Thẻ kho là gì? Cách ghi đúng chuẩn và quản lý thẻ hiệu quả

Quản lý kho hàng là một trong những khâu quan trọng giúp vận hành kinh doanh suôn sẻ, hạn chế thất thoát hàng hóa, chi phí. Và để quản lý hiệu quả nhiều người bán thường sử dụng thẻ kho. Vậy thẻ kho là gì? Cùng GHN tìm hiểu ngay trong bài viết nhé.

1. Tìm hiểu thẻ kho là gì?

Thẻ kho là chứng từ dùng để ghi lại các hoạt động nhập - xuất - tồn của từng loại hàng hóa và vật tư trong kho. Mỗi thẻ kho sẽ theo dõi riêng một loại hàng hóa giúp phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa tại từng thời điểm. Thẻ kho thường do kế toán lập ra và chuyển cho thủ kho ghi chép thông tin hàng ngày. 

Hiện nay có 2 loại thẻ kho là:

• Thẻ kho giấy: Dùng để ghi chép thủ công, phù hợp quy mô kinh doanh nhỏ.
• Thẻ kho điện tử: Sử dụng phần mềm quản lý kho để cập nhật thông tin nhanh chóng, phù hợp quy mô kinh doanh lớn.

2. Thẻ kho dùng để làm gì?

Thẻ kho thường được dùng để theo dõi hàng tồn kho, kiểm soát xuất nhập hàng, cung cấp dữ liệu đối chiếu sổ kế toán, lập kế hoạch mua và sản xuất,... Chi tiết như sau: 

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho: Thẻ kho ghi nhận chính xác số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn theo từng mặt hàng. Nhờ đó, thủ kho luôn nắm được tồn kho thực tế tại mọi thời điểm.
• Quản lý từng loại hàng hóa riêng biệt: Mỗi mặt hàng có một thẻ kho riêng, giúp theo dõi chi tiết theo chủng loại, quy cách hoặc mã hàng. Nhờ đó, việc quản lý kho trở nên khoa học và dễ kiểm soát hơn.
• Kiểm soát quá trình nhập - xuất hàng hóa: Các phát sinh nhập hoặc xuất kho đều được cập nhật ngay trên thẻ kho. Điều này giúp hạn chế thất thoát, nhầm lẫn trong quản lý kho.
• Cung cấp dữ liệu đối chiếu với sổ kế toán: Thẻ kho là căn cứ để đối chiếu giữa số liệu thực tế tại kho và số liệu kế toán ghi nhận. Việc đối chiếu giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
• Hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất: Khi kiểm kê, thẻ kho giúp so sánh nhanh giữa số lượng ghi chép và số lượng thực tế. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong kiểm kê.
• Giúp lập kế hoạch mua hàng và sản xuất: Dựa vào số liệu tồn kho trên thẻ kho, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm cần bổ sung hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn quá nhiều hàng.

3. 3 mẫu thẻ kho đúng quy định Bộ Tài chính mới nhất

Theo quy định của Bộ Tài chính, hiện có 3 mẫu thẻ kho bạn có thể tham khảo và sử dụng là:

3.1 Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200

Mẫu thẻ kho theo thông tư 200/2014/TT-BTC là mẫu số S12-DN dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới.

Thẻ kho theo thông tư 200.

3.2 Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133

Thẻ kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC là mẫu số S08-DNN áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực.

Mẫu thẻ kho theo thông tư 133. 

3.3 Mẫu thẻ kho theo Quyết định 48

Thẻ kho theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC là mẫu số S09-DNN dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Mẫu thẻ kho theo quyết định 48. 

4. Hướng dẫn cách ghi thẻ kho đúng quy định

Cách lập thẻ kho cho 3 mẫu thẻ kho theo thông tư 200, 133 và quyết định 48 không có nhiều khác biệt. Sau đây là hướng dẫn cách ghi chi tiết cho bạn tham khảo:

Phần 1: Phần giới thiệu
Ghi đầy đủ tên đơn vị và địa chỉ của bạn. 

Phần 2: Phần thông tin thẻ kho
Điền các thông tin như sau: 

• Người lập thẻ, số tờ in thẻ kho. 
• Tên hàng hóa, nhãn hiệu, quy cách vật tư. 
• Đơn vị tính. 
• Mã số thẻ kho. 

Phần 3: Phần bảng biểu số liệu

• Cột A: Ghi số thứ tự. 
• Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu nhập kho, xuất kho. 
• Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc xuất kho.
• Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột F: Ghi ngày nhập kho, xuất kho.
• Cột G: Ký xác nhận của kế toán. 
• Cột 1: Ghi số lượng nhập kho. 
• Cột 2: Ghi số lượng xuất kho. 
• Cột 3: Ghi số lượng tồn kho. 

Phần 4: Thông tin xác nhận
Chữ ký xác nhận của người lập biểu, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật.

5. Nguyên tắc cần biết khi quản lý thẻ kho là gì?

Trong quản lý thẻ kho, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc về mở thẻ, ghi chép thẻ và lưu trữ thẻ. Cụ thể như sau:

5.1 Nguyên tắc mở thẻ kho

• Cần có thẻ kho vật tư, hàng hóa riêng: Thẻ kho chỉ theo dõi cho một loại vật tư hoặc mã hàng cụ thể. Không được gộp nhiều loại hàng khác nhau vào chung một thẻ kho để tránh sai lệch số liệu.
• Thẻ kho phải được mở ngay khi phát sinh nhập hàng: Ngay khi có nhập kho lần đầu đối với một mặt hàng mới, thủ kho phải mở thẻ kho tương ứng. Việc mở chậm thẻ kho sẽ gây thiếu thông tin theo dõi ngay từ đầu.
• Thông tin trên thẻ kho phải được ghi đầy đủ, chính xác khi mở: Các nội dung như tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, quy cách phải thống nhất với danh mục vật tư và chứng từ kế toán. 
• Thẻ kho phải do thủ kho hoặc kế toán trực tiếp quản lý: Người chịu trách nhiệm mở thẻ kho là thủ kho hoặc kế toán. Việc này nhằm xác định rõ trách nhiệm cá nhân trong quá trình quản lý vật tư, hàng hóa.

