Quản lý kho bằng mã vạch là gì? Lợi ích & quy trình chi tiết

Quản lý kho bằng mã vạch là giải pháp công nghệ hiện đại giúp thay thế phương thức ghi chép thủ công bằng hệ thống nhận diện số hóa chính xác. Việc áp dụng phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu suất vận hành mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng chảy hàng hóa một cách chặt chẽ nhất.

1. Quản lý kho hàng bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho hàng bằng mã vạch là phương pháp mã hóa thông tin sản phẩm thành các ký hiệu vạch kẻ song song để hệ thống máy tính có thể đọc được ngay lập tức. Thay vì nhập liệu bằng tay, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét để truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu trung tâm, giúp mọi biến động về tồn kho được cập nhật theo thời gian thực.

Về cách thức hoạt động, mỗi mặt hàng khi nhập kho sẽ được gán một định danh duy nhất thông qua tem nhãn mã vạch. Khi phát sinh các giao dịch như nhập, xuất hay luân chuyển nội bộ, thiết bị đầu đọc sẽ thu thập dữ liệu và truyền về phần mềm quản lý, tạo nên một quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khi sản phẩm tới tay khách hàng.

Quản lý kho bằng barcode giúp số hóa thông tin sản phẩm, giúp việc truy xuất dữ liệu tồn kho trở nên tức thì và chính xác tuyệt đối.

2. Ưu và nhược điểm khi quản lý kho hàng bằng mã vạch

Việc ứng dụng mã vạch vào kho bãi mang lại bước đột phá về tốc độ vận hành và độ chính xác dữ liệu so với các phương thức truyền thống. Tuy nhiên, giải pháp này cũng đòi hỏi một khoản ngân sách đầu tư ban đầu cùng hệ thống hạ tầng công nghệ ổn định để duy trì hiệu quả lâu dài. Cùng tìm hiểu chi tiết ưu và nhược điểm khi quản lý kho hàng bằng mã vạch ngay dưới đây:

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng mã vạch

Phương pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực thông qua các lợi ích nổi bật như: kiểm soát tồn kho tức thì, loại bỏ sai sót nhập liệu, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Để hiểu rõ hơn sức mạnh của công nghệ này ảnh hưởng thế nào đến từng khâu, mời bạn tham khảo các phân tích chi tiết ngay dưới đây.

2.1.1 Biết chính xác số lượng hàng tồn kho

Hệ thống tự động cập nhật biến động hàng hóa dựa trên mỗi lượt quét mã, giúp bạn nắm bắt dữ liệu thực tế trên kệ ngay lập tức. Khả năng kết nối đồng bộ nhiều thiết bị cùng lúc cho phép số liệu luôn được nhất quán, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhập hàng chính xác nhất.

2.1.2 Xuất nhập hàng hoá chuẩn xác hơn

Công nghệ số hóa giúp loại bỏ hoàn toàn các lỗi nhầm lẫn về mẫu mã, kích thước hay màu sắc vốn thường gặp khi kiểm đếm bằng mắt thường. Quy trình xác nhận qua đầu đọc đảm bảo mọi kiện hàng rời kho hoặc nhập bãi đều trùng khớp tuyệt đối với vận đơn trên hệ thống.

2.1.3 Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu đơn hàng

Trong kỷ nguyên mua sắm tốc độ, việc quét mã vạch giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi tại khâu đóng gói và thanh toán cho khách hàng. Sự chuyên nghiệp trong thao tác không chỉ nâng cao hiệu suất phục vụ mà còn xây dựng uy tín thương hiệu nhờ hạn chế tối đa tình trạng giao sai đơn.

2.1.4 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tự động hóa các nghiệp vụ kho bãi giúp giải phóng nhân viên khỏi các đầu việc thủ công tốn sức, từ đó tối ưu hóa số lượng nhân sự cần thiết. Tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh hơn cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các chi phí phát sinh do ứ đọng hoặc chậm trễ quy trình.

2.1.5 Dễ dàng theo dõi kho hàng

Chủ doanh nghiệp có thể giám sát tình trạng lưu kho từ xa với các báo cáo trực quan được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Sự minh bạch này là cơ sở quan trọng để điều tiết lượng hàng hóa phù hợp, giúp kho luôn trong trạng thái vận hành ổn định và chủ động.

