lòng của khách hàng,... Cụ thể như sau:

3.1. Hàng hóa được xử lý liên tục, tránh tình trạng tồn kho

Một hệ thống kho vận được tổ chức tốt đảm bảo dòng chảy hàng hóa diễn ra liên tục và hiệu quả, từ khâu nhập kho đến khi xuất đi. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Nhờ đó, rủi ro tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc thiếu hàng làm mất cơ hội bán hàng được giảm thiểu đáng kể.

3.2. Hàng hóa giao nhanh và an toàn

Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả và vị trí kho chiến lược là yếu tố then chốt giúp rút ngắn thời gian giao hàng. Các quy tắc lưu trữ và xử lý chuyên nghiệp cũng đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, hạn chế tối đa hư hỏng. Sự kết hợp giữa tốc độ và an toàn giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm và tạo dựng lòng tin nơi khách hàng.

Quản lý kho vận tốt giúp quá trình giao hàng nhanh và an toàn hơn. 

3.3. Vận chuyển dễ dàng đến nhiều nơi, kể cả hàng cồng kềnh

Các đơn vị kho vận chuyên nghiệp được trang bị đầy đủ thiết bị để xử lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, kể cả các mặt hàng quá khổ, quá tải. Họ cũng sở hữu mạng lưới vận tải rộng khắp, cho phép giao hàng đến nhiều tỉnh thành, thậm chí cả những khu vực xa xôi. Điều này giúp các chủ shop mở rộng thị trường mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng logistics.

3.4. Tiết kiệm chi phí và thời gian cho người bán

Việc thuê ngoài dịch vụ kho vận giúp người bán tiết kiệm được các khoản chi phí khổng lồ cho việc xây dựng/thuê kho, tuyển dụng nhân sự và mua sắm trang thiết bị. Điều này giúp họ giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi như phát triển sản phẩm, marketing và bán hàng. Nhờ đó, chi phí cố định được chuyển thành chi phí biến đổi, giúp tài chính linh hoạt hơn.

3.5. Tăng khả năng cạnh tranh cho người bán trên thị trường

Tốc độ giao hàng nhanh, chi phí vận chuyển hợp lý và tỷ lệ giao hàng thành công cao là những lợi thế cạnh tranh quan trọng trong thời đại thương mại điện tử. Một đối tác kho vận đáng tin cậy sẽ giúp các shop đáp ứng được những kỳ vọng này từ khách hàng, từ đó xây dựng uy tín thương hiệu và giữ chân khách hàng trung thành. Điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh sòng phẳng với những đối thủ lớn hơn.

4. Phân biệt kho vận và logistics

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa kho vận và logistics, nhưng thực chất đây là hai khái niệm khác nhau dù có liên quan mật thiết. Kho vận là một bộ phận của logistics, trong khi logistics bao hàm một phạm vi rộng lớn hơn nhiều.

• Kho vận: Kho vận chủ yếu tập trung vào các hoạt động diễn ra bên trong một nhà kho, như lưu trữ, quản lý và bảo quản hàng hóa. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được cất giữ an toàn và sẵn sàng để di chuyển khi cần.
• Logistics: Đây là một quy trình tổng thể bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng di chuyển và lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và thông tin. Nó bao gồm nhiều hoạt động hơn kho vận, ví dụ như vận tải, quản lý chuỗi cung ứng và dịch vụ khách hàng.

5. Quy trình hoạt động của dịch vụ kho vận là gì?

Khi sử dụng dịch vụ kho vận, chủ shop nên nắm được các bước hoạt động theo quy trình dưới đây:

• Bước 1: Gửi yêu cầu vận chuyển hàng hóa.

Người bán liên hệ trực tiếp đến đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận để được hướng dẫn cách tạo đơn, lựa chọn dịch vụ phù hợp. Lưu ý trong mục tạo đơn, chủ shop cần cung cấp đúng thông tin về người chi trả phí vận chuyển và địa chỉ gửi hàng (nhận hàng nếu có).

• Bước 2: Đơn vị tiếp nhận đơn hàng.

Đơn vị kho vận tiếp nhận đơn hàng và liên hệ lại với chủ shop để xác nhận. Cùng với đó, đơn vị sẽ chuẩn bị nhà kho, phương tiện vận chuyển,... phù hợp với khối lượng, mặt hàng được ghi chú trong đơn hàng.

• Bước 3: Nhận hàng từ người bán.

Người gửi cần đóng gói đơn hàng theo đúng quy chuẩn của đơn vị kho vận, đảm bảo hàng hoá không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sau khi đã xác nhận với chủ shop các thông tin, đơn vị sẽ điều phối phương tiện đến tận nơi để lấy hàng, lưu kho,...

• Bước 4: Xử lý và giao hàng đến người nhận.

Đối với những đơn hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, đơn vị vận chuyển sẽ tự động phân loại và gửi đến người nhận. Người nhận hàng sẽ kiểm tra, ký và xác nhận đã nhận được hàng, quy trình giao hàng kết thúc. Chi phí vận chuyển sẽ được người bán hoặc người nhận thanh toán tùy thuộc vào lựa chọn khi tạo đơn.

Dịch vụ kho vận hoạt động theo quy trình 4 bước cơ bản. 

6. Các tiêu chí lựa chọn đơn vị kho vận uy tín

Để có thể lựa chọn được đơn vị có dịch vụ kho vận tốt, uy tín và chất lượng, chủ shop có thể tham khảo các tiêu chí về hệ sinh thái công nghệ vận hành, mạng lưới trung tâm trung chuyển và kho vận, thời gian giao hàng,...