5.2 Nguyên tắc ghi chép thẻ kho

• Ghi chép thẻ kho phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ: Mọi hoạt động nhập xuất kho chỉ được ghi vào thẻ kho khi có phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho hợp pháp. Không ghi chép dựa trên ước tính hoặc thông tin miệng.
• Ghi chép phải kịp thời, liên tục theo trình tự thời gian: Sau mỗi lần nhập hoặc xuất kho, thủ kho phải cập nhật ngay vào thẻ kho. Việc ghi chép liên tục giúp số liệu tồn kho luôn phản ánh đúng thực tế.
• Ghi đúng cột, đúng nội dung theo mẫu thẻ kho: Các chỉ tiêu như ngày tháng, số chứng từ, số lượng nhập, xuất, tồn phải được ghi đúng vị trí quy định. Không được tự ý thay đổi cách trình bày của thẻ kho.
• Số lượng tồn kho phải được tính toán chính xác: Sau mỗi lần nhập hoặc xuất, thủ kho phải tính lại số hàng tồn và ghi rõ trên thẻ kho. 
• Không được tẩy xóa, sửa chữa sai quy định trên thẻ kho: Nếu ghi sai, phải gạch một đường trên nội dung sai và ghi lại nội dung đúng, có xác nhận theo quy định. Việc tẩy xóa làm mất tính pháp lý và độ tin cậy của thẻ kho.

5.3 Nguyên tắc lưu trữ thẻ kho

• Thẻ kho phải được lưu trữ tại kho trong suốt quá trình sử dụng: Thẻ kho thường được đặt tại vị trí bảo quản hàng hóa để tiện theo dõi và cập nhật. 
• Thẻ kho phải được bảo quản cẩn thận, tránh hư hỏng hoặc thất lạc: Thẻ kho là chứng từ quản lý nội bộ quan trọng nên cần được bảo quản kỹ lưỡng. Nếu thẻ kho bị rách, mờ hoặc mất sẽ gây khó khăn cho kiểm kê và đối chiếu.
• Thẻ kho phải được lưu trữ theo đúng thời hạn quy định sau khi kết thúc sử dụng: Khi thẻ kho đã dùng hết hoặc mặt hàng không còn quản lý, thẻ kho phải được lưu trữ cùng hồ sơ kế toán. Thời gian lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Thẻ kho phải sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, kiểm kê: Trong các đợt kiểm kê định kỳ hoặc kiểm tra nội bộ, thẻ kho là tài liệu đối chiếu quan trọng. Do đó bạn cần lưu trữ thẻ khoa học để dễ dàng tra cứu và kiểm soát số liệu.

6. Lưu ý cần biết để sử dụng thẻ kho hiệu quả

Để dùng thẻ kho hiệu quả bạn cần phân loại hàng rõ ràng, chọn mẫu thẻ kho phù hợp và dùng thêm phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp. Cụ thể như sau: 

• Phân loại và mã hóa hàng hóa rõ ràng trước khi lập thẻ kho: Điều này giúp mỗi thẻ kho phản ánh đúng thông tin một loại hàng hóa, tránh nhầm lẫn trong quá trình theo dõi nhập – xuất – tồn. Đồng thời, mã hóa còn giúp liên kết chính xác giữa thẻ kho, chứng từ kho và sổ kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý.
• Chọn mẫu thẻ kho phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu thẻ kho phù hợp với quy mô hoạt động và phương thức quản lý kho. Sử dụng đúng mẫu thẻ kho theo quy định hoặc nhu cầu thực tế giúp việc ghi chép, đối chiếu và kiểm tra kho diễn ra thuận lợi hơn.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Ứng dụng phần mềm quản lý kho giúp tự động hóa quá trình ghi nhận nhập xuất và tồn, giảm thiểu sai sót do ghi chép thủ công. Ngoài ra, phần mềm có thể đồng bộ thông tin trực tiếp với đối tác vận chuyển giúp shop cập nhật trạng thái đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.

Trên đây là các thông tin giải đáp cho thắc mắc thẻ kho là gì. Thẻ kho là một công cụ quan trọng trong quản lý kho. Bạn lưu ý cách lập thẻ kho, ghi chép và lưu trữ đúng cách để quá trình quản lý hiệu quả, chính xác và giảm bớt rủi ro thất thoát hàng hóa, chi phí nhé.

Nguồn tham khảo:

1. Thư viện pháp luật. Mẫu thẻ kho theo Thông tư 200 và hướng dẫn cách ghi mẫu thẻ kho. 23 07 2024. https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/mau-the-kho-theo-thong-tu-200-va-huong-dan-cach-ghi-mau-the-kho-11012 (truy cập 05 02 2026)
2. Thư viện pháp luật. Mẫu thẻ kho (Sổ kho) theo Thông tư 133. https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/bieu-mau/58818/mau-the-kho-so-kho-theo-thong-tu-133 (truy cập 05 02 2026)

Bài viết liên quan:

• Phiếu nhập kho là gì? Mẫu phiếu nhập kho mới nhất
• Các phương pháp tính giá xuất kho
• Quy trình quản lý kho hàng từ A-Z