Hệ thống báo cáo trực quan trên phần mềm giúp chủ doanh nghiệp giám sát mọi biến động hàng hóa từ xa theo thời gian thực.

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng mã vạch

Dù sở hữu nhiều điểm cộng, giải pháp này vẫn tồn tại một số rào cản như: gánh nặng chi phí thiết bị, rủi ro gián đoạn do lỗi kỹ thuật và sự hạn chế đối với một vài nhóm hàng hóa đặc thù. Bạn hãy xem xét kỹ các khía cạnh dưới đây để có kế hoạch triển khai dự phòng hiệu quả nhất.

2.2.1 Chi phí đầu tư ban đầu cao

Để thiết lập một hệ thống hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần chi trả cho các hạng mục từ máy quét, máy in tem nhãn đến bản quyền phần mềm quản lý chuyên dụng. Bên cạnh đó, ngân sách dành cho việc đào tạo đội ngũ nhân sự làm quen với công nghệ cũng là một yếu tố cần được tính toán kỹ lưỡng.

2.2.2 Phụ thuộc vào công nghệ

Mọi hoạt động của kho có thể bị đình trệ nếu xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như mất điện, lỗi máy chủ hoặc nhãn dán bị rách hỏng khiến đầu đọc không thể nhận diện. Việc duy trì tính ổn định của hệ thống đòi hỏi quy trình bảo trì định kỳ và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật luôn sẵn sàng ứng cứu.

2.2.3 Không thích hợp với hàng hoá không thể mã vạch hoá

Đối với các mặt hàng có kích cỡ siêu nhỏ hoặc bề mặt gồ ghề, việc dán và quét mã vạch thường gặp rất nhiều trở ngại về mặt vật lý. Trong những trường hợp này, đơn vị vận hành buộc phải kết hợp thêm các phương thức quản lý bổ trợ để đảm bảo tính đồng bộ cho toàn bộ kho hàng.

3. Làm thế nào để quản lý kho bằng mã vạch?

Để quản lý kho bằng barcode, bạn cần tạo và in mã vạch cho hàng hóa, cài đặt phần mềm quản lý kho, quét mã vạch khi nhập xuất hàng hóa, theo dõi và kiểm tra kho hàng hóa. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch ngay bên dưới:

3.1 Tạo và in mã vạch cho hàng hoá

Đây là bước khởi đầu quan trọng để "số hóa" danh mục sản phẩm của bạn. Để đảm bảo hệ thống nhận diện hoạt động ổn định, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

• Lựa chọn định dạng mã phù hợp: Tùy vào đặc thù hàng hóa và lượng thông tin cần lưu trữ, bạn có thể chọn mã vạch truyền thống (1D) hoặc mã phản hồi nhanh (2D/QR Code). Mỗi mã số này sẽ đại diện cho một mã định danh duy nhất (SKU), giúp hệ thống phân biệt chính xác từng chủng loại sản phẩm.
• Thiết lập và tạo mã: Bạn có thể dễ dàng khởi tạo các dãy mã này trực tiếp trên phần mềm quản lý kho hoặc thông qua các ứng dụng chuyên dụng. Việc thiết lập mã vạch riêng biệt cho từng mặt hàng sẽ giúp việc truy xuất nguồn gốc và thông tin sản phẩm trở nên nhất quán.
• Tiêu chuẩn in ấn nhãn dán: Để máy quét có thể đọc dữ liệu mượt mà, tem nhãn cần được in rõ nét, không bị nhòe hay đứt quãng. Việc đầu tư vào chất lượng in ấn ngay từ đầu sẽ giúp tránh được các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành thực tế tại kho.

Xem thêm: Cách tạo mã vạch sản phẩm giúp quản lý hàng hóa dễ dàng

3.2 Cài đặt phần mềm quản lý kho

Việc trang bị một hệ thống quản trị chuyên sâu cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu từ tên gọi, đặc tính sản phẩm đến vị trí lưu trữ cụ thể. Thông qua nền tảng này, bộ phận kho có thể thiết lập cơ sở dữ liệu nền tảng, tạo tiền đề cho việc theo dõi biến động hàng hóa và trích xuất báo cáo tự động sau này.