6.1. Hệ sinh thái công nghệ vận hành

Một đơn vị hiện đại thường ứng dụng công nghệ như hệ thống quản lý kho và trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa quy trình. Điều này giúp tối ưu hóa việc sắp xếp, xử lý đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác. Công nghệ còn cho phép chủ shop theo dõi tình trạng đơn hàng của mình theo thời gian thực.

6.2. Mạng lưới trung tâm trung chuyển và kho vận xử lý

Đơn vị có mạng lưới kho bãi rộng khắp tại các vị trí chiến lược sẽ giúp rút ngắn khoảng cách và thời gian giao hàng đến người mua. Điều này đặc biệt quan trọng để phục vụ khách hàng trên toàn quốc một cách hiệu quả. Mạng lưới dày đặc cũng đảm bảo khả năng xử lý đơn hàng linh hoạt, kể cả trong các mùa cao điểm.

6.3. Thời gian giao hàng

Đây là yếu tố quan trọng mà shop cần quan tâm khi lựa chọn đối tác kho vận. Việc giao đúng hẹn và nhanh chóng không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị kho vận, mà còn mang đến sự hài lòng cho người nhận, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của shop.

6.4. Chi phí giao hàng

Chủ shop nên lựa chọn đơn vị kho vận có chính sách công khai, minh bạch về bảng cước phí lưu kho và vận chuyển. Đồng thời trong mỗi đơn hàng đều có thông báo mức phí cụ thể phải thanh toán. Bên cạnh đó, các đơn vị uy tín thường có mức phí ổn định, hạn chế phát sinh các phụ phí, giúp shop tối ưu chi phí kinh doanh.

6.5. Chính sách hỗ trợ sau dịch vụ

Chính sách chăm sóc khách hàng hiệu quả và quy định rõ ràng về bồi thường hàng hóa hư hỏng là yếu tố cho mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị kho vận. Đặc biệt, chủ shop nên ưu tiên lựa chọn đơn vị kho vận thường xuyên cập nhật và đổi mới chính sách nhằm hỗ trợ bán hàng, lưu kho, vận chuyển,... hiệu quả.

7. Giao Hàng Nhanh - Đơn vị cung cấp dịch vụ kho vận chuyên nghiệp & hiệu quả

Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh (GHN) có hơn 20.000.000 đơn hàng giao nhận thành công mỗi tháng, mang đến cho hàng nghìn shop dịch vụ kho vận nhanh chóng, an toàn, giúp nâng cao sự hài lòng của người mua. Trở thành đối tác của GHN, shop có thể nhận được những quyền lợi hấp dẫn như:

• Hệ sinh thái AI cốt lõi giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng: GHN ứng dụng AI vào dự báo nhu cầu vận chuyển, lập kế hoạch điều phối phương tiện, kiểm soát hoạt động tại Trung tâm trung chuyển. Từ đó nâng cao tốc độ xử lý, độ chính xác và hiệu quả vận hành trên quy mô lớn.
• Mạng lưới trung tâm trung chuyển & kho vận tại khu vực trọng điểm: GHN VN xây dựng trung tâm trung chuyển tại các khu vực trọng điểm như trung tâm Hưng Yên, Đài Tư, Xuyên Á. Nhờ vậy có thể kết nối xuyên suốt từ Bắc đến Nam, đảm bảo hàng hóa được luân chuyển liên tục và thông suốt.

GHN có mạng lưới trung tâm trung chuyển trải dài từ Bắc chí Nam. 

• Đội tải vững mạnh, vận chuyển nhanh chóng và an toàn: GHN Express sở hữu đội xe tải đa dạng tải trọng, hoạt động liên tục 24/7 để kết nối các kho trung chuyển. Điều này đảm bảo hàng hóa được giao nhanh chóng và an toàn chỉ từ 18 tiếng.
• Cước phí cạnh tranh: GHN cung cấp bảng giá hợp lý chỉ từ 15.500 đồng/đơn, thiết kế tối ưu cho các shop online giúp người bán tiết kiệm chi phí vận hành. Bảng giá được công khai minh bạch đi kèm chính sách hỗ trợ như miễn phí lấy hàng, giao lại 3 lần, thu hộ COD,... .
• Hệ thống quản lý hiện đại, giảm sai sót: Chủ shop có thể dễ dàng quản lý đơn hàng, theo dõi hành trình và đối soát tài chính qua website và app GHN. Hệ thống trực quan giúp giảm thiểu sai sót và mang lại sự tiện lợi tối đa.
• Chính sách bồi thường thỏa đáng: GHN có chính sách bồi thường rõ ràng và cam kết xử lý nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố. Điều này giúp các chủ shop yên tâm hơn khi gửi gắm hàng hóa của mình.

>> Hãy đăng ký ngay để trải nghiệm dịch vụ kho vận hàng đầu từ GHN và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn!

Bên cạnh các dịch vụ cho shop nhỏ lẻ, GHN còn cung cấp giải pháp vận chuyển không thu hộ hồ sơ, chứng từ, vật phẩm truyền thông,... dành cho doanh nghiệp. Vật phẩm sẽ được đóng gói đúng quy cách, đảm bảo tính bảo mật và giao đến tận nơi an toàn. Tìm hiểu thêm về dịch vụ giao hàng doanh nghiệp của GHN tại đây.

Bài viết trên đã giúp shop giải đáp chi tiết câu hỏi dịch vụ kho vận là gì và các vấn đề liên quan. Đừng quên theo dõi chuyên mục tips bán hàng để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm bán hàng và thông tin hữu ích về dịch vụ vận chuyển nhé!

Bài viết liên quan:

• Một số phương thức tìm hàng trong kho phổ biến
• Làm thế nào để quản lý kho bằng mã vạch?
• Gợi ý phần mềm quản lý tồn kho chuẩn xác, đáng dùng