3.3 Quét mã vạch khi nhập xuất hàng hoá

Tại các điểm chạm nhập kho hoặc xuất kho, nhân viên sẽ dùng máy quét cầm tay để ghi nhận giao dịch, giúp dữ liệu được truyền thẳng về hệ thống mà không cần ghi chép tay. Quá trình này không chỉ giúp cập nhật trạng thái kho tức thì mà còn đóng vai trò như một màng lọc kiểm định, giúp phân loại sớm những sản phẩm lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn trước khi xếp lên kệ.

3.4 Theo dõi và kiểm soát kho hàng hoá

Hệ thống hỗ trợ việc đối soát số liệu thực tế và dữ liệu sổ sách thông qua các đợt kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất bằng thao tác quét mã vạch nhanh gọn. Bên cạnh đó, việc áp dụng mã vạch cho từng kệ hàng và pallet giúp nhà quản lý xác định vị trí chính xác của từng món đồ, từ đó tối ưu hóa sơ đồ kho và đẩy nhanh tiến độ tìm kiếm hàng hóa.

4. Gợi ý 10 phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí

10 phần mềm quản lý kho bằng barcode phổ biến bao gồm KiotViet, Sapo POS, Delficom, Suno, Stockpile, ABC Inventory,... Cùng tìm hiểu chi tiết các phần mềm ngay dưới đây:

4.1 KiotViet

KiotViet hiện là phần mềm quản lý bán hàng có lượng người dùng đông đảo nhất tại thị trường Việt Nam nhờ giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Giải pháp này hỗ trợ các chủ cửa hàng số hóa quy trình quản trị kho bãi một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tính năng nổi bật:

• Hệ thống tự động khấu trừ số lượng tồn kho ngay khi nhân viên thực hiện giao dịch.
• Phần mềm tích hợp công nghệ quét mã vạch giúp rút ngắn thời gian kiểm kê hàng hóa.
• Công cụ này hỗ trợ phân loại hàng hóa chi tiết theo lô sản xuất và hạn sử dụng.

4.2 Sapo POS

Sapo POS là nền tảng quản lý kho đa kênh mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu hàng hóa giữa cửa hàng vật lý và các sàn thương mại điện tử. Đây là công cụ đắc lực để chủ doanh nghiệp kiểm soát dòng chảy sản phẩm một cách chuyên nghiệp.
Tính năng nổi bật:

• Phần mềm cho phép in mã vạch trực tiếp từ các phiếu nhập kho hoặc danh mục hàng hóa.
• Nhân viên có thể sử dụng mã vạch để tra cứu giá và thanh toán đơn hàng nhanh chóng.
• Hệ thống tự động gửi cảnh báo khi số lượng hàng tồn kho xuống dưới mức an toàn.

4.3 Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí Delficom

Delficom được đội ngũ chuyên gia công nghệ phát triển nhằm tối ưu hóa việc thu thập dữ liệu trên các thiết bị di động và máy PDA chuyên dụng. Ứng dụng này tập trung vào việc nâng cao độ chính xác khi nhận diện sản phẩm qua mã vạch và RFID.
Tính năng nổi bật:

• Ứng dụng tương thích hoàn hảo với các dòng máy quét mã vạch và thiết bị kiểm kho cầm tay.
• Phần mềm sở hữu khả năng xử lý dữ liệu mượt mà ngay cả trong điều kiện không có kết nối internet.
• Hệ thống hỗ trợ đồng bộ thông tin trực tiếp với các nền tảng ERP hoặc cơ sở dữ liệu nội bộ.

4.4 Phần mềm quản lý kho hàng Suno

Suno mang đến trải nghiệm quản lý đơn giản hóa, giúp những người mới bắt đầu kinh doanh có thể vận hành kho hàng một cách trơn tru. Phần mềm này cực kỳ phù hợp cho các mô hình bán lẻ cần sự gọn nhẹ và tính linh động cao.
Tính năng nổi bật:

• Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa chi tiết dựa trên các thuộc tính như màu sắc và kích thước.
• Người dùng có thể thực hiện thao tác kiểm kho và bán hàng trực tiếp ngay trên điện thoại di động.
• Hệ thống giúp chủ cửa hàng theo dõi chi tiết lịch sử nhập xuất và công nợ với nhà cung cấp.

4.5 Phần mềm quản lý kho Stockpile

Stockpile là một nền tảng quản lý tồn kho dựa trên công nghệ điện toán đám mây hoàn toàn miễn phí dành cho các hộ kinh doanh. Phần mềm này cho phép người dùng giám sát hàng hóa tại nhiều kho bãi khác nhau trên cùng một tài khoản.
Tính năng nổi bật:

• Ứng dụng cho phép lưu trữ thông tin sản phẩm chi tiết kèm theo hình ảnh thực tế và số Seri.
• Hệ thống tự động thông báo cho người quản lý khi hàng hóa sắp hết để kịp thời bổ sung.
• Chủ doanh nghiệp có thể phân quyền truy cập và quản lý hoạt động của từng nhân viên kho.

4.6 inFlow Inventory (phiên bản miễn phí)

inFlow Inventory là giải pháp quản lý kho lâu đời nổi tiếng với khả năng vận hành ổn định trên nhiều nền tảng máy tính khác nhau. Phiên bản miễn phí của ứng dụng này cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản cho những doanh nghiệp muốn hiện đại hóa kho bãi.
Tính năng nổi bật:

• Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý đa điểm kho và theo dõi quy trình mua bán chuyên nghiệp.
• Hệ thống cung cấp các chỉ số dự báo nhu cầu hàng hóa để tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng.
• Ứng dụng có khả năng kết nối mạnh mẽ với các nền tảng thương mại điện tử phổ biến trên thế giới.

4.7 ABC Inventory - phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí

ABC Inventory là phần mềm miễn phí sở hữu hệ thống tính năng đa dạng, đáp ứng tốt các quy trình kho phức tạp của ngành sản xuất. Công cụ này cho phép người dùng quản lý không giới hạn số lượng mặt hàng và kho bãi trên một giao diện thống nhất.
Tính năng nổi bật:

• Nhân viên có thể theo dõi vị trí chính xác của từng kiện hàng theo khu vực kệ và pallet.
• Phần mềm hỗ trợ xuất các báo cáo biến động tồn kho sang định dạng Excel hoặc PDF.
• Hệ thống tích hợp sẵn các module quản lý thông tin khách hàng và đối tác cung ứng.

4.8 Phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch Sortly

Sortly mang đến phương thức quản lý kho hiện đại thông qua hình ảnh, giúp người dùng nhận diện hàng hóa một cách trực quan nhất. Đây là giải pháp lý tưởng cho việc kiểm soát tài sản doanh nghiệp thông qua mã QR và ảnh chụp thực tế.
Tính năng nổi bật:

• Người dùng có thể tự tạo và in các loại mã QR tùy chỉnh cho từng danh mục hàng hóa.
• Phần mềm cho phép gắn ảnh chụp và ghi chú trực tiếp vào mã sản phẩm để tránh nhầm lẫn.
• Tính năng quét mã hàng loạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian khi kiểm kê định kỳ.

4.9 Phần mềm Zoho Inventory

Zoho Inventory nằm trong hệ sinh thái phần mềm doanh nghiệp của Zoho, nổi bật với khả năng tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng. Phần mềm này đặc biệt phù hợp cho các đơn vị kinh doanh có định hướng phát triển quy mô toàn cầu.
Tính năng nổi bật:

• Hệ thống thực hiện đồng bộ dữ liệu tồn kho theo thời gian thực trên tất cả các kênh bán hàng.
• Phần mềm hỗ trợ theo dõi hàng hóa chi tiết theo từng lô sản xuất và số Seri riêng biệt.
• Ứng dụng tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo để dự báo xu hướng tiêu dùng và tồn kho.

4.10 Phần mềm ERPNext

ERPNext là phần mềm mã nguồn mở mạnh mẽ giúp tích hợp quản lý kho vào một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện. Giải pháp này cho phép người dùng tùy chỉnh các tính năng một cách linh hoạt theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị.
Tính năng nổi bật:

• Phần mềm giúp doanh nghiệp giám sát chặt chẽ vòng đời sản phẩm từ nguyên liệu đến thành phẩm.
• Hệ thống tự động thiết lập các phiếu yêu cầu mua hàng khi lượng tồn kho chạm mức tối thiểu.
• Công cụ này cung cấp các báo cáo phân tích chuyên sâu về giá trị tài sản và hiệu suất kho bãi.

5. Lưu ý gì khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí?

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho bằng barcode, bạn cần chú ý về tính năng và người dùng, dung lượng lưu trữ thông tin cũng như bảo mật dữ liệu và chính sách backup. Cùng tìm hiểu chi tiết các lưu ý bên dưới:

• Về tính năng và người dùng: Các phần mềm miễn phí thường chỉ cung cấp các nghiệp vụ kho cơ bản và thiếu vắng những tiện ích cao cấp như kết nối sàn thương mại điện tử hay dự báo AI. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng giới hạn quyền truy cập rất chặt chẽ khi chỉ cho phép tối đa 1 đến 3 tài khoản hoạt động cùng lúc.
• Dung lượng lưu trữ thông tin: Hầu hết các giải pháp này đều bị giới hạn không gian lưu trữ ở mức thấp, thông thường chỉ rơi vào khoảng 10MB cho mỗi đơn vị. Rào cản này sẽ gây khó khăn và gián đoạn vận hành khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô sản phẩm hoặc lưu trữ thêm các giao dịch mới.
• Bảo mật dữ liệu và chính sách backup: Hệ thống bảo mật của các công cụ miễn phí thường chưa được tối ưu chặt chẽ như các phiên bản trả phí chuyên nghiệp. Do đó, người dùng cần chủ động kiểm tra khả năng mã hóa và chính sách sao lưu định kỳ để ngăn ngừa rủi ro mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc tin tặc.

Quản lý kho bằng mã vạch là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác và tối ưu hóa chi phí vận hành trong kỷ nguyên số. Bên cạnh việc quản trị kho bãi, các chủ shop cũng cần chú trọng tối ưu khâu giao hàng để mang lại trải nghiệm mua sắm hoàn hảo và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Nếu lựa chọn dịch vụ vận chuyển của GHN, chủ shop hoàn toàn có thể yên tâm nhờ hệ thống tích hợp cổng API hiện đại giúp kết nối mượt mà dữ liệu đơn hàng với các phần mềm quản lý kho. Điều này không chỉ đảm bảo số lượng tồn kho luôn được cập nhật chính xác mà còn giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thâm hụt vốn do sai lệch thông tin.

Cùng với đó, chủ shop còn nhận được nhiều quyền lợi hấp dẫn như:

• Giao hàng siêu nhanh: Nhờ vận hành hệ thống phân loại tự động 100% quy mô lớn nhất Việt Nam, Giao Hàng Nhanh đã rút ngắn tối đa thời gian xử lý để đơn hàng đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất. Khách hàng sẽ không phải chờ đợi lâu khi các đơn nội thành được hoàn tất chỉ trong 24 giờ và đơn liên tỉnh chỉ mất từ 1 đến 2 ngày.
• Cước phí đơn GHN hợp lý: GHN VN cung cấp giải pháp vận chuyển tối ưu với bảng giá tiết kiệm chỉ từ 15.500 đồng đối với các đơn hàng thông thường. Đối với các mặt hàng nặng, mức phí cũng cực kỳ cạnh tranh khi chỉ dao động khoảng 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên.
• Đối soát COD linh hoạt: GHN Express hỗ trợ đối soát tiền thu hộ vào tất cả các ngày trong tuần giúp các chủ shop có thể thu hồi vốn nhanh chóng để xoay vòng kinh doanh. Quy trình này còn cho phép người bán dễ dàng kiểm tra chi tiết các loại phí để chủ động cân đối tài chính cá nhân.
• Chính sách hỗ trợ bán hàng hấp dẫn: Các tính năng ưu việt như Giao lại 3 lần, Cảnh báo bom hàng, Giao 1 phần - Trả 1 phần,... giúp shop hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không đáng có, tối ưu lợi nhuận.

>> Đăng ký tài khoản tại đây để tối ưu quy trình giao nhận và bứt phá doanh thu ngay hôm nay!

Nguồn tham khảo:

1. Upkeep. Barcoding Inventory: How to Implement the Barcode System. 01 07 2022.  https://upkeep.com/learning/barcoding-inventory/ (Đã truy cập 05 02 2026)
2. Scandit. Barcode Inventory Systems: The Ultimate Guide. 07 10 2024. https://www.scandit.com/resources/guides/barcode-scanning-inventory-management-system/  (Đã truy cập 05 02 2026)

Bài viết liên quan:

• Quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO
• Hệ thống quản lý kho WMS là gì?
• Danh sách mã vạch các nước trên thế giới